Problem und Ausgangssituation
Mehrere Rechnungen sind offen, zugleich gibt es bei einzelnen Vorgängen Rückfragen oder bereits Teilzahlungen.
Rechnungen und E-Rechnung
Mahnwesen mit festen Zeitläufen nutzen und gezielt aussetzen
Feste Zeitläufe schaffen Verlässlichkeit, während sich einzelne Rechnungen bei Rückfragen bewusst aus dem Mahnlauf nehmen lassen.
- Fällige Vorgänge strukturiert bearbeiten
- Teilzahlungen im offenen Betrag berücksichtigen
- Einzelne Mahnläufe pausieren und fortsetzen
Ziel des Arbeitsablaufs
Mahnstatus und Zeitläufe nachvollziehbar nutzen, ohne strittige Vorgänge unkontrolliert weiterzuführen.
Voraussetzungen
- Geprüfte Fälligkeiten und Zahlungsbedingungen
- Aktuelle Zahlungseingänge
- Interne Zuständigkeit für Rückfragen
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Fällige Rechnung und offenen Saldo prüfen
Öffnen Sie die Rechnung in der Rechnungsansicht und kontrollieren Sie Fälligkeit, Zahlungsstatus und offenen Betrag. Das Mahnwesen arbeitet auf Grundlage des Rechnungsstands. Bereits erfasste Teilzahlungen müssen deshalb vor dem Mahnlauf sichtbar sein. Prüfen Sie außerdem, ob eine Gutschrift, Stornierung oder laufende Kundenklärung den offenen Vorgang beeinflusst, bevor Sie einen Mahnschritt veranlassen.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Liste offener Rechnungen mit Mahnstatusimg/praxisberichte/mahnwesen-zeitlaeufe-aussetzen/bild-1.webpSchritt 2: Mahnstatus und Zeitlauf nachvollziehen
Kontrollieren Sie den aktuellen Mahnstatus und den zeitlichen Abstand zur Fälligkeit beziehungsweise zum vorherigen Mahnschritt. Die festen Zeitläufe unterstützen die strukturierte Bearbeitung, ersetzen aber nicht die Prüfung des Einzelfalls. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung dem richtigen Kunden zugeordnet ist und der ausgewiesene Restbetrag noch besteht. Erst dann ist ein weiterer Mahnschritt sachlich nachvollziehbar.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Rechnung mit pausiertem Mahnlaufimg/praxisberichte/mahnwesen-zeitlaeufe-aussetzen/bild-2.webpSchritt 3: Mahnlauf bei einer Klärung pausieren
Besteht eine berechtigte Rückfrage, eine Zahlungsankündigung oder ein zu prüfender Widerspruch, verwenden Sie in der Rechnungsansicht die Aktion zum Pausieren des Mahnlaufs. Die Pause betrifft die konkrete Rechnung; sie löscht weder Forderung noch Zahlungshistorie. Halten Sie den Grund und die vereinbarte nächste Prüfung im Kundenverlauf fest, damit andere Mitarbeitende den ausgesetzten Vorgang einordnen können.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Dokumentierter Vorgang in der Kundenakteimg/praxisberichte/mahnwesen-zeitlaeufe-aussetzen/bild-3.webpSchritt 4: Klärung und Zahlungseingänge dokumentieren
Bearbeiten Sie während der Pause die offene Frage und erfassen Sie tatsächlich eingegangene Zahlungen an der Rechnung. Bei einer Teilzahlung muss der verbleibende Restbetrag korrekt angezeigt werden. Dokumentieren Sie relevante Absprachen beim Kunden, ohne sensible oder nicht erforderliche Angaben zu speichern. Der Rechnungsstatus und die Kundenhistorie sollten gemeinsam zeigen, warum der Mahnlauf noch pausiert ist.
Schritt 5: Mahnlauf nach erneuter Prüfung fortsetzen
Öffnen Sie die Rechnung nach Abschluss der Klärung erneut. Kontrollieren Sie offenen Saldo, Fälligkeit, Zahlungseinträge und die dokumentierte Vereinbarung. Besteht die Forderung weiterhin, heben Sie die Pause über die vorgesehene Aktion auf und prüfen den daraus folgenden Mahnstatus. Ist die Rechnung ausgeglichen oder anderweitig erledigt, darf der Mahnlauf nicht lediglich aus Gewohnheit fortgesetzt werden.
Ergebnis
Ein kontrollierter Mahnprozess, der offene Restbeträge weiterführt und begründete Ausnahmen nachvollziehbar zulässt.
- Fällige Vorgänge strukturiert bearbeiten
- Teilzahlungen im offenen Betrag berücksichtigen
- Einzelne Mahnläufe pausieren und fortsetzen
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Häufige Fragen
Kann ein Mahnlauf ausgesetzt werden?
Ja. Der Mahnlauf kann für eine einzelne Rechnung pausiert und später wieder aufgenommen werden.
Werden Teilzahlungen berücksichtigt?
Ja. Der verbleibende Restbetrag wird als offen weitergeführt.