E-Rechnung: Pflicht, Formate & Software

E-Rechnungen aus Kunden- und Auftragsdaten erstellen

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinn, sondern gilt als sonstige Rechnung. Für die praktische Umstellung gibt es Übergangsregelungen, dennoch sollten Unternehmen ihre Prozesse rechtzeitig digital vorbereiten und strukturierte E-Rechnungen nutzen können.

CloudCRM erzeugt Rechnungsdaten im EN-16931-Profil für ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 und prüft das XML vor der Einbettung in die PDF/A-3-Rechnung. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber lässt sich zusätzlich die Leitweg-ID hinterlegen. Jede Rechnung bleibt dem Kunden und dem vorausgehenden Vorgang zugeordnet.

Strukturiert: ZUGFeRD 2.5 direkt aus dem Rechnungsprozess erstellen, inklusive Leitweg-ID für Behördenkunden.
Praktisch: EPC-QR-Code beziehungsweise GiroCode für schnellere Überweisungen.
Automatisch: Ein dreistufiges Mahnwesen erinnert säumige Kunden per E-Mail – lässt sich je Rechnung pausieren.

E-Rechnung Software ZUGFeRD - Rechnungserstellung und XML-Einbettung

Was ist eine E-Rechnung genau?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine sichtbare PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die von geeigneter Buchhaltungssoftware elektronisch verarbeitet werden können. Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland sind:

ZUGFeRD 2.5

ZUGFeRD 2.5 ist ein hybrides Format. CloudCRM verbindet die lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten im EN-16931-Profil für die elektronische Weiterverarbeitung.

XRechnung

XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Es wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Behörden eingesetzt.

CloudCRM erstellt ZUGFeRD 2.5; eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien verarbeitet das ergänzende DigitInvoice.

E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann?

Die Umstellung erfolgt in Stufen. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist mehr – für den Versand läuft die Schonfrist je nach Betriebsgröße unterschiedlich lange.

Seit 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können – unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Aufbewahrt werden muss zumindest der strukturierte Teil acht Jahre lang unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Ein Viewer und ein geordneter Prüfprozess sind praktisch sinnvoll; eine weitergehende elektronische Verarbeitung ist nicht allein wegen des Formats vorgeschrieben.

Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für den Versand

Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Eine PDF-Rechnung ist in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Bis 31. Dezember 2027: verlängerte Frist für kleinere Betriebe

Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen ein Jahr länger auf Papier oder – mit Zustimmung – auf PDF ausweichen. Für viele kleine Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe ist das die maßgebliche Frist.

Ab 1. Januar 2028: Übergangsfristen enden

Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Rechnung bei inländischen Umsätzen zwischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die gesetzlichen Ausnahmen – etwa für Kleinbeträge, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und Leistungen von Kleinunternehmern – bleiben bestehen.

Wann keine E-Rechnung nötig ist

Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Fahrausweise
Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit – empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können

ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X: Was ist der Unterschied?

XRechnung sowie ZUGFeRD und Factur-X in einem geeigneten EN-16931-Profil erfüllen die gesetzlichen Formatvorgaben. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob zusätzlich eine direkt lesbare PDF enthalten ist.

Merkmal	ZUGFeRD 2.5	XRechnung	Factur-X 1.09
Aufbau	PDF/A-3 mit eingebettetem XML (hybrid)	reines XML	PDF/A-3 mit eingebettetem XML (hybrid)
Für Menschen lesbar	ja, sichtbare PDF-Seite	nein, nur mit Viewer	ja, sichtbare PDF-Seite
Typischer Einsatz	B2B in Deutschland	öffentliche Auftraggeber, Behörden	deutsch-französischer Geschäftsverkehr
Besonderheit	Empfänger ohne E-Rechnungssoftware sieht trotzdem eine normale Rechnung	benötigt die Leitweg-ID des Empfängers	technisch weitgehend deckungsgleich mit ZUGFeRD
In CloudCRM	in CloudCRM erstellen; über DigitInvoice empfangen	über DigitInvoice empfangen; Leitweg-ID auf ZUGFeRD-Rechnungen	als ZUGFeRD in CloudCRM erstellen; über DigitInvoice empfangen

Kurz gesagt: Für den normalen Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen kann. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien liest DigitInvoice ein. CloudCRM erstellt ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen; für Behördenkunden kann die Leitweg-ID hinterlegt werden. Verlangt ein Auftraggeber ausschließlich das reine XRechnung-XML-Format, ist dafür ein gesonderter Erstellungs- und Übermittlungsweg nötig.

In vier Schritten auf die E-Rechnung umstellen

Die Umstellung ist überschaubar, wenn man sie der Reihe nach angeht.

1

Empfang sicherstellen

Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge fest und klären Sie, wer die eingehenden XML-Daten prüft und ablegt.

2

Stammdaten prüfen

Vollständige Anschrift, USt-IdNr. beziehungsweise Steuernummer und – bei öffentlichen Auftraggebern – die Leitweg-ID müssen sauber am Kunden hinterlegt sein.

3

Leitweg-ID ergänzen

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber tragen Sie die Leitweg-ID ein. CloudCRM erzeugt daraus eine ZUGFeRD-Rechnung, ohne die Positionen neu zu erfassen.

4

Ablage und Export klären

Bewahren Sie zumindest den strukturierten Originalteil acht Jahre lang unverändert auf. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die Belege bei ihm ankommen sollen.

ZUGFeRD-Rechnung aus dem kaufmännischen Ablauf erstellen

In CloudCRM erstellen Sie eine Rechnung über den visuellen Editor. Die passenden strukturierten Rechnungsdaten werden im Hintergrund vorbereitet und in das jeweilige E-Rechnungsformat eingebunden.

Das Ergebnis ist eine übersichtliche PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung.

CRM mit E-Rechnung: Funktionen im Überblick

ZUGFeRD & GiroCode

Erstellen Sie strukturierte Rechnungen im ZUGFeRD-2.5-Format, inklusive Leitweg-ID für Behördenkunden. Der integrierte EPC-QR-Code (GiroCode) hilft Ihren Kunden, die Zahlungsdaten schneller in ihre Banking-App zu übernehmen.

Teilzahlungen erfassen

Erfassen Sie Zahlungen mit Zahldatum und Zahlungsart. Bei einer Teilzahlung wird der eingegangene Betrag im Kassenbuch verbucht und der noch offene Restbetrag bleibt an der Rechnung sichtbar.

Entwurf vor Finalisierung

Ein Rechnungsentwurf bleibt bearbeitbar. Erst die Finalisierung erzeugt die verbindliche Rechnung; anschließend stehen Zahlung, Mahnung und Storno im geregelten Ablauf zur Verfügung.

Rabatt, Guthaben und XML

Positionsrabatte und ein freigegebenes Kundenguthaben fließen nachvollziehbar in die Rechnung ein. Sichtbare Summen und eingebettete XML-Daten basieren auf derselben Berechnung.

Mahnwesen mit Mahnstopp

Behalten Sie offene Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnstufen im Blick. Bei einer individuellen Vereinbarung können Sie den Mahnlauf für die Rechnung pausieren, damit sie nicht automatisch in die nächste Mahnstufe rutscht.

Leitweg-ID für Behörden

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie die benötigte Leitweg-ID direkt im Kundenstamm hinterlegen.

Klares, einheitliches Layout

Das Rechnungsdesign folgt einem einheitlichen Standard. Firmenlogo, Kundendaten und Rechnungspositionen werden sauber eingefügt.

Wiederkehrende Rechnungen

Ideal für Abos, Wartungsverträge oder Lizenzen. Definieren Sie Zyklen und lassen Sie wiederkehrende Rechnungen vorbereitet erstellen.

Steuergründe für B2B und Ausland

Neben der regulären Besteuerung stehen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, Reverse Charge, die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und der steuerfreie Export ins Drittland zur Verfügung – jeweils mit passendem Hinweis auf der Rechnung.

Storno und Kundenguthaben

Stornieren Sie eine finalisierte Rechnung mit Begründung oder berücksichtigen Sie freigegebenes Kundenguthaben als Abzug. Eine eigenständige klassische Gutschrift im Rechnungsformat ist damit nicht gleichzusetzen.

Online bezahlen und Skonto

Ihre Kunden können Rechnungen online per Stripe begleichen, mit Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Zahlungseingänge per Banküberweisung, Bar oder PayPal erfassen Sie manuell mit Zahldatum und Zahlungsart, ebenso einen gewährten Skontobetrag.

Änderungs- und Statusverlauf

Zu jeder Rechnung wird protokolliert, wann sich Status, Zahlungen oder Beträge geändert haben. Das schafft eine saubere Grundlage für Rückfragen und für die Prüfung durch den Steuerberater.

E-Rechnung, Kundenverwaltung und Kassenbuch verbinden

CloudCRM ist mehr als ein reines Rechnungsprogramm. Als CRM mit E-Rechnung verbindet es Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Zahlungserfassung und Finanzübersicht in einem System. So behalten kleine und mittlere Unternehmen nicht nur ihre E-Rechnungen, sondern auch offene Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben besser im Blick.

Besonders praktisch wird der Ablauf, wenn Rechnungen, Zahlungsarten, Kassenbuch und Steuerberater-Export zusammenarbeiten: Rechnung erstellen, Zahlung dokumentieren, Finanzdaten nachvollziehbar auswerten und Unterlagen geordnet weitergeben. Für den getrennt erklärten Ein- und Ausgang elektronischer Rechnungen gibt es außerdem die Seite CRM und E-Rechnung im Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen.

CRM mit Kassenbuch ansehen CloudCRM im Vergleich E-Rechnungen mit DigitInvoice empfangen Live-Demo: ZUGFeRD erstellen

Rechtlicher Hinweis zur E-Rechnung

CloudCRM unterstützt die technische Erstellung ausgehender strukturierter Rechnungen; DigitInvoice übernimmt den Eingang. Ob und wie die E-Rechnungspflicht in Ihrem konkreten Fall zur Anwendung kommt, hängt von der Umsatzart, dem Rechnungsempfänger und steuerlichen Übergangsregelungen ab. Prüfen Sie den aktuellen Stand in den FAQ des Bundesfinanzministeriums und stimmen Sie Einzelfragen mit Ihrer Steuerkanzlei ab.

Häufige Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gilt: Bis Ende 2026 sind Papier- und – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen noch zulässig. Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können diese Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 ist die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung, weil es keine strukturierten Daten enthält, die ein Buchhaltungssystem automatisch auslesen kann. Erst wenn maschinenlesbare XML-Daten hinzukommen – etwa bei ZUGFeRD oder Factur-X eingebettet in eine PDF/A-3-Datei – handelt es sich um eine E-Rechnung im Sinne der Vorschriften.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger kann sie also auch ohne Spezialsoftware lesen. Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Rechnungsseite und wird vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verlangt, dort zusammen mit der Leitweg-ID. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Sie müssen eingehende E-Rechnungen jedoch empfangen und den strukturierten Originalteil ordnungsgemäß aufbewahren können. Eine weitergehende elektronische Verarbeitung schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht allein wegen des Formats vor.

Kann CloudCRM E-Rechnungen mit ZUGFeRD 2.5 erstellen?

Ja. CloudCRM erzeugt ZUGFeRD-2.5- beziehungsweise Factur-X-1.09-Rechnungen im EN-16931-Profil und bettet die strukturierten XML-Daten in eine PDF/A-3-Datei ein.

Unterstützt CloudCRM auch XRechnung?

Eingehende XRechnungen können Sie mit CloudCRM empfangen und einlesen. Für den Versand hinterlegen Sie die für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevante Leitweg-ID auf Ihrer ZUGFeRD-Rechnung. Verlangt ein Auftraggeber ausdrücklich das reine XRechnung-XML-Format ohne PDF-Anteil, ist dafür aktuell ein gesonderter Übermittlungsweg nötig.

Bleibt die E-Rechnung dem Kunden zugeordnet?

Ja. Rechnungen entstehen aus Kunden- und Vorgangsdaten und bleiben zusammen mit Angeboten, Aufträgen und Dokumenten beim jeweiligen Kunden erreichbar.

Kann CloudCRM eingehende E-Rechnungen verarbeiten?

Ja. Dafür steht DigitInvoice zur Verfügung. Die Funktion liest strukturierte Daten aus geeigneten ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnungsdateien aus und bereitet sie zur Prüfung vor.

Können Teilzahlungen zu einer E-Rechnung erfasst werden?

Ja. Zu einer Rechnung lassen sich mehrere Zahlungen mit Zahldatum und Zahlungsart erfassen. Teilzahlungen werden im Kassenbuch verbucht, während der noch offene Restbetrag an der Rechnung sichtbar bleibt.

Kann der Mahnlauf für eine Rechnung pausiert werden?

Ja. Der Mahnlauf kann für eine einzelne unbezahlte Rechnung pausiert werden, zum Beispiel bei einer vereinbarten Ratenzahlung. Dadurch rutscht die Rechnung nicht automatisch in die nächste Mahnstufe.

Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.