Problem und Ausgangssituation
Eine Rechnung trifft als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung ein. Sie ließe sich abtippen wie früher. Nur wächst mit jedem Beleg die Wahrscheinlichkeit, dass sich beim Übertragen ein Fehler einschleicht.
DigitInvoice
Eine eingehende E-Rechnung mit DigitInvoice verarbeiten
Seit dem Empfangszwang landen E-Rechnungen auch bei Betrieben im Postfach, die selbst noch klassisch fakturieren. DigitInvoice liest die strukturierten Daten aus ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnungen aus und bereitet sie so auf, dass Prüfung und Ablage zügig von der Hand gehen.
- Strukturierte Daten auslesen
- Rechnungsprüfung übersichtlich vorbereiten
- Beleg in den kaufmännischen Ablauf übernehmen
Ziel des Arbeitsablaufs
Die enthaltenen Rechnungsdaten auslesen, fachlich kontrollieren und den Beleg so ablegen, dass er auch in einem Jahr noch nachvollziehbar ist.
Voraussetzungen
- Unterstützte Rechnungsdatei
- Zugriff auf DigitInvoice
- Zuständige Person für die fachliche Rechnungsprüfung
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Rechnungsdatei in DigitInvoice übernehmen
Die erste E-Rechnung im Postfach wirkt oft unspektakulär. Eine PDF wie jede andere. Übernehmen Sie die Datei über den vorgesehenen Eingang oder per Upload in DigitInvoice. Verwenden Sie dabei nur Dateien, deren Absender und geschäftlicher Zusammenhang Ihnen bekannt sind; ein unbekannter Anhang gehört nicht in den Rechnungseingang. Nach der Verarbeitung erscheint die Eingangsrechnung mit ihrem Dokument und den technisch erkannten Informationen. Dass die Übernahme geklappt hat, sagt allerdings noch nichts darüber aus, ob die Rechnung inhaltlich berechtigt ist.
Upload einer eingehenden Rechnungsdatei Schritt 2: E-Rechnungsformat und Auslesung kontrollieren
Jetzt zeigt sich, womit Sie es wirklich zu tun haben. Prüfen Sie, ob DigitInvoice die Datei als ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X oder als XRechnung erkannt hat. Bei ZUGFeRD und Factur-X steckt das strukturierte XML unsichtbar in der PDF; eine XRechnung besteht von vornherein aus strukturierten Daten. Der häufigste Irrtum im Alltag: Eine gewöhnliche PDF-Rechnung sieht genauso aus, enthält aber keine strukturierten Daten und ist damit trotz ihres Aussehens keine E-Rechnung. Kontrollieren Sie deshalb, ob das angezeigte Format zur gelieferten Datei passt.
Ausgelesene strukturierte Rechnungsdaten Schritt 3: Rechnungsdaten mit dem Dokument abgleichen
Was die Software ausliest, muss trotzdem ein Mensch prüfen. Vergleichen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Netto- und Bruttobeträge sowie die Steuerangaben mit der sichtbaren Rechnung und dem zugehörigen Geschäftsvorgang. Die entscheidende Frage steht dabei nicht im XML: Wurde die Leistung überhaupt bestellt und tatsächlich erbracht? Ausgelesene Werte nehmen Ihnen das Abtippen ab, nicht die sachliche und rechnerische Prüfung. Klären Sie jede Abweichung, bevor der Beleg weiterläuft. Danach wird es deutlich aufwendiger.
Geprüfter Beleg vor der Weiterverarbeitung Schritt 4: Dokument geordnet ablegen
Ein geprüfter Beleg, den später niemand wiederfindet, hilft wenig. Ordnen Sie die Eingangsrechnung dem richtigen Firmen- und Dokumentkontext zu und achten Sie darauf, dass das Originaldokument unverändert erhalten bleibt. Vergeben Sie eine Bezeichnung, unter der auch die Kollegin den Beleg findet, die den Dateinamen des Lieferanten nicht kennt. Spätestens bei einer Rückfrage zum Zahlungslauf oder bei einer Prüfung zahlt sich das aus. Danach steht die Rechnung allen berechtigten Mitarbeitenden für die weitere Bearbeitung bereit.
Schritt 5: Beleg kontrolliert weiterverarbeiten
Erst wenn Dokument und ausgelesene Daten geprüft sind, geht der Beleg in den Folgeprozess. Wo der Vorgang es vorsieht, verbinden Sie ihn mit einer Kassenbuchbuchung oder einer weiteren Dokumentenbearbeitung. Kontrollieren Sie dabei Betrag, Datum und Lieferantenbezug ein letztes Mal. Gerade beim Übertrag ins Kassenbuch fallen Zahlendreher sonst erst beim Kontoabgleich auf. DigitInvoice bereitet die Daten auf und nimmt Ihnen Tipparbeit ab. Die Entscheidung über Buchung und fachliche Behandlung bleibt aber im Unternehmen.
Ergebnis
Eine ausgelesene und geprüfte Eingangsrechnung, die mit ihren strukturierten Daten bereitliegt. Geordnet abgelegt und bereit für Buchung oder Zahlung.
- Strukturierte Daten auslesen
- Rechnungsprüfung übersichtlich vorbereiten
- Beleg in den kaufmännischen Ablauf übernehmen
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Kurz erklärt
Häufige Fragen
Ersetzt das Auslesen die Rechnungsprüfung?
Nein. Ausgelesene Daten müssen fachlich und kaufmännisch geprüft werden.
Welche Formate werden erkannt?
DigitInvoice verarbeitet unterstützte ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien und XRechnungs-XML. Entscheidend ist die technische Erkennung der konkreten Datei; eine gewöhnliche PDF ohne strukturierte XML-Daten ist keine E-Rechnung.
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