Problem und Ausgangssituation
Nach einem Kundengespräch stehen Rückruf, Unterlagenprüfung und ein Termin an. Lose Notizen reichen für die Zusammenarbeit im Team nicht aus.
Aufgaben und Organisation
Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine direkt beim Kunden organisieren
Nächste Schritte werden direkt beim Kunden geplant, damit Zuständigkeit, Fälligkeit und Kontext gemeinsam sichtbar bleiben.
- Aufgaben eindeutig zuweisen
- Kundenkontakte per Wiedervorlage planen
- Termine im Kundenkontext halten
Ziel des Arbeitsablaufs
Alle nächsten Schritte mit Fälligkeit und Zuständigkeit im passenden Kundenkontext organisieren.
Voraussetzungen
- Vorhandene Kundenakte
- Angelegte Mitarbeitende
- Vereinbarte Zuständigkeiten
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Aufgaben-Modal in der Kundenakte öffnen
Öffnen Sie zunächst den betreffenden Kundendatensatz. Oberhalb der Kundenakte befindet sich in der Aktionsleiste der Button „Aufgaben“. Über diesen Button öffnen Sie ein Modal mit den bereits offenen Aufgaben des Kunden. Wählen Sie dort „Neue Aufgabe“, um den Arbeitsauftrag direkt aus dem Kundenkontext anzulegen. Der Kundenbezug wird dabei automatisch übernommen. Sie müssen die Aufgabe daher später weder manuell suchen noch über eine separate Notiz mit dem Kunden verbinden.
Aufgabe direkt in der Kundenakte Schritt 2: Aufgabe im Kundendatensatz erfassen und zuweisen
Erfassen Sie im geöffneten Modal einen eindeutigen Titel und eine verständliche Beschreibung des Arbeitsauftrags. Ergänzen Sie anschließend die passende Priorität, den Fälligkeitstermin und den verantwortlichen Mitarbeiter. Prüfen Sie, ob die ausgewählte Person für diesen Kunden und die Aufgabe zuständig ist. Nach dem Speichern erscheint die Aufgabe weiterhin über den Button „Aufgaben“ in der Kundenakte und zusätzlich in der zentralen Aufgabenübersicht. So bleiben Kundenbezug, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand gemeinsam nachvollziehbar.
Wiedervorlage mit Fälligkeit Schritt 3: Wiedervorlage für den Kundenkontakt planen
Legen Sie für einen vereinbarten Rückruf oder Prüftermin eine Wiedervorlage beim Kunden an. Erfassen Sie ein konkretes Thema, eine hilfreiche Notiz und das passende Fälligkeitsdatum. Eine Wiedervorlage ist kein Ersatz für einen umfangreichen Arbeitsauftrag; sie erinnert an den nächsten Kontakt. Kontrollieren Sie nach dem Speichern, ob sie beim richtigen Kunden und zum richtigen Termin erscheint.
Schritt 4: Wiedervorlage bearbeiten und erledigen
Öffnen Sie die fällige Wiedervorlage aus der Übersicht oder der Kundenakte. Führen Sie den vorgesehenen Kontakt durch und dokumentieren Sie das relevante Ergebnis im Kundenverlauf. Kennzeichnen Sie die Wiedervorlage erst danach als erledigt. Ist ein weiterer Kontakt nötig, legen Sie eine neue Wiedervorlage mit neuem Datum an, statt die abgeschlossene Erinnerung unklar weiterzuführen.
Kundenzugeordneter Termin Schritt 5: Kundentermin im Kalender anlegen
Öffnen Sie beim Kunden den Terminbereich und erfassen Sie Titel, Beginn, Beschreibung und passende Kategorie. Kontrollieren Sie Kundenbezug und zuständigen Benutzer. Der gespeicherte Termin erscheint im Kalender und im Kundenkontext. Ändern Sie Terminangaben bei einer Verschiebung direkt am Termin, damit die gemeinsame Übersicht nicht von einer abweichenden mündlichen Absprache ausgeht.
Ergebnis
Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine bleiben mit dem Kunden verbunden und sind für berechtigte Mitarbeitende im Arbeitskontext sichtbar.
- Aufgaben eindeutig zuweisen
- Kundenkontakte per Wiedervorlage planen
- Termine im Kundenkontext halten
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Häufige Fragen
Was unterscheidet Aufgabe und Wiedervorlage?
Aufgaben enthalten unter anderem Beschreibung, Priorität, Status und Zuständigkeit; Wiedervorlagen planen einen konkreten nächsten Kontakt oder Prüftermin.
Können Termine Kunden zugeordnet werden?
Ja. Termine lassen sich im Kundenkontext anlegen.