Problem und Ausgangssituation
Historisch gewachsene Rechte führen dazu, dass Benutzer mehr sehen oder bearbeiten können, als für ihre Arbeit erforderlich ist.
Team und Berechtigungen
Das CloudCRM-Berechtigungssystem richtig einrichten
Das Berechtigungssystem verbindet Rollen als Ausgangspunkt mit gezielt zugewiesenen Rechten und einer eindeutigen Firmenzuordnung.
- Zugriff nach Aufgabenprofil
- Firmenbereiche voneinander trennen
- Änderungen regelmäßig überprüfen
Ziel des Arbeitsablaufs
Ein nachvollziehbares Rollenmodell mit angemessenen Firmen- und Funktionsrechten aufbauen.
Voraussetzungen
- Liste der Arbeitsrollen
- Verantwortlicher Administrator
- Dokumentierte Freigabeprozesse
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Aufgabenprofile der Firma festlegen
Beschreiben Sie zunächst, welche Arbeitsbereiche Verwaltung, Service, Verkauf oder Steuerberatung tatsächlich benötigen. Trennen Sie reine Ansicht von Bearbeitung und besonderen Aktionen. Diese fachliche Vorarbeit verhindert, dass Rechte nur nach persönlicher Gewohnheit vergeben werden. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Grundlage für Rollen und Einzelrechte.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Übersicht der Rollenimg/praxisberichte/berechtigungssystem-einrichten/bild-1.webpSchritt 2: Rollenstandards als Ausgangspunkt prüfen
Öffnen Sie die Rollen- und Benutzerverwaltung und vergleichen Sie die vorhandenen Rollenstandards mit den festgelegten Aufgabenprofilen. Eine Rolle bündelt typische Rechte, kann aber im Einzelfall zu weit oder zu eng sein. Notieren Sie notwendige Abweichungen, bevor Sie einzelne Benutzer bearbeiten.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Auswahl einzelner Funktionsrechteimg/praxisberichte/berechtigungssystem-einrichten/bild-2.webpSchritt 3: Modul- und Aktionsrechte passend vergeben
Prüfen Sie je Rolle beziehungsweise Benutzer die sichtbaren Freigaben für Kunden, Aufgaben, Tickets, Kassenbuch und weitere Module. Unterscheiden Sie konkrete Aktionen wie Erstellen, Bearbeiten, Exportieren oder Festschreiben. Entfernen Sie Rechte ohne Arbeitsbezug. Die Oberfläche zeigt die Auswahl; interne Prüfmechanismen werden nicht offengelegt.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Benutzer mit geprüfter Firmenzuordnungimg/praxisberichte/berechtigungssystem-einrichten/bild-3.webpSchritt 4: Firmenkontext jedes Benutzers kontrollieren
Kontrollieren Sie bei jedem Mitarbeiter die zugeordnete Firma. Rollen und Einzelrechte gelten im vorgesehenen Firmenkontext und dürfen nicht mit einem anderen Unternehmenszugang verwechselt werden. Prüfen Sie besonders Benutzer mit geänderten Tätigkeiten oder mehreren organisatorischen Zuständigkeiten. Speichern Sie nur eindeutig geklärte Zuordnungen.
Schritt 5: Berechtigungen bei Änderungen nachpflegen
Überprüfen Sie Rechte bei Eintritt, Rollenwechsel, Vertretung und Austritt. Befristete zusätzliche Aufgaben sollten nicht zu dauerhaft überhöhten Freigaben führen. Dokumentieren Sie intern, wer die Änderung fachlich freigegeben hat, und testen Sie die benötigten Arbeitswege. So bleibt das Modell an der realen Organisation ausgerichtet.
Ergebnis
Ein überschaubares Berechtigungsmodell, das Zusammenarbeit ermöglicht und Zugriff auf das notwendige Maß begrenzt.
- Zugriff nach Aufgabenprofil
- Firmenbereiche voneinander trennen
- Änderungen regelmäßig überprüfen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Rolle und Recht?
Eine Rolle bietet einen sinnvollen Ausgangspunkt; einzelne Rechte legen konkrete Bereiche und Aktionen fest.
Wie wird die Trennung zwischen Firmen unterstützt?
Zugriffe werden im zugeordneten Firmenkontext geprüft.
Wann sollten Rechte kontrolliert werden?
Mindestens bei neuen Aufgaben, Rollenwechseln und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters.