Erst ansehen, dann übernehmen
Kontrollieren Sie die erkannten Datensätze in der Vorschau. Vorhandene Kunden werden nicht überschrieben; erkannte Dubletten werden übersprungen. So bleibt Ihr gepflegter Bestand erhalten.
Kunden-, Service- und kaufmännische Prozesse
Digitale Kundenakte: alle Vorgänge und nächsten Schritte an einem Ort
Ihr Kunde ruft an, die letzte Absprache, das Angebot und die offene Rechnung stehen bereit. In der digitalen Kundenakte findet Ihr Team den aktuellen Stand und kann direkt weiterhelfen. Das macht Gespräche leichter und Übergaben einfacher.
- Vollständiger Überblick
- Direkt weiterarbeiten
- Gemeinsam organisiert
Gut vorbereitet in jedes Kundengespräch
- Schritt 1
Den Kunden öffnen
Ansprechpartner, letzte Notiz und wichtige Unterlagen stehen zusammen bereit. Sie sehen, was bisher besprochen wurde.
- Schritt 2
Direkt weiterarbeiten
Öffnen Sie das Angebot, die Rechnung oder eine Kundenanfrage. Neue Aufgaben und Termine bleiben beim passenden Kunden.
- Schritt 3
Den nächsten Schritt festhalten
Notieren Sie die Absprache und legen Sie fest, wer sich darum kümmert. So können auch Kollegen bei Urlaub oder Krankheit gut übernehmen.
Gut zu wissen: Was Sie und Ihr Team beim Kunden festhalten, steht für die weitere Arbeit bereit. Sie bestimmen, wer die Informationen sehen und bearbeiten darf.
Zentrale Kundenakte
Kundendaten verwalten und den gesamten Verlauf überblicken
Die CRM Kundenakte bündelt Stammdaten, Ansprechpartner, Kundenhistorie, Berichte und Notizen, Termine, Tickets und Leistungen. Auch Angebote, Aufträge, Dokumente und Rechnungen bleiben direkt im selben Kundendatensatz erreichbar.
Damit ist die Kundenakte nicht nur eine Ablage, sondern die zentrale Arbeitsoberfläche für digitale Kundenverwaltung. Mitarbeitende können dort Berichte erfassen, Dokumente hochladen, Termine planen sowie Tickets, Angebote und Aufträge oder Rechnungen erstellen. Aufgaben und Wiedervorlagen sowie Kundenguthaben werden ebenfalls direkt beim Kunden verwaltet.
- Vollständiger Überblick über Stammdaten, Verlauf, Berichte und Dokumente
- Angebote, Aufträge, Rechnungen, Tickets und Termine direkt anlegen
- Leistungen und kaufmännische Vorgänge eindeutig dem Kunden zugeordnet
Kommunikation & Historie
Ausführliche Berichte und Notizen festhalten
Halten Sie nach dem Gespräch fest, was vereinbart wurde. Notizen und Berichte stehen direkt beim Kunden, mit Autor und Datum. Wichtige Einträge können Sie hervorheben. Support-Fälle können zusätzlich über das Ticketsystem erfasst werden.
Besonders relevante Einträge lassen sich als "Wichtig" kennzeichnen. Bearbeiten oder löschen können Benutzer Berichte nur mit der entsprechenden Berechtigung. So bleibt die Kundenhistorie für das Team nachvollziehbar.
- Titel und formatierter Inhalt für ausführliche Berichte
- Autor, Datum und Wichtig-Kennzeichnung direkt am Eintrag
- Bearbeitung und Löschung nur mit entsprechender Berechtigung
Berichte mit Titel und formatiertem Inhalt
Wichtige Einträge sichtbar kennzeichnen
Autor und Datum nachvollziehbar festhalten
Sicherheit & Nachvollziehbarkeit
Rechteprüfung und Firmenzuordnung schützen Kundendaten
CloudCRM prüft beim Zugriff die Rechte des angemeldeten Benutzers und die Zuordnung zur jeweiligen Firma. Kundendaten, Berichte, Aufgaben und Dokumente können dadurch nur im vorgesehenen Firmenkontext aufgerufen oder bearbeitet werden.
Wichtige Aktionen am Kundendatensatz werden protokolliert. Dadurch bleiben relevante Änderungen und neu zugeordnete Vorgänge wie Angebote oder Aufträge nachvollziehbar. Bearbeitung, Löschung und Zugriff setzen die jeweils erforderliche Berechtigung voraus.
- Sie bestimmen, wer mitlesen und bearbeiten darf
- Eigener Datenbereich für Ihren Betrieb
- Wichtige Änderungen im Verlauf nachlesen
Zugriff nur für berechtigte Benutzer
Kundendaten bleiben der Firma zugeordnet
Wichtige Aktionen nachvollziehbar protokolliert
Aufgaben & Fristen
Aufgaben und Wiedervorlagen klar getrennt organisieren
Wiedervorlagen sind für den nächsten Kontakt oder einen kurzen Folgeschritt gedacht. Sie enthalten Thema, Fälligkeit und Notiz, bleiben dem Kunden zugeordnet und können direkt als erledigt markiert werden.
Aufgaben bilden umfangreichere Arbeitsschritte ab: mit Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Priorität, Status und zuständigem Mitarbeiter. Sie werden direkt aus der Kundenakte angelegt und eindeutig dem Kunden zugeordnet. So bleiben Zuständigkeiten, Prioritäten und Fristen im Team sichtbar.
- Wiedervorlagen mit Thema, Fälligkeit und Notiz direkt erledigen
- Aufgaben priorisieren und Mitarbeitern zuweisen
- Kundenbezogene Fristen und Status gemeinsam im Blick behalten
Wiedervorlagen für den nächsten Kundenkontakt
Aufgaben mit Priorität, Status und Fälligkeit
Klare Zuständigkeit im Team
Vom Kundengespräch bis zur Rechnung im selben Datensatz arbeiten
Kaufmännischer Ablauf
Vom Kundengespräch über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung bleibt jeder Vorgang eindeutig dem Kunden zugeordnet. Angebote, Aufträge, Leistungen, Dokumente und Rechnungen sind im selben Datensatz erreichbar; bezahlte Rechnungen lassen sich mit dem Kassenbuch verbinden.
Termine & Kundenguthaben
Planen Sie Termine direkt beim Kunden; die Einträge bleiben dem Kundendatensatz zugeordnet und können später bearbeitet werden. Ein beim Kunden hinterlegtes Guthaben kann bei der nächsten Rechnung als Abzug vorgeschlagen werden.
Geschützte Dateiablage
Laden Sie Dokumente geschützt und direkt dem Kunden zugeordnet hoch. Das gilt auch für passende, über DigitInvoice verarbeitete Dokumente. Berechtigte Benutzer können PDF-Dateien in der Vorschau öffnen, drucken oder herunterladen. Zugriff und Bearbeitung richten sich nach den vergebenen Rechten.
Dokumente schneller finden und geordnet ablegen
Die zentrale Dokumentenansicht durchsucht Dateiname, Kategorie, Ersteller, Quelle und Notiz. Ergebnisse lassen sich nach Datum, Name oder Kategorie sortieren; Ordnernavigation und kompakte Darstellung helfen bei größeren Beständen.
Berechtigte Benutzer können Dokumente in der Vorschau öffnen, herunterladen oder archivieren. Automatisch erzeugte Unterlagen wie Angebote, Aufträge, Rechnungen und freigegebene Einsatzberichte bleiben mit dem jeweiligen Vorgang und Kunden verbunden.
Von der Excel-Liste zur digitalen Kundenakte
Die meisten Betriebe starten nicht bei null, sondern mit einer gewachsenen Tabelle. Der Umstieg lohnt sich meist genau dann, wenn diese Punkte vertraut klingen.
Woran Sie merken, dass die Tabelle nicht mehr reicht
- Vor dem Rückruf müssen Sie erst Kollegen fragen
- Dokumente liegen im Mailpostfach statt beim Kunden
- Zwei Personen pflegen zwei Versionen derselben Liste
- Bei Urlaub oder Krankheit fehlt der Sachstand
- Alte Angebote sind nur schwer wiederzufinden
Was sich mit der Kundenakte ändert
- Ein Datensatz je Kunde, für berechtigte Teammitglieder sichtbar
- Dokumente hängen am Kunden, nicht im Postfach
- Notizen mit Autor und Datum bleiben nachvollziehbar
- Offene Aufgaben und Fristen sind sichtbar
- Angebote, Aufträge und Rechnungen bleiben verknüpft
Bestehende Kundendaten müssen dabei nicht abgetippt werden. Wie ein Import in der Praxis abläuft, zeigt der Praxisbericht Kundendaten importieren.
Die Kundenakte im Zusammenspiel mit CloudCRM
Die Kundenakte ist der Ausgangspunkt. Ihren vollen Nutzen entfaltet sie zusammen mit den angrenzenden Bereichen.
CloudCRM im Überblick
Wie Kundenakte, Aufträge, Rechnungen, Dokumente und Finanzen als ein durchgängiger Ablauf zusammenwirken.
Kundenakte im Handwerk
Objektdaten, Materialeinsatz, Fotos und Wartungshistorie beim jeweiligen Kunden dokumentieren.
Kundenakte für Dienstleister
Anfragen, Absprachen, Projektstände und Rechnungen an einem Ort nachvollziehbar halten.
Belege für den Steuerberater
Zugeordnete Belege können die Vorarbeit und Abstimmung mit der Steuerkanzlei vereinfachen.
Wie Kundenakte und Büroabläufe mit persönlicher Begleitung aus Hausham zusammenspielen, zeigt die Seite CloudCRM im Landkreis Miesbach.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Was ist eine digitale Kundenakte?
Eine digitale Kundenakte bündelt Stammdaten, Ansprechpartner, Kundenhistorie, Berichte, Termine, Tickets, Leistungen, Angebote, Aufträge, Dokumente und Rechnungen in einem zentralen Kundendatensatz.
Welche Informationen können in der digitalen Kundenakte gespeichert werden?
Neben Stammdaten und Ansprechpartnern umfasst sie Berichte und Notizen, Termine, Tickets, Leistungen, Angebote, Aufträge, Dokumente, Rechnungen sowie kundenbezogene Aufgaben und Wiedervorlagen.
Können Angebote, Aufträge und Rechnungen einem Kunden zugeordnet werden?
Ja. Angebote, Aufträge und Rechnungen lassen sich aus dem Kundendatensatz heraus erstellen und bleiben dem jeweiligen Kunden eindeutig zugeordnet.
Können Dokumente und Kundendateien abgelegt werden?
Ja. Berechtigte Benutzer können Dateien direkt beim Kunden hochladen, PDFs in einer Vorschau öffnen sowie Dokumente drucken oder herunterladen.
Unterstützt CloudCRM Tickets und Kundenkommunikation in der Kundenakte?
Ja. Tickets lassen sich direkt aus der Kundenakte erstellen. Ausführliche Berichte und Notizen mit Titel, formatiertem Inhalt, Autor und Datum ergänzen die Kundenhistorie.
Eignet sich die digitale Kundenakte für kleine Unternehmen?
Ja. Die digitale Kundenakte für kleine Unternehmen führt Kunden-, Service- und kaufmännische Prozesse in einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche zusammen.
Wie unterscheiden sich Aufgaben und Wiedervorlagen?
Wiedervorlagen halten Thema, Fälligkeit und eine Notiz für den nächsten Kundenkontakt fest und lassen sich direkt erledigen. Aufgaben enthalten zusätzlich Beschreibung, Priorität, Status und den zuständigen Mitarbeiter.
So sieht das konkret aus
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.
Mit Ihren vorhandenen Kontakten starten
Ihre Kundenliste zieht mit.
Sie müssen nicht jeden Kontakt neu anlegen. Übernehmen Sie Kundendaten aus einer passenden CSV-Datei und prüfen Sie die Vorschau, bevor Sie den Import bestätigen.
Die Herkunft bleibt nachvollziehbar
Neu importierte Kunden erhalten einen Verlauf mit Quelle, Zeitpunkt und ausführendem Benutzer. Später lässt sich nachvollziehen, wie der Kontakt in Ihre Kundenverwaltung gelangt ist.
Im Büro und beim Kunden weiterarbeiten
Die freigegebenen Kundenakten stehen auch in der Tablet-App bereit. Import und Export haben eigene Rechte. Sie bestimmen, wer Daten übernehmen und wer den Bestand ausgeben darf.