Wenn Ihr Kunde in Raten zahlt
Halten Sie vereinbarte Raten mit Termin und Betrag fest. Sie sehen, welche Zahlungen bereits eingegangen sind und was noch aussteht. Für die Rechnung lässt sich der reguläre Mahnlauf pausieren.
Rechnungsstellung mit strukturierten Daten
E-Rechnung erstellen: Pflichten, Formate und Umsetzung
Ihre Arbeit ist erledigt, jetzt soll die Rechnung zügig raus. Übernehmen Sie Kundendaten und Positionen aus dem Auftrag, prüfen Sie den Entwurf und versenden Sie die ZUGFeRD-/Factur-X-E-Rechnung. Zahlungen und offene Beträge behalten Sie direkt beim Kunden im Blick.
Die Rechnung fertigstellen, ohne von vorn anzufangen
- Schritt 1
Vorhandene Angaben übernehmen
Nutzen Sie die Kundendaten und Positionen aus Angebot oder Auftrag. Ergänzen Sie Rechnungs- und Leistungsdatum.
- Schritt 2
Prüfen und versenden
Kontrollieren Sie den Entwurf und erstellen Sie die ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung. Sie entscheiden, wann die fertige Rechnung versendet wird.
- Schritt 3
Zahlungen nachverfolgen
Halten Sie eingegangene Zahlungen fest und sehen Sie den offenen Restbetrag. Bei Bedarf vereinbaren Sie Raten oder dokumentieren einen Nachlass.
Gut zu wissen: CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen. Wird eine reine XRechnung verlangt, stimmen Sie Format und Versandweg gesondert ab. Ratenvereinbarungen und Nachlässe sind keine Zahlungseingänge.
ZUGFeRD 2.5Mit eingebetteten XML-Daten
Leitweg-IDFür Rechnungen an Behörden vorbereitet
TeilzahlungenMahnlauf bei Bedarf pausieren
Direkte ZuordnungZu Kunden und Vorgängen
E-Rechnungen aus Kunden- und Auftragsdaten erstellen
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinn, sondern gilt als sonstige Rechnung. Für die praktische Umstellung gibt es Übergangsregelungen, dennoch sollten Unternehmen ihre Prozesse rechtzeitig digital vorbereiten und strukturierte E-Rechnungen nutzen können.
CloudCRM erzeugt Rechnungsdaten im EN-16931-Profil für ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 und prüft das XML vor der Einbettung in die PDF/A-3-Rechnung. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber lässt sich zusätzlich die Leitweg-ID hinterlegen. Jede Rechnung bleibt dem Kunden und dem vorausgehenden Vorgang zugeordnet.
- Strukturiert: ZUGFeRD 2.5 direkt aus dem Rechnungsprozess erstellen, inklusive Leitweg-ID für Behördenkunden.
- Praktisch: EPC-QR-Code beziehungsweise GiroCode für schnellere Überweisungen.
- Automatisch: Ein dreistufiges Mahnwesen erinnert säumige Kunden per E-Mail, lässt sich je Rechnung pausieren.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine sichtbare PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die von geeigneter Buchhaltungssoftware elektronisch verarbeitet werden können. Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland sind:
ZUGFeRD 2.5
ZUGFeRD 2.5 ist ein hybrides Format. CloudCRM verbindet die lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten im EN-16931-Profil für die elektronische Weiterverarbeitung.
XRechnung
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Es wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Behörden eingesetzt.
CloudCRM erstellt ZUGFeRD 2.5; eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien verarbeitet das ergänzende DigitInvoice.
E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann?
Die Umstellung erfolgt in Stufen. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist mehr, für den Versand läuft die Schonfrist je nach Betriebsgröße unterschiedlich lange.
Seit 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können, unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Aufbewahrt werden muss zumindest der strukturierte Teil acht Jahre lang unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Ein Viewer und ein geordneter Prüfprozess sind praktisch sinnvoll; eine weitergehende elektronische Verarbeitung ist nicht allein wegen des Formats vorgeschrieben.
Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für den Versand
Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Eine PDF-Rechnung ist in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Bis 31. Dezember 2027: verlängerte Frist für kleinere Betriebe
Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen ein Jahr länger auf Papier oder, mit Zustimmung, auf PDF ausweichen. Für viele kleine Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe ist das die maßgebliche Frist.
Ab 1. Januar 2028: Übergangsfristen enden
Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Rechnung bei inländischen Umsätzen zwischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die gesetzlichen Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und Leistungen von Kleinunternehmern, bleiben bestehen.
Wann keine E-Rechnung nötig ist
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit, empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können
ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X: Was ist der Unterschied?
XRechnung sowie ZUGFeRD und Factur-X in einem geeigneten EN-16931-Profil erfüllen die gesetzlichen Formatvorgaben. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob zusätzlich eine direkt lesbare PDF enthalten ist.
Kurz gesagt: Für den normalen Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen kann. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien liest DigitInvoice ein. CloudCRM erstellt ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen; für Behördenkunden kann die Leitweg-ID hinterlegt werden. Verlangt ein Auftraggeber ausschließlich das reine XRechnung-XML-Format, ist dafür ein gesonderter Erstellungs- und Übermittlungsweg nötig.
In vier Schritten auf die E-Rechnung umstellen
Die Umstellung ist überschaubar, wenn man sie der Reihe nach angeht.
1
Empfang sicherstellen
Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge fest und klären Sie, wer die eingehenden XML-Daten prüft und ablegt.
2
Stammdaten prüfen
Vollständige Anschrift, USt-IdNr. beziehungsweise Steuernummer und, bei öffentlichen Auftraggebern, die Leitweg-ID müssen sauber am Kunden hinterlegt sein.
3
Leitweg-ID ergänzen
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber tragen Sie die Leitweg-ID ein. CloudCRM erzeugt daraus eine ZUGFeRD-Rechnung, ohne die Positionen neu zu erfassen.
4
Ablage und Export klären
Bewahren Sie zumindest den strukturierten Originalteil acht Jahre lang unverändert auf. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die Belege bei ihm ankommen sollen.
ZUGFeRD-Rechnung aus dem kaufmännischen Ablauf erstellen
In CloudCRM erstellen Sie eine Rechnung über den visuellen Editor. Die passenden strukturierten Rechnungsdaten werden im Hintergrund vorbereitet und in das jeweilige E-Rechnungsformat eingebunden.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung.
Auch Zahlungsabsprachen bleiben im Blick
Zahlungsabsprachen, tatsächliche Zahlungen und Forderungsabzüge bleiben an derselben Rechnung nachvollziehbar.
Vereinbarung per E-Mail senden
Senden Sie die Vereinbarung direkt aus CloudCRM an den Kunden. Bei entsprechend eingerichteten Erinnerungen kann eine überfällige Rate einmalig angemahnt und Ihr Team informiert werden.
Skonto, Nachlass und Ausfall getrennt
Dokumentieren Sie vereinbartes Skonto, einen Nachlass oder einen Ausfall mit Betrag und Grund. Ein PDF-Beleg hält die Änderung fest. Der offene Betrag sinkt, ohne dass ein Zahlungseingang gebucht wird.
Notizen und Aktionen am Vorgang
Erfassen Sie eine Notiz direkt an der Rechnung. Sie erscheint mit Rechnungsbezug auch im zugehörigen Kunden- oder Firmendatensatz. Der Rechnungsverlauf dokumentiert unter anderem Versand, Zahlungen, Ratenvereinbarungen und Abzugsbelege.
CRM mit E-Rechnung: Funktionen im Überblick
ZUGFeRD & GiroCode
Erstellen Sie strukturierte Rechnungen im ZUGFeRD-2.5-Format, inklusive Leitweg-ID für Behördenkunden. Der integrierte EPC-QR-Code (GiroCode) hilft Ihren Kunden, die Zahlungsdaten schneller in ihre Banking-App zu übernehmen.
Teilzahlungen erfassen
Erfassen Sie Zahlungen mit Zahldatum und Zahlungsart. Bei einer Teilzahlung wird der eingegangene Betrag im Kassenbuch verbucht und der noch offene Restbetrag bleibt an der Rechnung sichtbar.
Entwurf vor Finalisierung
Ein Rechnungsentwurf bleibt bearbeitbar. Erst die Finalisierung erzeugt die verbindliche Rechnung; anschließend stehen Zahlung, Mahnung und Storno im geregelten Ablauf zur Verfügung.
Rabatt, Guthaben und XML
Positionsrabatte und ein freigegebenes Kundenguthaben fließen nachvollziehbar in die Rechnung ein. Sichtbare Summen und eingebettete XML-Daten basieren auf derselben Berechnung.
Mahnwesen mit Mahnstopp
Behalten Sie offene Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnstufen im Blick. Bei einer individuellen Vereinbarung können Sie den Mahnlauf für die Rechnung pausieren, damit sie nicht automatisch in die nächste Mahnstufe rutscht.
Leitweg-ID für Behörden
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie die benötigte Leitweg-ID direkt im Kundenstamm hinterlegen.
Klares, einheitliches Layout
Das Rechnungsdesign folgt einem einheitlichen Standard. Firmenlogo, Kundendaten und Rechnungspositionen werden sauber eingefügt.
Wiederkehrende Rechnungen
Ideal für Abos, Wartungsverträge oder Lizenzen. Definieren Sie Zyklen und lassen Sie wiederkehrende Rechnungen vorbereitet erstellen.
Steuergründe für B2B und Ausland
Neben der regulären Besteuerung stehen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, Reverse Charge, die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und der steuerfreie Export ins Drittland zur Verfügung, jeweils mit passendem Hinweis auf der Rechnung.
Storno und Kundenguthaben
Stornieren Sie eine finalisierte Rechnung mit Begründung oder berücksichtigen Sie freigegebenes Kundenguthaben als Abzug. Eine eigenständige klassische Gutschrift im Rechnungsformat ist damit nicht gleichzusetzen.
Online bezahlen und Zahlung erfassen
Bei eingerichteter Stripe-Anbindung können Ihre Kunden den Zahlungslink der Rechnung nutzen. Die angebotenen Zahlungsarten hängen von Ihrer Konfiguration ab. Manuell erfassen Sie tatsächlich eingegangene Zahlungen mit Datum und Zahlungsart; Skonto und andere Forderungsabzüge werden separat dokumentiert.
Änderungs- und Statusverlauf
Zu jeder Rechnung wird protokolliert, wann sich Status, Zahlungen oder Beträge geändert haben. Das schafft eine saubere Grundlage für Rückfragen und für die Prüfung durch den Steuerberater.
E-Rechnung, Kundenverwaltung und Kassenbuch verbinden
CloudCRM ist mehr als ein reines Rechnungsprogramm. Als CRM mit E-Rechnung verbindet es Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Zahlungserfassung und Finanzübersicht in einem System. So behalten kleine und mittlere Unternehmen nicht nur ihre E-Rechnungen, sondern auch offene Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben besser im Blick.
Besonders praktisch wird der Ablauf, wenn Rechnungen, Zahlungsarten, Kassenbuch und Steuerberater-Export zusammenarbeiten: Rechnung erstellen, Zahlung dokumentieren, Finanzdaten nachvollziehbar auswerten und Unterlagen geordnet weitergeben. Für den getrennt erklärten Ein- und Ausgang elektronischer Rechnungen gibt es außerdem die Seite CRM und E-Rechnung im Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen.
Rechtlicher Hinweis zur E-Rechnung
CloudCRM unterstützt die technische Erstellung ausgehender strukturierter Rechnungen; DigitInvoice übernimmt den Eingang. Ob und wie die E-Rechnungspflicht in Ihrem konkreten Fall zur Anwendung kommt, hängt von der Umsatzart, dem Rechnungsempfänger und steuerlichen Übergangsregelungen ab. Prüfen Sie den aktuellen Stand in den FAQ des Bundesfinanzministeriums und stimmen Sie Einzelfragen mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gilt: Bis Ende 2026 sind Papier- und, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Rechnungen noch zulässig. Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können diese Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 ist die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung, weil es keine strukturierten Daten enthält, die ein Buchhaltungssystem automatisch auslesen kann. Erst wenn maschinenlesbare XML-Daten hinzukommen, etwa bei ZUGFeRD oder Factur-X eingebettet in eine PDF/A-3-Datei, handelt es sich um eine E-Rechnung im Sinne der Vorschriften.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger kann sie also auch ohne Spezialsoftware lesen. Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Rechnungsseite und wird vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verlangt, dort zusammen mit der Leitweg-ID. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Sie müssen eingehende E-Rechnungen jedoch empfangen und den strukturierten Originalteil ordnungsgemäß aufbewahren können. Eine weitergehende elektronische Verarbeitung schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht allein wegen des Formats vor.
Kann CloudCRM E-Rechnungen mit ZUGFeRD 2.5 erstellen?
Ja. CloudCRM erzeugt ZUGFeRD-2.5- beziehungsweise Factur-X-1.09-Rechnungen im EN-16931-Profil und bettet die strukturierten XML-Daten in eine PDF/A-3-Datei ein.
Unterstützt CloudCRM auch XRechnung?
DigitInvoice liest geeignete eingehende XRechnungsdateien in der CII-Syntax aus; UBL-Dateien werden nicht strukturiert ausgelesen. CloudCRM erstellt für den Ausgang ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X und kann darin eine Leitweg-ID verwenden. Die Leitweg-ID allein macht daraus keine reine XRechnung. Verlangt der Empfänger ein reines XRechnung-XML, ist ein gesonderter Erstellungs- und Übermittlungsweg nötig.
Bleibt die E-Rechnung dem Kunden zugeordnet?
Ja. Rechnungen entstehen aus Kunden- und Vorgangsdaten und bleiben zusammen mit Angeboten, Aufträgen und Dokumenten beim jeweiligen Kunden erreichbar.
Kann CloudCRM eingehende E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. DigitInvoice liest strukturierte Daten geeigneter ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien sowie XRechnungs-XML in CII aus und bereitet sie zur fachlichen Prüfung vor. UBL wird nicht strukturiert ausgelesen. Rechnungseingang, Zuordnung und Zahlung bleiben getrennte Arbeitsschritte.
Können Teilzahlungen zu einer E-Rechnung erfasst werden?
Ja. Zu einer Rechnung lassen sich mehrere Zahlungen mit Zahldatum und Zahlungsart erfassen. Teilzahlungen werden im Kassenbuch verbucht, während der noch offene Restbetrag an der Rechnung sichtbar bleibt.
Kann der Mahnlauf für eine Rechnung pausiert werden?
Ja. Der Mahnlauf kann für eine einzelne unbezahlte Rechnung pausiert werden, zum Beispiel bei einer vereinbarten Ratenzahlung. Dadurch rutscht die Rechnung nicht automatisch in die nächste Mahnstufe.
So sieht das konkret aus
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.