Problem und Ausgangssituation
Ein Hauptnutzer will das Paket anpassen und eine Zusatzoption dazubuchen. Dabei steht die Entscheidung an: automatischer Einzug per Stripe oder klassische Überweisung. Ein Zahlungsmittel ist bisher nicht hinterlegt.
Abo und Abrechnung
CloudCRM-Abo im Profil mit Stripe oder Überweisung verwalten
Karte hinterlegen oder lieber überweisen? Die Frage stellt sich einmal und wirkt danach jeden Monat. In der Abrechnungsansicht im Profil stehen Paket, Laufzeit, Zusatzoptionen, Zahlungsart und alle Rechnungen aus dem CloudCRM-Abo beieinander.
- Abo und Rechnungen an einer Stelle überblicken
- Zwischen Stripe und Überweisung wählen
- Folgen eines fehlenden Zahlungsmittels rechtzeitig erkennen
Ziel des Arbeitsablaufs
Die Abrechnungsart bewusst wählen, den passenden Zahlungsweg einrichten und wissen, was zu tun ist, wenn eine Stripe-Abbuchung nicht klappt.
Voraussetzungen
- Hauptnutzer der Firma oder Super-Administrator
- Aktives CloudCRM-Paket
- Für Stripe eine Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Abrechnungsansicht als Hauptnutzer öffnen
Den Bereich für Abonnement und Rechnungen finden Sie im Profil. Er ist dem ersten Benutzer der Firma oder einem Super-Administrator vorbehalten. Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick: aktuelles Paket, nächster Abrechnungstermin, Laufzeit, aktive Zusatzoptionen, vorhandene Rechnungen. Diese fünf Minuten lohnen sich, bevor Sie etwas ändern. Sonst buchen Sie eine Option dazu, die längst läuft, oder übersehen eine Kündigung, die noch wirksam wird.
Abo-Übersicht mit aktuellem Paket Schritt 2: Paket und Laufzeit prüfen
Vergleichen Sie die angebotenen Pakete mit dem, was Sie schon haben. Bei einem Wechsel wählen Sie die Laufzeit: ein, drei, sechs oder zwölf Monate. Längere Laufzeiten rechnet CloudCRM nach den hinterlegten Konditionen. Bei Upgrades und Zusatzoptionen kommt anteilige Berechnung für den verbleibenden Zeitraum dazu, was die erste Rechnung ungewohnt aussehen lässt. Lesen Sie deshalb Preis, Laufzeit und Buchungsbestätigung vollständig, bevor Sie die kostenpflichtige Aktion auslösen.
Auswahl zwischen Stripe und Überweisung Schritt 3: Kauf auf Rechnung per Überweisung wählen
Nicht jeder Betrieb möchte Kartendaten hinterlegen. Für diesen Fall wählen Sie in der Profilansicht als Zahlungsart „Kauf auf Rechnung“. Weder Kreditkarte noch SEPA-Mandat bei Stripe sind dann nötig. Die Rechnung kommt monatlich oder jährlich per E-Mail und liegt zusätzlich in der Rechnungsübersicht. Kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Fälligkeit und Betrag und veranlassen Sie danach die Überweisung nach dem vereinbarten Ablauf.
Stripe-Hinweis bei fehlendem Zahlungsmittel Schritt 4: Stripe mit Kreditkarte oder SEPA einrichten
Soll es automatisch laufen, wählen Sie „Automatische Abbuchung“. Über „Zahlungsmittel hinterlegen“ oder „Zahlungsmittel verwalten“ landen Sie im Stripe-Kundenportal und speichern dort eine Kreditkarte oder eine SEPA-Lastschrift. Zum Abrechnungstermin versucht CloudCRM, den offenen Betrag außerhalb der Sitzung einzuziehen. Auf bezahlt springt die Rechnung dabei nur, wenn der Einzug erfolgreich war oder sich noch in Verarbeitung befindet. Ein gescheiterter Versuch ändert am Status nichts.
Rechnungsübersicht mit Status und PDF-Aktion Schritt 5: Fehlendes Stripe-Zahlungsmittel beheben
Der häufigste Stolperstein: Stripe ist ausgewählt, aber es liegt keine gültige Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift vor. Die Abrechnungsansicht zeigt dann einen Warnhinweis, und neue Paket- oder Zusatzbuchungen sind gesperrt. Läuft bereits ein kostenpflichtiges Abo, prüft das System den Zustand wiederholt und schickt bis zu drei Warnungen mit zeitlichem Abstand. Ignorieren Sie die nicht. Hinterlegen Sie ein Zahlungsmittel oder wechseln Sie bewusst auf Überweisung.
Schritt 6: Offene Rechnung und mögliche Sperrung einordnen
Scheitert eine automatische Abbuchung, bleibt die Rechnung offen. Der Fehler wird protokolliert und die ausstellende Firma benachrichtigt. Kommt bei einem aktiven Stripe-Abo auch nach der dritten Warnung kein Zahlungsmittel dazu, kann der Firmenzugang vorübergehend deaktiviert werden. Das trifft dann alle Mitarbeiter, nicht nur den Hauptnutzer. Schauen Sie sich Warnung, Rechnungsstatus und die Details im PDF gemeinsam an. Ist die Sperrung bereits erfolgt, hilft nur der Kontakt zum Support.
Ergebnis
Eine Abo-Abrechnung, die niemanden mehr überrascht. Wer überweist, braucht kein Stripe-Zahlungsmittel. Wer den automatischen Einzug nutzt, braucht eine gültige Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift, sonst läuft die Abbuchung ins Leere.
- Abo und Rechnungen an einer Stelle überblicken
- Zwischen Stripe und Überweisung wählen
- Folgen eines fehlenden Zahlungsmittels rechtzeitig erkennen
Passende CloudCRM-Funktionen
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Was zeigt CloudCRM bei Kauf auf Rechnung?
Die Profilansicht beschreibt diesen Weg als Rechnung per E-Mail mit anschließender Überweisung. Dafür ist kein Stripe-Zahlungsmittel erforderlich; Rechnungen und PDF-Details bleiben zusätzlich in der Abrechnungsübersicht erreichbar.
Was passiert, wenn Stripe gewählt ist, aber kein Zahlungsmittel vorliegt?
Die Profilansicht zeigt einen Hinweis und deaktiviert neue Paket- oder Zusatzbuchungen. Bei einem laufenden kostenpflichtigen Abo erfolgen wiederholte Warnungen. Bleibt das Zahlungsmittel nach drei Warnungen weiterhin aus, kann der Zugang vorübergehend gesperrt werden.
Was geschieht, wenn eine automatische Abbuchung fehlschlägt?
Die Rechnung wird nicht als bezahlt markiert. Der Fehler wird protokolliert, die ausstellende Firma erhält eine Benachrichtigung und die offene Rechnung bleibt für den weiteren Zahlungsprozess bestehen.
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