Problem und Ausgangssituation
Ein Hauptnutzer möchte Paket und Zusatzoptionen verwalten und muss entscheiden, ob Rechnungen automatisch per Stripe oder per Überweisung bezahlt werden. Bei Stripe ist noch kein Zahlungsmittel hinterlegt.
Abo und Abrechnung
CloudCRM-Abo im Profil mit Stripe oder Überweisung verwalten
Die Abrechnungsansicht im Profil bündelt aktuelles Paket, Laufzeit, Zusatzoptionen, Zahlungsart und die vom CloudCRM-Abo erzeugten Rechnungen.
- Abo und Rechnungen an einer Stelle überblicken
- Zwischen Stripe und Überweisung wählen
- Folgen eines fehlenden Zahlungsmittels rechtzeitig erkennen
Ziel des Arbeitsablaufs
Abrechnungsart bewusst wählen, Zahlungsmittel beziehungsweise Überweisungsablauf vorbereiten und Warnungen bei einer nicht möglichen Stripe-Abbuchung richtig bearbeiten.
Voraussetzungen
- Hauptnutzer der Firma oder Super-Administrator
- Aktives CloudCRM-Paket
- Für Stripe eine Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Abrechnungsansicht als Hauptnutzer öffnen
Öffnen Sie im Profil den Bereich für Abonnement und Rechnungen. Diese Ansicht ist für den ersten Benutzer der Firma beziehungsweise einen Super-Administrator vorgesehen. Kontrollieren Sie aktuelles Paket, nächsten Abrechnungstermin, Laufzeit, aktive Zusatzoptionen und vorhandene Rechnungen. So erkennen Sie vor einer Änderung, welche Leistung bereits läuft und welche Beträge oder Kündigungen noch wirksam sind.
Abo-Übersicht mit aktuellem Paket Schritt 2: Paket und Laufzeit prüfen
Vergleichen Sie die angebotenen Pakete mit dem aktuellen Paket und wählen Sie bei einem Wechsel die vorgesehene Laufzeit von einem, drei, sechs oder zwölf Monaten. CloudCRM berechnet längere Laufzeiten nach den hinterlegten Konditionen; Upgrades und Zusatzoptionen können für den verbleibenden Zeitraum anteilig berechnet werden. Lesen Sie Preis, Laufzeit und Buchungsbestätigung vollständig, bevor Sie die kostenpflichtige Aktion auslösen.
Auswahl zwischen Stripe und Überweisung Schritt 3: Kauf auf Rechnung per Überweisung wählen
Wählen Sie in der Profilansicht als bevorzugte Zahlungsart „Kauf auf Rechnung“, wenn Sie den dort beschriebenen Überweisungsweg nutzen möchten. Dafür ist keine Kreditkarte und kein SEPA-Mandat bei Stripe erforderlich. Die Rechnung wird monatlich oder jährlich per E-Mail sowie in der Rechnungsübersicht bereitgestellt. Kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Fälligkeit und Betrag und veranlassen Sie anschließend die Überweisung nach dem vereinbarten Ablauf.
Stripe-Hinweis bei fehlendem Zahlungsmittel Schritt 4: Stripe mit Kreditkarte oder SEPA einrichten
Wählen Sie „Automatische Abbuchung“, um Stripe zu verwenden. Öffnen Sie über „Zahlungsmittel hinterlegen“ beziehungsweise „Zahlungsmittel verwalten“ das Stripe-Kundenportal und speichern Sie dort eine Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Bei der Abo-Abrechnung versucht CloudCRM den offenen Rechnungsbetrag außerhalb der Sitzung einzuziehen. Nur ein erfolgreicher oder in Verarbeitung befindlicher Einzug setzt den Rechnungsstatus über den Stripe-Zahlungsweg auf bezahlt.
Rechnungsübersicht mit Status und PDF-Aktion Schritt 5: Fehlendes Stripe-Zahlungsmittel beheben
Ist Stripe gewählt, aber keine gültige Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift vorhanden, zeigt die Abrechnungsansicht einen Warnhinweis. Neue Paket- und Zusatzbuchungen sind in diesem Zustand deaktiviert. Bei einem laufenden kostenpflichtigen Abo prüft das System das fehlende Zahlungsmittel wiederholt und versendet bis zu drei Warnungen mit zeitlichem Abstand. Hinterlegen Sie das Zahlungsmittel oder wechseln Sie bewusst auf Überweisung.
Schritt 6: Offene Rechnung und mögliche Sperrung einordnen
Scheitert eine automatische Abbuchung, wird die Rechnung nicht als bezahlt markiert; der Fehler wird protokolliert und die ausstellende Firma benachrichtigt. Bleibt bei einem aktiven Stripe-Abo auch nach drei Warnungen weiterhin kein Zahlungsmittel hinterlegt, kann der Firmenzugang vorübergehend deaktiviert werden. Prüfen Sie deshalb Warnung, Rechnungsstatus und PDF-Details gemeinsam und kontaktieren Sie bei einer bereits erfolgten Sperrung den Support.
Ergebnis
Eine nachvollziehbar konfigurierte Abo-Abrechnung. Für den in der Profilansicht angebotenen Überweisungsweg ist kein Stripe-Zahlungsmittel erforderlich; bei Stripe ist der automatische Einzug nur mit gültiger Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift möglich.
- Abo und Rechnungen an einer Stelle überblicken
- Zwischen Stripe und Überweisung wählen
- Folgen eines fehlenden Zahlungsmittels rechtzeitig erkennen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Was zeigt CloudCRM bei Kauf auf Rechnung?
Die Profilansicht beschreibt diesen Weg als Rechnung per E-Mail mit anschließender Überweisung. Dafür ist kein Stripe-Zahlungsmittel erforderlich; Rechnungen und PDF-Details bleiben zusätzlich in der Abrechnungsübersicht erreichbar.
Was passiert, wenn Stripe gewählt ist, aber kein Zahlungsmittel vorliegt?
Die Profilansicht zeigt einen Hinweis und deaktiviert neue Paket- oder Zusatzbuchungen. Bei einem laufenden kostenpflichtigen Abo erfolgen wiederholte Warnungen. Bleibt das Zahlungsmittel nach drei Warnungen weiterhin aus, kann der Zugang vorübergehend gesperrt werden.
Was geschieht, wenn eine automatische Abbuchung fehlschlägt?
Die Rechnung wird nicht als bezahlt markiert. Der Fehler wird protokolliert, die ausstellende Firma erhält eine Benachrichtigung und die offene Rechnung bleibt für den weiteren Zahlungsprozess bestehen.