Bei chargenpflichtigen oder verderblichen Waren reicht ein Gesamtbestand nicht aus. CloudCRM verbindet Wareneingang, Chargennummer, Haltbarkeit, Lagerort und dokumentierte Verluste zu einem nachvollziehbaren Arbeitsablauf.
Mehrere Lieferungen desselben Artikels liegen im Lager, haben aber unterschiedliche Chargen und Ablaufdaten. Ohne getrennte Erfassung ist weder klar, welche Ware zuerst verwendet werden sollte, noch wodurch ein Bestandsverlust entstanden ist.
Jeden Wareneingang eindeutig erfassen, kritische Haltbarkeiten rechtzeitig erkennen und beschädigte oder abgelaufene Ware mit nachvollziehbarer Bestandsbewegung ausbuchen.
Öffnen Sie den Warenartikel und prüfen Sie zunächst Einheit, Lagerführung und die für diesen Artikel geltenden Haltbarkeitsangaben. Aktivieren Sie die Chargenführung nur dort, wo einzelne Lieferungen getrennt nachvollzogen werden müssen. Legen Sie außerdem fest, ob nach dem Öffnen eines Gebindes eine kürzere Verwendungsfrist gilt. Diese Stammdaten sind die Grundlage für spätere Warnungen; unvollständige Vorgaben lassen sich durch einen sauber erfassten Wareneingang nicht ausgleichen.
Erfassen Sie die eingegangene Menge nicht nur als Zugang zum Gesamtbestand. Hinterlegen Sie Chargennummer, Beschaffungsdatum, Ablaufdatum, Einkaufspreis, Lieferant und Lagerort, soweit diese Angaben für den Artikel vorgesehen sind. Kontrollieren Sie die Werte direkt gegen Lieferschein und Verpackung. Werden mehrere Chargen in einer Lieferung angeliefert, legen Sie getrennte Zugänge an. Nur dann bleiben Haltbarkeit und spätere Entnahme eindeutig der richtigen Lieferung zugeordnet.
Wird ein Gebinde geöffnet, dokumentieren Sie den Öffnungszeitpunkt im vorgesehenen Ablauf. Aus der hinterlegten Verwendungsfrist ergibt sich ein Datum, bis zu dem der Restbestand nach dem Öffnen genutzt werden sollte. Prüfen Sie, ob das physische Gebinde ebenfalls eindeutig gekennzeichnet ist. CloudCRM unterstützt die digitale Nachverfolgung; die praktische Kennzeichnung und sachgerechte Lagerung vor Ort bleiben weiterhin Aufgabe des Betriebs.
Prüfen Sie vor einer Entnahme nicht allein den Gesamtbestand, sondern die vorhandenen Chargen und ihre Ablaufdaten. Verwenden Sie grundsätzlich zuerst die Charge, deren nutzbare Frist am frühesten endet, sofern keine fachlichen Gründe dagegensprechen. Kontrollieren Sie dabei Lagerort und verfügbare Menge. So vermeiden Sie, dass eine neue Lieferung verbraucht wird, während ältere Ware unbemerkt abläuft und später als Verlust ausgebucht werden muss.
Legen Sie intern fest, wer Hinweise auf nahende Ablaufdaten prüft und in welchem Rhythmus dies geschieht. Öffnen Sie die betroffenen Chargen, vergleichen Sie digitale Angaben mit dem tatsächlichen Lagerbestand und planen Sie Verbrauch, Umlagerung oder fachgerechte Entsorgung. Eine Warnung ist ein Arbeitsauftrag, keine automatische Qualitätsentscheidung. Ob eine Ware noch verwendet werden darf, beurteilt die verantwortliche Person anhand der geltenden betrieblichen und gesetzlichen Vorgaben.
Ist Ware beschädigt, abgelaufen oder aus einem anderen begründeten Anlass nicht mehr nutzbar, buchen Sie die betroffene Menge aus der richtigen Charge aus. Erfassen Sie einen konkreten Grund und kontrollieren Sie den daraus berechneten oder eingetragenen Verlustwert. Ergänzen Sie bei Bedarf einen Beleg oder internen Nachweis. Nach dem Speichern prüfen Sie Restmenge und Lagerbewegung. Ergebnis: Der physische Bestand und CloudCRM stimmen wieder überein, ohne dass die Ursache des Verlusts verschwindet.
Bestand und einzelne Chargen bleiben unterscheidbar. Mitarbeitende sehen, welche Ware zuerst verwendet werden sollte, und Verluste sind mit Grund, Menge und Wert als Lagerbewegung nachvollziehbar.
Nein. Die Chargenführung wird dort genutzt, wo sie für den Artikel und den betrieblichen Ablauf erforderlich ist.
Ja. Neben dem allgemeinen Ablaufdatum kann eine kürzere Verwendungsfrist nach dem Öffnen in den Arbeitsablauf einbezogen werden.
Nein. CloudCRM unterstützt die beschriebene Bestands- und Chargendokumentation, übernimmt aber keine automatische Beschaffungsplanung.
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen diesen Ablauf live in Ihrem eigenen CloudCRM – zugeschnitten auf Ihren Betrieb.
Kundenakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanzen greifen ineinander. Auf der Produktseite sehen Sie, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.