Problem und Ausgangssituation
Eine Frage per WhatsApp, die Antwort per Mail, die Entscheidung am Telefon. Am Ende weiß niemand mehr, was wo besprochen wurde, und der fachliche Zusammenhang ist verschwunden.
Dokumente und Zusammenarbeit
Den CloudCRM-Messenger im Unternehmen einsetzen
Im CloudCRM-Messenger stehen Kontaktliste, Unterhaltung und Nachrichteneingabe in einem gemeinsamen Fenster. Sie wählen links eine Person aus und führen rechts das Gespräch. Dieser Praxisbericht zeigt, wie Sie Nachrichten und Dateien im Team austauschen und wichtige Ergebnisse anschließend im passenden Vorgang festhalten.
- Direkte interne Abstimmung
- Dateien im Gesprächskontext
- Nur freigeschaltete Teammitglieder erreichbar
Ziel des Arbeitsablaufs
Interne Nachrichten und zulässige Dateien gezielt innerhalb der Firma austauschen.
Voraussetzungen
- Persönliche Benutzerzugänge
- Messenger-Berechtigung für Sender und Empfänger
- Interne Regeln für vertrauliche Inhalte
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Messenger öffnen und Kontakt auswählen
Öffnen Sie den Bereich Nachrichten. Die Kontaktliste ist links direkt in den Messenger eingebunden. Wählen Sie dort die gewünschte Person aus: Rechts sehen Sie den zugehörigen Gesprächsverlauf, darunter das Eingabefeld. Kontaktliste und Unterhaltung bleiben gemeinsam in einem Fenster sichtbar. Prüfen Sie den Namen über dem Verlauf, bevor Sie eine Nachricht oder Datei senden.
Messenger mit integrierter Kontaktliste links, geöffnetem Gespräch rechts und Nachrichteneingabe mit Büroklammer und Senden-Pfeil darunter Schritt 2: Nachricht im Gespräch verfassen und senden
Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Eingabefeld unter dem Gesprächsverlauf. Nennen Sie den Anlass und die gewünschte Rückmeldung, zum Beispiel: „Bitte sende mir die PDF für die Präsentation morgen.“ Über die Werkzeugleiste können Sie den Text formatieren. Prüfen Sie Empfänger und Inhalt und senden Sie die Nachricht über den blauen Pfeil unten rechts. Ihre Nachricht erscheint anschließend im Verlauf.
Schritt 3: Eine passende Datei über die Büroklammer anhängen
Wenn zum Gespräch eine Datei gehört, verwenden Sie die Büroklammer unten rechts neben dem Senden-Pfeil. Wählen Sie die benötigte, unterstützte Datei aus und kontrollieren Sie vor dem Versand den Dateinamen und den Empfänger. Schreiben Sie dazu, wofür die Unterlage gebraucht wird. Prüfen Sie anschließend im Gesprächsverlauf, ob der Anhang in der richtigen Unterhaltung angekommen ist.
Datei-Upload im Messenger: eine Datei als Anhang zur geöffneten Unterhaltung hinzufügen Schritt 4: Antworten lesen und das Ergebnis festhalten
Lesen Sie vor Ihrer Antwort den bisherigen Gesprächsverlauf, damit Rückfragen und bereits gesendete Unterlagen im Zusammenhang bleiben. Halten Sie anschließend fest, was vereinbart wurde und wer den nächsten Schritt übernimmt. Informationen, die dauerhaft zum Kunden, Ticket, Auftrag oder einer Aufgabe gehören, dokumentieren Sie im passenden Fachvorgang. So bleibt die Entscheidung auch für berechtigte Teammitglieder auffindbar, die nicht an dieser Unterhaltung beteiligt waren.
Ergebnis
Die interne Abstimmung bleibt im CloudCRM-Arbeitsbereich. Was fachlich zählt, wandert anschließend an den Kunden, ins Ticket oder ans Dokument und bleibt dort auffindbar.
- Direkte interne Abstimmung
- Dateien im Gesprächskontext
- Nur freigeschaltete Teammitglieder erreichbar
Passende CloudCRM-Funktionen
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Wer kann den Messenger nutzen?
Benutzer benötigen die entsprechende Freigabe; auch der ausgewählte Empfänger muss für den Messenger berechtigt sein.
Können Dateien gesendet werden?
Ja. Unterstützte Dateien können als Anhang innerhalb einer Unterhaltung übertragen werden.
Ersetzt der Messenger die Kundenakte?
Nein. Dauerhaft relevante Kundeninformationen gehören weiterhin in den passenden Fachvorgang.
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