Problem und Ausgangssituation
Arbeitsanweisungen und Antworten auf häufige Fragen liegen in einzelnen Dateien oder nur bei erfahrenen Mitarbeitenden.
Wissen und Organisation
HelpCRM als Wissensdatenbank optimal verwenden
HelpCRM macht wiederkehrende Anleitungen und Unternehmenswissen strukturiert auffindbar.
- Wissen unabhängig von Einzelpersonen sichern
- Artikel mit Kategorien ordnen
- Antworten über die Suche schneller finden
Ziel des Arbeitsablaufs
Wissen als verständliche Artikel erfassen und über Kategorien und Suche im Alltag verfügbar machen.
Voraussetzungen
- Festgelegte Redaktion oder Verantwortliche
- Klare Kategorien
- Geprüfte, freigabefähige Inhalte
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Hilfe aus dem CloudCRM-Kontext öffnen
Öffnen Sie die in CloudCRM vorgesehene Hilfe am aktuellen Arbeitsbereich. Die Integration ruft passende Hilfeartikel aus der angebundenen Wissensquelle ab. Verwenden Sie den konkreten Seiten- oder Funktionskontext, damit nicht nur allgemeine Inhalte erscheinen. CloudCRM selbst ist dabei nicht pauschal die Redaktionsoberfläche der zugrunde liegenden Wissensplattform.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Übersicht der Wissensartikelimg/praxisberichte/helpcrm-optimal-verwenden/bild-1.webpSchritt 2: Passenden Hilfeartikel auswählen
Vergleichen Sie Titel und Kurzbezug der verfügbaren Hilfe mit der aktuell geöffneten Funktion. Öffnen Sie den Artikel, der den tatsächlichen Bedienfall beschreibt. Ein ähnlich klingender Artikel zu einem anderen Modul sollte nicht als Anleitung übernommen werden. Prüfen Sie außerdem, ob der beschriebene Stand zur sichtbaren Oberfläche passt.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Artikel in einer Kategorieimg/praxisberichte/helpcrm-optimal-verwenden/bild-2.webpSchritt 3: Anleitung am eigenen Vorgang nachvollziehen
Lesen Sie den Artikel vollständig und übertragen Sie die Schritte auf den konkreten Kunden- oder Geschäftsvorgang. Übernehmen Sie keine Beispielwerte ungeprüft. Wenn ein Artikel auf Berechtigungen oder Voraussetzungen hinweist, klären Sie diese mit der zuständigen Person, statt alternative Bedienwege zu erfinden.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Suche mit passenden Ergebnissenimg/praxisberichte/helpcrm-optimal-verwenden/bild-3.webpSchritt 4: Abweichungen von der Oberfläche erkennen
Stoppen Sie, wenn Schaltflächen, Felder oder Status aus dem Artikel in Ihrer Ansicht nicht vorhanden sind. Ursache können Paket, Rolle oder ein geänderter Funktionsstand sein. Dokumentieren Sie die konkrete Abweichung und verwenden Sie die vorhandenen Supportwege. Die Hilfeintegration darf nicht als Beleg für eine nicht sichtbare Funktion dienen.
Schritt 5: Wissen mit Fachvorgängen verbinden
Nutzen Sie passende Hilfeartikel als Orientierung für wiederkehrende Abläufe. Das Ergebnis einer konkreten Kunden-, Ticket- oder Rechnungsbearbeitung wird jedoch weiterhin im jeweiligen CloudCRM-Vorgang dokumentiert. So bleibt die Hilfe eine verständliche Anleitung, während tatsächliche Geschäftsdaten in den zuständigen Modulen geführt werden.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Suche mit passenden Ergebnissenimg/praxisberichte/helpcrm-optimal-verwenden/bild-3.webp
Ergebnis
Mitarbeitende finden geprüfte Anleitungen über Kategorie und Suche und können Arbeitsabläufe einheitlicher ausführen.
- Wissen unabhängig von Einzelpersonen sichern
- Artikel mit Kategorien ordnen
- Antworten über die Suche schneller finden
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Wofür eignet sich HelpCRM?
Für interne Anleitungen, Prozesswissen und wiederkehrende Fragen.
Wie werden Inhalte gefunden?
Artikel können über Kategorien strukturiert und über die Suche gefunden werden.
Wer sollte Artikel pflegen?
Das Unternehmen sollte klare Verantwortliche für fachliche Prüfung und Aktualisierung festlegen.