Problem und Ausgangssituation
Bestehende Kundendaten sollen aus einer Tabelle übernommen werden, ohne jeden Datensatz einzeln anzulegen.
Kundenverwaltung
Kundendaten per CSV geprüft in CloudCRM importieren
Der CSV-Import übernimmt Kundenstammdaten anhand erkannter Spalten und dokumentiert importierte sowie übersprungene Zeilen.
- Viele Kunden gesammelt anlegen
- Komma- und Semikolon-Dateien verarbeiten
- E-Mail-Dubletten optional überspringen
Ziel des Arbeitsablaufs
CSV-Datei vorbereiten, Erkennung und Dublettenoption prüfen und das Importergebnis kontrollieren.
Voraussetzungen
- Berechtigung zum Anlegen von Kunden
- CSV mit Kopfzeile und konsistenten Spalten
- Datensicherung und fachlich geprüfte Quelldaten
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: CSV-Datei mit passenden Spalten vorbereiten
Erstellen Sie eine CSV-Datei mit Kopfzeile und den benötigten Kundendaten. Erkannt werden unter anderem Firma, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort und Kundentyp sowie übliche alternative Spaltenbezeichnungen. Verwenden Sie konsistente Zeilen und prüfen Sie Sonderzeichen. CloudCRM verarbeitet Komma oder Semikolon als Trennzeichen und bereinigt unterstützte Zeichencodierungen.
Bildplatzhalter 1Screenshot: CSV-Vorlage mit Kundenfeldernimg/praxisberichte/kundendaten-importieren/bild-1.webpSchritt 2: Importoptionen bewusst auswählen
Öffnen Sie den Kundenimport und wählen Sie die CSV-Datei aus. Entscheiden Sie, ob der Kundentyp aus vorhandenen Angaben erkannt werden soll und ob mögliche Dubletten übersprungen werden. Die Dublettenprüfung verwendet im bestätigten Ablauf eine identische E-Mail-Adresse innerhalb der Firma. Sie ersetzt keine allgemeine Prüfung ähnlicher Namen oder Anschriften.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Importoptionen für Kundentyp und Dublettenimg/praxisberichte/kundendaten-importieren/bild-2.webpSchritt 3: Kopfzeile und Beispieldaten kontrollieren
Vergleichen Sie die Spaltennamen mit den vorgesehenen Kundenfeldern und prüfen Sie mehrere Datenzeilen auf verschobene Werte. Achten Sie besonders auf Trennzeichen innerhalb von Texten, vollständige Anschriften und gültige E-Mail-Felder. Bestehende Kundennummern aus der CSV werden in diesem Ablauf nicht übernommen; CloudCRM erzeugt neue fortlaufende Kundennummern.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Importbericht mit importierten und übersprungenen Zeilenimg/praxisberichte/kundendaten-importieren/bild-3.webpSchritt 4: Kundenimport durchführen
Starten Sie den Import erst nach der Stichprobe. CloudCRM verarbeitet die Zeilen, legt gültige Kundendatensätze an und überspringt – abhängig von der gewählten Option – erkannte E-Mail-Dubletten. Tritt während des Imports ein Fehler auf, beachten Sie den angezeigten Importstatus. Ein technisch erfolgreicher Import bestätigt nicht automatisch die fachliche Qualität der Quelldaten.
Schritt 5: Importbericht und Kundenakten prüfen
Kontrollieren Sie den Importbericht mit verarbeiteten, importierten und übersprungenen Zeilen. Prüfen Sie die angegebenen Gründe für ausgelassene Datensätze. Öffnen Sie anschließend stichprobenartig neue Kundenakten und vergleichen Sie Firmenname, Personendaten, Anschrift und Kontaktangaben mit der CSV. Korrigieren Sie erkennbare Quelldatenfehler in den betroffenen Kundenakten.
Bildplatzhalter 4Screenshot: Stichprobe in einer importierten Kundenakteimg/praxisberichte/kundendaten-importieren/bild-4.webp
Ergebnis
Die geprüften Datensätze liegen als neue Kundenakten vor; übersprungene oder fehlerhafte Zeilen sind im Importbericht nachvollziehbar.
- Viele Kunden gesammelt anlegen
- Komma- und Semikolon-Dateien verarbeiten
- E-Mail-Dubletten optional überspringen
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Welche CSV-Spalten werden erkannt?
Unter anderem Firma, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort und Kundentyp mit mehreren üblichen Bezeichnungen.
Wie werden Dubletten behandelt?
Optional können Datensätze übersprungen werden, wenn in derselben Firma bereits ein Kunde mit identischer E-Mail-Adresse existiert.
Werden vorhandene Kundennummern übernommen?
Der geprüfte Importablauf erzeugt neue fortlaufende Kundennummern.