Datenschutzerklärung

Diese Hinweise erläutern, welche personenbezogenen Daten Digitalwerk Oberland bei Website-Nutzung, Geschäftskontakten und den freigegebenen CloudCRM-Leistungen verarbeitet. Für Daten von Firmenkunden werden die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten gesondert dargestellt.

1. Verantwortlicher

Digitalwerk Oberland
Inhaber Alexander Paetzoldt
Marktstr. 28
83734 Hausham
Deutschland
E-Mail: datenschutz@dwoberland.de

Diese Kontaktdaten gelten für Fragen zur Verarbeitung in unserer eigenen Verantwortung. Soweit wir Daten für einen Firmenkunden im Auftrag verarbeiten, ist dieser Firmenkunde der Verantwortliche für die jeweilige Kunden-, Beschäftigten- oder Auftragsverarbeitung. Wir unterstützen ihn nach dem AV-Vertrag bei der Bearbeitung Ihrer Anliegen.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Diese Hinweise betreffen die Website, Anfragen und Bestellungen, eigene Vertrags- und Betriebsdaten sowie die Verarbeitung bei Nutzung der bereitgestellten CloudCRM-Funktionen und Begleit-Apps. Sie beschreiben Funktionen nur, soweit diese tatsächlich freigegeben und genutzt werden. Der Umfang ergibt sich aus dem jeweiligen Zugang und der vereinbarten Leistung.

Als Verantwortlicher verarbeiten wir Daten zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung mit der betroffenen Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung konkreter gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie für die nachfolgend benannten berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei freiwilliger Einwilligung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei Ansprechpartnern eines Firmenkunden, die selbst nicht Vertragspartei sind, stützen wir die erforderliche geschäftliche Kommunikation grundsätzlich auf unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung.

Für Daten, die der Firmenkunde als Verantwortlicher in CloudCRM verarbeitet, legt er die zulässigen Zwecke und Rechtsgrundlagen fest. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach seinen dokumentierten Weisungen und dem AV-Vertrag. Art. 28 DSGVO ist dabei keine eigenständige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Der Firmenkunde muss insbesondere seine Kunden, Beschäftigten und externen Mitarbeiter informieren und erforderliche Berechtigungen oder Einwilligungen klären.

Die Bereitstellung erforderlicher Kontakt-, Bestell- und Zugangsdaten ist Voraussetzung für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage beziehungsweise die Nutzung des vereinbarten Dienstes. Fehlen diese Angaben, können wir den betreffenden Vorgang nicht oder nur eingeschränkt durchführen. Freiwillige Angaben und Marketing-Einwilligungen sind davon zu unterscheiden. Eine allgemeine Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung ersetzt keine erforderliche gesonderte Einwilligung.

3. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Für die Übertragung zwischen Ihrem Browser beziehungsweise der App und unseren entsprechend bereitgestellten Diensten wird TLS eingesetzt. Eine HTTPS-Verbindung erkennen Sie an der Adresse im Browser. Transportverschlüsselung ist von der Verschlüsselung gespeicherter Daten zu unterscheiden und bedeutet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sämtlicher Anwendungsdaten. Angaben zur lokalen App-Speicherung finden Sie in Abschnitt 13.

4. Hosting und technische Bereitstellung

Für das Hosting der Website und von CloudCRM setzen wir Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, ein. Die im bestehenden SLA benannten CloudCRM-Server und StorageBox-Dienste befinden sich in Deutschland; dort sind Nürnberg und Falkenstein genannt. Diese Angabe zum Hosting umfasst nicht automatisch alle optionalen externen Dienste, insbesondere Zahlungs- und Push-Dienste.

Dabei werden Anwendungsdaten, Dateien sowie erforderliche Netzwerk-, Zugriffs-, Betriebs- und Fehlerdaten verarbeitet. Website-Betrieb und technische Sicherheit erfolgen in unserer Verantwortung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die sichere und zuverlässige Bereitstellung. Kundenseitig verantwortete Anwendungsdaten werden im Auftrag verarbeitet. Die vertraglichen Details zur Infrastruktur und zu Herausgabeverlangen erläutern CloudCRM Infrastruktur, SLA und AV-Vertrag.

Dokumentenablage, Datenbank, Sicherungen, E-Mail-Versand und technische Überwachung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine zusätzliche Dateiablage ist nicht automatisch ein Backup. Der bestehende Sicherungsumfang mit Sicherungen alle sechs Stunden und sieben Tagen Aufbewahrung auf einer separaten StorageBox bleibt im SLA geregelt. Er setzt weder die Übergabefristen bei Vertragsende herab noch rechtfertigt er eine unbegrenzte Aufbewahrung in Sicherungsketten.

5. Server-Logfiles

Beim Abruf von Seiten und Schnittstellen werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, HTTP-Status, Datenmenge sowie je nach Anfrage Browser- beziehungsweise App-Kennung, Betriebssystem und übermittelte Herkunftsadresse. Auch der Empfang einer Anfrage setzt die Verarbeitung der Netzwerkadresse voraus, wenn spätere Protokolle gekürzte oder gehashte Werte enthalten.

Zwecke sind die Auslieferung, Störungsanalyse, Missbrauchsabwehr und Nachvollziehbarkeit von Sicherheitsvorfällen. Rechtsgrundlage für unsere eigene Betriebsverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zugriff erhalten nur hierfür berechtigte Stellen und eingesetzte Infrastruktur-Dienstleister. Eine erforderliche Verbindung mit Sicherheitsereignissen dient diesen Zwecken und ist von der Webanalyse in Abschnitt 8 zu unterscheiden. Die Aufbewahrung richtet sich nach Abschnitt 24; Hashwerte sind nicht ohne Weiteres anonyme Daten.

6. Technisch notwendige Cookies und Session-Daten

Für Sitzungszuordnung, Anmeldung, Formularsicherheit und die Speicherung Ihrer Datenschutzauswahl werden notwendige Cookies und lokale Speicherungen verwendet. Dazu gehören PHP-Sitzungen, Formular-Sicherheitsmerkmale sowie die Auswahl im Cookie-Banner. App-Speicherungen werden in Abschnitt 13 erläutert.

Soweit die Speicherung oder der Zugriff für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; gegebenenfalls gilt die Ausnahme für die reine Nachrichtenübertragung nach Nr. 1. Andere Speicherungen oder Zugriffe bedürfen der Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, wenn keine Ausnahme greift. Für anschließende personenbezogene Verarbeitungen gelten zusätzlich die jeweils beschriebenen DSGVO-Rechtsgrundlagen. Die Bezeichnung als Sicherheitsfunktion oder der Verzicht auf Cookies allein begründet keine pauschale Ausnahme.

7. DWO Shield: Sicherheitsprüfung bei Formularen

DWO Shield schützt öffentliche Formulare vor automatisiertem Missbrauch. Vor dem Absenden wird im Browser eine technische Rechenaufgabe gelöst und deren Ergebnis serverseitig geprüft. Hierfür wird unser Shield-Dienst angesprochen; es wird kein fremder CAPTCHA-Anbieter allein für dieses Verfahren eingebunden.

Verarbeitet werden insbesondere Challenge-Kennung, Formular- und Websitebezug, Zeitpunkte, Prüfwerte und Prüfergebnis. Der Shield-Dienst verarbeitet bei der Verbindung auch die IP-Adresse und Browserkennung. In den vorgesehenen Challenge-Datensätzen werden gesalzene Hashwerte von IP-Adresse und User-Agent verwendet. Das bedeutet nicht, dass die Netzwerkadresse auf allen beteiligten Servern ausschließlich gehasht vorliegt.

Zweck und berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sind die Vermeidung von Spam, Angriffen und unbefugten Massenanfragen. Erforderliche Endgerätezugriffe werden nach Abschnitt 6 beurteilt. Challenge-Ablauf und tatsächliche Löschung von Daten oder Logs sind verschiedene Vorgänge; die Aufbewahrung richtet sich nach Abschnitt 24. DWO Shield ist vom CloudCRM-Zugangsschutz DWO Sentinel in Abschnitt 20 zu unterscheiden.

8. Webanalyse mit Matomo

Matomo dient der statistischen Auswertung und Verbesserung der Website. Die Website bindet den von uns verwendeten Matomo-Dienst unter tracking.dwoberland.de ein. Das derzeitige Website-Skript startet die Messung grundsätzlich ohne Analyse-Cookies. Die Auswahl „Analyse-Cookies erlauben“ gestattet zusätzlich deren Verwendung. „Ohne Analyse-Cookies“ verhindert diese Cookies, beendet im beschriebenen Ablauf aber nicht jede cookielose Messung.

Je nach Matomo-Konfiguration können Seitenaufrufe, Herkunftsangaben, Zeitpunkte, Geräte- und Browsermerkmale, Nutzungsaktionen sowie eine technisch übermittelte IP-Adresse verarbeitet werden. Eine nachgelagerte Kürzung der IP-Adresse ist von ihrem Empfang zu unterscheiden. Wir behaupten deshalb nicht, dass ein cookieloser Aufruf automatisch anonym ist oder sämtliche Gerätezugriffe ohne Einwilligung zulässig sind.

Die statistische Auswertung ohne Analyse-Cookies dient unserem berechtigten Interesse, die Nutzung der Website zu verstehen, Fehler zu erkennen und Inhalte sowie Bedienung zu verbessern. Als Rechtsgrundlage für die hierbei erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten verwenden wir Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Einwilligungspflichtige Speicherungen oder Zugriffe auf Ihrem Endgerät sind hiervon nicht umfasst. Für Analyse-Cookies gelten Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Verzicht auf Cookies bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche weiteren Endgerätezugriffe ohne Einwilligung zulässig sind; insoweit gelten die Voraussetzungen aus Abschnitt 6.

Über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß können Sie Ihre Auswahl ändern und eine Cookie-Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Dabei veranlasst das Website-Skript die Löschung vorhandener Matomo-Analyse-Cookies. Widersprüche gegen eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie außerdem an unsere Datenschutzadresse richten.

Die eigene Besucherstatistik erfasst zusätzlich Seitenpfad, Datum, Besucherart und Seitenaufrufe. Aus IP-Adresse, Browserkennung und Datum wird ein pseudonymer Tageswert gebildet, um Aufrufe statistisch zuzuordnen. Diese Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse an einer aussagekräftigen Reichweiten- und Nutzungsübersicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein Hashwert ist nicht allein aufgrund seiner Bildung anonym. Die Matomo-Cookie-Auswahl beendet diese gesonderte Statistik nicht. Für deren Aufbewahrung gelten die Zweckgrenzen in Abschnitt 24; ein Widerspruch ist nach Abschnitt 26 über unsere Datenschutzadresse möglich. Einwilligungspflichtige Endgerätezugriffe werden durch diese Rechtsgrundlage nicht ersetzt.

Für bestimmte als nutzerinitiierte KI-Abrufe erkannte Browserkennungen enthält die Website zusätzlich eine serverseitige Übermittlung von Aufrufinformationen an denselben Matomo-Dienst. Dabei werden insbesondere die angefragte URL, die übermittelte Browserkennung und technische Aufrufinformationen verarbeitet. Dies ist von einer Übermittlung Ihrer Anwendungsdaten an einen KI-Textdienst zu unterscheiden. Auch diese Auswertung unterliegt der Zweckbindung und der Prüfung der Rechtsgrundlagen sowie der Aufbewahrung nach Abschnitt 24.

9. Videos, Google Maps und externe Links

Die CloudCRM-Videovorstellung verwendet DPlayer unter dplayer.dwoberland.de. Bei direkt eingebetteten Videos, etwa auf der Demo-Seite, wird der Videodienst bereits beim Aufruf der betreffenden Seite angesprochen. Bei einer Video-Vorschau mit Wiedergabeschaltfläche beginnt die Einbindung erst nach deren Betätigung. Der Dienst verarbeitet die für Abruf und Wiedergabe erforderlichen Netzwerk- und Nutzungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Abrufzeitpunkt und Browserinformationen. Unsere hierfür erforderliche Betriebsverarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die Bereitstellung der Produktvorstellung. Zusätzliche einwilligungspflichtige Speicherungen oder Endgerätezugriffe sind davon nicht umfasst.

Auf der Kontaktseite wird Google Maps erst nach Ihrer Aktivierung über „Karte laden“ eingebunden. Anbieter für Nutzer im EWR ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Durch das Laden werden unter anderem IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Nutzungsdaten an Google übermittelt. Es kann zu einer Verarbeitung durch Google-Unternehmen in den USA kommen. Rechtsgrundlage für diese aktivierte Einbindung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Endgeräteinformationen gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die weitere Übermittlung durch Schließen beziehungsweise Neuladen der Seite ohne erneute Aktivierung beenden; bereits erfolgte Übermittlungen werden dadurch nicht rückgängig gemacht.

Ein Link zu unserem YouTube-Kanal lädt für sich allein kein YouTube-Video innerhalb dieser Website. Wenn Sie einem externen Link folgen oder an anderer Stelle ein dort angebotenes externes Video aktivieren, gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters. Eine Anmeldung bei Google kann eine Zuordnung zu Ihrem dortigen Konto ermöglichen. Weitere Informationen: Google Datenschutz. Angaben zu Übermittlungsgrundlagen finden Sie in Abschnitt 23.

10. Kontaktformulare, Demo-Anfragen und allgemeine Anfragen

Wir verarbeiten die von Ihnen mitgeteilten Namen, Firmen- und Kontaktdaten, Nachrichten, gewünschten Funktionen und gegebenenfalls Branche oder Anforderungen sowie erforderliche Übermittlungsdaten, um Anfragen zu beantworten und Demos vorzubereiten. Es gelten die Rechtsgrundlagen für Vertragsparteien und geschäftliche Ansprechpartner aus Abschnitt 2. Für allgemeine Anliegen besteht unser berechtigtes Interesse an einer sachgerechten Bearbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Demo dauert nach den AGB grundsätzlich 14 Tage und endet ohne automatische kostenpflichtige Fortsetzung. Vor der Nutzung mit personenbezogenen Anwendungsdaten ist das vorgesehene AV-Vertragsverfahren abzuschließen. Eine Demo-Anfrage allein ist keine Werbeeinwilligung. Für Datenübergabe und Löschung gelten die vereinbarten Verfahren; wir behaupten keine allein durch den Ablauf der Demo ausgelöste sofortige Löschung aller Kopien.

11. Bestellungen und Zugangsanfragen

Für Prüfung und Abwicklung einer Bestellung verarbeiten wir Firmen- und Vertretungsangaben, Namen, Anschrift, Kontaktdaten, ausgewählte Pakete, Laufzeiten, Zusatzleistungen, Preise und Zahlungsart. Hinzu kommen Bestellreferenz, Statusmerkmale, Bestätigungen und erforderliche technische Übermittlungsdaten sowie Nachweise zu den abgegebenen Vertragserklärungen.

Passwortvergabe nach Bestellfreigabe. Im Website-Bestellformular wird kein Passwort abgefragt. Die Bestellung allein stellt noch keinen nutzbaren CloudCRM-Zugang bereit. Nach Prüfung und Freigabe erhalten Sie per E-Mail einen Link, über den Sie Ihr Passwort selbst festlegen. Der Link wird beim Versand erzeugt, ist einmal verwendbar und eine Stunde gültig. In der Datenbank wird für seine Prüfung nur ein Hash des Tokens gespeichert; die Versandwarteschlange enthält keinen verwendbaren Link-Token. Ihr gewähltes Passwort wird nicht im Klartext gespeichert und nicht per E-Mail versendet. Ein abgelaufener oder bereits verwendeter Link kann nicht erneut zur Passwortvergabe genutzt werden.

Ein gesondertes Bestellstatus-Token schützt den Abruf des betreffenden Vorgangs und dient nicht der allgemeinen Nachverfolgung auf anderen Seiten. Bestellstatus und Passwortvergabe sind getrennte Verfahren. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die betroffene Vertragspartei, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die erforderliche Geschäftsabwicklung mit Firmenvertretern und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für einschlägige gesetzliche Pflichten.

Vertragsannahme, Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise und freiwillige Einwilligungen sind verschiedene Vorgänge. Eine Änderung dieser Hinweise nimmt keine neue AGB- oder SLA-Fassung für Sie an. Für wesentliche Vertragsänderungen gilt das vereinbarte Verfahren mit ausdrücklicher Zustimmung einer berechtigten Person.

12. E-Mail-Kommunikation

Bei E-Mails verarbeiten wir Absender- und Empfängeradressen, Namen, Inhalte und Anhänge sowie Zeitpunkte, Versandstatus und erforderliche technische Zustelldaten. Dies dient der Bearbeitung von Anfragen, Vertragsabwicklung, Dokumentation und Fehlerklärung. Es gelten je nach Rolle und Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO nach Abschnitt 2. Für den betrieblichen Versand wird die im SLA beschriebene separate E-Mail-Infrastruktur eingesetzt. Von Kunden angebundene Postfächer und Rechnungsadressen werden im Rahmen des Auftrags verarbeitet.

Bitte übermitteln Sie nur erforderliche Inhalte und nutzen Sie für besonders vertrauliche Unterlagen die abgestimmten sicheren Übermittlungswege. Freiwillige Werbemitteilungen und notwendige Systemmitteilungen werden nach Abschnitt 19 unterschieden.

13. Nutzung von CloudCRM und der Begleit-Apps

Webanwendung und Rollen. Abhängig von Paket, Modulen und Rechten werden Firmen, Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Angebote, Aufträge, Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen, Dokumente, Kassen- und Bankimportdaten, EÜR- und GuV-Auswertungen, Aufgaben, Kalender, Tickets und Nachrichten verarbeitet. Gebuchte Zusatzmodule können Office-Dateien, Projektvorgänge sowie Einkaufs- und Logistikdaten enthalten. Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung umfassen Identität, Firmenzuordnung, Rollen und Berechtigungen. Inhalte werden dem jeweiligen Firmenkonto zugeordnet; die zulässige Verarbeitung einschließlich Beschäftigtendaten verantwortet der Firmenkunde.

Anmeldung und Geräteverwaltung der Haupt-App. Die Haupt-App verarbeitet Benutzer- und Firmenzuordnung, eingeräumte Rechte, Geräte- beziehungsweise Installationskennungen, App-Version und technische Sitzungsdaten. Zugangstoken und Erneuerungstoken dienen der authentifizierten Kommunikation und werden auf dem Endgerät über den geschützten Speicher des Betriebssystems verwaltet. Serverseitig werden Sitzungs-, Geräte-, Widerrufs- und erforderliche Sicherheitsinformationen geführt. Ablauf eines Tokens, Widerruf einer Sitzung und Löschung aller zugehörigen Protokolle sind unterschiedliche Vorgänge.

Lokale Daten und Offline-Arbeit. Die Haupt-App hält freigegebene Anwendungsdaten in einer lokalen Datenbank und führt noch zu übertragende Vorgänge sowie Konflikt- und Synchronisierungsstände. Dazu können Kunden- und Vorgangsdaten, Nachrichten, Steuerentwürfe und zwischengespeicherte Dokumentinformationen gehören. Die reguläre lokale Anwendungsdatenbank wird mit SQLCipher verschlüsselt gespeichert. Der Datenbankschlüssel liegt im geschützten Betriebssystemspeicher. Bestimmte Vorgangs- und Steuerinformationen werden zusätzlich auf Datensatzebene verschlüsselt. Vorhandene ältere Datenbankdateien werden vor der weiteren Nutzung in die geschützte Ablage übernommen und auf Datenerhalt geprüft. Fehlt ein erforderlicher Schlüssel oder scheitert die Prüfung, darf die vorhandene Datenbank nicht durch einen leeren Bestand ersetzt werden. Betriebssystemschutz und Datenbankverschlüsselung sind von heruntergeladenen Dateien, Exporten und temporären Dateien anderer Programme zu unterscheiden. Für diese wird keine pauschale vollständige Verschlüsselung zugesichert.

Erst eine erfolgreiche Serverbestätigung belegt die Übernahme einer lokalen Änderung. Rechteänderungen können Inhalte aus dem nutzbaren lokalen Bestand entfernen oder noch offene Entwürfe sperren. Bei regulärer Abmeldung prüft die Haupt-App zunächst offene Vorgänge und Konflikte. Nach erfolgreicher Abmeldung werden die vorgesehenen Anwendungs- und Sitzungsdaten bereinigt. Bei abgelaufenen Sitzungen oder noch offenen Änderungen können lokale Bestände zur erneuten Anmeldung beziehungsweise Klärung erhalten bleiben; eine sofortige vollständige Löschung sämtlicher Caches und historischer Metadaten wird nicht zugesagt.

Biometrie und Dateien. Soweit die biometrische Entsperrung verwendet wird, prüft das Betriebssystem das biometrische Merkmal lokal. Die App erhält das Ergebnis der Prüfung; biometrische Vorlagen oder Fingerabdruckbilder werden dafür nicht an Digitalwerk Oberland übertragen. Heruntergeladene oder an andere Programme übergebene Dateien können außerhalb des App-Speichers verbleiben. Dort richtet sich die weitere Speicherung nach dem gewählten Ziel und dessen Einstellungen.

Außendienst-App. Zugewiesene externe Mitarbeiter erhalten einen gesonderten, gerätegebundenen Zugang mittels Aktivierung. Verarbeitet werden insbesondere Mitarbeitername und erforderliche Kontaktdaten, Firmen- und Gerätezuordnung, Aktivierungs- und Sitzungsmerkmale sowie die zugewiesenen Aufträge und erforderlichen Kundendaten. Hinzu kommen Status- und Zeitmeldungen, Teamnachrichten, Fotos, Dateianhänge, Tätigkeitsberichte, Kundenberichte als PDF, Freigabe- und Zustellinformationen. Fotos und Berichte können personenbezogene Inhalte über Kunden, Beschäftigte oder andere abgebildete Personen enthalten. Der Firmenkunde muss die Erforderlichkeit, Befugnis und Information der betroffenen Personen klären.

Dateiübertragung und Sicherheitsprüfung. Für hochgeladene Fotos, Berichte und Dokumente können auf dem Server zugriffsgeschützte Zwischen- und Prüfkopien entstehen. Sie dienen der sicheren Übernahme, Dateiverarbeitung und Virenprüfung. Eine ausstehende Übertragung, ein Zwischenspeicher und eine erfolgreich gespeicherte Firmendatei sind unterschiedliche Verarbeitungsstände. Eine technische Warte- oder Sperrmeldung bedeutet nicht automatisch, dass Schadsoftware gefunden wurde. Einzelheiten zur Prüfung und Aufbewahrung finden Sie in den Abschnitten 20 und 24.

Die Außendienst-App speichert Offline-Arbeitsdaten und ausstehende Vorgänge in einer verschlüsselten lokalen Datei; Schlüssel und Sitzungsdaten werden getrennt im geschützten Betriebssystemspeicher verwaltet. Die Verschlüsselung schützt diese Ablage, ist aber keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegenüber dem CloudCRM-Server. Synchronisierungsstatus und Konflikte zeigen an, ob eine Übernahme noch aussteht. E-Mail-Einladungen und geschützte Auftragslinks enthalten Zugangsinformationen und dürfen nur an berechtigte Personen weitergegeben werden.

Eine Abmeldung kann bei laufenden Zeiten, offenen Vorgängen oder Konflikten zunächst eine Klärung verlangen. Bei erfolgreicher Abmeldung werden Sitzung und Aktivierung entfernt und der sichtbare Arbeitsbestand zurückgesetzt. Die verschlüsselte Arbeitsdatei und der zugehörige Schlüssel werden dabei im beschriebenen Ablauf nicht automatisch vollständig gelöscht. Ein Gerätewiderruf entzieht den Serverzugang, ist aber keine garantierte Fernlöschung eines offline befindlichen Geräts. Vor Weitergabe oder Aussonderung sind deshalb App-Daten beziehungsweise das Gerät nach den organisatorischen Vorgaben des Firmenkunden zu bereinigen.

Rechtsgrundlagen und Verantwortlichkeit. Kunden-, Beschäftigten- und Auftragsinhalte verarbeiten wir im Auftrag des Firmenkunden; seine Rechtsgrundlagen und Informationspflichten gelten auch für zugewiesene externe Mitarbeiter. Eigene erforderliche Vertrags-, Zugangs- und Sicherheitsverarbeitungen erfolgen nach Abschnitt 2 und 20. Dies ist keine pauschale Einwilligung für Mitarbeiterüberwachung. Push-Dienste, Steuerdaten und Löschung werden ergänzend in den Abschnitten 19, 20 und 24 erläutert.

14. DigitInvoice, E-Rechnung und Steuer-Center

DigitInvoice. Beim elektronischen Rechnungseingang werden je nach eingerichtetem Empfangsweg E-Mails, Absender- und Empfängerangaben, Empfangszeitpunkte, Anhänge, strukturierte Rechnungsdaten und PDF-Dateien verarbeitet. Die Daten werden für die unterstützte Anzeige, Zuordnung, technische Prüfung und Weiterverarbeitung im CloudCRM verwendet. Entsprechendes gilt für die bereitgestellten Import- und Exportfunktionen. Für Anwendungsdaten handeln wir nach dem AV-Vertrag auf Weisung des Firmenkunden; die Rechtsgrundlage legt dieser als Verantwortlicher fest.

Steuer-Center. Das Steuer-Center ist ausschließlich im Business-Paket enthalten. Im Demo-Zugang steht nur eine Testsimulation ohne produktive ELSTER-Übermittlung bereit. Die jeweils freigegebenen Funktionen verarbeiten insbesondere Firmen- und Steuerpflichtigenangaben, Steuer- und Identifikationsnummern, Finanzamtszuordnung, Formular- und Jahresbezug, steuerliche Angaben und Quellen, Entwürfe, Revisionen, Anlagen, Berechnungsvorschauen, Prüfungen, Freigaben und deren Benutzer- und Zeitbezug. Hinzukommen können Zertifikatsreferenzen, Zertifikatsdateien, Freigaben für deren Verwendung sowie zugehörige Prüf- und Kommunikationsprotokolle. Formularinhalt und Beleganhänge können besonders schutzbedürftige Informationen enthalten. Steuerdaten sind nicht allein wegen ihres Steuerbezugs besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO; einzelne Inhalte können solche Kategorien betreffen, etwa Gesundheitsangaben oder Angaben zur Religionszugehörigkeit.

Zugriffe und Bearbeitung richten sich nach Firmenzuordnung, Rechten und ausdrücklichen Steuerberaterzuweisungen. Für Zertifikatsprüfungen und freigegebene Vorgänge werden die erforderlichen Zugangsmittel in dem dafür vorgesehenen privaten Serverbereich verarbeitet. Zertifikatsdatei, Passwortfreigabe und nachvollziehbare Prüfgeschichte haben unterschiedliche Zwecke und Löschvorgänge; die Löschung einer Zertifikatsdatei löscht nicht automatisch steuerliche Nachweise.

Vorbereitung, lokale Validierung, ERiC-Test, fachliche Freigabe und produktive Übermittlung sind getrennt. Eine produktive ELSTER-Übermittlung setzt eine gesonderte Freigabe der betreffenden Verfahren voraus; die Demo ist auf die Testsimulation beschränkt. Diese Fassung beschreibt daher keine bereits produktiv angebotene Abgabe bei Finanzbehörden. Auch im freigegebenen Testbetrieb kann eine Kommunikation mit ELSTER-Testdiensten stattfinden; dafür sind ausschließlich zulässige Testdaten zu verwenden. Künftige produktive Übermittlungen, Abrufe amtlicher Mitteilungen und deren Empfänger müssen vor ihrer Freigabe anhand des konkreten Verfahrens in die Informationen und Auftragsunterlagen aufgenommen werden.

Steuerfälle, Anhänge, Rückmeldungen und zugeordnete Dokumente werden entsprechend den Weisungen und gesetzlichen Pflichten des Verantwortlichen aufbewahrt und in die vereinbarte Übergabe einbezogen. Technische Prüfungen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Die geschuldete Funktionsfähigkeit der Software bleibt davon unberührt.

15. API, Webschnittstellen und Systemverbindungen

Schnittstellen verbinden die Website, CloudCRM, Apps und die hierfür eingerichteten Dienste. Verarbeitet werden die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Nutzdaten sowie Firmen-, Benutzer- oder Gerätebezüge, Zeitpunkte, Status- und Fehlermeldungen. Dazu gehören etwa Anfragen, Bestellungen, Tickets, Synchronisierung, Dateiübertragungen, Benachrichtigungen und Freigabeprüfungen.

Für Authentifizierung und Schutz werden Zugangstoken, API-Zugangsmerkmale und technische Prüfwerte verarbeitet. Eigene erforderliche Betriebs- und Sicherheitsdaten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, erforderliche eigene Vertragsdaten nach Maßgabe von Abschnitt 2 auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Anwendungsdaten bleiben bei weisungsgebundener Verarbeitung im Verantwortungsbereich des Firmenkunden. Eine vorhandene Schnittstelle erlaubt keine beliebige Weitergabe sämtlicher Daten. Vom Firmenkunden eigenständig angebundene Dritte sind zusätzlich in seinen Datenschutzinformationen zu berücksichtigen.

16. Zahlungsabwicklung

Für Rechnung und Überweisung verarbeiten wir Rechnungs-, Firmen- und Kontaktdaten, Zahlungsreferenzen, Zahlungseingänge und Buchungsstatus. Wenn im konkreten Bestellvorgang angeboten und von Ihnen gewählt, können Stripe oder PayPal zur Zahlungsabwicklung eingesetzt werden. Die angebotenen Zahlungsweisen ergeben sich aus dem konkreten Bestellvorgang.

Stripe. Bei Nutzung von Stripe werden die erforderlichen Kontakt-, Rechnungs-, Zahlungs- und Transaktionsdaten an den jeweiligen Stripe-Dienst übermittelt. Für europäische Zahlungsdienste ist insbesondere Stripe Payments Europe, Limited, Irland, benannt. Rollen und weitere zuständige Stripe-Gesellschaften hängen vom eingesetzten Dienst ab. Zahlungsdaten können auf den von Stripe bereitgestellten Seiten erfasst werden; unsere Anwendung erhält die für Abrechnung und Zuordnung erforderlichen Referenzen und Statusmeldungen. Weitere Angaben: Stripe Datenschutzerklärung und Stripe Datenschutzbedingungen.

PayPal. Bei gewählter PayPal-Zahlung werden erforderliche Bestell-, Betrags-, Referenz- und Transaktionsdaten an PayPal übermittelt und Zahlungsstatus beziehungsweise Zahlungsreferenzen zurückgegeben. Für Nutzer im EWR nennt PayPal die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, als verantwortliche Gesellschaft. PayPal verarbeitet Daten auch für eigene gesetzliche Pflichten, Zahlungsprüfung und Missbrauchsabwehr. Weitere Angaben: PayPal Datenschutzerklärung.

Für unsere Zahlungsabwicklung gelten Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise bei Firmenvertretern lit. f DSGVO und für gesetzliche Aufbewahrungspflichten lit. c. Zahlungsdienstleister sind nicht pauschal für alle Vorgänge unsere Auftragsverarbeiter. Bei deren internationalen Verarbeitungen sind zusätzlich die Voraussetzungen aus Abschnitt 23 zu beachten. Ein zufälliges Bestellstatusmerkmal dient ausschließlich dem geschützten Abruf des betreffenden Bestellvorgangs.

17. Feedback-, Support- und Ticketsysteme

Bei Support und HelpCRM verarbeiten wir Kontaktdaten, Firmen- und Benutzerzuordnung, Anliegen, Nachrichten und Anhänge, Kategorie, Bearbeitungs- und Kommunikationsverlauf sowie notwendige Diagnoseinformationen. Dies dient der Fehlerbehebung, Unterstützung und Nachvollziehbarkeit. Für eigene Supportkontakte gelten Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO nach Abschnitt 2; Einblick in kundenseitig verantwortete Anwendungsdaten erfolgt auftragsbezogen und im notwendigen Umfang nach dem AV-Vertrag.

Bitte reichen Sie nur die erforderlichen Ausschnitte ein. Bildschirmaufnahmen und Protokolle können Daten weiterer Personen enthalten. Technische Überwachung von Diensten, etwa über Zabbix, kann Betriebszustände, Erreichbarkeit, Fehler und Kapazitätswerte erfassen. Soweit diese Informationen Personen-, Geräte- oder Kontobezüge enthalten, gelten Zweckbindung, beschränkte Zugriffe und die Aufbewahrungskriterien in Abschnitt 24. Die Verwendung eines Monitoringsystems bedeutet keine pauschale Weitergabe sämtlicher Anwendungsinhalte an dessen Hersteller.

18. Einsatz von Fernwartungs-Tools (DWO-Remote-Support)

DWO-Remote-Support basiert auf RustDesk. Bei einer von Ihnen freigegebenen Sitzung werden insbesondere Geräte- und Verbindungskennungen, Netzwerkadressen, Verbindungszeitpunkte und die für Anzeige beziehungsweise Bedienung erforderlichen Bildschirminhalte verarbeitet. Bei gesondert freigegebener Dateiübertragung werden die ausgewählten Dateien übertragen. Auf dem Bildschirm können auch Daten anderer Personen sichtbar sein.

Das vorgesehene Betriebsmodell verwendet eigene Vermittlungs- und Relay-Dienste. Eine pauschale Zusicherung, dass jede eingesetzte Clientversion unter allen Einstellungen keinerlei Verbindung zu weiteren Diensten herstellt, wird damit nicht verbunden. Maßgeblich ist die konkret freigegebene Konfiguration. Fernwartung erfolgt im abgestimmten Umfang; Sie können die Sitzung beenden. Eine Bildschirmaufzeichnung wird durch diese Beschreibung nicht als allgemeiner Bestandteil der Leistung eingeführt.

Die erforderliche Unterstützung beruht für unsere eigene Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO nach Abschnitt 2. Werden kundenseitig verantwortete personenbezogene Daten zugänglich, sind die Voraussetzungen der Auftragsverarbeitung vor dem Zugriff zu klären, unabhängig davon, ob Fernwartung einmalig oder regelmäßig erfolgt. Nicht erforderliche Anwendungen sollten vor der Sitzung geschlossen werden.

19. CloudCRM Update-Benachrichtigungen und weitere Mitteilungen

Notwendige Vertrags- und Systemmitteilungen. Wir verarbeiten Firmen- und Benutzerbezug, Kontaktadresse, Art der Mitteilung, Zeitpunkt und Zustellstatus für erforderliche Vertrags-, Wartungs-, Betriebs- und Sicherheitsinformationen. Diese werden von freiwilliger Werbung getrennt. Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO nach Abschnitt 2 sowie bei einer konkreten gesetzlichen Pflicht lit. c. Notwendige Mitteilungen sind nicht von einer Newsletter-Einwilligung abhängig.

Freiwilliger Newsletter und Marketing. Freiwillige Werbe- oder Newsletter-Mitteilungen setzen im hier beschriebenen Modell Ihre gesonderte Einwilligung voraus. Dabei werden die Kontaktadresse, gegebenenfalls Name und Interessen sowie Anmeldung, Bestätigung und Versandstatus verarbeitet. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Vorgaben für elektronische Werbung bleiben zu beachten. Einwilligungen können Sie für die Zukunft über den vorgesehenen Abmeldelink oder durch eine Nachricht an uns widerrufen. Erforderliche begrenzte Nachweise zur Einwilligung und eine Sperrkennzeichnung zur Beachtung eines Widerspruchs werden für Nachweis und Vermeidung weiterer Werbung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt.

Push in den Apps. Die CloudCRM-Apps binden Firebase Cloud Messaging (FCM) ein; auf iOS erfolgt die Zustellung über den Apple Push Notification Service (APNs). Die Verfügbarkeit hängt von der jeweiligen App-Fassung, der serverseitigen Einrichtung und den Einstellungen ab. Bei freigegebener und aktivierter Push-Nutzung werden Push- beziehungsweise Installationskennungen und erforderliche Zustelldaten an den eingesetzten Google-Dienst und auf iOS den Apple-Push-Dienst übermittelt.

Die serverseitigen Push-Nachrichten enthalten im beschriebenen Ablauf feste Hinweistexte und technische Zuordnungsmerkmale, etwa Firmen-, Benutzer- beziehungsweise Mitarbeiterbezug, Benachrichtigungskennung und bei Außendienst die Auftragskennung sowie die Serverzuordnung. Die Haupt-App verwendet zusätzlich eine feste Ereigniskategorie. Freie Nachrichtentexte und Kundennamen werden nicht als Nachrichtentext weitergereicht; auch Kennungen und Ereigniskategorien können aber personenbezogen sein. Die Einzelheiten werden erst über den berechtigten App-Zugriff abgerufen.

Push-Einstellungen können in der App beziehungsweise im Betriebssystem geändert werden. Eine Betriebssystemfreigabe ist von einer datenschutzrechtlich erforderlichen Einwilligung zu unterscheiden. Soweit Push zur von Ihnen gewünschten Benachrichtigungsfunktion erforderlich ist, sind die Rechtsgrundlagen für eigene Vertrags- und Betriebsdaten aus Abschnitt 2 sowie die auftragsbezogene Grundlage des Firmenkunden zu beachten; darüber hinaus erforderliche Einwilligungen und Endgerätezugriffe sind gesondert zu behandeln. Eine Deaktivierung beendet nicht automatisch sämtliche bereits beim Push-Dienst vorhandenen Installations- und Zustelldaten. Dienstleisterinformationen: Firebase Datenschutz und Sicherheit; Übermittlungen siehe Abschnitt 23.

20. Logdaten, DWO Sentinel und Missbrauchsprävention

Für sichere Zugänge, Fehleranalyse und Vorfallbearbeitung werden insbesondere Netzwerkadressen beziehungsweise deren technische Ableitungen, Geräte- und App-Informationen, Zeitpunkte, Ereignisarten, Ergebnis- und Fehlercodes, Sitzungs- beziehungsweise Kontobezüge sowie Zugriffs- und Sperrereignisse verarbeitet. Dies dient unserem berechtigten Interesse am Schutz von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Verarbeitung ausschließlich der weisungsgebundenen Absicherung von Kundendaten dient, ist sie zusätzlich im AV-Vertrag und den TOM abzubilden.

DWO Sentinel ist für die technische Prüfung und Überwachung von CloudCRM- und App-Zugängen vorgesehen. Je nach aktivierter Integration werden Netzwerk- und Anfragemerkmale sowie sicherheitsbezogene Ereignisse ausgewertet. Daraus können zeitweilige Zugangsbeschränkungen oder eine weitergehende Prüfung entstehen. Netzwerkadressen, pseudonyme Zuordnungen, Sperrgründe und deren Bearbeitungsstatus sind weiterhin schutzbedürftige Informationen. DWO Shield aus Abschnitt 7 bleibt ein gesondertes Verfahren für öffentliche Formulare.

Virenschutz für Dateien. Der serverseitige Virenschutz prüft Dateien aus den angebundenen Upload- und Verarbeitungsvorgängen, einschließlich App-Fotos und DigitInvoice-Rechnungsanhängen. Dafür werden Dateiinhalte in einem zugriffsgeschützten Prüfbereich verarbeitet. Zu den gesonderten, gegen unbemerkte Veränderung abgesicherten Prüfnachweisen gehören insbesondere Datei- und Firmenzuordnung, ein technischer Fingerabdruck der Datei, Dateigröße, Prüfzeitpunkte, Prüfergebnis, Erkennungs- oder Fehlergrund sowie Angaben zum verwendeten Scanner und Signaturstand. Diese Zuordnungen sind nicht automatisch anonym. Die Inhaltsprüfung von Kundendateien erfolgt im Rahmen des AV-Vertrags zur Absicherung der Auftragsdaten; erforderliche eigene Sicherheitsnachweise dienen zusätzlich dem oben beschriebenen berechtigten Interesse an einem sicheren Betrieb.

Eine Datei kann bis zum Abschluss einer Prüfung oder zur Klärung eines Fundes gesperrt bleiben. Auch ein nicht erreichbarer Prüfdienst oder eine vorübergehend belegte Verarbeitung kann eine Freigabe verhindern; dies ist für sich genommen kein Nachweis eines Virus. Prüfkopien sind keine öffentlich zugängliche Dateiablage. Eine routinemäßige Übermittlung der Dateiinhalte an externe Analyseportale ist mit diesem Verfahren nicht verbunden. Sie können eine aus Ihrer Sicht unberechtigte Sperre über den Support prüfen lassen. Prüfkopien, Prüfnachweise und die eigentliche Firmendatei haben unterschiedliche Zwecke und werden nach Abschnitt 24 getrennt behandelt.

Sicherheitsereignisse können zur Untersuchung an den internen Sicherheitsmonitor und die dafür zuständigen Stellen übergeben werden. Eine Weitergabe an einen externen Analysedienst wird allein durch diese Beschreibung nicht eingeführt. Zugriffsberechtigte Infrastruktur- und Supportstellen sind nur im erforderlichen Umfang einzubeziehen. Eine unbegrenzte Speicherung oder ein Versprechen garantierter Angriffssicherheit wird nicht behauptet. Sperrungen können Sie über die bekannten Supportwege zur Prüfung melden. Die Aufbewahrung ist für die jeweiligen Ereignis-, Sperr- und Protokollbestände getrennt nach Abschnitt 24 zu beurteilen.

21. Auftragsverarbeitung

Für personenbezogene Anwendungsdaten des Firmenkunden wird ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO benötigt. Er regelt insbesondere Gegenstand, Dauer, Zwecke, Kategorien betroffener Personen und Daten, Weisungen, Vertraulichkeit, TOM, Unterauftragsverarbeitung, Unterstützung und Rückgabe beziehungsweise Löschung. Diese Datenschutzerklärung ersetzt den Vertrag und seine Anlagen nicht.

Apps, Offline-Speicherung, externe Mitarbeiter, Steuerfälle, Sicherheitsmonitoring und Push-Dienste sind bei entsprechendem Einsatz im Auftragsumfang und den Anlagen zu berücksichtigen. Änderungen am Auftragsverhältnis erfolgen im dafür vorgesehenen Verfahren. Wir leiten aus einer bloßen Aktualisierung dieser Website keine Genehmigung neuer Unterauftragsverarbeiter oder Änderung angenommener Vertragsfassungen ab.

Die TOM beschreiben insbesondere Zugriffsbeschränkungen, den Schutz administrativer Zugänge, Geräte- und Übertragungsschutz, Datensicherung, Wiederherstellungsprüfungen und den Umgang mit Sicherheitsvorfällen. Betrifft eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Auftragsdaten, informieren wir den betroffenen Firmenkunden unverzüglich nach Bekanntwerden und unterstützen die Aufklärung. Für eigene Verantwortungsbereiche prüfen wir die gesetzlichen Melde- und Benachrichtigungspflichten gesondert. Die Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren werden ergänzend in Ziffer 6 des SLA erläutert.

Der Firmenkunde bleibt für seine Rechtsgrundlagen, Beschäftigteninformationen und ein erforderliches Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten verantwortlich. Bereitgestellte TOM oder Verfahrensdokumentationen unterstützen ihn dabei und sind keine pauschale Zertifizierung seiner Abläufe. Betroffenenanfragen zu Auftragsdaten werden im Zusammenwirken mit dem zuständigen Firmenkunden bearbeitet.

22. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Empfänger erhalten nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten. Dazu gehören befugte interne Stellen, Hosting-, Speicher- und Netzwerkdienstleister, erforderliche E-Mail- und Supportstellen sowie bei gewählter Nutzung die beschriebenen Zahlungs- und Push-Dienste. Innerhalb eines Firmenkontos bestimmen die eingeräumten Rechte, welche Mitarbeiter oder ausdrücklich zugewiesenen Berater Anwendungsdaten erhalten. Nachrichten, Berichte und geschützte Links werden nur an die im jeweiligen Vorgang vorgesehenen Empfänger übermittelt.

Für eigene Buchhaltung und gesetzliche Pflichten können unsere Steuerberatung, rechtliche Beratung und zuständige Behörden Empfänger sein. Eine Weitergabe von Steuerfällen an Finanzbehörden setzt das für das konkrete Verfahren freigegebene und zulässige Vorgehen voraus; Abschnitt 14 beschreibt die derzeitige Grenze. Zahlungsdienstleister und Betriebssystemanbieter können für eigene Zwecke selbst verantwortlich sein. Eine bloße Nennung in dieser Erklärung macht sie nicht zu genehmigten Unterauftragsverarbeitern für sämtliche Kundeninhalte.

23. Drittlandübermittlungen

Das in Abschnitt 4 beschriebene deutsche Hosting ist von externen Diensten zu unterscheiden. Insbesondere Google-/Firebase-Dienste, Google Maps, Apple-Push und Zahlungsdienste können Verarbeitungen außerhalb von EU und EWR einschließen. Entscheidend sind der tatsächlich eingesetzte Dienst, die empfangende Gesellschaft, die Daten und die hierfür geltenden Vertrags- und Übermittlungsbedingungen.

Eine Übermittlung setzt die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO voraus, etwa einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 oder geeignete Garantien nach Art. 46 einschließlich erforderlicher ergänzender Maßnahmen. Beim EU-US Data Privacy Framework ist zu prüfen, ob die konkrete US-Empfängergesellschaft für den betreffenden Datenbereich wirksam erfasst ist. Eine allgemeine Bezugnahme auf das Framework ersetzt diese Prüfung nicht. Ausnahmen nach Art. 49 sind kein pauschaler Ersatz für die Absicherung regelmäßiger Dienstleisterübermittlungen.

Informationen zu den jeweils herangezogenen Garantien und zum Zugang zu einer Kopie erhalten Sie über unsere Datenschutzadresse unter Berücksichtigung geschützter Angaben. Bei Auftragsdaten sind außerdem Weisungen und Unterauftragsvereinbarungen zu beachten. Die Beschreibung eines Anbieters als europäische Gesellschaft schließt Drittlandzugriffe durch verbundene Unternehmen nicht automatisch aus.

24. Speicherdauer, Datenübergabe und Löschung

Löschantrag im Profil, Web und Haupt-App: In der CloudCRM-Weboberfläche und der CloudCRM-Haupt-App einschließlich der Tablet-App öffnen Sie Profil → Konto und wählen „Persönliches Konto löschen“. Ein aktiver Firmenadministrator kann dort getrennt die Löschung des gesamten Firmenkontos beantragen und muss seine Vertretungsberechtigung bestätigen. Benutzer- und Firmenzuordnung werden aus der angemeldeten Sitzung beziehungsweise dem App-Zugang übernommen; diese Angaben müssen Sie nicht erneut frei übermitteln. Ein Grund und ein gewünschter Datenexport sind freiwillig. Vor dem Absenden ist eine ausdrückliche Bestätigung des gewählten Löschumfangs erforderlich. Wir verlangen für den Löschantrag keine Übermittlung Ihres Passworts.

Öffentlicher Zugang ohne App: Über die Seite CloudCRM-Konto löschen oder per E-Mail an datenschutz@dwoberland.de können Sie den Antrag auch ohne Anmeldung und nach Deinstallation einer App stellen. Das öffentliche Formular übermittelt die erforderlichen Angaben über den gesicherten CloudCRM-Eingang an einen geschützten Löschvorgang mit zugehörigem Bearbeitungsticket. Öffentlich eingegebene Konto- und Firmenangaben sind noch keine Identitäts- oder Berechtigungsbestätigung. Dieser Weg steht unabhängig davon offen, welche CloudCRM-App Sie verwendet haben.

Bearbeitung und Bestätigung: Digitalwerk Oberland bearbeitet Löschanträge manuell innerhalb von 14 Tagen nach Eingang. Das Absenden allein löscht oder sperrt keine Zugänge. Sie erhalten eine Vorgangsnummer; angemeldete Antragsteller können ihre Anträge und den Bearbeitungsstand unter „Profil → Konto“ ansehen. Vor der Ausführung prüfen wir Identität, Befugnis, Umfang, einen gegebenenfalls gewünschten Export und konkret erforderliche Restbestände. Notwendige Rückfragen oder Hindernisse teilen wir innerhalb dieser Frist mit. Erst nach tatsächlich abgeschlossener Löschung folgt die Abschlussbestätigung mit dem betroffenen Konto, dem Zeitpunkt, dem tatsächlichen Ergebnis und gegebenenfalls begründeten verbleibenden Daten. Ein geschlossenes Bearbeitungsticket allein belegt keine abgeschlossene Löschung.

Persönliches Benutzerkonto und gesamtes Firmenkonto: Bei einer persönlichen Kontolöschung werden der Benutzerzugang und die zugehörigen persönlichen Kontodaten, Sitzungen, App-Zugänge und persönlichen Dateien über die vorgesehenen Löschverfahren bereinigt. Gemeinsame Geschäftsvorgänge und Dokumente der Firma bleiben erhalten. Zur erforderlichen Zuordnung abgeschlossener Vorgänge kann ein gesperrter Historieneintrag mit minimalem bisherigem Anzeigenamen verbleiben; er ermöglicht keine weitere Anmeldung. Seine Erforderlichkeit ist an den zugehörigen rechtmäßig aufbewahrten Geschäftsvorgang gebunden und bei Wegfall dieses Grundes erneut zu prüfen. Die Löschung des gesamten Firmenkontos erfasst alle zugehörigen Benutzerzugänge und operativen Firmendaten einschließlich der Dokumente. Eigene gesetzlich aufzubewahrende Vertrags- und Abrechnungsunterlagen von Digitalwerk Oberland sowie konkret begründete Restbestände werden getrennt behandelt. Der letzte aktive Firmenadministrator kann vor einer persönlichen Löschung zunächst eine Übergabe der Administration benötigen.

Daten des Löschvorgangs: Für die Prüfung verarbeiten wir insbesondere die Konto- und Firmenzuordnung, Kontaktadresse, den gewählten Umfang, freiwillige Angaben, Bestätigungen, Bearbeitungsstatus sowie erforderliche Prüf- und Ausführungsnachweise. Nach Abschluss werden nicht mehr benötigte Antragstexte und nicht bestätigte Firmenangaben bereinigt; die Kontaktadresse im Antrag wird nach gesicherter Übergabe der Abschlussnachricht an die Versandwarteschlange entfernt. Reine Löschkorrespondenz einschließlich zugehöriger Mail- und Versandprotokollinhalte wird spätestens 90 Tage nach Abschluss bereinigt. Ein auf das Erforderliche begrenzter Erledigungsnachweis wird höchstens drei Jahre aufbewahrt, soweit kein konkret dokumentierter eigenständiger Aufbewahrungsgrund besteht. Diese Fristen werden über die manuelle Aufbewahrungsprüfung umgesetzt; daraus folgt keine Zusage einer automatischen Bereinigung. Vollständige Kundenakten werden nicht allein als Löschbeleg aufbewahrt.

Vertrag, Export und Endgeräte: Kontolöschung und Vertragskündigung sind unterschiedliche Vorgänge; eine Kündigung allein löscht keine Konten. Bereits entstandene Forderungen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen. Ein Exportwunsch ist keine Voraussetzung für den Löschantrag. Ausschließlich lokal gespeicherte, noch nicht übertragene App-Änderungen gehören nicht automatisch zu einem Serverexport. Eine serverseitige Löschung ist keine garantierte Fernlöschung jeder lokalen Datei; die Hinweise zu Endgeräten und Sicherungen in diesem Abschnitt gelten ergänzend.

Nutzdaten, Zugänge, Nachweise, Protokolle und Sicherungen werden nach ihrem jeweiligen Zweck getrennt aufbewahrt. Ein Ablaufdatum eines Links oder Tokens bedeutet nicht automatisch die Löschung aller zugehörigen Daten. Soweit kein fester Zeitraum genannt ist, bestimmen sich Speicherdauer und Löschzeitpunkt nach den folgenden konkreten Zweck-, Aufbewahrungs- und Erforderlichkeitskriterien.

Anfragen und Support: solange die Bearbeitung und erforderliche Anschlusskommunikation dauern; danach nur, soweit eine konkrete gesetzliche Pflicht oder eine erforderliche, begründete Beweis- beziehungsweise Anspruchssicherung besteht. Verträge, Rechnungen und Buchhaltung: nach den für den jeweiligen Dokumenttyp geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, etwa § 257 HGB, soweit anwendbar. Nicht alle Anwendungsdaten unterliegen deshalb automatisch derselben gesetzlichen Frist.

Auftragsdaten einschließlich Steuer- und Außendienstinhalten: nach den dokumentierten Weisungen und dem vereinbarten Rückgabe- und Löschverfahren. Die bestehenden Rechte aus AGB Ziffer 15 und SLA Ziffer 6a bleiben erhalten. Ein Anbieterwechsel umfasst grundsätzlich die vereinbarten Übergangs- und anschließenden Abruffristen; fehlende Exportbestandteile dürfen nicht durch vorzeitige Löschung verloren gehen. Weitere Einzelheiten enthält das Daten- und Schnittstellenverzeichnis. Ein Serverexport enthält keine ausschließlich lokalen, noch nicht übertragenen App-Änderungen.

Lokale App-Daten und Zugänge: abhängig von Übertragungsstand, Anmeldung, Gerätewiderruf und dem konkreten Bereinigungsvorgang nach Abschnitt 13. Heruntergeladene Dateien und die verschlüsselte Außendienst-Arbeitsdatei können über eine Abmeldung hinaus bestehen bleiben. Eine Vertragsbeendigung oder serverseitige Sperrung ist keine garantierte Fernlöschung jedes Endgeräts. Geräte sind nach den Vorgaben des Firmenkunden zu verwalten und vor Weitergabe zu bereinigen.

Technische System- und Auditprotokolle: Reguläre technische Systemprotokolle und das zentrale technische Auditjournal werden 30 Tage ab dem jeweiligen Ereignis aufbewahrt. Die Bereinigung berücksichtigt aktive Dateien und Protokollarchive. Für konkret begründete Vorfälle erforderliche Beweissicherungen werden gesondert dokumentiert, zugriffsbeschränkt und nach Wegfall ihres Zwecks gelöscht. Challenge-, Zustell- und Sperrbestände werden nach ihrem jeweiligen Zweck behandelt.

Virenschutz-Prüfkopien und Prüfnachweise: Für gesperrte Prüfkopien gilt eine Aufbewahrungsfrist von höchstens 30 Tagen ab Erstellung der Prüfkopie. Die gesonderten signierten Prüfnachweise werden höchstens 30 Tage ab dem jeweiligen Prüfereignis aufbewahrt. Ein erneuter Abruf oder Prüfversuch verlängert die Frist einer vorhandenen Kopie oder eines vorhandenen Nachweises nicht. Nicht mehr erforderliche Prüfkopien werden früher bereinigt. Diese Bestände werden getrennt von den allgemeinen Systemprotokollen bereinigt; die Fristen gelten unabhängig davon, ob dies technisch automatisiert oder im dokumentierten Betrieb erfolgt. Nur wenn für einen konkreten Sicherheitsvorfall oder eine gesetzliche Pflicht bestimmte Daten länger erforderlich sind, werden diese mit dokumentiertem Grund und Prüftermin gesondert zugriffsbeschränkt aufbewahrt und nach Wegfall des Grundes gelöscht. Die Löschung einer Prüfkopie löscht nicht automatisch das zugehörige Originaldokument aus der Kundenakte; für dieses gelten die Weisungen und Aufbewahrungsregeln des Firmenkunden.

Fachliche Firmenlogbücher: Kassenbuch- und Steuerlogbücher, Aktenverläufe, Dokumenten- und Aufgabenstatus sowie firmenbezogene fachliche Modulereignisse gehören zu den Firmendaten. Für sie gilt keine pauschale 30-Tage-Löschung. Sie werden nach Firmenzugehörigkeit in den vollständigen Firmenexport aufgenommen und bei einer erfolgreich abgeschlossenen vollständigen Firmenlöschung entfernt. Technische Systemeinträge, die ergänzend in einer Benutzeransicht erscheinen, behalten ihre gesonderte Frist. Eigene Vertrags-, Abrechnungs- und erforderliche Betriebsnachweise von Digitalwerk Oberland werden hiervon getrennt behandelt.

Backups: Betriebliche Sicherungen werden alle sechs Stunden erstellt und sieben Tage auf einer separaten StorageBox aufbewahrt. Sie enthalten keine ausschließlich lokalen, noch nicht übertragenen App-Änderungen. Erforderliche Löschungen sowie bereits erfolgte Zugangs- und Tokenwiderrufe sind auch in Sicherungen beziehungsweise bei deren Wiederherstellung vor erneuter produktiver Nutzung zu berücksichtigen. Gesetzlich erforderliche Restbestände sind abzugrenzen, zugriffsbeschränkt aufzubewahren und nach Wegfall des Grundes zu löschen. Der Sicherungszyklus verlängert nicht pauschal die vereinbarten Löschfristen und begründet keine garantierte Wiederherstellung für jeden Zeitpunkt.

Einwilligungs- und Werbenachweise: nur solange der konkrete Nachweis oder die Beachtung eines Widerrufs beziehungsweise Widerspruchs erforderlich ist. Externe Dienste: haben zusätzliche eigene Verarbeitungs- und Löschvorgänge. Insbesondere das Entfernen eines Push-Tokens bei uns ist nicht gleichbedeutend mit der sofortigen Löschung einer Installation beim Push-Dienst. Angaben zu dortigen Fristen sind den verlinkten Dienstleisterinformationen zu entnehmen; sie sind keine zusätzliche Löschzusage von Digitalwerk Oberland.

25. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft und Kopie Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Für Datenübertragbarkeit gelten die besonderen Voraussetzungen des Art. 20; davon zu unterscheiden sind die weitergehenden vertraglichen Rechte des Firmenkunden auf Übergabe seiner Anwendungsdaten.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Bei den Voraussetzungen des Art. 22 bestehen die dort geregelten Schutzrechte. Sie können sich an datenschutz@dwoberland.de wenden. Wir prüfen nur die zur Zuordnung und zum Schutz vor unberechtigter Offenlegung erforderlichen Identitätsangaben.

Die Bearbeitung erfolgt innerhalb der gesetzlichen Fristen; bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen informieren wir über eine erforderliche Verlängerung. Betrifft Ihr Anliegen Daten, für die ein Firmenkunde verantwortlich ist, können Sie sich unmittelbar an ihn wenden. Wir unterstützen die Bearbeitung im Rahmen unserer Rolle und des AV-Vertrags.

26. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, sofern wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen. Die Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet; dies gilt auch für damit verbundenes Profiling. Ein Widerspruch gegen Werbung hindert erforderliche Vertrags- oder Sicherheitsmitteilungen nicht.

27. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für uns als bayerischen privaten Anbieter kommt insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Postfach 1349, 91504 Ansbach, in Betracht. Besucheranschrift: Promenade 18, 91522 Ansbach. Informationen und Online-Beschwerde: BayLDA. Ihr Recht, eine andere zuständige Behörde anzurufen, bleibt bestehen.

28. Automatisierte Sicherheitsprüfungen und Entscheidungsfindung

Technische Sicherheitsprüfungen können automatisiert zu einer zeitweiligen Zugangs- oder Dateibeschränkung führen. Eine solche Prüfung ist von einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO zu unterscheiden. Nicht jede technische Sperre fällt unter diese Vorschrift. Ob sie einschlägig ist, hängt von den konkreten Auswirkungen und dem Verfahren ab; eine pauschale Verneinung für sämtliche Sicherheitsentscheidungen wird hier nicht vorgenommen.

Bei einer aus Ihrer Sicht unberechtigten Sperre können Sie über den Support eine Prüfung durch eine zuständige Person anfordern und Ihren Standpunkt mitteilen. Soweit Art. 22 anwendbar ist, bleiben die dort vorgeschriebenen Voraussetzungen und Schutzrechte bestehen. Diese Hinweise führen keine neue Erlaubnis für automatisierte Entscheidungen ein.

29. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Informationen bei Änderungen der tatsächlichen Verarbeitung oder rechtlichen Anforderungen. Erforderliche Informationen werden den betroffenen Personen auf geeignete Weise zugänglich gemacht. Eine aktualisierte Datenschutzerklärung erfordert nicht automatisch eine allgemeine Zustimmung aller Nutzer. Soweit eine gesonderte Einwilligung erforderlich ist, wird sie für den konkreten Zweck eingeholt. Änderungen von AGB, SLA oder AV-Vertrag richten sich nach deren eigenem Verfahren.

Fassung: 3. November 2026. Versionskennung: 2026-11-03.2.