Problem und Ausgangssituation
Leistungen, Stundensätze, Materialien und Artikel werden wiederholt in Angebote oder Rechnungen eingetragen. Bei Waren fehlt zusätzlich ein verlässlicher Überblick über Bestand und Mindestbestand.
Leistungen und Warenwirtschaft
Dienstleistungen und Waren im Leistungskatalog verwalten
Der Leistungskatalog trennt Dienstleistungen von bestandsgeführten Waren und stellt beide als wiederverwendbare Positionen für Kunden- und Verkaufsprozesse bereit.
- Dienstleistungen und Waren getrennt pflegen
- Preise und Positionstexte wiederverwenden
- Bestände und Reservierungen nachvollziehen
Ziel des Arbeitsablaufs
Einen einheitlichen Katalog aufbauen, Warenbestände kontrolliert führen und passende Positionen ohne erneute Stammdateneingabe in Geschäftsvorgänge übernehmen.
Voraussetzungen
- Berechtigung für Leistungen beziehungsweise Waren
- Geprüfte Preis-, Steuer- und Einheitenangaben
- Bei Waren ein verlässlicher Anfangs- und Mindestbestand
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Katalog und passenden Eintragstyp wählen
Öffnen Sie den Leistungskatalog und entscheiden Sie vor der Anlage, ob der Eintrag eine Dienstleistung oder eine Ware beziehungsweise ein Artikel ist. Diese Auswahl steuert die weitere Bearbeitung: Dienstleistungen werden ohne Lagerbestand geführt, während für Waren zusätzliche Bestandsfelder und Lagerbewegungen vorgesehen sind. Verwenden Sie einen vorhandenen Eintrag weiter, statt gleichartige Positionen mehrfach anzulegen.
Leistungskatalog mit Dienstleistungen und Waren Schritt 2: Stammdaten vollständig erfassen
Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung und ergänzen Sie je nach Bedarf Beschreibung, Artikelnummer, Kategorie, Standardeinheit und Leistungsart. Prüfen Sie bei wiederkehrend verwendeten Positionen, ob der Text auch auf Angebot und Rechnung verständlich ist. Ein Produkt- oder Leistungsbild kann ebenfalls hinterlegt werden. Interne Hinweise gehören nicht ungeprüft in den für Kunden bestimmten Positionstext.
Formular für Artikel-, Preis- und Bestandsdaten Schritt 3: Preis, Steuer und Abrechnung festlegen
Erfassen Sie Verkaufspreis, gegebenenfalls Einkaufspreis und den fachlich geprüften Steuersatz. Legen Sie fest, ob die Position einmalig oder wiederkehrend abgerechnet wird. Bei wiederkehrenden Leistungen stehen Intervall und Einheit für den Abo-Ablauf zur Verfügung. Prüfen Sie die Angaben vor dem Speichern, da sie später als Ausgangswerte in Kunden- und Rechnungspositionen übernommen werden.
Hinweis zu niedrigem Mindestbestand Schritt 4: Warenbestand und Mindestbestand pflegen
Bei einer Ware tragen Sie Anfangsbestand und Mindestbestand ein. CloudCRM weist in der Übersicht auf Artikel hin, deren Bestand den Mindestbestand erreicht oder unterschritten hat. Eine manuelle Änderung erzeugt eine Bestandskorrektur im Lagerlogbuch; deshalb sollte sie nur den tatsächlich festgestellten Bestand abbilden. Dienstleistungen benötigen diese Felder nicht und lösen keine Lagerbewegung aus.
Lagerlogbuch mit Bestandsbewegungen Schritt 5: Position einem Kunden oder Vorgang zuordnen
Weisen Sie eine Leistung bei Bedarf direkt einem Kunden zu oder übernehmen Sie Katalogpositionen in Angebot, Auftrag beziehungsweise Rechnung. Kontrollieren Sie nach der Übernahme Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Steuer. Kundenbezogene Leistungen bleiben in der Kundenakte erreichbar. Eine direkte Rechnung verwendet die Position zur Abrechnung, löst für sich allein aber keine Bestandsbewegung aus.
Schritt 6: Reservierungen und Lagerlogbuch kontrollieren
Wird ein Auftrag mit Warenpositionen bestätigt, reserviert der vorgesehene Auftragsablauf die benötigte Menge. Bei der späteren Rechnung aus diesem Auftrag wird die Reservierung verbraucht und der Warenbestand reduziert; bei einem Auftragsstorno kann sie gelöst werden. Prüfen Sie Bestand, reservierte Menge und Lagerlogbuch gemeinsam. So bleibt erkennbar, ob eine Änderung manuell oder durch einen Verkaufsvorgang entstanden ist.
Ergebnis
Ein gepflegter Leistungskatalog mit Dienstleistungen und Waren. Bestandsbewegungen werden nur in den dafür vorgesehenen Waren- und Verkaufsprozessen ausgelöst und im Lagerlogbuch nachvollziehbar dokumentiert.
- Dienstleistungen und Waren getrennt pflegen
- Preise und Positionstexte wiederverwenden
- Bestände und Reservierungen nachvollziehen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Was unterscheidet Dienstleistung und Ware?
Nur Waren werden mit Bestand, Mindestbestand und Lagerbewegungen geführt. Dienstleistungen können ohne Lagerbestand als Position verwendet werden.
Wann wird Ware reserviert oder ausgebucht?
Beim dafür vorgesehenen Auftragsablauf werden Warenpositionen reserviert. Bei der Abrechnung des Auftrags wird der reservierte Bestand verbraucht; bei einem Auftragsstorno kann die Reservierung gelöst werden.
Werden manuelle Bestandskorrekturen protokolliert?
Ja. Änderungen am Warenbestand werden mit Änderungsmenge und Grund im Lagerlogbuch erfasst.