Dieselbe Leistung zum vierten Mal in ein Angebot tippen, jedes Mal mit einem anderen Preis. So entstehen Diskussionen mit Kunden. Der Leistungskatalog trennt Dienstleistungen von bestandsgeführten Waren und stellt beide als wiederverwendbare Positionen bereit.
Leistungen, Stundensätze, Materialien und Artikel wandern immer wieder von Hand in Angebote und Rechnungen. Bei Waren kommt dazu, dass niemand verlässlich sagen kann, was noch im Lager liegt und bei verderblicher Ware auch nicht, wie lange sie noch brauchbar ist.
Einen einheitlichen Katalog aufbauen, Bestände samt Chargen und Haltbarkeit im Griff behalten und Positionen ohne erneute Eingabe in Geschäftsvorgänge übernehmen.
Bevor Sie etwas anlegen, fällt eine Grundsatzentscheidung: Ist der Eintrag eine Dienstleistung oder eine Ware? Davon hängt alles Weitere ab. Dienstleistungen laufen ohne Lagerbestand, Waren bekommen Bestandsfelder, Wareneingänge und Lagerbewegungen. Zusätzlich wählen Sie die Leistungsart für Ihre Dokumente, etwa Arbeitszeit, Material, Fahrtkosten, Fremdleistung, Remote-Support oder Pauschale. Und ein Hinweis, der später viel Aufräumarbeit spart: Verwenden Sie einen vorhandenen Eintrag weiter, statt für jede Variante eine neue Position anzulegen.
Jetzt die Stammdaten. Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung und ergänzen Sie Beschreibung, Artikelnummer beziehungsweise SKU, Kategorie, Standard-Einheit und bei Bedarf eine Dauer in Minuten. Lesen Sie den Text einmal mit den Augen Ihres Kunden. Genau so steht er später auf Angebot und Rechnung. Ein Produktbild lässt sich ebenfalls hinterlegen. Was nur intern gemeint ist, gehört in die interne Notiz und nicht in den Positionstext: Ein Vermerk zur Zahlungsmoral hat auf einem Angebot nichts verloren.
Erfassen Sie den Verkaufspreis, bei Waren zusätzlich den Einkaufspreis, und den fachlich geprüften Steuersatz. Netto oder brutto können Sie dabei eingeben, CloudCRM rechnet den jeweils anderen Wert aus. Dann legen Sie die Abrechnung fest: einmalig oder als Abo. Bei einem Abo wählen Sie den Rhythmus in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren und sehen, wann die nächste Rechnung ansteht. Praktisch für Hosting, Wartung und Lizenzen. Prüfen Sie alles vor dem Speichern, denn diese Werte gehen später als Vorgabe in Kunden- und Rechnungspositionen.
Bei einer Ware tragen Sie Lagerbestand und Meldebestand ein. Sinkt der Bestand auf den Meldebestand oder darunter, weist CloudCRM in der Übersicht darauf hin. Rechtzeitig genug, um nachzubestellen, statt beim Kunden abzusagen. Behandeln Sie das Bestandsfeld mit Respekt: Jede manuelle Änderung erzeugt eine Bestandskorrektur im Lagerlogbuch und sollte deshalb nur den tatsächlich gezählten Bestand abbilden. Dienstleistungen brauchen diese Felder nicht und lösen keinerlei Lagerbewegung aus.
Bei verderblicher oder rückverfolgbarer Ware reicht eine bloße Stückzahl nicht. Erfassen Sie den Wareneingang mit Beschaffungsdatum, Menge, Einkaufspreis je Einheit, Lieferant und Lagerort. Je Artikel legen Sie fest, ob eine Chargen- oder Losnummer optional erfasst wird oder beim Wareneingang verpflichtend ist. Für die Haltbarkeit hinterlegen Sie wiederverwendbare Vorlagen: wie lange die Ware ungeöffnet hält, wie lange nach dem Öffnen und wie viele Tage vor Ablauf gewarnt werden soll. Öffnen Sie ein Gebinde, berechnet CloudCRM das Verwendungsende automatisch.
Eine Katalogposition ist erst dann etwas wert, wenn sie im Vorgang landet. Weisen Sie eine Leistung bei Bedarf direkt einem Kunden zu, praktisch für Preisabsprachen und Rahmenverträge, oder übernehmen Sie sie in Angebot, Auftrag und Rechnung. Kontrollieren Sie nach der Übernahme Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Steuer, denn ab hier zählt das Dokument und nicht mehr der Katalog. Wichtig für das Verständnis: Eine direkte Rechnung rechnet die Position ab, löst für sich allein aber keine Bestandsbewegung aus.
Bestätigen Sie einen Auftrag mit Warenpositionen, reserviert CloudCRM die benötigte Menge. Bei der Rechnung aus diesem Auftrag wird die Reservierung verbraucht und der Bestand reduziert; wird der Auftrag storniert, lässt sie sich wieder lösen. Abgelaufene oder unbrauchbare Ware verwerfen Sie nur mit nachvollziehbarem Grund. Menge und Verlustwert landen im Verwerfungs- und Verlustprotokoll sowie im Chargen-, Bestands- und Auditlog. Prüfen Sie Bestand, reservierte Menge und Logbuch gemeinsam. Dann bleibt erkennbar, ob eine Änderung von Hand oder durch einen Verkauf entstand.
Ein gepflegter Katalog mit Dienstleistungen und Waren. Bestandsbewegungen entstehen nur in den dafür vorgesehenen Waren- und Verkaufsprozessen, und jede Änderung, bis hin zum Verlust verworfener Ware, steht nachvollziehbar im Logbuch.
Nur Waren werden mit Bestand, Mindestbestand und Lagerbewegungen geführt. Dienstleistungen können ohne Lagerbestand als Position verwendet werden.
Beim dafür vorgesehenen Auftragsablauf werden Warenpositionen reserviert. Bei der Abrechnung des Auftrags wird der reservierte Bestand verbraucht; bei einem Auftragsstorno kann die Reservierung gelöst werden.
Ja. Änderungen am Warenbestand werden mit Änderungsmenge und Grund im Lagerlogbuch erfasst.
Ja. Je Artikel kann eine Chargen- oder Losnummer optional oder beim Wareneingang verpflichtend erfasst werden. Haltbarkeitsvorlagen regeln, wie lange die Ware ungeöffnet und nach dem Öffnen verwendbar ist und wann gewarnt wird.
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Kundenakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanzen greifen ineinander. Auf der Produktseite sehen Sie, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.