CloudCRM in der Praxis: Arbeitsabläufe Schritt für Schritt erklärt
In den Praxisberichten zeigen wir konkrete Arbeitsabläufe mit CloudCRM – von der Kundenanlage über Angebote und Aufträge bis zur E-Rechnung, Zahlung, Dokumentation und Zusammenarbeit im Team.
Außenmitarbeiter einsetzen, Einsatzberichte prüfen und abrechnen
Der Monteur braucht vor Ort keinen vollständigen CRM-Zugang. Ein sicherer Auftragslink führt ihn durch Ankunft, Arbeitszeit, Pausen, Material und Abschlussbericht; das Büro prüft die Angaben vor der Abrechnung.
Praxisbericht lesen → Waren, Chargen und HaltbarkeitChargen, Haltbarkeit und Warenverluste nachvollziehbar verwalten
Bei chargenpflichtigen oder verderblichen Waren reicht ein Gesamtbestand nicht aus. CloudCRM verbindet Wareneingang, Chargennummer, Haltbarkeit, Lagerort und dokumentierte Verluste zu einem nachvollziehbaren Arbeitsablauf.
Praxisbericht lesen → Team, Konten und SicherheitMFA mit einer Authenticator-App in CloudCRM einrichten
Ein persönliches Passwort bleibt wichtig. Eine zusätzlich eingerichtete Mehrfaktor-Authentifizierung schützt das Benutzerkonto darüber hinaus mit einem zeitlich begrenzten Code aus einer Authenticator-App.
Praxisbericht lesen → Angebote und AufträgeVom Angebot über den Auftrag bis zur E-Rechnung
Angebot schreiben, bei Zusage alles noch einmal ins Rechnungsprogramm tippen. So läuft es in vielen Betrieben. Dieser Bericht zeigt den Weg, bei dem Kundendaten und Positionen vom Angebot bis zur fertigen E-Rechnung nur ein einziges Mal erfasst werden.
Praxisbericht lesen → KundenverwaltungEinen neuen Kunden anlegen und die digitale Kundenakte nutzen
Die digitale Kundenakte ist der Ort, an dem alles zu einem Kunden zusammenläuft. Vom ersten Anruf über Aufgaben und Termine bis zu Angebot und Rechnung. Dieser Bericht zeigt, wie Sie sie von Anfang an so aufbauen, dass sich auch Kolleginnen und Kollegen darin zurechtfinden.
Praxisbericht lesen → DigitInvoiceEine eingehende E-Rechnung mit DigitInvoice verarbeiten
Seit dem Empfangszwang landen E-Rechnungen auch bei Betrieben im Postfach, die selbst noch klassisch fakturieren. DigitInvoice liest die strukturierten Daten aus ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnungen aus und bereitet sie so auf, dass Prüfung und Ablage zügig von der Hand gehen.
Praxisbericht lesen → Kassenbuch und ZahlungenTeilzahlungen verbuchen und offene Restbeträge verwalten
Nicht jede Rechnung wird in einer Summe bezahlt. Kommt nur ein Teilbetrag an, muss trotzdem jederzeit klar sein, was gezahlt wurde und was noch offen ist. Auch für die Kollegin, die das Mahnwesen betreut.
Praxisbericht lesen → Rechnungen und E-RechnungMahnwesen mit festen Zeitläufen nutzen und gezielt aussetzen
Ein Mahnwesen, das stur nach Zeitplan läuft, mahnt irgendwann den falschen Kunden. Feste Zeitläufe schaffen Verlässlichkeit. Entscheidend ist, einzelne Rechnungen bei einer Klärung bewusst herausnehmen zu können, ohne die Forderung aufzugeben.
Praxisbericht lesen → Kassenbuch und ZahlungenBankumsätze importieren und ins Kassenbuch übernehmen
Kontoumsätze abzutippen und den richtigen Buchungen zuzuordnen ist Fleißarbeit und genau dort passieren die meisten Fehler. Der Bankimport liest den Kontoauszug ein, erkennt die Umsätze und führt sie kontrolliert ins Kassenbuch über.
Praxisbericht lesen → Kassenbuch und ZahlungenFestgeschriebene Buchungen im Kassenbuch nachvollziehbar korrigieren
Festgeschriebene Buchungen bleiben unverändert. Ist eine Berichtigung erforderlich, dokumentiert CloudCRM sie über eine separate Korrekturbuchung mit verpflichtendem Grund.
Praxisbericht lesen → Aufgaben und OrganisationAufgaben, Wiedervorlagen und Termine direkt beim Kunden organisieren
Aufgabe, Wiedervorlage oder Termin? Die drei sehen sich ähnlich, lösen aber verschiedene Probleme. Dieser Bericht zeigt, wofür jedes Werkzeug gedacht ist und warum sich das Planen direkt beim Kunden lohnt.
Praxisbericht lesen → Einstellungen und IntegrationUnternehmenseinstellungen in CloudCRM vollständig einrichten
Die Unternehmenseinstellungen macht man einmal und lebt danach jahrelang mit dem Ergebnis. Firmendaten, E-Mail-Versand, Ticket-Postfach, Zahlungswege und externe Anbindungen liegen hier an einer Stelle beisammen.
Praxisbericht lesen → Rechnungen und E-RechnungEine Rechnung mit Leitweg-ID direkt im Rechnungsmodul erstellen
Nicht jede Rechnung hat eine Vorgeschichte. Dieser Bericht beschreibt den direkten Weg, ohne Angebot, ohne Auftrag, für eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber mit vorgegebener Leitweg-ID. Der Warenbestand bleibt dabei unangetastet.
Praxisbericht lesen → Leistungen und WarenwirtschaftDienstleistungen und Waren im Leistungskatalog verwalten
Dieselbe Leistung zum vierten Mal in ein Angebot tippen, jedes Mal mit einem anderen Preis. So entstehen Diskussionen mit Kunden. Der Leistungskatalog trennt Dienstleistungen von bestandsgeführten Waren und stellt beide als wiederverwendbare Positionen bereit.
Praxisbericht lesen → CloudCRM GrundlagenCloudCRM-Basisfunktionen im Arbeitsalltag nutzen
Die ersten Minuten am Morgen entscheiden, wie der Tag läuft. Dashboard, Navigation und persönliche Einstellungen sind der Einstieg in Kunden-, Support- und Organisationsthemen. Richtig eingerichtet sparen sie täglich Zeit.
Praxisbericht lesen → Dokumente und ZusammenarbeitAVV, Belege und Kundendokumente durchgängig verwalten
Eine Datei ist schnell hochgeladen. Schwierig wird es erst, wenn jemand sie ein Jahr später sucht. Das Dokumentensystem verbindet hochgeladene und erzeugte Dateien mit Firmen, Kunden, Rechnungen, Angeboten und Aufträgen.
Praxisbericht lesen → Abo und AbrechnungCloudCRM-Abo im Profil mit Stripe oder Überweisung verwalten
Karte hinterlegen oder lieber überweisen? Die Frage stellt sich einmal und wirkt danach jeden Monat. In der Abrechnungsansicht im Profil stehen Paket, Laufzeit, Zusatzoptionen, Zahlungsart und alle Rechnungen aus dem CloudCRM-Abo beieinander.
Praxisbericht lesen → Kassenbuch und ZahlungenKassenbuch im Alltag nutzen: vom Beleg bis zur Statusprüfung
Ein vollständiger Kassenbuchvorgang verbindet Buchungsdaten, Beleg und gegebenenfalls eine Rechnung. Zum Abschluss werden der fachliche Zusammenhang und der angezeigte Buchungsstatus geprüft.
Praxisbericht lesen → Steuerberater und DATEVDATEV-Export mit Buchungsstapel und Dokumenten erstellen
Zum Quartalsende kommt die Mail aus der Kanzlei. Diesmal soll es schneller gehen als beim letzten Mal. CloudCRM erstellt aus den Kassenbuchdaten einen DATEV-Buchungsstapel und bündelt die zugehörigen Belege gleich mit.
Praxisbericht lesen → Steuerberater und DATEVSteuerberater-Zugang für die Zusammenarbeit einrichten
Manche Betriebe geben ihrem Steuerberater den Zugang der Buchhaltung. Das funktioniert, bis jemand wissen will, wer eine Buchung geändert hat. Ein eigener Zugang löst das Problem und gibt genau die Bereiche frei, die für die Zusammenarbeit nötig sind.
Praxisbericht lesen → Team und BerechtigungenEinen Mitarbeiter-Zugang in CloudCRM erstellen
Ein neuer Zugang ist in fünf Minuten angelegt und genau deshalb bekommt er oft zu viele Rechte. Dieser Bericht zeigt den Weg, bei dem Rolle und Freigaben zu den tatsächlichen Aufgaben passen und nicht zur Eile am ersten Arbeitstag.
Praxisbericht lesen → Team und BerechtigungenDas CloudCRM-Berechtigungssystem richtig einrichten
Berechtigungen wachsen still: Ein Recht hier, eine Ausnahme dort, und nach zwei Jahren kann die Aushilfe mehr als die Buchhaltung. Dieser Bericht zeigt, wie Sie Rollen, Einzelrechte und Firmenzuordnung wieder in eine begründbare Ordnung bringen.
Praxisbericht lesen → Dokumente und ZusammenarbeitDokumentenverwaltung für Kunden und Rechnungen nutzen
Jeder kennt den Ordner, in dem alles landet, was gerade keinen Platz hat. Die Dokumentenverwaltung ist das Gegenteil davon: Dateien, Kategorien und fachliche Zuordnungen liegen an einer Stelle beisammen.
Praxisbericht lesen → Dokumente und ZusammenarbeitDen CloudCRM-Messenger im Unternehmen einsetzen
Im CloudCRM-Messenger stehen Kontaktliste, Unterhaltung und Nachrichteneingabe in einem gemeinsamen Fenster. Sie wählen links eine Person aus und führen rechts das Gespräch. Dieser Praxisbericht zeigt, wie Sie Nachrichten und Dateien im Team austauschen und wichtige Ergebnisse anschließend im passenden Vorgang festhalten.
Praxisbericht lesen → Wissen und OrganisationHelpCRM als Wissensdatenbank optimal verwenden
Das Wissen im Betrieb steckt oft in zwei Köpfen. Sind die im Urlaub, steht die Arbeit. HelpCRM macht wiederkehrende Anleitungen und Unternehmenswissen strukturiert auffindbar.
Praxisbericht lesen → Service und SupportTicketsystem für Support und Kundenkommunikation nutzen
Support ohne System bedeutet, dass drei Leute dieselbe Mail lesen und zwei davon antworten. Ein Ticket bündelt Anfrage, Priorität, Anhänge, Antworten und Bearbeitungsstatus in einem einzigen Vorgang.
Praxisbericht lesen → Aufgaben und OrganisationDen CloudCRM-Kalender gemeinsam im Team nutzen
Ein Kalender ist nur so gut wie sein am schlechtesten gepflegter Eintrag. Der gemeinsame Kalender verbindet Termine mit Kunden, Rubriken und Zuständigen und wird dadurch zur verlässlichen Grundlage für Vertretungen.
Praxisbericht lesen → Aufgaben und OrganisationWiedervorlagen für Kundenkontakte richtig einsetzen
Die Wiedervorlage ist das unscheinbarste Werkzeug im CRM und dasjenige, das am meisten Umsatz rettet. Sie erinnert im richtigen Kundenkontext an den nächsten Kontakt, bevor eine Anfrage still einschläft.
Praxisbericht lesen → Aufgaben und OrganisationAufgaben mit Priorität, Status und Fristen im Team organisieren
„Kannst du das übernehmen?“. Zugerufen zwischen Tür und Angel, und schon ist unklar, wer bis wann was macht. Eine Aufgabe hält Beschreibung, Priorität, Frist, Status und Zuständigkeit an einer Stelle fest.
Praxisbericht lesen → Kassenbuch und ZahlungenBankimport prüfen und Umsätze richtig verbuchen
Der Bankimport nimmt Ihnen das Abtippen ab. Die Prüfung nicht. Dieser Bericht zeigt, worauf es beim Durchgehen der erkannten Umsätze ankommt, damit am Ende keine Buchung an der falschen Stelle landet.
Praxisbericht lesen → KundenverwaltungKundendaten per CSV geprüft in CloudCRM importieren
Hunderte Kundendatensätze von Hand anzulegen ist niemandem zuzumuten. Der CSV-Import übernimmt die Stammdaten anhand erkannter Spalten und sagt anschließend genau, welche Zeilen durchgelaufen sind und welche nicht.
Praxisbericht lesen → KundenverwaltungDie digitale Kundenakte als zentrale Arbeitsoberfläche nutzen
Angelegt ist die Kundenakte schnell. Der Unterschied zeigt sich im Alltag: ob sie eine Adressliste bleibt oder der Ort wird, an dem Verlauf, Servicevorgänge, offene Schritte und kaufmännische Dokumente zusammenkommen.
Praxisbericht lesen → KundenverwaltungInteressenverwaltung vom Erstkontakt bis zum Kunden einsetzen
Nicht jede Anfrage wird ein Auftrag und genau deshalb gehören Interessenten nicht in die Kundenliste. Die Interessenverwaltung hält Erstkontakt, Quelle, Status und nächste Schritte fest, bis aus einem qualifizierten Kontakt tatsächlich ein Kunde wird.
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