Nicht jede Rechnung hat eine Vorgeschichte. Dieser Bericht beschreibt den direkten Weg, ohne Angebot, ohne Auftrag, für eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber mit vorgegebener Leitweg-ID. Der Warenbestand bleibt dabei unangetastet.
Eine einzelne Leistung ist erbracht, der Empfänger ist eine Behörde und verlangt eine Leitweg-ID. Einen Angebots- und Auftragsprozess dafür aufzusetzen wäre Aufwand ohne Nutzen. Eine Lagerbuchung soll ohnehin nicht entstehen.
Empfänger, Positionen sowie Datums- und Steuerangaben direkt im Rechnungsmodul erfassen, den E-Rechnungs-Pre-Check bestehen und die Rechnung sauber speichern.
Manchmal gibt es weder Angebot noch Auftrag. Die Leistung ist erbracht, die Rechnung muss raus. Öffnen Sie dafür im Rechnungsmodul „Neue Rechnung erstellen“ und starten Sie direkt, nicht aus einem bestehenden Vorgang. Die Rechnungsnummer bleibt zunächst schreibgeschützt und wird beim Speichern vergeben. Diese Abgrenzung ist für den ganzen Bericht wichtig: Hier entsteht ausschließlich ein neuer Rechnungsvorgang. Ein Auftrags- oder Lagerprozess läuft dabei bewusst nicht mit.
Wählen Sie den Empfänger und schauen Sie sich Name und Anschrift genau an. Der E-Rechnungs-Pre-Check achtet nämlich unter anderem darauf, ob ein Empfänger gewählt wurde und ob Adressangaben fehlen. Ist etwas unvollständig, korrigieren Sie es im Kundendatensatz und nicht nur im Kopf. Beim nächsten Mal steht die Lücke sonst wieder da. Verlangt der Empfänger eine Leitweg-ID oder eine Buyer Reference, halten Sie sie am besten schon jetzt bereit.
Übernehmen Sie eine Leistung aus dem Katalog oder legen Sie eine leere Position an. Prüfen Sie je Position Menge, Einheit, Beschreibung und Einzelpreis. Bei Produkten zeigt der Katalog verfügbare Mengen an. Das ist reine Information für Ihre Auswahl. Denn hier gilt eine Besonderheit, die oft überrascht: Die direkte Rechnungserstellung reserviert keinen Warenbestand, reduziert ihn nicht und erzeugt keine Bestandsbewegung. Wer Bestände mitführen möchte, geht den Weg über Angebot und Auftrag.
Erfassen Sie Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit. Beim Steuergrund wählen Sie das, was tatsächlich zutrifft. Regulär, Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Reverse Charge, steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung oder steuerfreier Export ins Drittland. Kontrollieren Sie anschließend Rabatt, Gutschrift, Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Eine Leitweg-ID beziehungsweise Buyer Reference tragen Sie nur ein, wenn der Empfänger sie vorgibt. Die angezeigte Berechnung hilft beim Kontrollieren, ersetzt aber keine steuerliche Prüfung.
Der Bereich „E-Rechnungs Pre-Check“ im Formular weist unter anderem auf einen fehlenden Empfänger, unvollständige Adressdaten oder eine fehlende Position hin. Arbeiten Sie die Hinweise ab, bevor Sie speichern. Die Anzeige „Bereit für XRechnung“ ist dabei nur eine interne Vorprüfung der erfassten Pflichtangaben: In diesem Ablauf wird eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung erzeugt, keine eigenständige XRechnung-Datei. Stimmen Sie Format, Leitweg-ID beziehungsweise Buyer Reference und Übermittlungsweg ausdrücklich mit dem Empfänger ab. Die fachliche Prüfung der Forderung und des Betrags bleibt weiterhin erforderlich.
Speichern und finalisieren Sie die Rechnung erst, wenn Empfänger, Positionen, Datumsangaben, Steuerbehandlung und eine gegebenenfalls erforderliche Leitweg-ID geprüft sind. CloudCRM erzeugt für diesen Ablauf eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung mit strukturierter XML-Datei. Die Leitweg-ID ist dabei eine Empfängerreferenz und kein Nachweis, dass eine XRechnung erzeugt wurde. Klären Sie mit dem Empfänger ausdrücklich, welches Format und welcher Übermittlungsweg akzeptiert werden.
Eine direkt im Rechnungsmodul angelegte ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung mit strukturierter XML-Datei und, falls erforderlich, hinterlegter Leitweg-ID beziehungsweise Buyer Reference. Ob Format und Übermittlungsweg den Vorgaben des Empfängers entsprechen, muss vor dem Versand geklärt werden.
Nein. Die Rechnung kann direkt im Rechnungsmodul mit Empfänger und eigenen Positionen angelegt werden.
Nein. Der hier beschriebene Direktablauf erstellt nur die Rechnung. Die separate Bestandsverarbeitung gehört zur Abrechnung eines zuvor angelegten Auftrags und wird hier nicht ausgelöst.
Nein. CloudCRM erzeugt in diesem Ablauf eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung mit strukturierter XML-Datei und kann die Leitweg-ID als Buyer Reference übernehmen. Benötigt der Auftraggeber eine XRechnung oder einen bestimmten Übermittlungsweg, muss dies gesondert abgestimmt werden.
Er weist vor dem Speichern auf fehlende Unternehmens-, Empfänger- oder Positionsangaben hin. Die fachliche Prüfung der Rechnung bleibt weiterhin erforderlich.
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen diesen Ablauf live in Ihrem eigenen CloudCRM – zugeschnitten auf Ihren Betrieb.
Kundenakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanzen greifen ineinander. Auf der Produktseite sehen Sie, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.