Problem und Ausgangssituation
Vor der ersten Rechnung müssen Unternehmens-, Zahlungs- und Formateinstellungen vollständig und fachlich geprüft sein.
Rechnungen und E-Rechnung
Unternehmenseinstellungen für Rechnungen und E-Rechnungen vorbereiten
Saubere Grundeinstellungen sorgen dafür, dass Pflicht- und Empfängerangaben beim Erstellen von Rechnungen verlässlich bereitstehen.
- Absenderdaten zentral vorbereiten
- Rechnungsablauf einheitlich starten
- E-Rechnungsangaben vor Versand prüfen
Ziel des Arbeitsablaufs
Die für Papier-/PDF-Rechnungen und E-Rechnungen benötigten Grunddaten konsistent vorbereiten.
Voraussetzungen
- Verbindliche Unternehmensdaten
- Abgestimmte steuerliche Angaben
- Kenntnis der Empfängeranforderungen
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Unternehmens- und Absenderdaten pflegen
Öffnen Sie die Firmen- beziehungsweise Profileinstellungen und kontrollieren Sie den vollständigen Unternehmensnamen, die ladungsfähige Anschrift und die vorgesehenen Kontaktdaten. Verwenden Sie die verbindlichen Angaben, die später auf Rechnungen erscheinen sollen. Korrigieren Sie veraltete oder provisorische Einträge vor dem ersten Rechnungsentwurf, damit sie nicht in mehrere Dokumente übernommen werden.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Unternehmensstammdaten und Rechnungsanschriftimg/praxisberichte/unternehmenseinstellungen-e-rechnung/bild-1.webpSchritt 2: Bank- und Steuerangaben abstimmen
Ergänzen Sie die Bankverbindung und die fachlich geklärten steuerlichen Angaben in den dafür vorgesehenen Einstellungen. Vergleichen Sie Kontoinhaber, IBAN und die verwendeten Unternehmenskennzeichen mit den bestätigten Unterlagen. Die Eingabemaske unterstützt die zentrale Pflege; sie entscheidet nicht, welche steuerliche Behandlung für Ihr Unternehmen oder einen einzelnen Umsatz richtig ist.
Schritt 3: Nummern und Zahlungsbedingungen kontrollieren
Prüfen Sie die vorgesehenen Rechnungsnummern, Zahlungsziele und Hinweise, die in den Rechnungsablauf übernommen werden. Stimmen Sie Nummernkreis und Bedingungen intern ab, bevor produktive Rechnungen erstellt werden. Kontrollieren Sie außerdem, ob Logo und Absenderdarstellung zur aktuellen Firma gehören. So beginnt der Ablauf mit einheitlichen Grunddaten statt mit Korrekturen an jeder einzelnen Rechnung.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungenimg/praxisberichte/unternehmenseinstellungen-e-rechnung/bild-2.webpSchritt 4: E-Rechnungsanforderung des Empfängers klären
Ermitteln Sie vor der Ausgabe, welches Format der Rechnungsempfänger verlangt. CloudCRM unterstützt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X sowie XRechnung. Bei einer XRechnung kann eine Leitweg-ID oder andere Käuferreferenz erforderlich sein. Übernehmen Sie eine solche Angabe nur aus einer verlässlichen Vorgabe des Empfängers und prüfen Sie sie vor dem Versand.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Auswahl des E-Rechnungsformatsimg/praxisberichte/unternehmenseinstellungen-e-rechnung/bild-3.webpSchritt 5: Erste Rechnung und Ausgabe testen
Erstellen Sie vor dem regulären Versand eine Rechnung mit einem kontrollierten Empfänger und nachvollziehbaren Positionen. Prüfen Sie die übernommenen Absenderdaten, Bankverbindung, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen und E-Rechnungsangaben in der Vorschau beziehungsweise Ausgabe. Korrigieren Sie fehlerhafte Grunddaten in den Einstellungen und erzeugen Sie das Dokument anschließend neu. Die Prüfung ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Ergebnis
Geprüfte Grundeinstellungen für einen konsistenten Rechnungsablauf. Die Hinweise ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
- Absenderdaten zentral vorbereiten
- Rechnungsablauf einheitlich starten
- E-Rechnungsangaben vor Versand prüfen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Wann ist eine Leitweg-ID relevant?
Sie wird insbesondere bei XRechnungen benötigt, wenn der Empfänger sie als Käuferreferenz vorgibt.
Ist dies eine steuerliche Prüfung?
Nein. Steuerliche und rechtliche Anforderungen müssen mit den fachlich zuständigen Stellen geklärt werden.