Problem und Ausgangssituation
Kundentermine liegen in persönlichen Kalendern und sind für Vertretungen oder andere Mitarbeitende nicht im CRM-Kontext sichtbar.
Aufgaben und Organisation
Den CloudCRM-Kalender gemeinsam im Team nutzen
Der gemeinsame Kalender verbindet Termine mit Kunden, Kategorien und verantwortlichen Mitarbeitenden.
- Termine zentral überblicken
- Kundenbezug direkt erkennen
- Verantwortlichkeit sichtbar machen
Ziel des Arbeitsablaufs
Termine gemeinsam planen und eindeutig mit Kunden und Zuständigkeiten verbinden.
Voraussetzungen
- Kalenderberechtigung
- Angelegte Kunden und Benutzer
- Abgestimmte Terminkategorien
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Kalender und Zeitraum öffnen
Öffnen Sie den gemeinsamen Kalender und wechseln Sie zum benötigten Zeitraum. Prüfen Sie bestehende Termine, bevor Sie einen neuen Eintrag anlegen. So erkennen Sie Überschneidungen und vermeiden doppelte Termine. Der Kalenderzugriff setzt die dafür vorgesehene Berechtigung voraus.
Gemeinsame Kalenderübersicht Schritt 2: Termin mit Kerndaten anlegen
Legen Sie einen Termin mit eindeutigem Titel, Beginn und Beschreibung an. Wählen Sie die passende Kalenderkategorie, sofern sie für die Einordnung genutzt wird. Prüfen Sie Datum und Uhrzeit besonders sorgfältig. Nach dem Speichern erscheint der Termin in der gemeinsamen Kalenderansicht.
Formular für einen Kundentermin Schritt 3: Termin dem Kunden zuordnen
Wählen Sie bei einem Kundentermin den richtigen Kundendatensatz aus. Kontrollieren Sie Name und Anlass, bevor Sie speichern. Der Kundenbezug sorgt dafür, dass der Termin auch im entsprechenden Kundenkontext gefunden wird. Interne Termine können ohne Kundenbezug geführt werden, wenn dies ihrem tatsächlichen Zweck entspricht.
Termin im Kalender und in der Kundenakte Schritt 4: Verantwortung und Beschreibung prüfen
Kontrollieren Sie den Benutzerbezug und ergänzen Sie in der Beschreibung die Informationen, die für Vorbereitung und Vertretung erforderlich sind. Vermeiden Sie unnötige sensible Angaben. Öffnen Sie den gespeicherten Termin erneut und prüfen Sie, ob Kategorie, Kunde, Beginn und Inhalt richtig dargestellt werden.
Schritt 5: Termin ändern oder geordnet entfernen
Bearbeiten Sie Datum, Uhrzeit oder Beschreibung direkt am Termin, wenn sich die Vereinbarung ändert. Ist ein Termin endgültig entfallen, verwenden Sie die vorgesehene Löschaktion und kontrollieren Sie die Bestätigung. Dadurch bleibt die gemeinsame Übersicht aktuell und zeigt keine überholten Kundentermine.
Ergebnis
Der Termin ist in der gemeinsamen Übersicht und im Kundenkontext für berechtigte Mitarbeitende auffindbar.
- Termine zentral überblicken
- Kundenbezug direkt erkennen
- Verantwortlichkeit sichtbar machen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Können Termine Kunden zugeordnet werden?
Ja. Ein Termin kann mit einem Kunden verbunden werden.
Gibt es Kategorien?
Ja. Kalenderkategorien unterstützen die übersichtliche Einordnung.
Wer sieht den Kalender?
Der Zugriff setzt die entsprechende Kalenderberechtigung voraus.