Der Bankimport nimmt Ihnen das Abtippen ab. Die Prüfung nicht. Dieser Bericht zeigt, worauf es beim Durchgehen der erkannten Umsätze ankommt, damit am Ende keine Buchung an der falschen Stelle landet.
Ein Kontoauszug mit sechzig Umsätzen liegt vor, und jeder einzelne muss ins Kassenbuch oder eben bewusst nicht. Wer das im Schnelldurchlauf abnickt, produziert Doppelbuchungen, die später niemand mehr auseinanderdividiert.
Einen Kontoauszug importieren, jede Empfehlung fachlich prüfen und jeden Umsatz bewusst verbuchen, verknüpfen oder ignorieren.
Bevor Sie eine Datei hochladen, lohnt der Blick auf den Zeitraum. Öffnen Sie den Bankimport und legen Sie den Kontoauszug per Drag & Drop ab oder wählen Sie ihn über den Dateidialog. Prüfen Sie, welchen Abschnitt die Datei abdeckt, und importieren Sie keinen Zeitraum ein zweites Mal, ohne den vorhandenen Bestand anzusehen. CloudCRM legt die Datei als Dokument ab und startet auf Klick die Analyse. Danach stehen die erkannten Umsätze bereit. Verbindlich verbucht ist noch keiner.
Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Vergleichen Sie Datum, Betrag, Verwendungszweck und Gegenkonto mit dem Originalauszug. CloudCRM kennzeichnet dabei mögliche Duplikate und weist auf vorhandene Kassenbuchtreffer hin. Nehmen Sie diese Hinweise ernst, aber nicht als Beweis: Eine technische Ähnlichkeit bedeutet noch nicht, dass es derselbe Zahlungsvorgang ist. Zwei Mietzahlungen in aufeinanderfolgenden Monaten sehen fast identisch aus. Klären Sie Auffälligkeiten, bevor Sie etwas bestätigen.
Zu jedem Umsatz gibt CloudCRM eine Empfehlung ab. Prüfen Sie sie, statt sie durchzuwinken: Passt der vorgeschlagene Kassenbuch-Eintrag wirklich zu diesem Umsatz. Nach Datum, Betrag und Geschäftspartner? Ist die Empfehlung nicht eindeutig, suchen Sie den richtigen Eintrag von Hand. Bestätigt wird immer von einer Person, nie vom System allein. Der Bankimport ist eine Arbeitserleichterung und ausdrücklich keine ungeprüfte Vollautomatik.
Für jeden geprüften Umsatz wählen Sie eine der drei Aktionen: als neue Kassenbuchbuchung anlegen, mit einem vorhandenen Eintrag verknüpfen oder ignorieren. Ignorieren ist dabei kein Notausgang, sondern die richtige Wahl für Vorgänge, die im Kassenbuch nichts verloren haben, etwa Umbuchungen zwischen eigenen Konten. Vor dem verbindlichen Verbuchen fragt CloudCRM noch einmal nach. Geht es um Zahlungen auf eine Rechnung, führen Sie den offenen Restbetrag weiterhin in der Rechnungsansicht.
Zum Abschluss kontrollieren Sie, was aus den Umsätzen geworden ist: Status, entstandene oder verknüpfte Kassenbuchbuchung und, falls eine Rechnung daranhängt, deren Bezug. Betrag, Datum und Geschäftspartner müssen übereinstimmen. Umsätze, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, bleiben offen und werden nicht notdürftig verbucht. Jede Aktion landet im Protokoll, sodass sich später nachvollziehen lässt, wie ein Kontoauszugsumsatz behandelt wurde und von wem.
Geprüfte Bankumsätze sind als Kassenbuchbuchung verbucht oder mit einem vorhandenen Eintrag verknüpft. Unklare Fälle bleiben sichtbar offen, statt in einer Sammelbuchung zu verschwinden.
Nein. CloudCRM gibt zu jedem Umsatz eine Empfehlung ab, bestätigt wird sie aber immer von einer Person.
Der Import kennzeichnet mögliche doppelte Umsätze zur Prüfung.
Ins Kassenbuch. Entweder als neue Buchung oder als Verknüpfung mit einem vorhandenen Eintrag. Zahlungen und Restbeträge einer Rechnung werden weiterhin in der Rechnungsansicht geführt.
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen diesen Ablauf live in Ihrem eigenen CloudCRM – zugeschnitten auf Ihren Betrieb.
Kundenakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanzen greifen ineinander. Auf der Produktseite sehen Sie, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.