Kunden & Interessenten
Kontakte, Ansprechpartner, Verlauf, Notizen, Dokumente und Wiedervorlagen zentral erfassen.
Kundenverwaltung ansehenEine DatenbasisInformationen nicht mehrfach pflegen
Verbundene VorgängeKunde, Dokument und Rechnung zusammenhalten
Schneller ÜberblickAufgaben und offene Vorgänge erkennen
Die Software
CloudCRM ist die Arbeitsumgebung hinter den einzelnen Funktionen.
Die auf dieser Seite beschriebenen Bereiche sind keine getrennten Programme, sondern Teile einer gemeinsamen Anwendung. Kundenakte, Angebot, Auftrag, Rechnung, Dokument und Aufgabe greifen auf denselben Datenbestand zu.
CloudCRM läuft im Browser und wird von Digitalwerk Oberland in Hausham entwickelt und betreut. Betriebe aus Handwerk, Dienstleistung und Selbstständigkeit richten damit ihre Büroabläufe ein, ohne Informationen zwischen mehreren Einzelprogrammen übertragen zu müssen.
Ein Datenbestand für alle Vorgänge
Im Browser nutzbar, ohne Installation
Hosting in Deutschland
Persönlicher Ansprechpartner aus dem Oberland
Das Problem
Viele Programme lösen einzelne Aufgaben – aber nicht den gesamten Ablauf.
Kundendaten stehen in einer Tabelle, Angebote in einem Rechnungsprogramm, Dokumente in Ordnern und Aufgaben in E-Mails. Der eigentliche Aufwand entsteht zwischen diesen Werkzeugen.
CloudCRM setzt genau dort an. Daten werden entlang des Vorgangs weiterverwendet. Ein Kunde kann zum Interessenten, Auftrag, Rechnungsempfänger, Ticketkontakt oder Dokumentenbezug werden, ohne dass die gleichen Informationen immer wieder neu erfasst werden müssen.
Vorher
- Viele Suchorte
- Doppelte Dateneingabe
- Unklare Zuständigkeiten
- Vorgänge schwer nachvollziehbar
Mit CloudCRM
- Zentrale Kundenakte
- Verbundene Dokumente
- Aufgaben und Fristen
- Durchgängiger Ablauf
Der Kern
CloudCRM begleitet den gesamten Kunden- und Auftragsprozess.
Vom ersten Kontakt bis zur Zahlung hängen die Schritte zusammen: Interessent, Kunde, Angebot, Auftrag, Einsatz vor Ort, Rechnung, Zahlung und Dokumentation – ein durchgängiger Vorgang statt loser Einzelschritte.
Angebote & Aufträge
Leistungen zusammenstellen, Mitarbeiter für den Einsatz vor Ort einplanen und aus dem dokumentierten Auftrag die Abrechnung vorbereiten.
Ablauf ansehenWarenwirtschaft
Artikel, Lagerbestand, Wareneingang und Haltbarkeit im Blick behalten – bis zur dokumentierten Entsorgung.
Warenwirtschaft ansehenRechnungen & E-Rechnung
Rechnungen erzeugen, ZUGFeRD-Daten einbetten und offene Beträge nachvollziehen.
E-Rechnung ansehenDokumente & Dateien
Belege, Verträge und Dateien direkt beim passenden Kunden oder Vorgang speichern.
Dokumentensystem ansehenAufgaben & Wiedervorlagen
Offene Punkte an Kunden und Vorgänge knüpfen, Verantwortliche festlegen und Fristen erkennen.
Aufgaben ansehenKalender
Termine, Einsätze und Fristen gemeinsam im Team planen, statt sie in Einzelkalendern zu verwalten.
Kalender in der Praxis ansehenTickets & Kommunikation
Kundenanfragen strukturiert bearbeiten und den Verlauf nachvollziehbar dokumentieren.
Ticketsystem ansehenKassenbuch & Bankimport
Belege, Buchungen und Kontoumsätze zusammenführen und Auswertungen vorbereiten.
Finanzen ansehenSteuerberater-Zusammenarbeit
Relevante Unterlagen kontrolliert bereitstellen und Daten strukturiert exportieren.
Zusammenarbeit ansehen
Erweiterungen
Zubuchbare Module für CloudCRM
Diese Erweiterungen werden je Firma zusätzlich zum CloudCRM-Paket gebucht und arbeiten mit denselben Kunden, Aufträgen, Dokumenten und Rechten wie der Rest von CloudCRM.
CloudCRM Office
Briefe und Kundeninformationen mit Briefkopf direkt in CloudCRM verfassen, als PDF ausgeben, in der Akte ablegen und per E-Mail versenden.
Office ansehenCloudCRM Projektmanagement
Projekte zum Auftrag anlegen, Aufgaben und Aufgabenpakete planen, Zeiten, Leistungen und Auslagen erfassen und an die Auftragsabrechnung übergeben.
Projekte ansehenCloudCRM Einkauf & Logistik
Waren aus dem eigenen Katalog bei Lieferanten bestellen, die Bestellung als PDF senden, Wareneingänge mit Charge und Haltbarkeit buchen und Eingangsrechnungen zuordnen.
Einkauf & Logistik ansehen
Datenaustausch
Integrationen & Datenwege
Website-Anfragen übernehmen, Buchungsdaten weitergeben und Rechnungen oder Kontoauszüge einlesen: Diese Wege verbinden CloudCRM mit Ihrer bestehenden Arbeitsumgebung.
Website-Anbindung über die CloudCRM-API
Firmenkunden können Kontaktanfragen ihrer Website als Tickets und Bestellungen zur Weiterbearbeitung an CloudCRM übertragen. Die Zuordnung erfolgt über einen firmeneigenen API-Schlüssel; die Firma muss aktiv sein. Web-Bestellungen benötigen zusätzlich die Freigabe des entsprechenden Moduls im gebuchten Paket.
Website-Anbindung besprechenDATEV-kompatibler Datenaustausch
Kassenbuchdaten lassen sich für einen gewählten Monat oder ein Jahr als CSV-Buchungsstapel exportieren. Für die Steuerkanzlei steht außerdem ein ZIP-Paket mit Buchungsdaten und zugehörigen Belegen zur Verfügung. Der Datenaustausch erfolgt per Export, nicht über eine direkte DATEV-API.
Export und Steuerberater-Zugang ansehenE-Rechnungen und DigitInvoice
CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen mit eingebetteten XML-Daten und versendet sie per E-Mail. DigitInvoice empfängt eingehende E-Rechnungen und liest ZUGFeRD, Factur-X sowie XRechnungen in der XML-Variante CII aus. Die XML-Variante UBL wird derzeit nicht strukturiert ausgelesen.
Rechnungseingang mit DigitInvoice ansehenKontoauszüge und Bankdateien importieren
Importieren Sie CSV, CAMT/XML oder PDF-Kontoauszüge mit auslesbarem Text. Umsätze lassen sich nach Prüfung Rechnungen oder Kassenbucheinträgen zuordnen; mögliche Dubletten werden markiert. CloudCRM besitzt keine FinTS-Anbindung und ruft keine Kontoumsätze automatisch bei Ihrer Bank ab.
Bankdateiimport ansehen
Digitale Kundenakte
Der Kunde wird zum Ausgangspunkt – nicht zur losen Adresse.
Alle relevanten Vorgänge bleiben dort sichtbar, wo sie hingehören.
Kontaktdaten und Ansprechpartner Notizen und Verlauf Dokumente und Rechnungen Aufgaben, Termine und Tickets
Vom Angebot zur Rechnung
Ein Vorgang kann weitergeführt werden, statt jedes Dokument neu aufzubauen.
Leistungen, Kundendaten und Positionen lassen sich entlang des kaufmännischen Ablaufs weiterverwenden.
Leistungskatalog nutzen Angebot in Auftrag überführen E-Rechnung erzeugen Zahlungseingang zuordnen
Für welche Betriebe
CRM für Handwerk, Technik und Dienstleistung.
CloudCRM ist nicht für jede Branche gebaut, sondern für Betriebe, in denen die Büroarbeit neben dem Tagesgeschäft läuft. Diese Seiten beschreiben die jeweiligen Abläufe im Detail.
CRM für Handwerk
Angebote, Materialeinsatz, Aufträge und Rechnungen aus einem durchgängigen Vorgang.
Handwerksbetriebe ansehenCRM für Techniker
Servicefälle, Einsatzberichte und Gerätehistorie nachvollziehbar dokumentieren.
Servicebetriebe ansehenCRM für Dienstleister
Anfragen, Projektstände, Termine und Abrechnung an einer Stelle zusammenhalten.
Dienstleister ansehenCRM für Selbstständige
Einfacher Einstieg ohne großes Team und ohne mehrere Einzelprogramme.
Selbstständige ansehen
Team & Berechtigungen
Wer was sehen und tun darf, legen Sie fest, bis auf die einzelne Aktion.
Rechte werden nicht in wenigen groben Rollen vergeben, sondern für jedes Teammitglied einzeln zusammengestellt: rund 90 Einzelrechte in zehn Bereichen, von „Rechnungen erstellen" über „Rechnungen stornieren“ bis „Ware verwerfen“ – jeweils ein eigener Schalter.
Neue Mitarbeiter starten mit den Rechten ihrer Rolle (Mitarbeiter, Admin oder Steuerberater) als sinnvollem Ausgangspunkt und werden von dort frei angepasst. Der Steuerberater-Zugang etwa zeigt standardmäßig nur Kassenbuch, GuV-Auswertung und Chat – ohne Einblick in Kundendaten. Auch Mitarbeiter ohne eigenen CloudCRM-Zugang lassen sich einbinden: Für einen konkreten Auftrag verschicken Sie einen zeitlich begrenzten, gesicherten Einsatzlink, über den vor Ort Ankunft, Arbeitszeit und Pausen erfasst werden.
Rechte einzeln pro Mitarbeiter vergeben
Steuerberater-Zugang ohne Kundendaten
Einsatzlink ohne eigenen CRM-Zugang
Jede Rechteänderung protokolliert
Team & Berechtigungen im Detail
Betrieb & Sicherheit
Eine Unternehmensplattform braucht mehr als eine ansprechende Oberfläche.
CloudCRM bindet Datenzugriffe an Firma und Berechtigung, schützt Benutzerkonten und dokumentiert auffällige Sicherheitsereignisse getrennt von den fachlichen Vorgängen.
Firmenbezogene Trennung
Datenzugriffe werden serverseitig an die jeweilige Firma und die vergebenen Rechte gebunden.
Freiwillige MFA
Benutzer können ihr Konto mit einer Authenticator-App und einmalig verwendbaren Wiederherstellungscodes zusätzlich schützen.
Sicherheitsmonitor
Auffällige Anmelde-, Zugriffs- und Tokenereignisse werden strukturiert erfasst. Automatische Benutzersperren durch den Monitor gehören bewusst nicht zum Funktionsumfang.
Nachvollziehbare Rechtevergabe
Änderungen an Mitarbeiterrechten werden protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, wer Berechtigungen angepasst hat.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Für wen ist CloudCRM geeignet?
CloudCRM eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, die Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Dokumente zentral statt über mehrere Einzelprogramme organisieren möchten.
Was kostet CloudCRM?
CloudCRM startet bei 19,90 € pro Monat, gestaffelt bis 99,90 € je nach Funktionsumfang und Team-Größe. Keine Einrichtungsgebühr. Details zu allen Paketen finden Sie auf der Preisseite.
Kann ich CloudCRM unverbindlich testen?
Ja. Fordern Sie eine kostenlose Demo an und testen Sie CloudCRM 14 Tage lang unverbindlich – während der Testzeit erhalten Sie keine Rechnung.
Unterstützt CloudCRM E-Rechnung?
Ja. CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen und kann sie per E-Mail versenden. DigitInvoice ergänzt den Rechnungseingang. Die unterstützten Eingangsformate und ihre Grenzen finden Sie im Abschnitt Integrationen & Datenwege.
Kann mein Steuerberater direkt auf CloudCRM zugreifen?
Ja. Über den Steuerberater-Zugang lässt sich ein eigenes Konto mit eingeschränkten Rechten einrichten, das standardmäßig nur Kassenbuch, GuV-Auswertung und Chat zeigt – ohne Einblick in Kundendaten.
Wo werden die Daten von CloudCRM gehostet?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland.
So sieht das konkret aus
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.