Ein vollständiger Kassenbuchvorgang verbindet Buchungsdaten, Beleg und gegebenenfalls eine Rechnung. Zum Abschluss werden der fachliche Zusammenhang und der angezeigte Buchungsstatus geprüft.
Belege aus der Werkstatt, Eingangsrechnungen per Mail, Kartenzahlungen auf dem Konto: Alles trifft über einen anderen Weg ein. Ohne festen Ablauf fehlt am Monatsende bei der Hälfte der Buchungen der Beleg und niemand weiß mehr, was schon geprüft ist.
Jeden Vorgang mit Betrag, Beleg und Rechnungsbezug vollständig erfassen, den Buchungsstatus kontrollieren und erforderliche Berichtigungen nachvollziehbar dokumentieren.
Ein Beleg liegt auf dem Tisch. Jetzt soll er ins Kassenbuch. Legen Sie eine neue Einnahme oder Ausgabe an und erfassen Sie Datum, Bruttobetrag, Steuersatz, Zahlungsart und eine Beschreibung, die auch in einem halben Jahr noch verständlich ist. Die GuV-Kategorie ist dabei Pflicht, denn sie entscheidet später über die Auswertung. Bei Ausgaben können Sie zusätzlich die Art angeben, etwa Privatentnahme oder eine Umbuchung auf Rücklagen. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob die Buchungsart wirklich zum tatsächlichen Geldfluss passt.
Beruht die Zahlung auf einem Dokument, verbinden Sie die Buchung mit der passenden Ausgangs- oder Eingangsrechnung. Über die Live-Suche finden Sie Kunde oder Geschäftspartner, ohne die Ansicht zu verlassen; optional übernehmen Sie zusätzlich eine Leistung aus dem Katalog. Vergleichen Sie dabei Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Betrag und Datum. Eine ähnliche Summe ist noch keine Verbindung. Gerade bei wiederkehrenden Beträgen landet die Buchung sonst am falschen Vorgang. Danach zeigt die Buchung den richtigen Rechnungsbezug.
Ohne Beleg ist die schönste Buchung wertlos. Laden Sie das PDF oder Foto direkt an der Buchung hoch und vergeben Sie die Beleg- beziehungsweise Buchungsnummer. Bei einem mobil fotografierten Kassenzettel lohnt der Blick vor dem Upload: Sind Betrag, Datum, Aussteller und der komplette Belegrand lesbar? Ein abgeschnittener oder verwackelter Beleg fällt sonst erst auf, wenn ihn jemand dringend braucht. Kontrollieren Sie danach, ob sich der Beleg an der richtigen Buchung öffnen lässt.
Nicht jede Buchung entsteht am Schreibtisch. Stammt der Vorgang aus einem Kontoauszug, führt ihn der Bankimport ins Kassenbuch: Er analysiert die Datei, kennzeichnet mögliche Duplikate und gibt zu jedem Umsatz eine Empfehlung ab. Pro Umsatz entscheiden Sie dann, ob er als neue Buchung angelegt, mit einem vorhandenen Kassenbuch-Eintrag verknüpft oder ignoriert wird. Prüfen Sie Zeitraum, Betrag und Verwendungszweck vor der Bestätigung. Der Import nimmt Ihnen das Tippen ab, die Verantwortung für die Zuordnung bleibt bei Ihnen.
Kontrollieren Sie zum Abschluss Buchungsdaten, Rechnung, Beleg und den angezeigten Status gemeinsam. Entwürfe können im vorgesehenen Ablauf noch bearbeitet werden; festgeschriebene Buchungen werden nicht überschrieben. Muss ein festgeschriebener Eintrag korrigiert werden, wählen Sie „Korrekturbuchung erstellen“. CloudCRM legt eine Gegenbuchung als Entwurf an, lässt die Ursprungsbuchung unverändert und verlangt einen Korrekturgrund. Eine allgemeine manuelle Festschreibung ist in diesem Ablauf nicht als eigener Arbeitsschritt vorgesehen.
Buchung, Rechnung und Beleg bilden einen nachvollziehbaren Vorgang. Entwürfe bleiben im vorgesehenen Rahmen bearbeitbar; festgeschriebene Einträge werden bei Bedarf über eine begründete Korrekturbuchung berichtigt.
Ja. Belege können einer Buchung zugeordnet und als PDF bereitgestellt werden.
Festgeschriebene Buchungen bleiben unverändert. Eine erforderliche Änderung wird über „Korrekturbuchung erstellen“ als separate Gegenbuchung im Entwurfsstatus mit verpflichtendem Korrekturgrund angelegt.
Nein. Kontierung, Steuerangaben und Belege müssen verantwortlich geprüft werden.
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Kundenakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanzen greifen ineinander. Auf der Produktseite sehen Sie, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.