Hunderte Kundendatensätze von Hand anzulegen ist niemandem zuzumuten. Der CSV-Import übernimmt die Stammdaten anhand erkannter Spalten und sagt anschließend genau, welche Zeilen durchgelaufen sind und welche nicht.
Die Kundendaten liegen in einer Excel-Liste, gewachsen über Jahre und mit allem, was dazugehört: doppelten Einträgen, halben Adressen und drei Schreibweisen derselben Firma. Sie sollen ins CRM, ohne dass jemand tagelang tippt.
Die CSV-Datei sauber vorbereiten, Erkennung und Dublettenoption bewusst setzen und das Ergebnis anschließend wirklich kontrollieren.
Die alte Kundenliste steckt in Excel. Jetzt soll sie ins CRM, aber nicht per Copy-and-paste. Exportieren Sie sie als CSV mit Kopfzeile. Erkannt werden unter anderem Firma, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort und Kundentyp, dazu die üblichen alternativen Spaltennamen. Ob Sie mit Komma oder Semikolon trennen, spielt keine Rolle, und auch ältere Zeichencodierungen wie ISO-8859-1 werden bereinigt. Wichtiger ist, dass die Zeilen wirklich einheitlich aufgebaut sind. Eine verrutschte Spalte zieht sich sonst durch die ganze Datei.
In der Kundenübersicht öffnen Sie über „Import“ den Dialog und wählen Ihre CSV-Datei. Zwei Optionen sind zu entscheiden: ob CloudCRM den Kundentyp aus den vorhandenen Angaben selbst erkennen soll, und ob mögliche Dubletten übersprungen werden. Wichtig zu wissen, wie diese Dublettenprüfung arbeitet: Sie vergleicht die E-Mail-Adresse innerhalb Ihrer Firma, nicht Namen oder Anschriften. Zwei Einträge für „Müller GmbH“ mit unterschiedlichen Adressen kommen also beide durch.
Nehmen Sie sich vor dem Start fünf Minuten für eine Stichprobe. Vergleichen Sie die Spaltennamen mit den Kundenfeldern und schauen Sie sich mehrere Datenzeilen an: Sitzt jeder Wert in der richtigen Spalte? Der häufigste Stolperstein ist ein Semikolon oder Komma mitten im Firmennamen, das alles Nachfolgende um eine Spalte verschiebt. Prüfen Sie außerdem vollständige Anschriften und gültige E-Mail-Felder. Eines noch: Kundennummern aus Ihrer alten Liste werden nicht übernommen, CloudCRM vergibt eigene fortlaufende Nummern.
Jetzt starten Sie den Import. CloudCRM arbeitet die Zeilen ab, legt gültige Kundendatensätze an und überspringt je nach gewählter Option erkannte E-Mail-Dubletten sowie leere Zeilen. Am Ende meldet das System entweder einen vollständig abgeschlossenen Import oder weist darauf hin, dass Zeilen übersprungen wurden. Bewerten Sie diese Meldung richtig: Sie sagt, dass die Technik funktioniert hat. Über die inhaltliche Qualität Ihrer alten Liste sagt sie nichts.
Der Importbericht zeigt, wie viele Zeilen verarbeitet, importiert und übersprungen wurden, jeweils mit Grund, etwa „Dubletten-E-Mail“ oder „Leere Zeile“. Gehen Sie diese Liste durch, denn hier stehen die Fälle, die Sie von Hand nacharbeiten müssen. Öffnen Sie danach ein paar der neuen Kundenakten und vergleichen Sie Firmenname, Personendaten, Anschrift und Kontaktangaben mit Ihrer Datei. Fehler aus der alten Liste sind jetzt am günstigsten zu korrigieren. Bevor die Daten in Angeboten und Rechnungen auftauchen.
Die geprüften Datensätze liegen als neue Kundenakten vor. Übersprungene und fehlerhafte Zeilen stehen mit Grund im Importbericht. Sie wissen also genau, was noch von Hand nachzutragen ist.
Unter anderem Firma, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort und Kundentyp mit mehreren üblichen Bezeichnungen.
Optional können Datensätze übersprungen werden, wenn in derselben Firma bereits ein Kunde mit identischer E-Mail-Adresse existiert.
Der geprüfte Importablauf erzeugt neue fortlaufende Kundennummern.
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen diesen Ablauf live in Ihrem eigenen CloudCRM – zugeschnitten auf Ihren Betrieb.
Kundenakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanzen greifen ineinander. Auf der Produktseite sehen Sie, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.