Eine Datei ist schnell hochgeladen. Schwierig wird es erst, wenn jemand sie ein Jahr später sucht. Das Dokumentensystem verbindet hochgeladene und erzeugte Dateien mit Firmen, Kunden, Rechnungen, Angeboten und Aufträgen.
AV-Verträge liegen im einen Ordner, Kundendokumente im nächsten, Eingangsrechnungen im Mailpostfach und Zahlungsbelege irgendwo dazwischen. Der Bezug zu Kunde, Rechnung oder Buchung fehlt überall. Und wer im Team etwas sucht, fragt zuerst einen Kollegen.
Jedes Dokument über den richtigen Eingang erfassen, fachlich prüfen und mit Firma, Kunde oder dem passenden kaufmännischen Vorgang verbinden.
Überlegen Sie kurz, wohin die Datei eigentlich gehört. Zur Firma allgemein? Zu einem Kunden, einer Rechnung, einem Angebot oder einem Auftrag? Öffnen Sie dann am besten gleich den Dokumenten-Tab des betreffenden Vorgangs. Dort wählen Sie eine passende Kategorie, ergänzen interne Hinweise und entscheiden, ob das Dokument mit dem Team geteilt wird. Der richtige Kontext bringt später mehr als der ausführlichste Dateiname.
Der integrierte AVV-Generator ist ausschließlich für Digitalwerk Oberland vorgesehen. Dort wird der Firmenkunde als Auftraggeber ausgewählt und das Vertragsdatum geprüft. Erzeugt wird ein PDF für das Vertragsverhältnis zwischen Digitalwerk Oberland und genau diesem Firmenkunden. Wichtig ist die Abgrenzung nach unten: Die Kunden Ihres Firmenkunden bekommen über diesen Weg weder einen eigenen AVV noch eine direkte Vertragsbeziehung zu Digitalwerk Oberland.
Lassen Sie die automatische Ablage aktiviert, dann landet das fertige PDF direkt im Dokumenten-Tab der Firma. CloudCRM erzeugt zusätzlich einen sicheren Freigabelink, über den der Firmenkunde später gegenbestätigen kann. Bevor Sie den verschicken, kontrollieren Sie Firmenname, Anschrift, Vertragsdatum und das erzeugte Dokument. Und eine Einordnung, die dazugehört: Der Generator nimmt Ihnen Tipparbeit ab. Eine individuelle rechtliche Prüfung ersetzt er nicht.
DigitInvoice aktivieren und konfigurieren Sie im Profil, mit der dafür vorgesehenen Berechtigung. Rechnungen, die an Ihre persönliche Empfangsadresse gehen, landen anschließend in der Dokumentenverwaltung. Von dort lassen sich ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnungsdaten auslesen. Was die Technik nicht beantwortet, bleibt Ihre Aufgabe: Vergleichen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuerangaben mit dem tatsächlichen Geschäftsvorgang, bevor der Beleg weiterläuft.
Die geprüfte Eingangsrechnung ordnen Sie im Kassenbuch der passenden Einnahme oder Ausgabe zu. Kommt die Zahlung über einen Kontoauszug herein, prüfen Sie im Bankimport Betrag, Datum, Verwendungszweck und die Duplikatshinweise. Dort entscheiden Sie je Umsatz, ob eine neue Kassenbuchbuchung entsteht, ein vorhandener Eintrag verknüpft wird oder der Umsatz ignoriert bleibt. Erst diese bestätigte Zuordnung verbindet Zahlung und kaufmännischen Vorgang. Der Import allein ist noch keine fachliche Freigabe.
Zum Schluss öffnen Sie die Kundenakte oder Firmenansicht und schauen in den Dokumenten-Tab. Steht die Datei im richtigen Kontext, mit Kategorie und gegebenenfalls Bezug zu Rechnung, Angebot oder Auftrag? PDFs und Bilder kontrollieren Sie direkt in der Vorschau, andere unterstützte Dateien laden Sie kurz herunter. Wer das Dokument am Ende sehen oder bearbeiten darf, ergibt sich aus Berechtigungen und Firmenzuordnung.
AVV, Kundenunterlagen, Eingangsrechnungen und Belege sind über Dokumentenverwaltung, Kundenakte und die kaufmännischen Vorgänge erreichbar. Die fachliche Prüfung nimmt das Unternehmen dabei weiterhin selbst vor.
Der vorhandene Generator ist auf Digitalwerk Oberland beschränkt und erstellt den AVV für das Vertragsverhältnis mit einem ausgewählten Firmenkunden.
Bei aktivierter automatischer Ablage wird das PDF im Dokumenten-Tab der betreffenden Firma gespeichert und ein sicherer Freigabelink für den Firmenkunden erzeugt.
DigitInvoice führt eingehende Rechnungen der Dokumentenverwaltung zu. Im Kassenbuch können Beleg und Rechnung verbunden werden; der Bankimport ergänzt den geprüften Zahlungs- und Rechnungsbezug.
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Kundenakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Finanzen greifen ineinander. Auf der Produktseite sehen Sie, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.