Nicht jede Rechnung wird in einer Summe bezahlt. Kommt nur ein Teilbetrag an, muss trotzdem jederzeit klar sein, was gezahlt wurde und was noch offen ist. Auch für die Kollegin, die das Mahnwesen betreut.
Zu einer offenen Rechnung geht zunächst nur ein Teil des Betrags ein. Vielleicht war eine Ratenzahlung vereinbart, vielleicht hat der Kunde schlicht gestückelt. In beiden Fällen darf die Rechnung weder als bezahlt gelten noch in voller Höhe angemahnt werden.
Den Zahlungseingang sauber zuordnen, den offenen Rest jederzeit sichtbar halten und die Rechnung nach der letzten Zahlung sauber abschließen.
Auf dem Konto liegt ein Betrag, der nicht zur Rechnung passt. Der Kunde hat nur einen Teil überwiesen. Rufen Sie die Rechnung beim Kunden oder über die Rechnungsliste auf und kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Empfänger, Gesamtbetrag, Fälligkeit und Zahlungsstatus. Wichtig zu wissen: Teilzahlungen bearbeiten Sie in der Rechnungsansicht, nicht im Kassenbuch. Dort landet die Buchung später, die Logik aus Zahlung und Restbetrag steckt aber an der Rechnung. Vergewissern Sie sich vorher, dass der Eingang eindeutig zu dieser Rechnung gehört.
Jetzt wird der Eingang erfasst. Nutzen Sie in der Rechnungsansicht die Aktion zum Hinzufügen einer Zahlung und tragen Sie den tatsächlich eingegangenen Teilbetrag mit dem richtigen Zahlungsdatum ein. Ein häufiger Fehler ist die vorweggenommene Buchung: Was der Kunde am Telefon angekündigt hat, ist noch keine Zahlung. Erfassen Sie nur, was wirklich auf dem Konto liegt, sonst stimmt der offene Saldo nicht mehr. Nach dem Speichern hängt die Zahlung an der Rechnung und fließt in die Berechnung des Restbetrags ein.
Ein kurzer Kontrollblick spart später viel Sucherei. Öffnen Sie die Zahlungsübersicht der Rechnung: Der gezahlte Betrag muss dem tatsächlichen Eingang entsprechen, der offene Rest ergibt sich aus Rechnungsbetrag minus erfassten Zahlungen. Achten Sie besonders darauf, ob dieselbe Zahlung versehentlich zweimal erfasst wurde. Das passiert schnell, wenn zwei Personen unabhängig voneinander buchen. Erst wenn Zahlungsliste und offener Saldo zusammenpassen, sollten Sie den Vorgang weiterbearbeiten.
Solange ein Restbetrag offen ist, bleibt die Rechnung für das Mahnwesen relevant. Auch wenn der Kunde bereits einen Teil bezahlt hat. Prüfen Sie deshalb Fälligkeit und Mahnstatus in der Rechnungsansicht. Läuft gerade eine Klärung, pausieren Sie den Mahnlauf für genau diese Rechnung mit der dafür vorgesehenen Aktion. Nichts ist unangenehmer als eine automatische Mahnung an einen Kunden, mit dem man tags zuvor eine Ratenzahlung vereinbart hat. Halten Sie den Grund fest und setzen Sie den Mahnlauf nicht ohne erneute Prüfung fort.
Kommt später der Rest, erfassen Sie ihn genauso als Zahlung zur selben Rechnung. Danach vergleichen Sie die Summe aller Zahlungen mit dem Rechnungsbetrag. Ist nichts mehr offen, muss der Zahlungsstatus den vollständigen Ausgleich auch anzeigen. Bleibt eine kleine Differenz stehen, gehen Sie ihr nach, statt die Rechnung großzügig als bezahlt abzuhaken: Dahinter stecken meist Bankgebühren, ein abgezogenes Skonto oder eine Zahlung, die auf der falschen Rechnung gelandet ist.
Die Rechnung zeigt jede erfasste Zahlung, den jeweils offenen Rest und nach dem letzten Eingang den abgeschlossenen Zahlungsstatus. Rückfragen lassen sich damit in einem Blick beantworten.
Ja. Nach einer Teilzahlung wird der noch offene Betrag weitergeführt.
Teilzahlungen werden berücksichtigt; bei einer Klärung lässt sich der Mahnlauf für die Rechnung pausieren.
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