Problem und Ausgangssituation
Eine Rechnung trifft als ZUGFeRD-/Factur-X-PDF oder als XRechnung ein und soll nicht ausschließlich visuell oder manuell erfasst werden.
DigitInvoice
Eine eingehende E-Rechnung mit DigitInvoice verarbeiten
DigitInvoice liest strukturierte Rechnungsdaten aus unterstützten E-Rechnungen aus und bereitet sie für Prüfung und Ablage vor.
- Strukturierte Daten auslesen
- Rechnungsprüfung übersichtlich vorbereiten
- Beleg in den kaufmännischen Ablauf übernehmen
Ziel des Arbeitsablaufs
Die enthaltenen Rechnungsdaten auslesen, fachlich kontrollieren und den Beleg nachvollziehbar weiterverarbeiten.
Voraussetzungen
- Unterstützte Rechnungsdatei
- Zugriff auf DigitInvoice
- Zuständige Person für die fachliche Rechnungsprüfung
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Rechnungsdatei in DigitInvoice übernehmen
Öffnen Sie den Eingang von DigitInvoice und übernehmen Sie die empfangene Rechnungsdatei über den vorgesehenen Eingang oder Upload. Verwenden Sie nur Dateien, deren Absender und geschäftlicher Zusammenhang bekannt sind. Nach der Verarbeitung erscheint die Eingangsrechnung mit ihrem Dokument und den technisch erkannten Rechnungsinformationen. Eine erfolgreiche Übernahme sagt noch nichts darüber aus, ob die Rechnung inhaltlich berechtigt ist.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Upload einer eingehenden Rechnungsdateiimg/praxisberichte/e-rechnung-empfangen-digitinvoice/bild-1.webpSchritt 2: E-Rechnungsformat und Auslesung kontrollieren
Prüfen Sie, ob DigitInvoice die Datei als ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-Rechnung oder als XRechnung erkannt hat. Bei ZUGFeRD/Factur-X werden strukturierte XML-Daten aus dem Dokument gelesen; eine XRechnung besteht aus strukturierten Rechnungsdaten. Kontrollieren Sie, ob das angezeigte Format zur gelieferten Datei passt. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten darf nicht allein aufgrund ihres Aussehens als E-Rechnung behandelt werden.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Ausgelesene strukturierte Rechnungsdatenimg/praxisberichte/e-rechnung-empfangen-digitinvoice/bild-2.webpSchritt 3: Rechnungsdaten mit dem Dokument abgleichen
Vergleichen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Netto- und Bruttobeträge sowie Steuerangaben mit der sichtbaren Rechnung und dem zugrunde liegenden Geschäftsvorgang. Prüfen Sie auch, ob Leistung oder Lieferung tatsächlich bestellt und erbracht wurde. Technisch ausgelesene Werte können die Erfassung erleichtern, ersetzen aber weder sachliche noch rechnerische Prüfung. Klären Sie Abweichungen vor jeder weiteren Verarbeitung.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Geprüfter Beleg vor der Weiterverarbeitungimg/praxisberichte/e-rechnung-empfangen-digitinvoice/bild-3.webpSchritt 4: Dokument geordnet ablegen
Ordnen Sie die geprüfte Eingangsrechnung dem richtigen Firmen- und Dokumentkontext zu. Achten Sie darauf, dass das Originaldokument erhalten bleibt und später wieder aufgerufen werden kann. Verwenden Sie eine passende Bezeichnung und Zuordnung, damit der Beleg nicht nur über den Dateinamen gesucht werden muss. Nach der Ablage steht die Rechnung für berechtigte Mitarbeitende und die weitere kaufmännische Bearbeitung bereit.
Schritt 5: Beleg kontrolliert weiterverarbeiten
Übergeben Sie die Eingangsrechnung nur dann an den vorgesehenen Folgeprozess, wenn Dokument und ausgelesene Daten geprüft sind. Soweit der konkrete Vorgang dies vorsieht, kann der Beleg mit einer Kassenbuchbuchung oder einer weiteren Dokumentenbearbeitung verbunden werden. Kontrollieren Sie dabei Betrag, Datum und Lieferantenbezug erneut. DigitInvoice bereitet Daten auf; die Entscheidung über Buchung und fachliche Behandlung bleibt beim Unternehmen.
Ergebnis
Eine ausgelesene und fachlich geprüfte Eingangsrechnung, die mit ihren strukturierten Daten für den nächsten Arbeitsschritt bereitsteht.
- Strukturierte Daten auslesen
- Rechnungsprüfung übersichtlich vorbereiten
- Beleg in den kaufmännischen Ablauf übernehmen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Ersetzt das Auslesen die Rechnungsprüfung?
Nein. Ausgelesene Daten müssen fachlich und kaufmännisch geprüft werden.
Welche Formate werden erkannt?
Belegt sind ZUGFeRD 2.5/Factur-X und XRechnung.