Problem und Ausgangssituation
Drei Personen arbeiten am selben Kundenanliegen, abgesprochen wurde alles mündlich. Am Freitag stellt sich heraus: Jeder dachte, jemand anderes kümmert sich und der Kunde wartet seit Dienstag.
Aufgaben und Organisation
Aufgaben mit Priorität, Status und Fristen im Team organisieren
„Kannst du das übernehmen?“. Zugerufen zwischen Tür und Angel, und schon ist unklar, wer bis wann was macht. Eine Aufgabe hält Beschreibung, Priorität, Frist, Status und Zuständigkeit an einer Stelle fest.
- Verantwortung eindeutig zuweisen
- Dringlichkeit über Prioritäten steuern
- Fortschritt über Status verfolgen
Ziel des Arbeitsablaufs
Eine Aufgabe so beschreiben, zuweisen und nachverfolgen, dass ohne Rückfrage klar ist, wer sie bis wann erledigt.
Voraussetzungen
- Angelegte Mitarbeiter
- Aufgabenberechtigung
- Klar definierter Arbeitsauftrag
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Aufgabe im richtigen Kontext anlegen
Eine Aufgabe können Sie aus der Aufgabenübersicht heraus anlegen oder direkt beim Kunden. Der zweite Weg ist fast immer der bessere, weil der Bezug dann von selbst stimmt. Neben Kunden lassen sich Aufgaben auch mit Angebot, Auftrag, Rechnung oder Leistung verbinden oder bewusst ohne Bezug führen, wenn es um reine Interna geht. Prüfen Sie die Zuordnung vor dem Speichern; danach muss die Aufgabe sowohl bei der zuständigen Person als auch im richtigen Kontext auftauchen.
Neue Aufgabe mit Titel und Beschreibung Schritt 2: Arbeitsauftrag eindeutig beschreiben
Der Titel „prüfen“ hat noch niemandem geholfen. Schreiben Sie hin, was am Ende herauskommen soll, und beschreiben Sie darunter Ausgangslage, erwartetes Ergebnis und benötigte Unterlagen. Die Messlatte ist einfach: Eine Kollegin, die das Gespräch nicht miterlebt hat, muss die Aufgabe ohne Rückfrage bearbeiten können. Jede Aufgabe, für die es noch ein Telefonat braucht, war nur halb geschrieben.
Priorität, Frist und verantwortlicher Mitarbeiter Schritt 3: Priorität und Fälligkeit festlegen
Wählen Sie zwischen niedriger, mittlerer und hoher Priorität nach der echten Dringlichkeit, nicht danach, wie wichtig Ihnen die Sache gerade erscheint. Wenn alles hoch ist, ist nichts mehr hoch, und die Übersicht verliert ihren Wert. Setzen Sie außerdem eine Fälligkeit, die zum Umfang passt: Eine halbe Tagesarbeit bis morgen früh ist keine Planung, sondern eine Ansage. Priorität und Termin steuern, was in der Aufgabenübersicht oben steht.
Aufgabenübersicht nach Status Schritt 4: Verantwortlichen Mitarbeiter zuweisen
Weisen Sie die Aufgabe der Person zu, die sie tatsächlich bearbeiten soll. Andere Benutzer zu beauftragen setzt die entsprechende Berechtigung voraus, ohne sie können Sie nur für sich selbst planen. Werfen Sie vor dem Speichern einen Blick auf Zuständigkeit und Verfügbarkeit: Eine Aufgabe, die während des Urlaubs fällig wird, hilft niemandem. Eine unzugewiesene Aufgabe ist übrigens erlaubt, bleibt aber erfahrungsgemäß am längsten liegen.
Schritt 5: Status pflegen und Aufgabe abschließen
Halten Sie den Status aktuell, damit die Übersicht den echten Stand zeigt und nicht den von vorletzter Woche. Ergebnisse gehören in den Kundenverlauf oder den zuständigen Fachvorgang. Die Aufgabe selbst ist Arbeitsorganisation, kein Archiv. Auf erledigt setzen Sie erst, wenn das erwartete Ergebnis wirklich vorliegt und geprüft ist. Bleibt etwas offen, wird daraus eine neue Aufgabe, statt die alte mit einem unklaren Rest weiterlaufen zu lassen.
Ergebnis
Das Team sieht auf einen Blick, wer was bis wann bearbeitet und wie weit es ist. Die Montagsrunde wird dadurch spürbar kürzer.
- Verantwortung eindeutig zuweisen
- Dringlichkeit über Prioritäten steuern
- Fortschritt über Status verfolgen
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Kurz erklärt
Häufige Fragen
Können Aufgaben anderen Mitarbeitern zugewiesen werden?
Ja, sofern der Benutzer die entsprechende Zuweisungsberechtigung besitzt.
Welche Angaben unterstützen die Steuerung?
Titel, Beschreibung, Priorität, Status, Fälligkeit und verantwortliche Person.
Können Aufgaben beim Kunden liegen?
Ja. Aufgaben lassen sich im Kundenkontext führen.
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