Beim Kunden die letzte Absprache nachlesen, eine Rückfrage zum Angebot klären und den nächsten Schritt festhalten: Dafür muss niemand erst im Büro anrufen. Dieser Beispielablauf zeigt, wie Sie die CloudCRM Tablet-App für einen vorbereiteten Kundentermin nutzen und danach mit einem kontrollierten Datenstand weiterarbeiten.
Praxisanleitung: Dieser Beitrag zeigt einen typischen Arbeitsablauf in CloudCRM. Er ist keine Kundenreferenz.
Ein Dienstleistungsbetrieb besucht einen Bestandskunden. Der Kunde möchte ein Angebot anpassen und fragt nach einer älteren Vereinbarung. Notizzettel und ein späterer Rückruf würden das Gespräch unterbrechen. Auf dem Tablet sollen die benötigten Informationen verfügbar sein, ohne neben CloudCRM einen zweiten Datenbestand aufzubauen.
Den Termin mit den passenden Kundeninformationen vorbereiten, Änderungen im richtigen Vorgang erfassen und ihre Übernahme in CloudCRM anschließend nachvollziehbar prüfen.
Melden Sie sich in der bereitgestellten Haupt-App an Ihrem CloudCRM-Server an. Nutzen Sie einen persönlichen Benutzerzugang und die dafür eingerichtete zusätzliche Absicherung. Kontrollieren Sie die angezeigte Firma und die verfügbaren Bereiche. Die Tablet-App erschließt breitere CRM-Funktionen; sie ist ein anderer Zugang als die auf zugewiesene Einsätze beschränkte Außendienst-App. Welche Aktionen möglich sind, bestimmen Ihr Paket und Ihre Rechte. Ein gemeinsam verwendeter Teamzugang ist für die persönliche Zuordnung von Änderungen ungeeignet.
Öffnen Sie bei bestehender Verbindung den Kunden und die für den Termin relevanten Vorgänge. Prüfen Sie Ansprechpartner, letzte Absprachen, Angebot und benötigte Dokumente. Verlassen Sie sich unterwegs nur auf Informationen, die tatsächlich geladen und für die jeweilige Ansicht lokal verfügbar sind. Ein Eintrag in einer Übersicht bedeutet nicht automatisch, dass jede zugehörige Datei bereits auf dem Gerät liegt. Halten Sie den lokalen Bestand auf die für Ihre Arbeit erforderlichen Daten begrenzt.
Rufen Sie die vorbereitete Kundenakte auf und kontrollieren Sie den Kundenbezug, bevor Sie Angaben weiterverwenden. Wechseln Sie je nach Aufgabe zwischen Verlauf, Terminen, Tickets, Dokumenten und kaufmännischen Vorgängen. So können Sie eine frühere Absprache im Zusammenhang mit dem aktuellen Auftrag betrachten. Eine offene Rechnung oder ein gespeicherter Stand ist dabei immer nach dem angezeigten Aktualitäts- und Verbindungsstatus einzuordnen. Was seit dem letzten Abgleich im Büro geändert wurde, kann eine Offline-Ansicht noch nicht enthalten.
bild-1.webpAblageordner:public/img/praxisberichte/tablet-app-beim-kundentermin/Öffnen Sie das betreffende Angebot oder den passenden weiteren Vorgang und nutzen Sie die angebotenen Bearbeitungsaktionen. Stimmen Sie Änderungen mit dem Kunden ab und kontrollieren Sie Positionen, Mengen, Preise und Texte vor dem Speichern. Wo ein Entwurf vorgesehen ist, bleibt dieser vom Versand oder der verbindlichen Weiterverarbeitung getrennt. Für Online-Aktionen stellen Sie eine Verbindung her. Die fachliche Kontrolle bleibt auch auf dem Tablet erforderlich; die kleinere Arbeitsumgebung verändert weder den Kundenbezug noch Ihre Berechtigungen.
bild-2.webpAblageordner:public/img/praxisberichte/tablet-app-beim-kundentermin/Bricht die Verbindung ab, können bereits geladene Informationen und unterstützte Entwürfe weiterhelfen. Beachten Sie, ob eine Änderung nur lokal vorgemerkt ist oder vom Server bestätigt wurde. Nicht jeder Bereich lässt sich offline bearbeiten. Aktuelle Prüfungen, Versand und andere Serveraktionen benötigen Internet; insbesondere das Steuer-Center erlaubt aus einer Offline-Ansicht keine Bearbeitung oder Übermittlung. Melden Sie sich mit noch offenen Änderungen nicht unüberlegt ab. Klären Sie zuerst, welche Vorgänge noch auf Übernahme oder eine Entscheidung warten.
Stellen Sie wieder eine Verbindung her und prüfen Sie den Abgleich. Sehen Sie ausstehende Änderungen und Konflikte durch, statt eine leere Fehlermeldung mit erfolgreichem Speichern gleichzusetzen. Hat das Büro denselben Vorgang verändert, entscheiden Sie anhand der aktuellen Informationen über die weitere Bearbeitung. Öffnen Sie anschließend den betroffenen Vorgang erneut und kontrollieren Sie, ob der beabsichtigte Stand übernommen wurde. Erst die Serverbestätigung belegt, dass die Änderung auch außerhalb Ihres Tablets zur Verfügung steht.
bild-3.webpAblageordner:public/img/praxisberichte/tablet-app-beim-kundentermin/Sie führen das Kundengespräch mit dem vorhandenen Kontext und erfassen die nächsten Schritte im passenden Vorgang. Nach dem Abgleich weiß auch das Büro, welcher Stand gilt. Ihre Notizen müssen nicht erst aus einem separaten Werkzeug übertragen werden.
Nein. Die Tablet-App arbeitet mit einem persönlichen CloudCRM-Benutzerzugang und erschließt freigegebene CRM-Bereiche. Die eigenständige Außendienst-App konzentriert sich auf zugewiesene Einsätze und die dazugehörigen Rückmeldungen.
Bereits geladene Informationen und unterstützte Entwürfe sind je nach Bereich lokal nutzbar. Das ist keine vollständige Offline-Freigabe für alle Module. Versand, aktuelle Prüfungen und weitere Serveraktionen benötigen eine Verbindung.
Wenn sie erfolgreich an den Server übertragen und bestätigt wurde. Ausstehende Vorgänge oder Konflikte müssen Sie im Abgleich prüfen. Ein nur auf dem Tablet gespeicherter Entwurf ist noch keine bestätigte Übernahme in CloudCRM.
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