Problem und Ausgangssituation
Barbelege, Eingangsrechnungen und Zahlungsvorgänge treffen über verschiedene Wege ein. Ohne festen Ablauf fehlen schnell Belegbezug und Prüfstatus.
Kassenbuch und Zahlungen
Kassenbuch im Alltag nutzen: vom Beleg bis zur Festschreibung
Ein alltäglicher Kassenbuchvorgang beginnt beim Beleg und endet erst nach Prüfung, Zuordnung und Festschreibung.
- Einnahmen und Ausgaben einheitlich erfassen
- Rechnungen und PDF-Belege direkt verbinden
- Festgeschriebene Vorgänge nachvollziehbar korrigieren
Ziel des Arbeitsablaufs
Jeden Vorgang mit Betrag, Beleg und Rechnungsbezug vollständig erfassen und nach der Kontrolle festschreiben.
Voraussetzungen
- Berechtigung für das Kassenbuch
- Lesbarer Beleg oder vorhandene Rechnung
- Geklärte Buchungs- und Steuerangaben
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Einnahme oder Ausgabe vollständig erfassen
Öffnen Sie das Kassenbuch und legen Sie eine neue Einnahme oder Ausgabe an. Erfassen Sie Datum, Betrag, Zahlungsart und eine verständliche Beschreibung. Prüfen Sie, ob die Buchungsart dem tatsächlichen Geldfluss entspricht. Nach dem Speichern muss der Vorgang in der Kassenbuchübersicht mit den eingegebenen Eckdaten erscheinen.
Neue Einnahme oder Ausgabe im Kassenbuch Schritt 2: Rechnung mit der Buchung verbinden
Ordnen Sie eine vorhandene Ausgangs- oder Eingangsrechnung zu, wenn die Zahlung auf diesem Dokument beruht. Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Betrag und Datum. Eine ähnliche Summe reicht nicht für die Verbindung. Nach der Auswahl sollte die Buchung den richtigen Rechnungsbezug zeigen und nicht mit einem fremden Kundenvorgang verknüpft sein.
Buchung mit verbundener Rechnung und PDF-Beleg Schritt 3: PDF- oder Bildbeleg hinzufügen
Laden Sie den zugehörigen PDF- oder Bildbeleg an der Buchung hoch. Bei einem mobil fotografierten Beleg prüfen Sie vor dem Upload, ob Betrag, Datum, Aussteller und vollständiger Belegrand lesbar sind. Kontrollieren Sie anschließend, ob der Beleg an der richtigen Buchung geöffnet werden kann. Unlesbare Aufnahmen sollten vor der weiteren Bearbeitung ersetzt werden.
Prüfansicht vor der Festschreibung Schritt 4: Bankimport als ergänzenden Eingang nutzen
Wenn der Vorgang aus einem Kontoauszug stammt, öffnen Sie den Bankimport und prüfen Sie Umsatz, Zeitraum, Betrag und Verwendungszweck. Bestätigen Sie einen Rechnungs- oder Kassenbuchvorschlag erst nach dem Abgleich. Der Bankimport ergänzt den Kassenbuchablauf, ersetzt aber nicht die verantwortliche Zuordnung des Umsatzes.
Schritt 5: Buchung prüfen, festschreiben oder stornieren
Kontrollieren Sie Buchungsdaten, Rechnung und Beleg gemeinsam. Schreiben Sie den Vorgang erst fest, wenn die Angaben vollständig sind. Muss ein festgeschriebener Eintrag korrigiert werden, verwenden Sie die bestätigte Stornofunktion und erfassen den richtigen Vorgang neu. Die Funktion unterstützt einen nachvollziehbaren Korrekturweg, begründet aber keine pauschale Rechts- oder Steuerkonformität.
Stornierter Vorgang mit Historie
Ergebnis
Buchung, Rechnung und Beleg bilden einen nachvollziehbaren Vorgang. Die Festschreibung schützt den geprüften Stand vor unbeabsichtigten Änderungen.
- Einnahmen und Ausgaben einheitlich erfassen
- Rechnungen und PDF-Belege direkt verbinden
- Festgeschriebene Vorgänge nachvollziehbar korrigieren
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Kann ich PDF-Belege hinzufügen?
Ja. Belege können einer Buchung zugeordnet und als PDF bereitgestellt werden.
Was passiert nach der Festschreibung?
Der geprüfte Stand wird vor unbeabsichtigter Bearbeitung geschützt; Korrekturen erfolgen nachvollziehbar über Storno.
Ersetzt CloudCRM die fachliche Prüfung?
Nein. Kontierung, Steuerangaben und Belege müssen verantwortlich geprüft werden.