Problem und Ausgangssituation
Belege wandern per Mail hin und her, Rückfragen ebenso. Den aktuellen Stand sieht trotzdem nur das Unternehmen selbst. Also wird nachgefragt, gescannt und noch einmal geschickt.
Steuerberater und DATEV
Steuerberater-Zugang für die Zusammenarbeit einrichten
Manche Betriebe geben ihrem Steuerberater den Zugang der Buchhaltung. Das funktioniert, bis jemand wissen will, wer eine Buchung geändert hat. Ein eigener Zugang löst das Problem und gibt genau die Bereiche frei, die für die Zusammenarbeit nötig sind.
- Getrennter persönlicher Zugang
- Rechte passend zur Zusammenarbeit
- Kürzere Wege bei Dokumenten und Exporten
Ziel des Arbeitsablaufs
Einen eigenen Benutzer mit Steuerberater-Rolle anlegen und die Rechte auf das begrenzen, was die Zusammenarbeit wirklich braucht.
Voraussetzungen
- Definierter Ansprechpartner
- Administrative Benutzerberechtigung
- Abgestimmter benötigter Zugriff
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Persönlichen Steuerberater-Benutzer anlegen
Der Steuerberater braucht einen eigenen Benutzer, nicht den Zugang der Buchhaltungskraft, „weil das schneller geht“. Legen Sie ihn in der Benutzerverwaltung an, erfassen Sie die nötigen Kontaktdaten und kontrollieren Sie die Firmenzuordnung. Der Aufwand ist derselbe, der Unterschied aber erheblich: Nur mit einem persönlichen Zugang lässt sich später nachvollziehen, wer wann welche Daten eingesehen hat. Bei externen Beteiligten ist das keine Förmelei, sondern Grundlage.
Neuen Benutzer für den Steuerberater anlegen Schritt 2: Steuerberater-Rolle auswählen
Nehmen Sie die vorhandene Steuerberater-Rolle als Ausgangspunkt, aber verlassen Sie sich nicht auf den Namen. Schauen Sie sich an, welche Rechte tatsächlich dahinterstecken. Ein Steuerberater braucht Kassenbuch, Belege und Auswertungen. Er braucht keinen Einblick in Ihre Angebotskalkulation, Ihre Kundenkorrespondenz oder die Benutzerverwaltung. Der Zugang soll die vereinbarte Zusammenarbeit abdecken und sonst nichts.
Rolle und Zugriffsbereiche kontrollieren Schritt 3: Kassenbuch- und Exportrechte begrenzen
Gehen Sie die Rechte für Kassenbuch, Export und Auswertungen einzeln durch und geben Sie nur frei, was im vereinbarten Ablauf gebraucht wird. Besonders zu überlegen sind Bearbeiten, Festschreiben und Verwalten: Soll der Steuerberater tatsächlich selbst Buchungen ändern oder festschreiben können, oder meldet er Korrekturen an Sie zurück? Beides ist vertretbar. Aber es sollte eine bewusste Absprache sein und kein Nebenprodukt der Rollenauswahl.
Kassenbuch und Export im Steuerberater-Zugang Schritt 4: Buchungen und Dokumente vorbereiten
Bevor die Zusammenarbeit startet, lohnt ein Blick auf die Unterlagen selbst: Sind Kassenbuchbuchungen, Rechnungen und Belege vollständig zugeordnet? Ein Zugang macht aus lückenhaften Daten keine prüfbaren. Stellen Sie einen passenden Exportzeitraum bereit und klären Sie im Gespräch, was direkt in CloudCRM eingesehen wird und was als Export übergeben werden soll. Diese Absprache spart auf beiden Seiten viel Hin und Her.
Schritt 5: Zugang testen und regelmäßig prüfen
Lassen Sie den Steuerberater den Zugang selbst übernehmen und die Ansichten durchgehen, die er wirklich braucht. Was fehlt, ergänzen Sie gezielt; was er nie öffnet, nehmen Sie wieder weg. Und setzen Sie sich einen Merker: Endet das Mandat oder wechselt die Kanzlei, gehört der Zugang deaktiviert. Ein aktiver Zugang für eine Kanzlei, mit der Sie seit zwei Jahren nicht mehr arbeiten, fällt sonst niemandem auf.
Ergebnis
Der Steuerberater arbeitet mit einem eigenen Zugang im richtigen Firmenkontext. Jeder Zugriff bleibt ihm zuzuordnen, und der Mailverkehr wird spürbar weniger.
- Getrennter persönlicher Zugang
- Rechte passend zur Zusammenarbeit
- Kürzere Wege bei Dokumenten und Exporten
Passende CloudCRM-Funktionen
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Gibt es eine Steuerberater-Rolle?
Ja. CloudCRM sieht eine Rolle mit passenden Ausgangsrechten für die Zusammenarbeit vor.
Sollte der Steuerberater einen gemeinsamen Teamzugang verwenden?
Nein. Ein persönlicher Benutzer macht Zuständigkeit und Zugriff besser nachvollziehbar.
Können Rechte später geändert werden?
Ja. Der Zugriff lässt sich an die tatsächlichen Aufgaben anpassen.
Passende Produktseiten
Diesen Ablauf selbst ausprobieren
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen diesen Ablauf live in Ihrem eigenen CloudCRM – zugeschnitten auf Ihren Betrieb.