Problem und Ausgangssituation
Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, Termine und Dokumente liegen an verschiedenen Orten und sind im Team nur schwer auffindbar.
Kundenverwaltung
Einen neuen Kunden anlegen und die digitale Kundenakte nutzen
Die digitale Kundenakte wird zur gemeinsamen Arbeitsoberfläche für Kunden-, Service- und kaufmännische Vorgänge.
- Informationen zentral zusammenführen
- Nächste Schritte direkt beim Kunden planen
- Angebote, Aufträge und Rechnungen zuordnen
Ziel des Arbeitsablaufs
Einen vollständigen Kundendatensatz anlegen und alle weiteren Vorgänge eindeutig damit verbinden.
Voraussetzungen
- Verlässliche Kundenstammdaten
- Berechtigung zur Kundenanlage
- Abgestimmte Zuständigkeit im Team
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Neuen Kundendatensatz anlegen
Öffnen Sie die Kundenübersicht und wählen Sie die Aktion zum Anlegen eines Kunden. Erfassen Sie je nach Kundentyp Firmenname oder Personendaten sowie Anschrift, E-Mail und Telefonnummer. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob der Kunde bereits vorhanden ist und ob die Schreibweise für spätere Angebote und Rechnungen geeignet ist. Nach dem Speichern steht der neue Kundendatensatz als Ausgangspunkt für weitere Vorgänge bereit.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Formular zur Anlage eines neuen Kundenimg/praxisberichte/kundenakte-anlegen/bild-1.webpSchritt 2: Ansprechpartner und Stammdaten ergänzen
Öffnen Sie den gespeicherten Kunden und ergänzen Sie die tatsächlich benötigten Ansprechpartner und Kontaktwege. Achten Sie darauf, allgemeine Firmendaten und persönliche Kontaktdaten nicht miteinander zu vermischen. Kontrollieren Sie Rechnungsanschrift und Erreichbarkeit besonders sorgfältig, weil diese Angaben in kaufmännische Dokumente und Kommunikation einfließen können. Speichern Sie Änderungen erst, wenn die Zuordnung eindeutig ist.
Schritt 3: Kundenverlauf mit Berichten pflegen
Nutzen Sie den Verlauf beziehungsweise den Bereich für Berichte und Notizen, um Gespräche, Absprachen und wichtige Ereignisse festzuhalten. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel und beschreiben Sie nur Informationen, die für die weitere Zusammenarbeit benötigt werden. Autor und Zeitpunkt bleiben am Eintrag erkennbar. Markieren Sie besonders relevante Einträge nur dann als wichtig, wenn sie für andere berechtigte Mitarbeitende unmittelbar auffallen sollen.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Kundenakte mit Historie und Notizenimg/praxisberichte/kundenakte-anlegen/bild-2.webpSchritt 4: Nächste Aktivitäten beim Kunden planen
Legen Sie Aufgaben, Wiedervorlagen oder Termine direkt beim Kunden an. Eine Aufgabe eignet sich für einen konkreten Arbeitsauftrag mit Status, Priorität, Fälligkeit und Zuständigkeit. Eine Wiedervorlage plant den nächsten Kontakt, während ein Termin im Kalender geführt wird. Prüfen Sie jeweils den Kundenbezug und die verantwortliche Person. So erscheinen nächste Schritte nicht als lose Notiz, sondern im passenden Arbeitsbereich.
Schritt 5: Dokumente und Geschäftsvorgänge zuordnen
Verwenden Sie die jeweiligen Kunden-Tabs, um Dokumente, Leistungen, Tickets, Angebote, Aufträge und Rechnungen anzulegen oder wiederzufinden. Kontrollieren Sie bei jedem neuen Vorgang, dass er dem richtigen Kunden zugeordnet ist. Die Kundenakte ersetzt die Fachansichten nicht, bündelt aber deren Kundenbezug. Nach der Zuordnung lässt sich der Verlauf vom ersten Kontakt bis zu Service- und Rechnungsvorgängen aus einem Datensatz nachvollziehen.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Kundenbezogene Aufgaben und Dokumenteimg/praxisberichte/kundenakte-anlegen/bild-3.webp
Ergebnis
Eine zentrale Kundenhistorie, in der Mitarbeitende Stammdaten, Kommunikation, nächste Schritte und kaufmännische Vorgänge gemeinsam überblicken.
- Informationen zentral zusammenführen
- Nächste Schritte direkt beim Kunden planen
- Angebote, Aufträge und Rechnungen zuordnen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Welche Vorgänge gehören zur Kundenakte?
Unter anderem Stammdaten, Ansprechpartner, Berichte, Aufgaben, Wiedervorlagen, Termine, Tickets, Dokumente, Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Können mehrere Mitarbeitende damit arbeiten?
Ja, sofern ihre Firmenzuordnung und Berechtigungen den jeweiligen Zugriff erlauben.