Problem und Ausgangssituation
Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug sollen nicht isoliert bleiben, sondern den passenden Rechnungen und Kunden zugeordnet werden.
Kassenbuch und Zahlungen
Bankumsätze importieren und Rechnungen zuordnen
Der Bankimport bringt Kontoauszugsdaten in einen prüfbaren Ablauf und verbindet Zahlungen mit Rechnungen und Kunden.
- Bankumsätze gesammelt prüfen
- Zahlungen und Teilzahlungen zuordnen
- Zahlungsstatus nachvollziehbar aktualisieren
Ziel des Arbeitsablaufs
Einen Kontoauszug importieren, Umsätze prüfen und gefundene Zahlungen korrekt weiterverarbeiten.
Voraussetzungen
- Unterstützte Kontoauszugsdatei
- Vorhandene Rechnungen
- Geprüfter Zeitraum und Bankkonto
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Kontoauszugsdatei importieren
Öffnen Sie den Bankimport und wählen Sie die unterstützte Kontoauszugsdatei aus. Prüfen Sie vor dem Upload Bankkonto und enthaltenen Zeitraum, damit nicht versehentlich ein bereits verarbeiteter Abschnitt erneut eingelesen wird. Nach dem Import zeigt CloudCRM die erkannten Umsätze zur Analyse an. Der Import allein ordnet noch keine Zahlung verbindlich einer Rechnung zu.
Upload eines Kontoauszugs Schritt 2: Umsatz und mögliche Dublette prüfen
Vergleichen Sie bei jedem Umsatz Buchungsdatum, Betrag, Verwendungszweck und Gegenkonto mit dem Originalkontoauszug. Beachten Sie Hinweise auf mögliche Dubletten oder bereits vorhandene Kassenbuchbezüge. Ein ähnlicher Betrag reicht nicht als Zuordnungsgrundlage. Klären Sie auffällige oder mehrfach vorhandene Umsätze, bevor Sie eine vorgeschlagene Rechnung oder Buchung bestätigen.
Liste importierter Bankumsätze Schritt 3: Passende Rechnung anhand der Zahlungsdaten wählen
Prüfen Sie einen vorhandenen Zuordnungsvorschlag anhand von Rechnungsnummer, Kunde, offenem Betrag und Verwendungszweck. Suchen Sie die passende Rechnung manuell, wenn der Vorschlag nicht eindeutig ist. Die verantwortliche Person bestätigt die Zuordnung; CloudCRM ersetzt diese Prüfung nicht. Bei mehreren Rechnungen mit gleichem Betrag muss der Kunden- und Referenzbezug besonders sorgfältig abgeglichen werden.
Zuordnung eines Umsatzes zu einer Rechnung Schritt 4: Voll- oder Teilzahlung zuordnen
Entspricht der Umsatz dem gesamten offenen Rechnungsbetrag, ordnen Sie ihn als vollständige Zahlung zu. Weicht der Betrag nachvollziehbar ab, behandeln Sie ihn im bestätigten Umfang als Teilzahlung. Kontrollieren Sie danach, ob die Zahlung an der richtigen Rechnung erscheint und welcher Restbetrag offen bleibt. Eine Differenz darf nicht automatisch als Skonto oder Erlass interpretiert werden.
Schritt 5: Übergang zum Kassenbuch kontrollieren
Prüfen Sie nach der Bestätigung den verarbeiteten Bankumsatz, den Rechnungsstatus und die gegebenenfalls entstandene oder verknüpfte Kassenbuchbuchung. Kunde, Betrag, Datum und Belegbezug müssen zusammenpassen. Unklare Umsätze bleiben zur weiteren Prüfung offen, statt mit einer beliebigen Buchung abgeschlossen zu werden. Damit ist der Bankumsatz nachvollziehbar in den kaufmännischen Ablauf eingeordnet.
Ergebnis
Bankumsatz, Rechnung, Kunde und Zahlungsstatus sind nachvollziehbar miteinander verbunden.
- Bankumsätze gesammelt prüfen
- Zahlungen und Teilzahlungen zuordnen
- Zahlungsstatus nachvollziehbar aktualisieren
Passende CloudCRM-Funktionen
Häufige Fragen
Können Teilzahlungen zugeordnet werden?
Ja. Ein Bankumsatz kann als Teilzahlung einer Rechnung zugeordnet werden.
Sollte jeder Vorschlag geprüft werden?
Ja. Betrag, Verwendungszweck, Datum, Rechnung und Kunde sollten vor der Übernahme kontrolliert werden.