Problem und Ausgangssituation
Viele Kontoumsätze müssen einzeln mit Rechnungen und offenen Beträgen abgeglichen werden.
Kassenbuch und Zahlungen
Bankimport prüfen und Zahlungen richtig zuordnen
Der Bankimport analysiert Kontoauszüge und unterstützt bei der Zuordnung zu vorhandenen Rechnungen und Buchungen.
- Kontoauszüge strukturiert einlesen
- Zuordnungsvorschläge kontrollieren
- Zahlungsstatus mit Rechnungsbezug aktualisieren
Ziel des Arbeitsablaufs
Kontoauszug importieren, Vorschläge fachlich prüfen und vollständige oder teilweise Zahlungen korrekt zuordnen.
Voraussetzungen
- Unterstützte Kontoauszugsdatei
- Aktuelle Rechnungen und Kassenbuchdaten
- Berechtigung für Import und Verarbeitung
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Kontoauszug und Zeitraum auswählen
Öffnen Sie den Bankimport, wählen Sie die unterstützte Kontoauszugsdatei und kontrollieren Sie Konto sowie Zeitraum. Importieren Sie keinen Abschnitt erneut, ohne den bisherigen Bestand zu prüfen. Nach dem Upload stehen die erkannten Umsätze zur Analyse bereit, sind aber noch nicht verbindlich zugeordnet.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Upload eines Kontoauszugsimg/praxisberichte/bankimport-richtig-verwenden/bild-1.webpSchritt 2: Umsätze und Dublettenhinweise prüfen
Vergleichen Sie Datum, Betrag, Verwendungszweck und Gegenkonto mit dem Originalauszug. Beachten Sie Kennzeichnungen für mögliche Dubletten oder vorhandene Kassenbuchtreffer. Klären Sie Auffälligkeiten vor der Bestätigung. Eine technische Ähnlichkeit ist nur ein Hinweis, kein Beleg für denselben Zahlungsvorgang.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Analysierte Umsätze mit Zuordnungsvorschlägenimg/praxisberichte/bankimport-richtig-verwenden/bild-2.webpSchritt 3: Zuordnungsvorschlag fachlich abgleichen
Öffnen Sie die vorgeschlagene Rechnung oder Buchung und vergleichen Sie Kunde, Rechnungsnummer, offenen Betrag und Zahlungsreferenz. Suchen Sie manuell, wenn der Vorschlag nicht eindeutig ist. Die Zuordnung wird durch den Benutzer bestätigt und darf nicht als ungeprüfte Vollautomatik beschrieben werden.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Bestätigte Rechnungs- oder Kassenbuchzuordnungimg/praxisberichte/bankimport-richtig-verwenden/bild-3.webpSchritt 4: Zahlung oder Teilzahlung bestätigen
Bestätigen Sie eine vollständige Zahlung nur, wenn Umsatz und offener Rechnungsbetrag zusammenpassen. Bei einem nachvollziehbaren Teilbetrag ordnen Sie die Zahlung entsprechend zu und kontrollieren den verbleibenden Restbetrag in der Rechnungsansicht. Interpretieren Sie Differenzen nicht automatisch als Skonto oder Erlass.
Schritt 5: Verarbeitete Umsätze abschließend kontrollieren
Prüfen Sie nach der Verarbeitung Status, Rechnungsbezug und gegebenenfalls die Verbindung zum Kassenbuch. Betrag, Datum und Kunde müssen übereinstimmen. Nicht eindeutig zuordenbare Umsätze bleiben zur Prüfung offen. So lässt sich später erkennen, wie der Kontoauszugsumsatz behandelt wurde.
Ergebnis
Geprüfte Bankumsätze sind mit Rechnungen, Kunden oder Kassenbuchvorgängen verbunden; unklare Fälle bleiben zur Prüfung sichtbar.
- Kontoauszüge strukturiert einlesen
- Zuordnungsvorschläge kontrollieren
- Zahlungsstatus mit Rechnungsbezug aktualisieren
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Erfolgt die Zuordnung automatisch?
CloudCRM kann passende Vorgänge vorschlagen; die Zuordnung sollte vor der Bestätigung geprüft werden.
Werden mögliche Dubletten erkannt?
Der Import kennzeichnet mögliche doppelte Umsätze zur Prüfung.
Sind Teilzahlungen möglich?
Ja. Abweichende Zahlungseingänge können als Teilzahlung einer Rechnung zugeordnet werden.