Problem und Ausgangssituation
Auf dem Konto stehen zwanzig Umsätze, die alle ins Kassenbuch müssen. Wer sie von Hand erfasst, verliert einen halben Vormittag und übersieht am Ende doch die Buchung, die längst vorhanden war.
Kassenbuch und Zahlungen
Bankumsätze importieren und ins Kassenbuch übernehmen
Kontoumsätze abzutippen und den richtigen Buchungen zuzuordnen ist Fleißarbeit und genau dort passieren die meisten Fehler. Der Bankimport liest den Kontoauszug ein, erkennt die Umsätze und führt sie kontrolliert ins Kassenbuch über.
- Bankumsätze gesammelt prüfen
- Zahlungen und Teilzahlungen zuordnen
- Zahlungsstatus nachvollziehbar aktualisieren
Ziel des Arbeitsablaufs
Einen Kontoauszug importieren, die Umsätze prüfen und jede Zahlung dort verbuchen, wo sie tatsächlich hingehört.
Voraussetzungen
- Unterstützte Kontoauszugsdatei
- Vorhandene Rechnungen
- Geprüfter Zeitraum und Bankkonto
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Kontoauszugsdatei importieren
Der Kontoauszug liegt als Datei bereit. Jetzt soll er nicht Zeile für Zeile abgetippt werden. Öffnen Sie den Bankimport und legen Sie die Datei per Drag & Drop ab oder wählen Sie sie über den Dateidialog. CloudCRM überträgt sie, legt sie als Dokument im System ab und startet auf Klick die Analyse. Achten Sie vorher darauf, welchen Zeitraum die Datei abdeckt, damit kein bereits verarbeiteter Abschnitt ein zweites Mal hereinkommt. Nach der Auswertung meldet CloudCRM, wie viele Umsätze erkannt wurden, und öffnet die Umsatzprüfung.
Upload eines Kontoauszugs Schritt 2: Umsatz und mögliche Dublette prüfen
In der Umsatzprüfung gehen Sie die erkannten Buchungen einzeln durch und vergleichen Datum, Betrag, Verwendungszweck und Gegenkonto mit dem Originalauszug. CloudCRM markiert dabei mögliche Duplikate und gibt zu jedem Umsatz eine Empfehlung ab. Beides ist ein Hinweis, keine Entscheidung: Ein passender Betrag allein trägt keine Zuordnung, denn zwei Kunden, die im selben Monat je 1.190 Euro überweisen, sind schnell verwechselt. Klären Sie auffällige oder doppelt erscheinende Umsätze, bevor Sie sie bestätigen.
Liste importierter Bankumsätze Schritt 3: Umsatz buchen, verknüpfen oder ignorieren
Für jeden Umsatz haben Sie genau drei Möglichkeiten. Sie buchen ihn als neue Kassenbuchbuchung, Sie verknüpfen ihn mit einem bereits vorhandenen Kassenbuch-Eintrag, oder Sie ignorieren ihn, etwa bei einer Umbuchung zwischen eigenen Konten, die im Kassenbuch nichts zu suchen hat. Beim Verknüpfen wählen Sie den passenden Eintrag aus der Liste; ohne Auswahl bricht CloudCRM den Vorgang bewusst ab. Vor dem verbindlichen Verbuchen fragt das System noch einmal nach.
Zuordnung eines Umsatzes zu einer Rechnung Schritt 4: Rechnungsbezug über den Kassenbuch-Eintrag herstellen
Die Verbindung zur Rechnung läuft nicht am Bankumsatz, sondern am Kassenbuch-Eintrag: Dort ist die Rechnung hinterlegt, und dort sehen Sie deren Status als Information. Was Sie im Kassenbuch bewusst nicht finden, ist eine Schnellaktion „Als bezahlt“. Das hat einen Grund. Bei einer Teilzahlung bezeichnet der gebuchte Betrag nur diese eine Kassenbuchbuchung. Weitere Raten oder der vollständige Ausgleich gehören in die Rechnungsansicht, weil nur dort der offene Restbetrag korrekt fortgeschrieben wird.
Schritt 5: Ergebnis im Kassenbuch kontrollieren
Zum Abschluss prüfen Sie das Ergebnis: den verarbeiteten Bankumsatz, die entstandene oder verknüpfte Kassenbuchbuchung und, sofern eine Rechnung daranhängt, deren Status. Datum, Betrag und Belegbezug müssen zusammenpassen. Umsätze, die sich nicht sauber zuordnen lassen, bleiben besser offen oder werden ignoriert, statt sie mit einer beliebigen Buchung vom Tisch zu räumen: Ein offener Posten ist ehrlicher als eine falsche Buchung. Jede Aktion wird protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, wer welchen Umsatz verbucht hat.
Ergebnis
Bankumsatz, Kassenbuchbuchung und, wo vorhanden, die verknüpfte Rechnung hängen nachvollziehbar zusammen. Bei einer Rückfrage sehen Sie ohne Suche, welcher Umsatz zu welcher Buchung gehört.
- Bankumsätze gesammelt prüfen
- Zahlungen und Teilzahlungen zuordnen
- Zahlungsstatus nachvollziehbar aktualisieren
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Kurz erklärt
Häufige Fragen
Kann ein Bankumsatz direkt einer Rechnung zugeordnet werden?
Nicht unmittelbar. Der Umsatz wird ins Kassenbuch gebucht oder mit einem vorhandenen Kassenbuch-Eintrag verknüpft. Dieser Eintrag trägt die Verbindung zur Rechnung.
Wie werden Teilzahlungen behandelt?
Zahlungen und offene Restbeträge werden in der Rechnungsansicht geführt. Das Kassenbuch zeigt den Status der verknüpften Rechnung nur als Information an.
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