Warenwirtschaft und Leistungskatalog im CloudCRM
Pflegen Sie Dienstleistungen, Produkte, Artikelnummern, Preise sowie Lager- und Meldebestände zentral. Für lagergeführte Ware kommen Wareneingänge, Chargen- und Losnummern sowie Haltbarkeiten dazu. Dieselben Positionen stehen für Angebote und Aufträge sowie für Rechnungen zur Verfügung.
- Zentraler Katalog
- Chargen & Haltbarkeit
- Material in Angebot & Rechnung
Dienstleistung oder Lagerware? CloudCRM kann beides.
Egal ob Sie Arbeitszeit abrechnen, Dienstleistungen verkaufen oder physische Produkte verwalten: Im zentralen Katalog legen Sie Artikel, Services, Preise, Steuersätze, Kategorien und Beschreibungen übersichtlich an. Jeder Eintrag ist entweder eine Dienstleistung oder eine Ware und erhält zusätzlich die passende Leistungsart für Ihre Dokumente – etwa Arbeitszeit, Material, Fahrtkosten, Fremdleistung, Remote-Support oder Pauschale.
Sobald ein Produkt mit Bestand geführt wird, unterstützt CloudCRM die Bestandsverwaltung. Bestände können bei relevanten Verkaufsprozessen wie bestätigten Aufträgen oder Barverkäufen im Kassenbuch angepasst und nachvollziehbar dokumentiert werden. Material, das Sie nicht auf Lager führen, lässt sich bewusst ohne Bestandsführung anlegen.
- Zentraler Katalog: Einheitliche Pflege von Artikeln, Dienstleistungen und Preisen.
- Bestandsführung: Aktualisierung bei relevanten Auftrags- und Verkaufsprozessen.
- Chargen & Haltbarkeit: Losnummern, Ablaufdaten und Warnung vor dem Verfall.
- Sammelabrechnung: Offene Leistungen strukturiert zu Rechnungen zusammenführen.
Bestände nachvollziehbar verwalten
CloudCRM unterstützt Sie dabei, Bestände übersichtlich zu führen. Bestandsänderungen können bei bestätigten Aufträgen oder Barverkäufen im Kassenbuch berücksichtigt und im Lagerlogbuch nachvollziehbar dokumentiert werden. Für verderbliche oder chargenpflichtige Ware kommen Wareneingang, Haltbarkeit und ein eigenes Verlustprotokoll dazu.
Meldebestand-Warnung
Definieren Sie für Produkte einen Mindestbestand. Wird dieser unterschritten, kann CloudCRM Sie darauf hinweisen, damit Nachbestellungen rechtzeitig geplant werden können.
Nachvollziehbares Lagerlogbuch
Manuelle und systemseitige Bestandsänderungen werden dokumentiert. Das Lagerlogbuch zeigt Datum, Artikel, Änderungsmenge, Grund und verantwortlichen Benutzer.
Haltbarkeit und Ablaufwarnung
Hinterlegen Sie wiederverwendbare Haltbarkeitsvorlagen: wie lange die Ware ungeöffnet hält, wie lange nach dem Öffnen und wie viele Tage vor Ablauf gewarnt werden soll. Beim Öffnen eines Gebindes berechnet CloudCRM das Verwendungsende automatisch.
Verwerfen nur mit Begründung
Abgelaufene oder unbrauchbare Ware kann nur mit nachvollziehbarem Grund verworfen werden. Menge und Verlustwert landen im Verwerfungs- und Verlustprotokoll sowie im Chargen-, Bestands-, Aktivitäts- und Auditlog.
Alle Funktionen im Überblick
Kategorien & SKUs
Organisieren Sie Artikel und Leistungen in Kategorien und vergeben Sie Artikelnummern, SKUs, Maßeinheiten und Beschreibungen.
Chargen- & Losnummern
Legen Sie je Artikel fest, ob eine Chargen- oder Losnummer optional erfasst oder beim Wareneingang verpflichtend ist. Jede Charge bleibt mit Bestand, Ablaufdatum und Verlauf nachvollziehbar.
Wareneingang erfassen
Buchen Sie Zugänge mit Beschaffungsdatum, Menge, Einkaufspreis je Einheit, Lieferant, Lagerort und Hersteller-Ablaufdatum – die Grundlage für saubere Bestände und Verlustwerte.
Individuelle Kundenzuweisung
Weisen Sie Leistungen aus dem Hauptkatalog gezielt einzelnen Kunden zu, um Preisabsprachen, Rahmenverträge oder wiederkehrende Leistungen sauber abzubilden.
Sammelabrechnung
Führen Sie mehrere offene Leistungen eines Kunden zusammen und erstellen Sie daraus eine übersichtliche Sammelrechnung.
Wiederkehrende Abos
Definieren Sie Rhythmen wie monatlich oder jährlich für Hosting, Wartungsverträge oder Lizenzen und bereiten Sie wiederkehrende Abrechnungen strukturiert vor.
Produktbilder Upload
Hinterlegen Sie Bilder zu Ihren Artikeln. Diese können auf Wunsch in Angeboten und Aufträgen für Kunden visualisiert werden.
Storno & Rückbuchung
Wird ein relevanter Kassenbuch-Eintrag oder Verkaufsvorgang storniert, können Bestände passend zurückgebucht und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Verlustübersicht
Verworfene Ware wird mit Menge, Grund und Verlustwert ausgewertet. So sehen Sie, wo regelmäßig Ware verfällt und wo sich kleinere Gebinde oder andere Bestellmengen lohnen.
Getrennte Berechtigungen
Kategorien, Haltbarkeitsvorlagen, Chargenverwaltung, Verwerfen und die Verlustansicht besitzen eigene Rechte. Jede Aktion wird zusätzlich serverseitig geprüft.
Klare Logik zwischen Auftrag, Rechnung und Bestand
CloudCRM trennt bewusst zwischen Verkaufsprozess und Abrechnungsdokument. Bestände werden bei relevanten Verkaufsvorgängen wie bestätigten Aufträgen oder Barverkäufen im Kassenbuch angepasst. Eine Rechnung dient der Abrechnung und löst nicht automatisch eine doppelte Bestandsbuchung aus.
Der Funktionsbereich ist für den Waren- und Materialbezug in CloudCRM gedacht. Er ersetzt kein vollständiges ERP mit Einkauf, Disposition, Produktion oder komplexer Lagerlogistik.
Bereit für mehr Überblick bei Leistungen und Beständen?
Lassen Sie sich zeigen, wie CloudCRM Leistungskatalog, Warenwirtschaft, Aufträge und Kassenbuch sinnvoll verbindet – persönlich, unverbindlich und passend zu Ihrem Unternehmen.
So sieht das konkret aus
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.