Ein gutes Angebot soll schnell beim Kunden sein. Nutzen Sie vorhandene Kundendaten und Leistungen, verfolgen Sie die Rückmeldung und führen Sie den Auftrag bis zur Rechnung weiter. Ihr Team hat dabei dieselben Informationen, im Büro und vor Ort.
Wählen Sie Kunde und Leistungen, prüfen Sie die Positionen und senden Sie das Angebot als PDF oder geschützten Online-Link.
Ihr Kunde kann online zustimmen oder ablehnen. Nach der Zusage übernehmen Sie das Angebot in einen Auftrag und planen die nächsten Schritte.
Übernehmen Sie die Positionen und geprüften Einsatzleistungen in einen Rechnungsentwurf. Sie kontrollieren die Angaben und geben die fertige Rechnung frei.
Gut zu wissen: Angebot, Auftrag und Rechnung bleiben verbunden. Die Prüfung vor der Abrechnung behalten Sie selbst in der Hand.
Wählen Sie den Kunden und übernehmen Sie Leistungen, Artikel und Materialien aus Ihrem Katalog. Ergänzen Sie Mengen, Einheiten und vereinbarte Preise. Prüfen Sie das Angebot, bevor Sie es als PDF oder über den geschützten Online-Link bereitstellen.
Der Kunde kann das Angebot im Browser ansehen und annehmen oder ablehnen. Sie verfolgen den Bearbeitungsstand und übernehmen ein bestätigtes Angebot gezielt in einen Auftrag. Angebot, Dokumente und weitere Schritte bleiben in der digitalen Kundenakte zugeordnet.
Legen Sie fest, wer einen Auftrag bearbeitet, wann der Einsatz stattfindet und welche Leistungen vereinbart sind. Status, Dokumente und Rückmeldungen helfen dem Büro und den Einsatzkräften, am selben Vorgang weiterzuarbeiten.
Versenden Sie Angebote als geschützten Online-Link. Ihre Kunden können die Details bequem im Browser prüfen und das PDF herunterladen.
Übernehmen Sie die vereinbarten Positionen aus dem Auftrag in einen Rechnungsentwurf. Kontrollieren Sie Mengen, Beträge und freigegebene Zusatzleistungen, bevor die Rechnung finalisiert wird.
Pflegen Sie Dienstleistungen, Artikel und Materialien zentral. Beim Angebot können Texte, Preise und Positionen direkt übernommen werden.
Ordnen Sie dem Auftrag eine Einsatzkraft, einen Termin und den Arbeitsauftrag zu. Die Rückmeldung erfolgt über den vorgesehenen Einsatzlink oder die separat eingerichtete Smartphone-App. Beide Zugangswege bleiben auf die freigegebenen Vorgänge begrenzt.
Verfügbar, krank, im Urlaub oder bereits im Einsatz: Das Büro sieht den Status bei der Planung. Abwesenheiten am Einsatztag werden geprüft, zeitliche Überschneidungen bleiben als Hinweis sichtbar.
Rechnen Sie zum Festpreis ab, rein nach Zeit oder als Festpreis plus Zeitanteil. Wahlweise wird die Zeit auch nur dokumentiert. Stundensatz und Rundung legen Sie je Auftrag fest.
Wählen Sie die passende Einheit einer Position, etwa Stück, Stunde, Pauschale, Meter oder Liter. Die vorgesehenen Einheiten werden für die elektronische Rechnung den passenden Codes zugeordnet. Kontrollieren Sie, ob die Einheit zur angebotenen Leistung passt.
Aus einem Auftrag übernehmen Sie die Positionen in einen Rechnungsentwurf. Nach Prüfung und Finalisierung entsteht die gewählte PDF- oder ZUGFeRD-/Factur-X-Ausgabe. Die Leitweg-ID ist eine Empfängerreferenz und allein kein Nachweis einer XRechnung.
Sehen Sie, ob ein Angebot noch im Entwurf ist oder eine Kundenentscheidung vorliegt. Beim Auftrag verfolgen Sie Planung, Bearbeitung und Abrechnung. Zugeordnete Dokumente und Rückmeldungen halten den nächsten Arbeitsschritt nachvollziehbar.
Positionen und freigegebene Zusatzleistungen landen zunächst in einem prüfbaren Entwurf. Erst die Finalisierung vergibt die fortlaufende Rechnungsnummer und öffnet Zahlung, Mahnung oder Storno.
Gewähren Sie Rabatte als Nettobetrag, wahlweise auf einzelne Positionen oder auf das gesamte Dokument. Zwischensumme, Steuer und Endbetrag werden dabei laufend mitgerechnet.
Ob Kundengespräch oder Einsatz vor Ort: Ihr Team erhält die Informationen, die es für seine Arbeit braucht. Wir zeigen Ihnen, welcher mobile Zugang zu Ihrem Betrieb passt.
Beim Kundentermin die letzte Absprache nachsehen oder am Angebot weiterarbeiten: Die Tablet-App macht Ihre CRM-Arbeit auch unterwegs zugänglich. Mehr zur Offline-Nutzung erfahren Sie auf der App-Seite.
CloudCRM Tablet-App ansehenDer Mitarbeiter sieht seine Aufträge und hält Zeiten, Fotos und Berichte direkt beim Einsatz fest. Im Büro liegen die Rückmeldungen anschließend zur Prüfung und weiteren Bearbeitung bereit.
CloudCRM Außendienst-App ansehenFür einen einzelnen Einsatz genügt ein geschützter, befristeter Link. Darüber meldet der Mitarbeiter die Arbeit zurück, auch wenn er kein eigenes CRM-Konto hat.
Ablauf mit Einsatzlink ansehenDas Büro prüft den eingereichten Bericht mit Arbeitszeiten, Material und Abweichungen. Nur freigegebene Zusatzleistungen werden für die Abrechnung übernommen; bereits im Grundpreis enthaltene Leistungen dürfen dabei nicht doppelt berechnet werden. Der Einsatzbericht lässt sich als PDF ansehen und drucken sowie bei Bedarf an den Kunden senden.
Angebote und Aufträge sind besonders stark, wenn sie mit Kundenakte, E-Rechnung, Warenwirtschaft, Kassenbuch, GuV und Dokumentenverwaltung verbunden sind.
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente und Verlauf bleiben nachvollziehbar beim passenden Kunden gespeichert.
Wandeln Sie abgeschlossene Aufträge in ZUGFeRD- oder Factur-X-konforme Rechnungen um.
Artikel, Materialien, Produktbuchungen und Bestände lassen sich mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verbinden.
Bezahlte Rechnungen, Barzahlungen, Stripe-Zahlungen und Ausgaben können nachvollziehbar in die Finanzübersicht einfließen.
Die GuV kann auch offene Ausgangsrechnungen enthalten. Der vorläufige EÜR-Bericht berücksichtigt dagegen tatsächliche Zahlungen nach Zahlungsdatum.
Agenturen und Dienstleister verwalten Kunden, Angebote, Tickets, Leistungen und Abrechnung zentral in CloudCRM.
CloudCRM betrachtet Angebote und Aufträge nicht isoliert. Kundendaten, Leistungen, Warenwirtschaft, E-Rechnung, Zahlung, Kassenbuch und Steuerberater-Export greifen ineinander und schaffen eine saubere kaufmännische Grundlage für kleine und mittlere Unternehmen.
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.
Eine Terminänderung, ein zusätzliches Foto oder eine Rückfrage sollen nicht im persönlichen Postfach verschwinden. Die Auftragsakte hält Planung, Leistungen und Rückmeldungen zusammen.
Im Web bearbeiten berechtigte Mitarbeiter die Bezeichnung, den geplanten Beginn und das Ende sowie Leistungsdatum und Hinweise eines bearbeitbaren Auftrags. Änderungen bleiben im Verlauf sichtbar; abgeschlossene oder abgerechnete Aufträge bleiben geschützt.
Nachrichten und Bilder gehören zum selben Vorgang. Die Einsatzkraft kann Fotos aufnehmen oder auswählen. Das Büro findet Rückmeldungen dort, wo es den Auftrag weiterbearbeitet.
Erstellen Sie einen versionierten Auftragsbericht als PDF mit Firmenangaben und ausgewählten Bildern. Prüfen Sie die Vorschau und entscheiden Sie bewusst über Ablage und Versand. Vor der Abrechnung bleiben eingereichte Leistungen zur Prüfung im Büro.
Erstellen Sie ein Beispielangebot und führen Sie es bis zur Rechnung weiter. In der Demo sehen Sie, wie viel Eingabearbeit Sie sich dabei sparen können.