Ein vollständiger Kassenbuchvorgang verbindet Buchungsdaten, Beleg und gegebenenfalls eine Rechnung. Zum Abschluss werden der fachliche Zusammenhang und der angezeigte Buchungsstatus geprüft.
Praxisanleitung: Dieser Beitrag zeigt einen typischen Arbeitsablauf in CloudCRM. Er ist keine Kundenreferenz.
Belege aus der Werkstatt, Eingangsrechnungen per Mail, Kartenzahlungen auf dem Konto: Alles trifft über einen anderen Weg ein. Ohne festen Ablauf fehlt am Monatsende bei der Hälfte der Buchungen der Beleg und niemand weiß mehr, was schon geprüft ist.
Jeden Vorgang mit Betrag, Beleg und Rechnungsbezug vollständig erfassen, den Buchungsstatus kontrollieren und erforderliche Berichtigungen nachvollziehbar dokumentieren.
Ein Beleg liegt auf dem Tisch. Jetzt soll er ins Kassenbuch. Legen Sie eine neue Einnahme oder Ausgabe an und erfassen Sie Datum, Bruttobetrag, Steuersatz, Zahlungsart und eine Beschreibung, die auch in einem halben Jahr noch verständlich ist. Die GuV-Kategorie ist dabei Pflicht, denn sie entscheidet später über die Auswertung. Bei Ausgaben können Sie zusätzlich die Art angeben, etwa Privatentnahme oder eine Umbuchung auf Rücklagen. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob die Buchungsart wirklich zum tatsächlichen Geldfluss passt.
Beruht die Zahlung auf einem Dokument, verbinden Sie die Buchung mit der passenden Ausgangs- oder Eingangsrechnung. Über die Live-Suche finden Sie Kunde oder Geschäftspartner, ohne die Ansicht zu verlassen; optional übernehmen Sie zusätzlich eine Leistung aus dem Katalog. Vergleichen Sie dabei Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Betrag und Datum. Eine ähnliche Summe ist noch keine Verbindung. Gerade bei wiederkehrenden Beträgen landet die Buchung sonst am falschen Vorgang. Danach zeigt die Buchung den richtigen Rechnungsbezug.
Ohne Beleg ist die schönste Buchung wertlos. Laden Sie das PDF oder Foto direkt an der Buchung hoch und vergeben Sie die Beleg- beziehungsweise Buchungsnummer. Bei einem mobil fotografierten Kassenzettel lohnt der Blick vor dem Upload: Sind Betrag, Datum, Aussteller und der komplette Belegrand lesbar? Ein abgeschnittener oder verwackelter Beleg fällt sonst erst auf, wenn ihn jemand dringend braucht. Kontrollieren Sie danach, ob sich der Beleg an der richtigen Buchung öffnen lässt.
Nicht jede Buchung entsteht am Schreibtisch. Stammt der Vorgang aus einem Kontoauszug, führt ihn der Bankimport ins Kassenbuch: Er analysiert die Datei, kennzeichnet mögliche Duplikate und gibt zu jedem Umsatz eine Empfehlung ab. Pro Umsatz entscheiden Sie dann, ob er als neue Buchung angelegt, mit einem vorhandenen Kassenbuch-Eintrag verknüpft oder ignoriert wird. Prüfen Sie Zeitraum, Betrag und Verwendungszweck vor der Bestätigung. Der Import nimmt Ihnen das Tippen ab, die Verantwortung für die Zuordnung bleibt bei Ihnen.
Vergleichen Sie Buchungsdaten, Beleg, Rechnungsbezug und den angezeigten Status. Zahlung, Prüfung und Festschreibung sind getrennte Schritte. Entwürfe bleiben im vorgesehenen Rahmen bearbeitbar; festgeschriebene Einträge werden nicht überschrieben. Festgeschriebene Buchungen werden nicht überschrieben oder gelöscht. Öffnen Sie „Korrekturbuchung erstellen“ und erfassen Sie den verpflichtenden Grund. „Buchung aufheben“ erzeugt nur eine Gegenbuchung; „Buchung korrigieren“ zusätzlich eine korrigierte Neubuchung mit den eingegebenen Werten. Neue Datensätze starten als Entwurf. Die technische Gegenbuchung ist keine Bankzahlung. Bestätigen Sie den Zahlungsstatus der Neubuchung nur mit tatsächlich erfolgter Zahlung und korrektem Zahlungsdatum.
Buchung, Rechnung und Beleg bilden einen nachvollziehbaren Vorgang. Entwürfe bleiben im vorgesehenen Rahmen bearbeitbar; festgeschriebene Einträge werden bei Bedarf über eine begründete Korrekturbuchung berichtigt.
Ja. Belege können einer Buchung zugeordnet und als PDF bereitgestellt werden.
Festgeschriebene Buchungen werden nicht überschrieben oder gelöscht. Öffnen Sie „Korrekturbuchung erstellen“ und erfassen Sie den verpflichtenden Grund. „Buchung aufheben“ erzeugt nur eine Gegenbuchung; „Buchung korrigieren“ zusätzlich eine korrigierte Neubuchung mit den eingegebenen Werten. Neue Datensätze starten als Entwurf. Die technische Gegenbuchung ist keine Bankzahlung. Bestätigen Sie den Zahlungsstatus der Neubuchung nur mit tatsächlich erfolgter Zahlung und korrektem Zahlungsdatum.
Nein. Kontierung, Steuerangaben und Belege müssen verantwortlich geprüft werden.
Festgeschriebene Originale bleiben erhalten. Gegenbuchungen sind keine neuen Bankzahlungen; bei einer Neubuchung prüfen Sie Zahlung und Zahlungsdatum erneut.
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