Problem und Ausgangssituation
Ein Kunde bittet um Rückruf in zwei Wochen. Eine lose Notiz wird bis dahin leicht übersehen.
Aufgaben und Organisation
Wiedervorlagen für Kundenkontakte richtig einsetzen
Eine Wiedervorlage erinnert im richtigen Kundenkontext an den nächsten Kontakt oder Prüfschritt.
- Nächsten Kundenkontakt verbindlich planen
- Fällige Vorgänge sichtbar machen
- Erledigung nachvollziehbar festhalten
Ziel des Arbeitsablaufs
Den nächsten Kontakt mit Thema, Termin und Notiz planen und nach der Bearbeitung abschließen.
Voraussetzungen
- Vorhandene Kundenakte
- Berechtigung für Wiedervorlagen
- Konkreter nächster Schritt
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Wiedervorlage beim Kunden starten
Öffnen Sie den betreffenden Kunden und legen Sie eine neue Wiedervorlage an. Verwenden Sie sie für einen konkreten nächsten Kontakt oder Prüftermin. Kontrollieren Sie den Kundenbezug, bevor Sie speichern. Die Wiedervorlage erscheint anschließend im Kontext dieses Kunden.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Wiedervorlage in der Kundenakteimg/praxisberichte/wiedervorlagen-richtig-einsetzen/bild-1.webpSchritt 2: Thema und Notiz konkret formulieren
Erfassen Sie ein kurzes Thema und eine Notiz, aus der Anlass und erwartete Aktion hervorgehen. Schreiben Sie nicht nur „Rückruf“, wenn weitere Informationen für die Bearbeitung erforderlich sind. Die Notiz soll eine Vertretung unterstützen, ohne unnötige persönliche Daten zu enthalten.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Liste fälliger Wiedervorlagenimg/praxisberichte/wiedervorlagen-richtig-einsetzen/bild-2.webpSchritt 3: Fälligkeit passend zur Vereinbarung setzen
Wählen Sie das Datum, an dem der Kontakt oder die Prüfung tatsächlich ansteht. Kontrollieren Sie das Datum vor dem Speichern, insbesondere bei Monats- oder Jahreswechseln. Eine zu frühe Fälligkeit erzeugt unnötige Hinweise; eine zu späte Wiedervorlage kann die Kundenvereinbarung verfehlen.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Erledigte Wiedervorlage mit dokumentiertem Ergebnisimg/praxisberichte/wiedervorlagen-richtig-einsetzen/bild-3.webpSchritt 4: Fällige Wiedervorlage bearbeiten
Öffnen Sie die fällige Wiedervorlage aus der vorgesehenen Übersicht oder direkt beim Kunden. Lesen Sie Thema und Notiz und führen Sie die geplante Aktion durch. Dokumentieren Sie das relevante Ergebnis im Kundenverlauf, damit es unabhängig vom Erinnerungsstatus nachvollziehbar bleibt.
Schritt 5: Erledigen oder neuen Folgetermin planen
Kennzeichnen Sie die Wiedervorlage nach der tatsächlichen Bearbeitung als erledigt. Ist ein weiterer Kontakt nötig, legen Sie eine neue Wiedervorlage mit neuem Thema oder Datum an. So bleibt die erledigte Erinnerung abgeschlossen, während der nächste Schritt separat und eindeutig fällig wird.
Ergebnis
Der vereinbarte Kontakt wird rechtzeitig sichtbar und bleibt nach seiner Bearbeitung im Kundenkontext nachvollziehbar.
- Nächsten Kundenkontakt verbindlich planen
- Fällige Vorgänge sichtbar machen
- Erledigung nachvollziehbar festhalten
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Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich eine Wiedervorlage von einer Aufgabe?
Die Wiedervorlage fokussiert den nächsten Kontakt oder Prüftermin; Aufgaben bilden zusätzlich Status, Priorität und Verantwortlichkeit ab.
Kann eine Wiedervorlage erledigt werden?
Ja. Nach Bearbeitung lässt sie sich als erledigt kennzeichnen.
Wo bleibt der Kundenbezug sichtbar?
Die Wiedervorlage wird direkt beim Kunden geführt.