E-Rechnung erstellen: Pflichten, Formate und Umsetzung
CloudCRM erstellt strukturierte E-Rechnungen direkt aus dem kaufmännischen Ablauf. Kundendaten, Positionen, Angebote und Aufträge bilden die Grundlage für Rechnungen im aktuellen ZUGFeRD-2.5-Format oder als XRechnung. Teilzahlungen, offene Restbeträge und pausierte Mahnläufe bleiben direkt an der Rechnung nachvollziehbar.
E-Rechnungen aus Kunden- und Auftragsdaten erstellen
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinn, sondern gilt als sonstige Rechnung. Für die praktische Umstellung gibt es Übergangsregelungen, dennoch sollten Unternehmen ihre Prozesse rechtzeitig digital vorbereiten und strukturierte E-Rechnungen nutzen können.
CloudCRM erzeugt Rechnungsdaten im EN-16931-Profil für ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 und prüft das XML vor der Einbettung in die PDF/A-3-Rechnung. Alternativ lassen sich die für eine XRechnung erforderlichen strukturierten Daten abbilden. Jede Rechnung bleibt dem Kunden und dem vorausgehenden Vorgang zugeordnet.
- Strukturiert: ZUGFeRD 2.5 und XRechnung aus dem Rechnungsprozess erstellen.
- Praktisch: EPC-QR-Code beziehungsweise GiroCode für schnellere Überweisungen.
- Vorbereitet: Unterstützung für strukturierte E-Rechnungsprozesse im Unternehmensalltag.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine sichtbare PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die von geeigneter Buchhaltungssoftware elektronisch verarbeitet werden können. Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland sind:
ZUGFeRD 2.5
ZUGFeRD 2.5 ist ein hybrides Format. CloudCRM verbindet die lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten im EN-16931-Profil für die elektronische Weiterverarbeitung.
XRechnung
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Es wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Behörden eingesetzt.
CloudCRM unterstützt ZUGFeRD 2.5 und XRechnung.
E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann?
Die Umstellung erfolgt in Stufen. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist mehr – für den Versand läuft die Schonfrist je nach Betriebsgröße unterschiedlich lange.
Seit 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen
Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können – unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Ein E-Mail-Postfach genügt technisch, praktisch brauchen Sie aber einen Weg, die XML-Daten auszulesen und revisionssicher abzulegen.
Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für den Versand
Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Eine PDF-Rechnung ist in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Bis 31. Dezember 2027: verlängerte Frist für kleinere Betriebe
Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen ein Jahr länger auf Papier oder – mit Zustimmung – auf PDF ausweichen. Für viele kleine Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe ist das die maßgebliche Frist.
Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle B2B-Umsätze
Danach gilt die E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen ohne Ausnahme. Wer die Umstellung bis dahin geübt hat, muss sie nicht unter Zeitdruck nachholen.
Wann keine E-Rechnung nötig ist
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit – empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können
ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X: Was ist der Unterschied?
Alle drei erfüllen die europäische Norm EN 16931. Der Unterschied liegt darin, ob die Rechnung zusätzlich für Menschen lesbar ist – und in welchem Land sie üblich ist.
Kurz gesagt: Für den normalen Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen kann. Für Rechnungen an Behörden führt in der Regel kein Weg an der XRechnung vorbei.
In vier Schritten auf die E-Rechnung umstellen
Die Umstellung ist überschaubar, wenn man sie der Reihe nach angeht.
Empfang sicherstellen
Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge fest und klären Sie, wer die eingehenden XML-Daten prüft und ablegt.
Stammdaten prüfen
Vollständige Anschrift, USt-IdNr. beziehungsweise Steuernummer und – bei öffentlichen Auftraggebern – die Leitweg-ID müssen sauber am Kunden hinterlegt sein.
Format festlegen
ZUGFeRD für gewerbliche Kunden, XRechnung für Behörden. In CloudCRM entscheiden Sie das je Rechnung, ohne die Positionen neu zu erfassen.
Ablage und Export klären
E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die Belege bei ihm ankommen sollen.
ZUGFeRD-Rechnung aus dem kaufmännischen Ablauf erstellen
In CloudCRM erstellen Sie eine Rechnung über den visuellen Editor. Die passenden strukturierten Rechnungsdaten werden im Hintergrund vorbereitet und in das jeweilige E-Rechnungsformat eingebunden.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung.
CRM mit E-Rechnung: Funktionen im Überblick
ZUGFeRD, XRechnung & GiroCode
Erstellen Sie strukturierte Rechnungen im ZUGFeRD-2.5- oder XRechnungsformat. Der integrierte EPC-QR-Code (GiroCode) hilft Ihren Kunden, die Zahlungsdaten schneller in ihre Banking-App zu übernehmen.
Teilzahlungen erfassen
Erfassen Sie Zahlungen mit Zahldatum und Zahlungsart. Bei einer Teilzahlung wird der eingegangene Betrag im Kassenbuch verbucht und der noch offene Restbetrag bleibt an der Rechnung sichtbar.
Mahnwesen mit Mahnstopp
Behalten Sie offene Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnstufen im Blick. Bei einer individuellen Vereinbarung können Sie den Mahnlauf für die Rechnung pausieren, damit sie nicht automatisch in die nächste Mahnstufe rutscht.
Leitweg-ID für Behörden
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie die benötigte Leitweg-ID direkt im Kundenstamm hinterlegen.
Klares, einheitliches Layout
Das Rechnungsdesign folgt einem einheitlichen Standard. Firmenlogo, Kundendaten und Rechnungspositionen werden sauber eingefügt.
Wiederkehrende Rechnungen
Ideal für Abos, Wartungsverträge oder Lizenzen. Definieren Sie Zyklen und lassen Sie wiederkehrende Rechnungen vorbereitet erstellen.
E-Rechnung, Kundenverwaltung und Kassenbuch verbinden
CloudCRM ist mehr als ein reines Rechnungsprogramm. Als CRM mit E-Rechnung verbindet es Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Zahlungserfassung und Finanzübersicht in einem System. So behalten kleine und mittlere Unternehmen nicht nur ihre E-Rechnungen, sondern auch offene Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben besser im Blick.
Besonders praktisch wird der Ablauf, wenn Rechnungen, Zahlungsarten, Kassenbuch und Steuerberater-Export zusammenarbeiten: Rechnung erstellen, Zahlung dokumentieren, Finanzdaten nachvollziehbar auswerten und Unterlagen geordnet weitergeben.
Rechtlicher Hinweis zur E-Rechnung
CloudCRM unterstützt die technische Erstellung und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen im CRM- und Rechnungsprozess. Ob und wie die E-Rechnungspflicht in Ihrem konkreten Fall zur Anwendung kommt, hängt von der Umsatzart, dem Rechnungsempfänger und steuerlichen Übergangsregelungen ab. Stimmen Sie Einzelfragen dazu bitte mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.