Unternehmenssoftware für kleine und mittlere Unternehmen
CloudCRM für kleine Unternehmen: Kunden, Aufträge und E-Rechnungen zentral verwalten
CloudCRM verbindet Kundenverwaltung, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente, Aufgaben und Serviceprozesse in einer zentralen Plattform für kleine und mittlere Unternehmen. Entwickelt und betreut wird die Lösung von Digitalwerk Oberland.
- ZUGFeRD 2.5 und XRechnung
- Zentrale digitale Kundenakte
- Mahnwesen, Kassenbuch und DATEV-Export
Wenn Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten getrennt liegen
Mehrere Einzellösungen erschweren den Überblick: Kundendaten stehen im CRM, Angebote in Dokumenten, Rechnungen in einem weiteren Programm und offene Aufgaben auf persönlichen Listen.
Vorgänge suchen
Dokumente, Absprachen und Statusinformationen müssen aus verschiedenen Ablagen zusammengesucht werden.
Daten mehrfach pflegen
Kunden- und Positionsdaten werden wiederholt übertragen, wenn Angebot, Auftrag und Rechnung nicht miteinander verbunden sind.
Nächste Schritte übersehen
Rückrufe, Aufgaben, offene Rechnungen und Supportanfragen sind schwerer zu koordinieren, wenn Kundenbezug und Zuständigkeit fehlen.
Eine Plattform für den verbundenen Arbeitsablauf
CloudCRM ordnet Informationen und Arbeitsschritte dem jeweiligen Kunden und Vorgang zu. Mitarbeitende wechseln nicht nur zwischen Ansichten, sondern arbeiten direkt aus dem gemeinsamen Zusammenhang weiter.
Digitale Kundenakte
Stammdaten, Ansprechpartner, Berichte, Termine, Tickets, Dokumente und kaufmännische Vorgänge in einem Datensatz.
Angebote & Aufträge
Angebote aus Kundendaten erstellen, online bestätigen lassen und in Auftrag und Rechnung weiterführen.
Rechnungen & E-Rechnungen
Rechnungen mit ZUGFeRD 2.5 oder XRechnung erstellen, Teilzahlungen verbuchen und offene Restbeträge verwalten.
DigitInvoice
Eingehende E-Rechnungen auslesen, prüfen, ablegen und für die weitere Verarbeitung vorbereiten.
Kassenbuch & Bankimport
Eingehende und ausgehende Buchungen sowie Rechnungen verwalten, Belege zuordnen und abgeschlossene Vorgänge festschreiben.
Aufgaben & Termine
Fristen, Prioritäten und Zuständigkeiten festhalten und Termine direkt Kunden zuordnen.
Ticketsystem
Kundenanfragen mit Status, Priorität, Zuständigkeit, Anhängen und Verlauf bearbeiten.
DATEV & Steuerberater
Kassenbuchdaten exportieren und kaufmännische Unterlagen kontrolliert für die Kanzlei bereitstellen.
E-Rechnungen mit ZUGFeRD 2.5 und XRechnung
CloudCRM erzeugt strukturierte Rechnungsdaten im EN-16931-Profil. Bei ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 werden die XML-Daten in eine lesbare PDF/A-3-Rechnung eingebettet und vor der Ausgabe validiert. XRechnungen bilden den strukturierten XML-basierten Rechnungsweg ab.
Die Rechnung entsteht aus dem vorhandenen Kunden- und Auftragskontext. Eingehende strukturierte Rechnungen lassen sich mit DigitInvoice empfangen und verarbeiten.
Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen im Zusammenhang verwalten
CloudCRM begleitet den Rechnungsprozess auch nach dem Versand. Zahlungseingänge, Teilzahlungen und offene Restbeträge bleiben direkt mit Rechnung und Kundenakte verbunden.
Teilzahlungen verbuchen
Geleistete Teilzahlungen werden an der Rechnung dokumentiert. Der verbleibende Restbetrag bleibt weiterhin nachvollziehbar offen.
Festgelegte Mahnläufe
Das Mahnwesen arbeitet nach den im System festgelegten Zeitläufen und unterstützt die strukturierte Bearbeitung überfälliger Rechnungen.
Mahnwesen gezielt aussetzen
Bei Rückfragen, Vereinbarungen oder besonderen Situationen kann das Mahnwesen für eine Rechnung bei Bedarf ausgesetzt werden.
Kassenbuch und Finanzprozesse
Buchungen, Rechnungen und Belege nachvollziehbar festhalten
Das Kassenbuch verbindet eingehende und ausgehende Vorgänge mit Rechnungen, Dokumenten und Zahlungsinformationen.
Eingehende und ausgehende Vorgänge
Einnahmen und Ausgaben sowie zugehörige Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden im passenden Zusammenhang dokumentiert.
Buchungen und Rechnungen festschreiben
Abgeschlossene Buchungen und Rechnungen können festgeschrieben und dadurch vor unbeabsichtigten nachträglichen Änderungen geschützt werden.
Belege und DATEV-Export
Dokumente und Belege bleiben den Vorgängen zugeordnet. Vorhandene Buchungsdaten lassen sich für die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei vorbereiten.
Vom Kunden bis zu den Unterlagen für den Steuerberater
1. Kunden anlegen
Stammdaten und Ansprechpartner bilden die Grundlage für alle weiteren Vorgänge.
2. Angebot und Auftrag
Leistungen und Artikel auswählen, Angebot versenden und nach Bestätigung weiterverarbeiten.
3. Rechnung erstellen
Aus dem Auftrag eine Rechnung beziehungsweise E-Rechnung erzeugen und beim Kunden ablegen.
4. Zahlungen verwalten
Zahlungseingänge und Teilzahlungen dokumentieren, Restbeträge überwachen und bei Bedarf das Mahnwesen steuern.
5. Buchungen festschreiben
Eingehende und ausgehende Buchungen sowie Rechnungen nach Abschluss festschreiben und Belege zuordnen.
6. Daten bereitstellen
Kassenbuchdaten und Belege für DATEV-Export und Steuerberater-Zusammenarbeit vorbereiten.
Im Team organisiert arbeiten
Zusammenarbeit mit klaren Zuständigkeiten
CloudCRM schafft einen gemeinsamen Arbeitsstand, ohne Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte aus dem Blick zu verlieren.
Saubere Firmenzuordnung
Kunden, Dokumente und Vorgänge bleiben der jeweils zuständigen Firma eindeutig zugeordnet.
Rollen und Berechtigungen
Sie legen fest, welche Benutzer einzelne Bereiche ansehen oder bearbeiten dürfen und wer welche Aufgaben übernimmt.
Nachvollziehbare Zusammenarbeit
Wichtige Aktionen werden protokolliert und relevante Unterlagen kontrolliert für die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei bereitgestellt.
Für wen eignet sich CloudCRM?
Kleine Unternehmen
Für Betriebe, die Kundenverwaltung und kaufmännische Prozesse in einem System organisieren möchten.
Handwerk & Technik
Für Angebote, Aufträge, Leistungen, Materialien, Termine und kundenbezogene Dokumentation.
Dienstleister, Büros & Agenturen
Für wachsende Teams mit wiederkehrenden Kundenkontakten, Aufgaben, Tickets und Abrechnung.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Was ist CloudCRM?
CloudCRM ist eine webbasierte Plattform für Kunden-, Service- und kaufmännische Prozesse. Sie verbindet Kundenakten, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente, Aufgaben, Termine, Tickets und Finanzfunktionen.
Ist CloudCRM nur ein CRM?
Nein. Neben der Kundenverwaltung unterstützt CloudCRM unter anderem Angebots- und Auftragsprozesse, E-Rechnungen, Zahlungseingänge, Teilzahlungen, Mahnwesen, Dokumente, Kassenbuch, Bankimport und die Vorbereitung von Daten für den Steuerberater.
Kann CloudCRM E-Rechnungen erstellen?
Ja. Rechnungen können aus Kundendaten und kaufmännischen Vorgängen erstellt und als strukturierte E-Rechnung ausgegeben werden.
Unterstützt CloudCRM ZUGFeRD 2.5?
Ja. CloudCRM erzeugt ZUGFeRD-2.5-Rechnungen im EN-16931-Profil mit eingebetteten XML-Daten in einer PDF/A-3-Datei.
Unterstützt CloudCRM XRechnung?
Ja. CloudCRM unterstützt strukturierte Rechnungsdaten für XRechnungen, einschließlich Angaben wie der Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
Können E-Rechnungen empfangen werden?
Ja. DigitInvoice verarbeitet eingehende ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnungsdateien, liest strukturierte Daten aus und bereitet sie für Dokumentenablage und Kassenbuch vor.
Unterstützt CloudCRM Teilzahlungen und Mahnwesen?
Ja. Teilzahlungen können verbucht werden, während der verbleibende Rechnungsbetrag offen bleibt. Das integrierte Mahnwesen arbeitet mit festgelegten Zeitläufen und kann bei einzelnen Rechnungen bei Bedarf ausgesetzt werden.
Können Buchungen und Rechnungen festgeschrieben werden?
Ja. Im Kassenbuch können eingehende und ausgehende Buchungen sowie zugehörige Eingangs- und Ausgangsrechnungen festgeschrieben werden. Dadurch bleiben abgeschlossene Vorgänge vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt.
Gibt es einen DATEV-Export?
Ja. Kassenbuchdaten können als DATEV-kompatibler Buchungsstapel exportiert und zusammen mit Belegen für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
Eignet sich CloudCRM für kleine Unternehmen?
CloudCRM richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, darunter Dienstleistungsbetriebe, Handwerk, technische Betriebe, Büros und Agenturen.
Wie läuft eine Demo ab?
Nach Ihrer unverbindlichen Anfrage stimmt Digitalwerk Oberland den Einblick in CloudCRM mit Ihnen ab und zeigt die für Ihren Arbeitsalltag relevanten Bereiche.
Wo werden technische Supportanfragen bearbeitet?
Technische Anfragen werden über den Support von Digitalwerk Oberland und das dafür vorgesehene Ticketsystem bearbeitet.
Bereit für einen strukturierteren Arbeitsalltag?
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