Problem und Ausgangssituation
Informationen zu einem Kunden verteilen sich auf Notizen, Kalender, Dateisystem, Support und Rechnungsablage.
Kundenverwaltung
Die digitale Kundenakte als zentrale Arbeitsoberfläche nutzen
Die Kundenakte verbindet Stammdaten mit Verlauf, Servicevorgängen, Organisation und kaufmännischen Dokumenten.
- Gesamten Kundenkontext überblicken
- Direkt aus der Akte weiterarbeiten
- Teamwissen nachvollziehbar dokumentieren
Ziel des Arbeitsablaufs
Die Kundenakte als Ausgangspunkt für alle relevanten Kunden-, Service- und kaufmännischen Arbeitsschritte verwenden.
Voraussetzungen
- Vollständige Kundenstammdaten
- Passende Benutzerrechte
- Klare Regeln für Dokumentation und Zuständigkeit
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Stammdaten und Ansprechpartner aktuell halten
Öffnen Sie die Kundenakte und kontrollieren Sie Name, Anschrift, Kontaktwege und Ansprechpartner. Prüfen Sie Änderungen vor allem vor neuen Angeboten oder Rechnungen. Allgemeine Firmendaten und persönliche Ansprechpartner sollten eindeutig getrennt bleiben. Nach dem Speichern stehen die aktuellen Stammdaten den kundenbezogenen Fachvorgängen zur Verfügung.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Kundenakte mit Stammdaten und Navigationimg/praxisberichte/digitale-kundenakte-optimal-nutzen/bild-1.webpSchritt 2: Verlauf mit Berichten und Notizen pflegen
Dokumentieren Sie relevante Gespräche und Absprachen im Kundenverlauf. Verwenden Sie einen aussagekräftigen Titel und einen verständlichen Inhalt. Autor und Datum bleiben am Eintrag sichtbar; wichtige Berichte können entsprechend gekennzeichnet werden. Erfassen Sie nur Informationen, die für die Kundenbeziehung und weitere Bearbeitung benötigt werden.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Kundenverlauf mit Berichtenimg/praxisberichte/digitale-kundenakte-optimal-nutzen/bild-2.webpSchritt 3: Dokumente und Leistungen zuordnen
Nutzen Sie die vorgesehenen Tabs, um Dokumente hochzuladen und Leistungen beim Kunden wiederzufinden. Kontrollieren Sie Dateibezeichnung, Kategorie und Kundenbezug. Bei Leistungen prüfen Sie, ob sie zum tatsächlichen Auftrag gehören. Die Kundenakte bündelt den Zugriff, während Bearbeitung und Prüfung weiterhin im jeweiligen Fachbereich erfolgen.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Dokumente und Rechnungen beim Kundenimg/praxisberichte/digitale-kundenakte-optimal-nutzen/bild-3.webpSchritt 4: Angebote, Aufträge und Rechnungen verfolgen
Öffnen Sie die kaufmännischen Tabs der Kundenakte und prüfen Sie die zugeordneten Angebote, Aufträge und Rechnungen. Kontrollieren Sie Dokumentnummer und Status, bevor Sie einen Vorgang weiterbearbeiten. Neue Dokumente können aus dem Kundenkontext angelegt werden und behalten dadurch ihre Zuordnung zum Kunden.
Schritt 5: Aufgaben, Termine und Tickets zusammenführen
Planen Sie Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine direkt beim Kunden und öffnen Sie Support-Tickets aus dem Kundenkontext. Prüfen Sie jeweils Fälligkeit, Zuständigkeit, Status und Beschreibung. Relevante Ergebnisse werden im zuständigen Vorgang beziehungsweise Verlauf dokumentiert. Dadurch zeigt die Kundenakte nicht nur Ablage, sondern auch aktuelle nächste Schritte.
Bildplatzhalter 4Screenshot: Aufgaben, Termine und Tickets in der Kundenakteimg/praxisberichte/digitale-kundenakte-optimal-nutzen/bild-4.webp
Ergebnis
Berechtigte Mitarbeitende sehen den aktuellen Kundenkontext und können den nächsten Arbeitsschritt ohne Medienbruch beginnen.
- Gesamten Kundenkontext überblicken
- Direkt aus der Akte weiterarbeiten
- Teamwissen nachvollziehbar dokumentieren
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Welche Bereiche bündelt die Kundenakte?
Unter anderem Verlauf, Dokumente, Leistungen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Aufgaben, Termine und Tickets.
Kann direkt aus der Akte weitergearbeitet werden?
Ja. Viele Vorgänge lassen sich aus dem Kundenkontext anlegen oder öffnen.
Wer kann Kundendaten bearbeiten?
Der Zugriff hängt von Firmenzuordnung und den vergebenen Berechtigungen ab.