Problem und Ausgangssituation
Eine Einnahme oder Ausgabe ist erfasst und mit Beleg beziehungsweise Rechnung verbunden. Nach der Prüfung soll dieser Stand geschützt werden.
Kassenbuch und Zahlungen
Buchungen und Rechnungen im Kassenbuch festschreiben
Die Festschreibung schützt geprüfte Buchungen und Rechnungen vor unbeabsichtigten nachträglichen Änderungen.
- Geprüfte Stände gezielt festschreiben
- Unbeabsichtigte Änderungen vermeiden
- Korrekturen über nachvollziehbare Vorgänge behandeln
Ziel des Arbeitsablaufs
Buchung und zugehörige Rechnung kontrolliert festschreiben und spätere Korrekturen nachvollziehbar vornehmen.
Voraussetzungen
- Vollständige Buchungsdaten
- Zugeordneter Beleg oder Rechnung
- Berechtigung zum Festschreiben
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Buchung mit Belegbezug erfassen
Legen Sie im Kassenbuch eine Einnahme oder Ausgabe mit Datum, Betrag, Zahlungsart und Beschreibung an. Ordnen Sie eine vorhandene Eingangs- oder Ausgangsrechnung zu, wenn die Buchung darauf beruht. Ergänzen Sie den zugehörigen Beleg. Kontrollieren Sie, dass Buchungsart und Vorzeichen zum tatsächlichen Geldfluss passen und nicht nur aus einer früheren Buchung übernommen wurden.
Buchung mit zugeordnetem Beleg Schritt 2: Buchung über das Schlosssymbol festschreiben
Wechseln Sie nach dem Speichern zurück in die Buchungsliste und suchen Sie dort die betroffene Buchung. Kontrollieren Sie in der richtigen Zeile nochmals Datum, Betrag, Buchungsart und Beschreibung. Klicken Sie anschließend auf das Schlosssymbol dieser Buchung. CloudCRM fragt nun, ob der Betrag festgeschrieben werden soll. Bestätigen Sie diese Abfrage nur, wenn die Buchung vollständig und korrekt ist. Erst durch diese Bestätigung wird die Festschreibung ausgeführt; das bloße Speichern der Buchung schreibt den Betrag noch nicht fest.
Prüfansicht vor der Festschreibung Schritt 3: Festgeschriebenen Status kontrollieren
Prüfen Sie nach der Bestätigung direkt in der Buchungsliste, ob die Festschreibung an der vorgesehenen Buchung sichtbar ist. Der bestätigte Stand ist nun gegen unbeabsichtigte nachträgliche Änderungen geschützt. Stellen Sie sicher, dass nicht versehentlich eine benachbarte oder ähnlich bezeichnete Buchung ausgewählt wurde. Die Festschreibung dokumentiert den bestätigten Buchungsstand, ersetzt aber weder die fachliche Kontrolle der Unterlagen noch eine steuerliche oder rechtliche Prüfung.
Festgeschriebener Vorgang mit Historie Schritt 4: Zugeordnete Rechnung kontrollieren
Wenn die Buchung mit einer Rechnung verbunden ist und der Ablauf eine Festschreibung der Rechnung vorsieht, prüfen Sie auch deren Status und Dokument. Rechnung und Kassenbuchbuchung sind getrennte Fachvorgänge mit einer nachvollziehbaren Verbindung. Vermeiden Sie, eine Rechnung allein deshalb als fachlich geprüft anzusehen, weil die zugehörige Buchung festgeschrieben wurde.
Schritt 5: Fehler über Storno korrigieren
Muss ein festgeschriebener Vorgang korrigiert werden, überschreiben oder löschen Sie ihn nicht nachträglich. Verwenden Sie den vorgesehenen Stornoweg und erfassen Sie anschließend den korrekten Vorgang neu. Prüfen Sie in der Historie, ob ursprüngliche Buchung, Storno und Korrekturbuchung erkennbar bleiben. So wird die Änderung nachvollziehbar, ohne den früheren Stand zu verdecken.
Ergebnis
Ein geschützter, nachvollziehbarer Stand mit verbundenem Beleg und erkennbarer Historie. Dies ist keine pauschale rechtliche oder steuerliche Garantie.
- Geprüfte Stände gezielt festschreiben
- Unbeabsichtigte Änderungen vermeiden
- Korrekturen über nachvollziehbare Vorgänge behandeln
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Kann eine festgeschriebene Buchung einfach gelöscht werden?
Der vorgesehene Korrekturweg ist die nachvollziehbare Stornierung statt eines einfachen Löschens.
Garantiert die Funktion automatisch die rechtliche Ordnungsmäßigkeit?
Nein. Organisation, Prüfung und Nutzung müssen zu den fachlichen und rechtlichen Anforderungen des Unternehmens passen.