Angebote und Aufträge erstellen und weiterverarbeiten
Erstellen Sie Angebote aus Kundendaten, Leistungen und Artikeln, versenden Sie einen geschützten Online-Link und übernehmen Sie bestätigte Angebote in Auftrag und Rechnung. Jeder Schritt bleibt in der digitalen Kundenakte nachvollziehbar.
- Angebot → Auftrag → Rechnung
- Leistungen & Material
- Status und Verlauf im Blick
Der durchgängige Prozess: Von der Anfrage zur Rechnung
Ein Angebot in Word schreiben und bei Zusage mühevoll ins Rechnungsprogramm abtippen? Das kostet Zeit und erhöht die Gefahr von Übertragungsfehlern. Mit CloudCRM werden Angebot, Auftrag, Rechnung inklusive E-Rechnung, Zahlung und Kundenakte miteinander verbunden.
Ihre Kunden können Angebote online annehmen oder ablehnen. Aus einem bestätigten Angebot erstellen Sie mit wenigen Klicks einen Auftrag und daraus später die fertige Rechnung – alles bleibt sauber beim Kunden dokumentiert.
- Zentrale Daten: Weniger doppelte Eingaben und weniger Copy-Paste-Fehler.
- Direkte Umwandlung: Aus Angebot Auftrag erstellen, aus Auftrag Rechnung erstellen.
- Online-Zustimmung: Kunden können Angebote online annehmen oder ablehnen.
- Nachvollziehbarkeit: Angebot, Auftrag, Rechnung und Zahlung bleiben beim Kunden verbunden.
Vom Angebot zur Rechnung
So beschleunigen Sie Ihre Abläufe und bieten Ihren Kunden ein modernes, digitales Angebotserlebnis – vom ersten Angebot bis zur fertigen E-Rechnung.
Angebot versenden
Erstellen Sie Ihr Angebot auf Basis Ihrer Kundendaten, Leistungen und Artikel und senden Sie Ihrem Kunden einen geschützten Link zur Online-Vorschau.
Angebot online annehmen
Ihr Kunde öffnet das Angebot im Browser, prüft die Positionen und kann das Angebot online annehmen oder ablehnen. Sie behalten den Status im CRM im Blick.
Aus Angebot Auftrag erstellen
Wandeln Sie ein bestätigtes Angebot mit einem Klick in einen Auftrag um. Nach Abschluss der Leistung erstellen Sie daraus direkt die passende Rechnung oder E-Rechnung.
Alle Funktionen für Ihr Auftragsmanagement
CloudCRM unterstützt KMU, Dienstleister, Agenturen, Handwerk und Servicebetriebe bei der strukturierten Angebots- und Auftragsabwicklung.
Online-Angebotslink
Versenden Sie Angebote als geschützten Online-Link. Ihre Kunden können die Details bequem im Browser prüfen und das PDF herunterladen.
Aus Auftrag Rechnung erstellen
Die durchgängige Prozesskette: Aus einem Angebot wird ein Auftrag im System, und daraus erzeugen Sie ohne erneutes Eintippen die fertige Rechnung.
Leistungs- & Artikelkatalog
Pflegen Sie Dienstleistungen, Artikel und Materialien zentral. Beim Angebot können Texte, Preise und Positionen direkt übernommen werden.
Einsatzmitarbeiter im Außendienst
Weisen Sie einen Auftrag samt Termin und Arbeitsauftrag einem Mitarbeiter zu – auch ohne eigenen CRM-Zugang. Vor Ort erfasst er über einen geschützten Link Ankunft, Arbeitszeit, Pausen, Material und Abweichungen.
Verfügbarkeit vor der Zuweisung
Verfügbar, krank, im Urlaub oder bereits im Einsatz: Das Büro sieht den Status bei der Planung. Abwesenheiten am Einsatztag werden geprüft, zeitliche Überschneidungen bleiben als Hinweis sichtbar.
Festpreis oder nach Zeit
Rechnen Sie zum Festpreis ab, rein nach Zeit oder als Festpreis plus Zeitanteil. Wahlweise wird die Zeit auch nur dokumentiert. Stundensatz und Rundung legen Sie je Auftrag fest.
Normierte Einheiten
Die Einheit einer Position wird aus einer festen Liste gewählt – von Stück, Stunde und Pauschale bis Meter, qm, km, kg und Liter. Alle Werte werden verlustfrei auf gültige UN/CEFACT-Codes normalisiert, wie es die E-Rechnung verlangt.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen
Aus abgeschlossenen Aufträgen entstehen strukturierte elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-2.5-Format, inklusive Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
Nachvollziehbare Historie
Status-Markierungen in der Kundenakte zeigen, ob ein Dokument noch im Entwurf ist, beim Kunden zur Prüfung liegt, bestätigt wurde oder abgerechnet ist.
Rechnungsentwurf kontrollieren
Positionen und freigegebene Zusatzleistungen landen zunächst in einem prüfbaren Entwurf. Erst die Finalisierung vergibt die fortlaufende Rechnungsnummer und öffnet Zahlung, Mahnung oder Storno.
Rabatte & Kalkulation
Gewähren Sie Rabatte als Nettobetrag – wahlweise auf einzelne Positionen oder auf das gesamte Dokument. Zwischensumme, Steuer und Endbetrag werden dabei laufend mitgerechnet.
Vom Einsatz vor Ort zur geprüften Position
Der Einsatzbericht geht nicht ungeprüft in die Abrechnung. Das Büro sieht den Verlauf mit Ankunft, Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende live mit und prüft anschließend Zeit und Betrag. Erst die freigegebene Differenz zum vereinbarten Grundpreis wandert als Ist-Leistung in den Rechnungsentwurf – der bereits kalkulierte Auftragswert wird also nicht doppelt berechnet. Jeden Einsatzbericht können Sie als PDF ansehen, drucken und auf Nachfrage direkt an den Kunden senden.
Passende CloudCRM-Funktionen rund um Angebote & Aufträge
Angebote und Aufträge sind besonders stark, wenn sie mit Kundenakte, E-Rechnung, Warenwirtschaft, Kassenbuch, GuV und Dokumentenverwaltung verbunden sind.
Digitale Kundenakte
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente und Verlauf bleiben nachvollziehbar beim passenden Kunden gespeichert.
CRM mit E-Rechnung
Wandeln Sie abgeschlossene Aufträge in ZUGFeRD- oder Factur-X-konforme Rechnungen um.
Warenwirtschaft
Artikel, Materialien, Produktbuchungen und Bestände lassen sich mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verbinden.
CRM mit Kassenbuch
Bezahlte Rechnungen, Barzahlungen, Stripe-Zahlungen und Ausgaben können nachvollziehbar in die Finanzübersicht einfließen.
GuV & Finanzübersicht
Aus bezahlten Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben entstehen übersichtliche Auswertungen für den Geschäftsalltag.
CRM für Agenturen
Agenturen und Dienstleister verwalten Kunden, Angebote, Tickets, Leistungen und Abrechnung zentral in CloudCRM.
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung
CloudCRM betrachtet Angebote und Aufträge nicht isoliert. Kundendaten, Leistungen, Warenwirtschaft, E-Rechnung, Zahlung, Kassenbuch und Steuerberater-Export greifen ineinander und schaffen eine saubere kaufmännische Grundlage für kleine und mittlere Unternehmen.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Kann ich mit CloudCRM Angebote erstellen?
Können Kunden Angebote online annehmen oder ablehnen?
Kann aus einem Angebot ein Auftrag und daraus eine Rechnung erstellt werden?
Können Mitarbeiter ohne CRM-Zugang Einsätze vor Ort dokumentieren?
Kann ich nach Zeit statt zum Festpreis abrechnen?
Ist CloudCRM für kleine Unternehmen geeignet?
So sieht das konkret aus
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.