Problem und Ausgangssituation
Vor der produktiven Nutzung müssen die tatsächlichen Firmenangaben, Versandzugänge und gewünschten Integrationen vollständig und im richtigen Firmenkontext hinterlegt sein.
Einstellungen und Integration
Unternehmenseinstellungen in CloudCRM vollständig einrichten
Die Unternehmenseinstellungen verbinden Firmendaten, E-Mail-Versand, Zahlungswege und externe Anbindungen in einem zentralen Arbeitsbereich.
- Firmendaten und Versand zentral pflegen
- Optionale Zahlungs- und API-Anbindungen kontrolliert einrichten
- Paketabhängige Web-Bestellungen passend konfigurieren
Ziel des Arbeitsablaufs
Die verfügbaren Einstellungsbereiche nachvollziehbar konfigurieren, ohne automatische Systemfunktionen wie die Vergabe von Rechnungsnummern als manuelle Einstellung darzustellen.
Voraussetzungen
- Berechtigung für die Unternehmenseinstellungen
- Bestätigte Firmen-, Bank- und Steuerdaten
- Zugangsdaten der gewünschten E-Mail-, Stripe- oder API-Anbindungen
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Firmendaten und Absenderangaben vollständig pflegen
Öffnen Sie die Unternehmenseinstellungen und prüfen Sie Firmenname, Rechtsform, Inhaber beziehungsweise Geschäftsführung, Anschrift, Telefon, Webseite und E-Mail-Adresse. Laden Sie bei Bedarf ein geeignetes Firmenlogo hoch und kontrollieren Sie, ob die Kleinunternehmerregelung für die Firma aktiviert werden soll. Diese Angaben werden in mehreren CloudCRM-Bereichen weiterverwendet. Rechnungsnummern werden hier nicht eingestellt: CloudCRM vergibt sie beim Speichern einer neuen Rechnung automatisch und zeigt das Feld zuvor schreibgeschützt an.
Firmendaten mit Anschrift und Logo Schritt 2: SMTP-Einstellungen für den E-Mail-Versand einrichten
Tragen Sie im Bereich „E-Mail Konfiguration“ die Absenderadresse sowie SMTP-Host, Benutzername, Passwort, Port und Verschlüsselung ein. Für SSL ist üblicherweise Port 465, für TLS Port 587 vorgesehen. Lassen Sie ein bereits gespeichertes Passwortfeld leer, wenn das vorhandene Kennwort beibehalten werden soll. Speichern Sie die Mail-Einstellungen erst nach dem Abgleich mit den Zugangsdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Damit kann CloudCRM unter anderem Angebote, Rechnungen und andere vorgesehene Nachrichten über die Firmenadresse versenden.
SMTP-Konfiguration für den E-Mail-Versand Schritt 3: Stripe bei Bedarf für Online-Zahlungen konfigurieren
Wenn Kunden Rechnungen über einen Zahlungslink begleichen sollen, aktivieren Sie im Abschnitt „Stripe“ die Online-Zahlung. Wählen Sie zunächst den Test- oder Live-Modus und prüfen Sie die Währung. Hinterlegen Sie anschließend Publishable Key, Secret Key und Webhook Secret aus dem zugehörigen Stripe-Konto. Erfolgs- und Abbruch-URL werden von CloudCRM automatisch verwaltet und sind deshalb schreibgeschützt. Stripe ist optional: Wird kein Zahlungslink benötigt, bleibt die Funktion deaktiviert und der normale Rechnungs- und Überweisungsablauf kann weiter genutzt werden.
Schritt 4: Bank-, Steuer- und Registerdaten hinterlegen
Erfassen Sie im Bereich „Bank & Steuer“ das Kreditinstitut sowie IBAN und BIC der Firma. Ergänzen Sie anschließend die fachlich geklärten Angaben zu Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Registergericht und Registernummer. Vergleichen Sie die Daten mit den bestätigten Geschäfts- und Bankunterlagen, bevor Sie speichern. Die Einstellungen stellen die Angaben für die weitere Verwendung in CloudCRM bereit, entscheiden aber nicht über die steuerlich richtige Behandlung einzelner Umsätze. Unklare Steuer- oder Registerangaben sollten vor der produktiven Nutzung fachlich geklärt werden.
Bank-, Steuer- und Registerdaten Schritt 5: API-Verbindung für externe Webseiten vorbereiten
Im Abschnitt „API-Zugriff“ können Sie einen Firmenschlüssel erzeugen, über den externe Webseiten Anfragen oder Bestellungen eindeutig der eigenen Firma zuordnen. Kopieren Sie einen neu generierten API-Key sofort und bewahren Sie ihn ausschließlich in der vorgesehenen geschützten Konfiguration der angebundenen Anwendung auf. Nach dem Verlassen der Ansicht wird der aktive Schlüssel nur noch maskiert angezeigt. Wird ein neuer Schlüssel erzeugt, deaktiviert CloudCRM den zuvor aktiven Firmenschlüssel. Bestehende Anbindungen müssen danach mit dem neuen Wert aktualisiert und erneut getestet werden.
API-Zugriff mit maskiertem Firmenschlüssel Schritt 6: Web-Bestellungen im enthaltenen Paket konfigurieren
Der Abschnitt „Web-Bestellungen (API)“ erscheint nur, wenn das gebuchte Paket beziehungsweise die zugewiesene Berechtigung die Funktion `inbound_orders` enthält. Dort legen Sie fest, ob CloudCRM bei einer neuen API-Bestellung eine E-Mail-Benachrichtigung an die Administration senden soll. Zusätzlich kann aktiviert werden, dass beim späteren Verarbeiten der Bestellung automatisch eine Auftragsbestätigung an den Endkunden versendet wird. Prüfen Sie vor der Aktivierung die API-Anbindung und die zuvor eingerichteten Mail-Einstellungen. Ohne freigeschaltete Web-Bestellungen bleibt dieser Einstellungsbereich ausgeblendet.
Paketabhängige Einstellungen für Web-Bestellungen
Ergebnis
Ein nachvollziehbar eingerichteter Firmenbereich mit abgestimmten Stammdaten, funktionsfähigem E-Mail-Versand und den tatsächlich benötigten Zahlungs- und API-Anbindungen.
- Firmendaten und Versand zentral pflegen
- Optionale Zahlungs- und API-Anbindungen kontrolliert einrichten
- Paketabhängige Web-Bestellungen passend konfigurieren
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Werden Rechnungsnummern in den Unternehmenseinstellungen festgelegt?
Nein. CloudCRM vergibt die Rechnungsnummer beim Speichern einer neuen Rechnung automatisch; das Feld ist zuvor schreibgeschützt.
Muss Stripe eingerichtet werden?
Nein. Stripe ist optional und wird nur aktiviert, wenn auf Rechnungen ein Online-Zahlungslink angeboten werden soll.
Warum sehe ich den Bereich Web-Bestellungen nicht?
Der Bereich wird nur angezeigt, wenn das gebuchte Paket beziehungsweise die Berechtigung die Funktion inbound_orders freischaltet.