Kunden-, Service- und kaufmännische Prozesse

Digitale Kundenakte: alle Vorgänge und nächsten Schritte an einem Ort

Die digitale Kundenakte in CloudCRM verbindet Stammdaten, Kommunikation, Aufgaben, Termine, Dokumente und kaufmännische Vorgänge in einem übersichtlichen Datensatz. Mitarbeitende finden nicht nur alle Informationen zum Kunden, sondern können Angebote, Aufträge, Rechnungen, Tickets, Aufgaben und Wiedervorlagen direkt von dort aus bearbeiten.

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Vollständiger Überblick
Direkt weiterarbeiten
Gemeinsam organisiert

Zentrale Kundenakte

Kundendaten verwalten und den gesamten Verlauf überblicken

Die CRM Kundenakte bündelt Stammdaten, Ansprechpartner, Kundenhistorie, Berichte und Notizen, Termine, Tickets und Leistungen. Auch Angebote, Aufträge, Dokumente und Rechnungen bleiben direkt im selben Kundendatensatz erreichbar.

Damit ist die Kundenakte nicht nur eine Ablage, sondern die zentrale Arbeitsoberfläche für digitale Kundenverwaltung. Mitarbeitende können dort Berichte erfassen, Dokumente hochladen, Termine planen sowie Tickets, Angebote und Aufträge oder Rechnungen erstellen. Aufgaben und Wiedervorlagen sowie Kundenguthaben werden ebenfalls direkt beim Kunden verwaltet.

Vollständiger Überblick über Stammdaten, Verlauf, Berichte und Dokumente
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Tickets und Termine direkt anlegen
Leistungen und kaufmännische Vorgänge eindeutig dem Kunden zugeordnet

Aufgeräumte digitale Kundenakte in CloudCRM

Kommunikation & Historie

Ausführliche Berichte und Notizen festhalten

Dokumentieren Sie Kundengespräche und Absprachen mit einem eigenen Titel und ausführlichem Inhalt. Der integrierte Rich-Text-Editor ermöglicht formatierte Berichte und Notizen direkt beim Kunden; Autor und Datum bleiben am Eintrag sichtbar. Support-Fälle können zusätzlich über das Ticketsystem erfasst werden.

Besonders relevante Einträge lassen sich als "Wichtig" kennzeichnen. Bearbeiten oder löschen können Benutzer Berichte nur mit der entsprechenden Berechtigung. So bleibt die Kundenhistorie für das Team nachvollziehbar.

Titel und formatierter Inhalt für ausführliche Berichte
Autor, Datum und Wichtig-Kennzeichnung direkt am Eintrag
Bearbeitung und Löschung nur mit entsprechender Berechtigung

Berichte mit Titel und formatiertem Inhalt

Wichtige Einträge sichtbar kennzeichnen

Autor und Datum nachvollziehbar festhalten

Sicherheit & Nachvollziehbarkeit

Rechteprüfung und Firmenzuordnung schützen Kundendaten

CloudCRM prüft beim Zugriff die Rechte des angemeldeten Benutzers und die Zuordnung zur jeweiligen Firma. Kundendaten, Berichte, Aufgaben und Dokumente können dadurch nur im vorgesehenen Firmenkontext aufgerufen oder bearbeitet werden.

Wichtige Aktionen am Kundendatensatz werden protokolliert. Dadurch bleiben relevante Änderungen und neu zugeordnete Vorgänge wie Angebote oder Aufträge nachvollziehbar. Bearbeitung, Löschung und Zugriff setzen die jeweils erforderliche Berechtigung voraus.

Rechteprüfung vor Zugriff und Bearbeitung
Eindeutige Zuordnung aller Daten zur Firma
Protokollierung wichtiger Aktionen am Kunden

Zugriff nur für berechtigte Benutzer

Kundendaten bleiben der Firma zugeordnet

Wichtige Aktionen nachvollziehbar protokolliert

Aufgaben & Fristen

Aufgaben und Wiedervorlagen klar getrennt organisieren

Wiedervorlagen sind für den nächsten Kontakt oder einen kurzen Folgeschritt gedacht. Sie enthalten Thema, Fälligkeit und Notiz, bleiben dem Kunden zugeordnet und können direkt als erledigt markiert werden.

Aufgaben bilden umfangreichere Arbeitsschritte ab: mit Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Priorität, Status und zuständigem Mitarbeiter. Sie werden direkt aus der Kundenakte angelegt und eindeutig dem Kunden zugeordnet. So bleiben Zuständigkeiten, Prioritäten und Fristen im Team sichtbar.

Wiedervorlagen mit Thema, Fälligkeit und Notiz direkt erledigen
Aufgaben priorisieren und Mitarbeitern zuweisen
Kundenbezogene Fristen und Status gemeinsam im Blick behalten

Wiedervorlagen für den nächsten Kundenkontakt

Aufgaben mit Priorität, Status und Fälligkeit

Klare Zuständigkeit im Team

Vom Kundengespräch bis zur Rechnung im selben Datensatz arbeiten

Kaufmännischer Ablauf

Vom Kundengespräch über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung bleibt jeder Vorgang eindeutig dem Kunden zugeordnet. Angebote, Aufträge, Leistungen, Dokumente und Rechnungen sind im selben Datensatz erreichbar; bezahlte Rechnungen lassen sich mit dem Kassenbuch verbinden.

Termine & Kundenguthaben

Planen Sie Termine direkt beim Kunden; die Einträge bleiben dem Kundendatensatz zugeordnet und können später bearbeitet werden. Ein beim Kunden hinterlegtes Guthaben kann bei der nächsten Rechnung als Abzug vorgeschlagen werden.

Geschützte Dateiablage

Laden Sie Dokumente geschützt und direkt dem Kunden zugeordnet hoch. Das gilt auch für passende, über DigitInvoice verarbeitete Dokumente. Berechtigte Benutzer können PDF-Dateien in der Vorschau öffnen, drucken oder herunterladen. Zugriff und Bearbeitung richten sich nach den vergebenen Rechten.

Häufige Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.

Was ist eine digitale Kundenakte?

Eine digitale Kundenakte bündelt Stammdaten, Ansprechpartner, Kundenhistorie, Berichte, Termine, Tickets, Leistungen, Angebote, Aufträge, Dokumente und Rechnungen in einem zentralen Kundendatensatz.

Welche Informationen können in der digitalen Kundenakte gespeichert werden?

Neben Stammdaten und Ansprechpartnern umfasst sie Berichte und Notizen, Termine, Tickets, Leistungen, Angebote, Aufträge, Dokumente, Rechnungen sowie kundenbezogene Aufgaben und Wiedervorlagen.

Können Angebote, Aufträge und Rechnungen einem Kunden zugeordnet werden?

Ja. Angebote, Aufträge und Rechnungen lassen sich aus dem Kundendatensatz heraus erstellen und bleiben dem jeweiligen Kunden eindeutig zugeordnet.

Können Dokumente und Kundendateien abgelegt werden?

Ja. Berechtigte Benutzer können Dateien direkt beim Kunden hochladen, PDFs in einer Vorschau öffnen sowie Dokumente drucken oder herunterladen.

Unterstützt CloudCRM Tickets und Kundenkommunikation in der Kundenakte?

Ja. Tickets lassen sich direkt aus der Kundenakte erstellen. Ausführliche Berichte und Notizen mit Titel, formatiertem Inhalt, Autor und Datum ergänzen die Kundenhistorie.

Eignet sich die digitale Kundenakte für kleine Unternehmen?

Ja. Die digitale Kundenakte für kleine Unternehmen führt Kunden-, Service- und kaufmännische Prozesse in einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche zusammen.

Wie unterscheiden sich Aufgaben und Wiedervorlagen?

Wiedervorlagen halten Thema, Fälligkeit und eine Notiz für den nächsten Kundenkontakt fest und lassen sich direkt erledigen. Aufgaben enthalten zusätzlich Beschreibung, Priorität, Status und den zuständigen Mitarbeiter.