Problem und Ausgangssituation
Zu einer offenen Rechnung geht zunächst nur ein Teil des Rechnungsbetrags ein.
Kassenbuch und Zahlungen
Teilzahlungen verbuchen und offene Restbeträge verwalten
Wenn ein Kunde nur einen Teilbetrag überweist, bleiben Zahlung, Restbetrag und Rechnungsbezug in CloudCRM nachvollziehbar.
- Teilbeträge korrekt dokumentieren
- Offenen Restbetrag im Blick behalten
- Mahnprozess am tatsächlichen Saldo ausrichten
Ziel des Arbeitsablaufs
Den Zahlungseingang zuordnen, den verbleibenden Betrag sichtbar halten und die Rechnung nach der letzten Zahlung abschließen.
Voraussetzungen
- Vorhandene Ausgangsrechnung
- Geprüfter Zahlungseingang
- Passende Berechtigung zur Zahlungsverbuchung
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Offene Rechnung in der Rechnungsansicht öffnen
Rufen Sie die betreffende Rechnung beim Kunden oder über die Rechnungsliste auf. Kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Empfänger, Gesamtbetrag, Fälligkeit und aktuellen Zahlungsstatus. Teilzahlungen werden in der Rechnungsansicht bearbeitet; das Kassenbuch ist nicht der Ursprung dieser Zahlungs- und Restbetragslogik. Stellen Sie vor der Erfassung sicher, dass der eingegangene Betrag eindeutig zu dieser Rechnung gehört.
Offene Rechnung vor dem Zahlungseingang Schritt 2: Teilzahlung mit Datum und Betrag erfassen
Verwenden Sie in der Rechnungsansicht die vorhandene Aktion zum Hinzufügen einer Zahlung. Tragen Sie den tatsächlich eingegangenen Teilbetrag und das richtige Zahlungsdatum ein. Übernehmen Sie keine erwarteten oder angekündigten Beträge als Zahlung. Nach dem Speichern wird die Zahlung der Rechnung zugeordnet und bei der Berechnung des noch offenen Saldos berücksichtigt.
Erfassung einer Teilzahlung Schritt 3: Gezahlten Betrag und Restbetrag abgleichen
Kontrollieren Sie nach dem Speichern die Zahlungsübersicht der Rechnung. Der bereits gezahlte Betrag muss dem tatsächlichen Zahlungseingang entsprechen; der offene Restbetrag ergibt sich aus Rechnungsbetrag und erfassten Zahlungen. Prüfen Sie auch, ob versehentlich dieselbe Zahlung doppelt erfasst wurde. Erst wenn Zahlungsliste und offener Saldo stimmen, sollte der Vorgang weiterbearbeitet werden.
Rechnung mit offenem Restbetrag Schritt 4: Mahnstatus der Rechnung berücksichtigen
Bleibt nach der Teilzahlung ein Restbetrag offen, bleibt die Rechnung für diesen Saldo relevant. Prüfen Sie Fälligkeit und Mahnstatus in der Rechnungsansicht. Bei einer laufenden Klärung kann der Mahnlauf der konkreten Rechnung mit der dafür vorgesehenen Aktion pausiert werden. Dokumentieren Sie den Grund im Kunden- oder Rechnungskontext und setzen Sie den Mahnlauf nicht ohne erneute Prüfung fort.
Schritt 5: Weitere Zahlung und Ausgleich kontrollieren
Erfassen Sie einen späteren Zahlungseingang erneut als Zahlung zur selben Rechnung. Vergleichen Sie anschließend die Summe aller Zahlungen mit dem Rechnungsbetrag. Wenn kein Restbetrag mehr offen ist, muss der Zahlungsstatus den vollständigen Ausgleich erkennen lassen. Bleibt eine Differenz bestehen, prüfen Sie Betrag und Zuordnung, statt die Rechnung vorschnell als vollständig bezahlt zu behandeln.
Ergebnis
Die Rechnung zeigt die erfassten Zahlungen, den jeweils offenen Restbetrag und nach vollständigem Eingang den abgeschlossenen Zahlungsstatus.
- Teilbeträge korrekt dokumentieren
- Offenen Restbetrag im Blick behalten
- Mahnprozess am tatsächlichen Saldo ausrichten
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Bleibt der Restbetrag sichtbar?
Ja. Nach einer Teilzahlung wird der noch offene Betrag weitergeführt.
Was geschieht im Mahnwesen?
Teilzahlungen werden berücksichtigt; bei einer Klärung lässt sich der Mahnlauf für die Rechnung pausieren.