Problem und Ausgangssituation
Belege und Rückfragen werden per E-Mail verteilt, während der aktuelle Bearbeitungsstand nur im Unternehmen sichtbar ist.
Steuerberater und DATEV
Steuerberater-Zugang für die Zusammenarbeit einrichten
Ein eigener Zugang gibt dem Steuerberater genau die Arbeitsbereiche, die für die laufende Zusammenarbeit benötigt werden.
- Getrennter persönlicher Zugang
- Rechte passend zur Zusammenarbeit
- Kürzere Wege bei Dokumenten und Exporten
Ziel des Arbeitsablaufs
Einen eigenen Benutzer mit Steuerberater-Rolle und angemessen begrenzten Rechten einrichten.
Voraussetzungen
- Definierter Ansprechpartner
- Administrative Benutzerberechtigung
- Abgestimmter benötigter Zugriff
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Persönlichen Steuerberater-Benutzer anlegen
Legen Sie in der Benutzerverwaltung einen eigenen Benutzer für den zuständigen Steuerberater an. Erfassen Sie die erforderlichen Kontaktdaten und kontrollieren Sie die Firmenzuordnung. Nutzen Sie keinen gemeinsam verwendeten Mitarbeiterzugang. Der persönliche Benutzer ermöglicht eine klare Zuordnung von Zugriff und Zusammenarbeit.
Neuen Benutzer für den Steuerberater anlegen Schritt 2: Steuerberater-Rolle auswählen
Wählen Sie die vorhandene Steuerberater-Rolle als Ausgangspunkt. Prüfen Sie anschließend die tatsächlich vergebenen Rechte, statt sich allein auf die Rollenbezeichnung zu verlassen. Der Zugang soll die vereinbarte Zusammenarbeit unterstützen, ohne unnötige Kunden-, Verkaufs- oder Administrationsbereiche freizugeben.
Rolle und Zugriffsbereiche kontrollieren Schritt 3: Kassenbuch- und Exportrechte begrenzen
Kontrollieren Sie die sichtbaren Rechte für Kassenbuch, Export und erforderliche Auswertungen. Geben Sie nur Aktionen frei, die der Steuerberater im vereinbarten Prozess benötigt. Rechte zum Bearbeiten, Festschreiben oder Verwalten sind gesondert zu beurteilen. Speichern Sie die Auswahl nach dem fachlichen Abgleich.
Kassenbuch und Export im Steuerberater-Zugang Schritt 4: Buchungen und Dokumente vorbereiten
Prüfen Sie vor der ersten Zusammenarbeit, ob Kassenbuchbuchungen, Rechnungen und Belege vollständig zugeordnet sind. Ein Zugang allein macht unvollständige Unterlagen nicht prüfbar. Stellen Sie einen passenden Exportzeitraum bereit und klären Sie, welche Dokumente direkt in CloudCRM eingesehen werden sollen.
Schritt 5: Zugang testen und regelmäßig prüfen
Lassen Sie den Steuerberater den persönlichen Zugang übernehmen und die benötigten Ansichten testen. Fehlende Rechte werden gezielt ergänzt; nicht erforderliche Freigaben werden entfernt. Prüfen Sie den Zugang erneut, wenn sich Aufgaben oder Zusammenarbeit ändern. So bleibt der Steuerberater-Zugang auf den vereinbarten Umfang ausgerichtet.
Ergebnis
Der Steuerberater arbeitet mit einem eigenen, auf die Zusammenarbeit zugeschnittenen Zugang im richtigen Firmenkontext.
- Getrennter persönlicher Zugang
- Rechte passend zur Zusammenarbeit
- Kürzere Wege bei Dokumenten und Exporten
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Gibt es eine Steuerberater-Rolle?
Ja. CloudCRM sieht eine Rolle mit passenden Ausgangsrechten für die Zusammenarbeit vor.
Sollte der Steuerberater einen gemeinsamen Teamzugang verwenden?
Nein. Ein persönlicher Benutzer macht Zuständigkeit und Zugriff besser nachvollziehbar.
Können Rechte später geändert werden?
Ja. Der Zugriff lässt sich an die tatsächlichen Aufgaben anpassen.