Problem und Ausgangssituation
CloudCRM ist eingerichtet, die erste echte Rechnung soll raus. Genau jetzt rächt sich jede Lücke: eine fehlende Steuernummer, ein nicht getesteter Mailzugang oder ein Logo, das nie hochgeladen wurde.
Einstellungen und Integration
Unternehmenseinstellungen in CloudCRM vollständig einrichten
Die Unternehmenseinstellungen macht man einmal und lebt danach jahrelang mit dem Ergebnis. Firmendaten, E-Mail-Versand, Ticket-Postfach, Zahlungswege und externe Anbindungen liegen hier an einer Stelle beisammen.
- Firmendaten und Versand zentral pflegen
- Optionale Zahlungs- und API-Anbindungen kontrolliert einrichten
- Paketabhängige Web-Bestellungen passend konfigurieren
Ziel des Arbeitsablaufs
Alle Einstellungsbereiche einmal bewusst durchgehen und wissen, was CloudCRM selbst übernimmt, etwa die Vergabe der Rechnungsnummern.
Voraussetzungen
- Berechtigung für die Unternehmenseinstellungen
- Bestätigte Firmen-, Bank- und Steuerdaten
- Zugangsdaten der gewünschten E-Mail-, Stripe- oder API-Anbindungen
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Firmendaten und Absenderangaben vollständig pflegen
Die Unternehmenseinstellungen sind schnell übersprungen und tauchen dann als Lücke auf jedem Dokument wieder auf. Prüfen Sie Firmenname, Rechtsform, Vor- und Nachname von Inhaber oder Geschäftsführung, Anschrift, Telefon, Webseite und E-Mail-Adresse. Laden Sie ein Firmenlogo hoch und entscheiden Sie, ob die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG für Ihre Firma gilt. Eines suchen Sie hier vergeblich: die Rechnungsnummer. Die vergibt CloudCRM automatisch beim Speichern und zeigt das Feld vorher schreibgeschützt an.
Firmendaten mit Anschrift und Logo Schritt 2: SMTP-Einstellungen für den E-Mail-Versand einrichten
Ohne funktionierenden Mailversand bleibt jedes Angebot im System liegen. Tragen Sie unter „E-Mail Konfiguration“ Absenderadresse, SMTP-Host, Benutzer, Passwort, Port und Verschlüsselung ein. Als Faustregel gilt Port 465 für SSL und 587 für TLS. Im Zweifel sagt Ihnen Ihr Anbieter, was er erwartet. Ein bereits gespeichertes Passwortfeld lassen Sie einfach leer, wenn das vorhandene Kennwort bleiben soll. Erst danach kann CloudCRM Angebote, Rechnungen und weitere Nachrichten über Ihre Firmenadresse verschicken.
SMTP-Konfiguration für den E-Mail-Versand Schritt 3: Ticket-Postfach per IMAP anbinden
Sollen E-Mails an Ihre Support-Adresse als Tickets ankommen, aktivieren Sie den Ticket-Abruf per IMAP. Hinterlegen Sie Host, Benutzer, Passwort, Port und den Ordner, den CloudCRM abholen soll. Dazu kommen die Absenderangaben für ausgehende Ticketmails: Absender-E-Mail, Absendername und eine Reply-To-Adresse. Achten Sie darauf, dass die Reply-To-Adresse wirklich auf das abgerufene Postfach zeigt. Sonst landet die Antwort des Kunden in einem Postfach, aus dem sie niemand als Ticket weiterverarbeitet.
Schritt 4: Stripe bei Bedarf für Online-Zahlungen konfigurieren
Sollen Kunden ihre Rechnung per Zahlungslink begleichen, aktivieren Sie den Abschnitt „Stripe“. Wählen Sie zuerst Test- oder Live-Modus und prüfen Sie die Währung. Im Testmodus spielen Sie den kompletten Ablauf durch, ohne echtes Geld zu bewegen. Hinterlegen Sie danach Publishable Key, Secret Key und Webhook Secret aus Ihrem Stripe-Konto. Erfolgs- und Abbruch-URL verwaltet CloudCRM selbst und zeigt sie schreibgeschützt an. Brauchen Sie keinen Zahlungslink, bleibt der Bereich deaktiviert und der übliche Rechnungs- und Überweisungsweg funktioniert unverändert.
Schritt 5: Bank-, Steuer- und Registerdaten hinterlegen
Unter „Bank & Steuer“ hinterlegen Sie Kreditinstitut, IBAN und BIC sowie Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Registergericht und Registernummer. Gleichen Sie die Werte mit Ihren tatsächlichen Geschäfts- und Bankunterlagen ab, bevor Sie speichern. Eine falsche IBAN auf hundert Rechnungen korrigiert sich nicht von selbst. Und eine klare Abgrenzung: Die Einstellungen stellen diese Angaben nur bereit. Ob ein einzelner Umsatz steuerlich richtig behandelt wird, entscheiden sie nicht. Unklare Steuer- oder Registerangaben klären Sie besser vor dem produktiven Start.
Bank-, Steuer- und Registerdaten Schritt 6: API-Verbindung für externe Webseiten vorbereiten
Im Abschnitt „API-Zugriff“ erzeugen Sie einen Firmenschlüssel, über den externe Webseiten Anfragen oder Bestellungen eindeutig Ihrer Firma zuordnen. Kopieren Sie einen neuen Schlüssel sofort. Nach dem Verlassen der Ansicht sehen Sie ihn nur noch maskiert. Bewahren Sie ihn ausschließlich in der geschützten Konfiguration der angebundenen Anwendung auf, nie in einer Mail oder einer Notiz. Und rechnen Sie mit der Folge: Erzeugen Sie einen neuen Schlüssel, deaktiviert CloudCRM den bisherigen. Bestehende Anbindungen hören dann auf zu funktionieren, bis sie den neuen Wert bekommen.
API-Zugriff mit maskiertem Firmenschlüssel Schritt 7: Web-Bestellungen im enthaltenen Paket konfigurieren
Der Abschnitt „Web-Bestellungen (API)“ taucht nur auf, wenn Ihr Paket beziehungsweise die zugewiesene Berechtigung die Funktion `inbound_orders` enthält. Fehlt er, ist das kein Fehler, sondern eine Frage des Pakets. Dort legen Sie fest, ob CloudCRM bei einer neuen API-Bestellung eine Benachrichtigung an die Administration schickt. Zusätzlich lässt sich aktivieren, dass beim Verarbeiten der Bestellung automatisch eine Auftragsbestätigung an den Endkunden geht. Prüfen Sie vorher API-Anbindung und Mail-Einstellungen, sonst aktivieren Sie einen Versand, der ins Leere läuft.
Paketabhängige Einstellungen für Web-Bestellungen
Ergebnis
Ein sauber eingerichteter Firmenbereich: geprüfte Stammdaten, funktionierender E-Mail-Versand und genau die Zahlungs- und API-Anbindungen, die Sie wirklich brauchen.
- Firmendaten und Versand zentral pflegen
- Optionale Zahlungs- und API-Anbindungen kontrolliert einrichten
- Paketabhängige Web-Bestellungen passend konfigurieren
Passende CloudCRM-Funktionen
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Werden Rechnungsnummern in den Unternehmenseinstellungen festgelegt?
Nein. CloudCRM vergibt die Rechnungsnummer beim Speichern einer neuen Rechnung automatisch; das Feld ist zuvor schreibgeschützt.
Muss Stripe eingerichtet werden?
Nein. Stripe ist optional und wird nur aktiviert, wenn auf Rechnungen ein Online-Zahlungslink angeboten werden soll.
Warum sehe ich den Bereich Web-Bestellungen nicht?
Der Bereich wird nur angezeigt, wenn das gebuchte Paket beziehungsweise die Berechtigung die Funktion inbound_orders freischaltet.
Passende Produktseiten
Diesen Ablauf selbst ausprobieren
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen diesen Ablauf live in Ihrem eigenen CloudCRM – zugeschnitten auf Ihren Betrieb.