Problem und Ausgangssituation
Verträge, Belege und weitere Unterlagen liegen in lokalen Ordnern und sind vom jeweiligen Kunden- oder Rechnungsvorgang getrennt.
Dokumente und Zusammenarbeit
Dokumentenverwaltung für Kunden und Rechnungen nutzen
Die Dokumentenverwaltung bündelt Dateien, Kategorien und fachliche Zuordnungen an einer zentralen Stelle.
- Dokumente zentral auffinden
- PDF und Bilder direkt prüfen
- Kunden- und Rechnungsbezug erhalten
Ziel des Arbeitsablaufs
Dokumente sicher hochladen, fachlich kategorisieren und dem passenden Vorgang zuordnen.
Voraussetzungen
- Zulässige und lesbare Datei
- Passende Dokumentenberechtigung
- Bekannte Kunden- oder Rechnungszuordnung
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Dokumentenbereich im passenden Kontext öffnen
Öffnen Sie die zentrale Dokumentenansicht oder beim Kunden den Tab für Dokumente. Entscheiden Sie vor dem Upload, ob die Datei allgemein zur Firma, zu einem Kunden oder zu einer Rechnung gehört. Die richtige Ausgangsansicht erleichtert die spätere Zuordnung und verhindert, dass ein Dokument nur über seinen Dateinamen auffindbar bleibt.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Dokumentenübersicht mit Kategorienimg/praxisberichte/dokumentenverwaltung-nutzen/bild-1.webpSchritt 2: Datei und Dokumentangaben erfassen
Wählen Sie die zulässige Datei aus und vergeben Sie eine verständliche Bezeichnung. Ordnen Sie die vorgesehene Dokumentkategorie zu und prüfen Sie, ob der Dateityp zur Unterlage passt. Laden Sie nur die tatsächlich benötigte Fassung hoch. Nach dem Speichern muss das Dokument mit Bezeichnung und Kategorie in der Übersicht erscheinen.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Upload mit Kunden- oder Rechnungszuordnungimg/praxisberichte/dokumentenverwaltung-nutzen/bild-2.webpSchritt 3: Kunden- oder Rechnungsbezug kontrollieren
Wählen Sie den richtigen Kunden beziehungsweise die richtige Rechnung, sofern das Dokument zu einem solchen Vorgang gehört. Vergleichen Sie Name, Rechnungsnummer und fachlichen Zusammenhang. Eine falsche Zuordnung erschwert nicht nur die Suche, sondern zeigt die Unterlage im falschen Vorgang. Korrigieren Sie die Zuordnung vor der weiteren Nutzung.
Bildplatzhalter 3Screenshot: PDF-Dokument in der Vorschauimg/praxisberichte/dokumentenverwaltung-nutzen/bild-3.webpSchritt 4: PDF oder Bild in der Vorschau prüfen
Öffnen Sie das gespeicherte Dokument über die vorgesehene Ansicht. PDFs und Bilder können in der dafür vorhandenen Vorschau kontrolliert werden; andere unterstützte Dateien werden bei Bedarf heruntergeladen. Prüfen Sie Lesbarkeit, Vollständigkeit und richtige Datei. Die Vorschau ändert den Inhalt nicht, sondern dient der Sichtkontrolle.
Schritt 5: Kategorie und Status laufend pflegen
Aktualisieren Sie Kategorie, Bezeichnung oder Status, wenn sich die fachliche Einordnung ändert. Archivieren Sie Unterlagen nur über die vorgesehene Funktion und erhalten Sie den Kunden- oder Rechnungsbezug. Berechtigte Mitarbeitende finden dadurch die aktuelle Datei in der Dokumentenübersicht und im zugehörigen Vorgang.
Ergebnis
Berechtigte Mitarbeitende finden das Dokument über Kategorie und Vorgangsbezug, ohne getrennte Ablagen durchsuchen zu müssen.
- Dokumente zentral auffinden
- PDF und Bilder direkt prüfen
- Kunden- und Rechnungsbezug erhalten
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Können PDFs direkt angezeigt werden?
Ja. Für PDF-Dokumente ist eine Vorschau vorgesehen.
Lassen sich Dokumente Kunden zuordnen?
Ja. Dokumente können direkt im Kundenkontext verwaltet werden.
Gibt es Kategorien?
Ja. Dokumente lassen sich mit vorgesehenen Kategorien ordnen.