CloudCRM Daten- und Schnittstellenverzeichnis

Fassung: 23. September 2026 · Versionskennung: 2026-09-23.3 · Archivformat: 1.0

1. Umfang und Bereitstellung

Das Verzeichnis erläutert den technischen Firmenexport und ergänzt AGB Ziffer 15 und SLA Ziffer 6a. Es beschreibt gespeicherte Daten des eigenen Firmenkontos einschließlich vorhandener archivierter Datensätze. Nicht gebuchte oder nicht genutzte Module erzeugen keinen fiktiven Datenbestand. Der Umfang eines einzelnen ZIP-Archivs begrenzt nicht den gesetzlichen oder vertraglichen Anspruch auf vollständige Übergabe exportierbarer Daten und digitaler Vermögenswerte.

Exportiert werden die gespeicherten Firmen-, Kunden-, Benutzer- und Vertragsdaten sowie zugehörige kaufmännische Belege, Finanzvorgänge, Waren- und Lagerdaten, Einkaufsdaten, Projekte, Zeiten, Aufgaben, Kalender, Kommunikation, Dokumente, Office-Inhalte und eigene Einstellungen entsprechend dem nachstehenden Katalog. Kundenzugehörige Daten aus zusätzlich zu prüfenden technischen Bereichen werden bei Bedarf gesondert nachgeliefert.

2. Formate und Zuordnungen

XML-Felder tragen ihren Namen in field/@name. null="true" unterscheidet NULL von einer leeren Zeichenfolge. encoding="base64" kennzeichnet Originalbytes, die nicht direkt als XML-Text abbildbar sind. JSON-Felder bleiben JSON-Text; technische Zugangsschlüssel werden aus entsprechend ausgewerteten JSON-Strukturen redigiert. Datums- und Zeitwerte werden als gespeicherte Werte übergeben; Werte ohne Zeitzonenoffset dürfen nicht pauschal als UTC interpretiert werden. Einheiten und fachliche Bedeutung sind bei einer Übernahme mit dem jeweiligen Datenbereich abzugleichen.

Beispielhafte Beziehungen: invoice_items.invoice_id verweist auf invoices.id; ticket_messages.ticket_id auf tickets.id; ticket_message_attachments.message_id auf ticket_messages.id; customer_id bezeichnet zugehörige Kundendatensätze. Verweise können auf nach Schutz- und Firmenzuordnungsregeln nicht enthaltene Datensätze zeigen und dürfen nicht ungeprüft in ein Zielsystem übernommen werden. Der Anbieter erläutert bei der Wechselunterstützung erforderliche weitere Beziehungen und Feldbedeutungen.

Rechnungs-PDF, vorhandenes E-Rechnungs-XML und Anhänge bleiben vorhandene Originaldateien. Das Datensatz-XML des Firmenexports ist kein neu erzeugtes E-Rechnungsformat. Ein fehlendes Original wird nicht durch eine neue Rechnung ersetzt. Ein vom Dienst geliefertes XSD beschreibt die XML-Struktur und ist kein vollständiges fachliches Datenmodell einer fremden Software.

3. Abrufweg und Schnittstellen

Berechtigte Firmenadministratoren können den Firmenexport im angemeldeten CloudCRM über den Datenexport aufrufen. Der Portalweg ist /company_handover.php. Vor dem Erstellen beziehungsweise Abrufen sind die vorgesehenen Identitätsprüfungen durchzuführen; Passwort und bei aktivierter Mehrfaktor-Authentifizierung der zweite Faktor sind erforderlich. Das Archiv wird als ZIP über eine geschützte Verbindung bereitgestellt. Öffentliche ungeschützte Downloads von Kundendaten gibt es nicht.

Anfragen zum Anbieterwechsel, zur Übertragung auf eigene Infrastruktur oder zu fehlenden Exportbestandteilen können an kontakt@dwoberland.de oder über das CloudCRM-Supportticket gestellt werden. Der Anbieter bestätigt Ablauf und Fristen und koordiniert bei Bedarf einen gesicherten alternativen Übergabeweg. Ein abgelaufener technischer Downloadlink hebt die vereinbarte Abruffrist nicht auf; ein erneuter gesicherter Abruf ist zu ermöglichen.

Für technische Empfänger sind XML-Schema und maschinenlesbarer Feldkatalog frei abrufbar. Der Katalog nennt Feldnamen und Datenbereiche des automatischen Exporters. Die Übernahme erfordert die Zuordnung zur Zielsoftware; ein automatischer Import in beliebige Fremdsysteme oder eine öffentlich nutzbare vollständige Export-REST-API wird nicht als vorhandene Funktion zugesagt. Gesetzliche Pflichten zur kostenlosen Bereitstellung offener Schnittstellen und angemessener Dokumentation bleiben unberührt.

4. Schutzgrenzen und ergänzende Daten

Nicht Bestandteil der Kundenübergabe sind Daten anderer Firmenkunden, der CloudCRM-Programmcode und fremde Softwarebestandteile ohne übertragbares Nutzungsrecht. Technische Zugangsmittel wie Passwort-Hashes, private Schlüssel, Sitzungs-, Wiederherstellungs- und Zugriffstoken werden nicht als funktionsfähige Zugangsmittel übergeben; Zugänge am Zielsystem sind neu einzurichten.

Interne Sicherheitssteuerung, Betriebs- und Updatekonfiguration sowie globale Leistungskataloge werden nicht pauschal als Kundendaten ausgegeben. Soweit in technischen Protokollen, Versand-/Importwarteschlangen, Vertragsbearbeitung oder Synchronisationsdaten dennoch exportierbare kundenzugehörige Informationen enthalten sind, müssen diese gesondert geprüft, von Geheimnissen und fremden Daten getrennt und erforderlichenfalls nachgeliefert werden. Die Liste automatic_export_exclusions im Feldkatalog beschreibt die gegenwärtig nicht automatisch exportierten Tabellen, keinen vertraglichen Ausschluss aller ihrer Inhalte.

Unbekannte Datenbereiche, nicht klassifizierte Felder und fehlende Dateien werden als Hinweise gemeldet. Auch ein Export ohne Hinweis ist kein unabhängiger Nachweis, dass außerhalb des technischen Katalogs keine weiteren herauszugebenden Daten bestehen. Eine konkrete Einschränkung wird erläutert und mit dem Firmenkunden geklärt; sie rechtfertigt keine vorzeitige Löschung benötigter Daten.

5. Version und Vollständigkeitsprüfung

Der automatische Katalog dieses Stands umfasst 102 Datenbereiche. Je nach tatsächlich vorhandenem Schema und Nutzung kann ein Archiv weniger Bereiche oder Felder enthalten. Die strukturierte Katalogdatei und das Schema sind versioniert. Neu hinzukommende Geschäftsdaten müssen bei der Übergabe berücksichtigt werden; die Dokumentation wird entsprechend fortgeschrieben. Eine technische Aktualisierung ändert bestehende Vertragsrechte nicht.

Datenbankdaten werden beim Export in einer konsistenten Transaktionssicht gelesen; Originaldateien werden während des Laufs gesondert gelesen und gehasht. Das ist kein atomarer Snapshot des gesamten Dateisystems. Vor Abschluss einer Übergabe sind Manifest, Warnungen, Dateizahl und Nutzbarkeit zu prüfen. Erforderliche Nachlieferungen und Fristen richten sich nach AGB und SLA.

6. Automatisch erfasste Datenbereiche

Der vollständige Feldkatalog ist oben als JSON verfügbar. Die folgende Übersicht nennt sämtliche darin erfassten Datenbereiche; sie enthält keine Kundendaten.