Problem und Ausgangssituation
Nach einem Kundengespräch stehen Rückruf, Unterlagenprüfung und ein Termin an. Lose Notizen reichen für die Zusammenarbeit im Team nicht aus.
Aufgaben und Organisation
Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine direkt beim Kunden organisieren
Nächste Schritte werden direkt beim Kunden geplant, damit Zuständigkeit, Fälligkeit und Kontext gemeinsam sichtbar bleiben.
- Aufgaben eindeutig zuweisen
- Kundenkontakte per Wiedervorlage planen
- Termine im Kundenkontext halten
Ziel des Arbeitsablaufs
Alle nächsten Schritte mit Fälligkeit und Zuständigkeit im passenden Kundenkontext organisieren.
Voraussetzungen
- Vorhandene Kundenakte
- Angelegte Mitarbeitende
- Vereinbarte Zuständigkeiten
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Aufgabe direkt beim Kunden anlegen
Öffnen Sie die Kundenakte und wechseln Sie in den Bereich für Aufgaben. Legen Sie einen neuen Arbeitsauftrag mit eindeutigem Titel und verständlicher Beschreibung an. Formulieren Sie das erwartete Ergebnis so, dass auch eine Vertretung den Vorgang bearbeiten kann. Nach dem Speichern bleibt die Aufgabe mit dem Kunden verbunden und muss nicht über eine separate Notiz zugeordnet werden.
Bildplatzhalter 1Screenshot: Aufgabe direkt in der Kundenakteimg/praxisberichte/aufgaben-wiedervorlagen-termine/bild-1.webpSchritt 2: Priorität, Fälligkeit und Zuständigkeit setzen
Ergänzen Sie die tatsächlich benötigte Priorität, den Fälligkeitstermin und den verantwortlichen Mitarbeiter. Prüfen Sie, ob die Person für diesen Kunden und diese Aufgabe zuständig ist. Der Status zeigt den Bearbeitungsstand und sollte nicht vorsorglich auf erledigt gesetzt werden. Damit erscheint der Arbeitsauftrag mit klarer Verantwortung in der Aufgabenübersicht.
Bildplatzhalter 2Screenshot: Wiedervorlage mit Fälligkeitimg/praxisberichte/aufgaben-wiedervorlagen-termine/bild-2.webpSchritt 3: Wiedervorlage für den Kundenkontakt planen
Legen Sie für einen vereinbarten Rückruf oder Prüftermin eine Wiedervorlage beim Kunden an. Erfassen Sie ein konkretes Thema, eine hilfreiche Notiz und das passende Fälligkeitsdatum. Eine Wiedervorlage ist kein Ersatz für einen umfangreichen Arbeitsauftrag; sie erinnert an den nächsten Kontakt. Kontrollieren Sie nach dem Speichern, ob sie beim richtigen Kunden und zum richtigen Termin erscheint.
Schritt 4: Wiedervorlage bearbeiten und erledigen
Öffnen Sie die fällige Wiedervorlage aus der Übersicht oder der Kundenakte. Führen Sie den vorgesehenen Kontakt durch und dokumentieren Sie das relevante Ergebnis im Kundenverlauf. Kennzeichnen Sie die Wiedervorlage erst danach als erledigt. Ist ein weiterer Kontakt nötig, legen Sie eine neue Wiedervorlage mit neuem Datum an, statt die abgeschlossene Erinnerung unklar weiterzuführen.
Bildplatzhalter 3Screenshot: Kundenzugeordneter Terminimg/praxisberichte/aufgaben-wiedervorlagen-termine/bild-3.webpSchritt 5: Kundentermin im Kalender anlegen
Öffnen Sie beim Kunden den Terminbereich und erfassen Sie Titel, Beginn, Beschreibung und passende Kategorie. Kontrollieren Sie Kundenbezug und zuständigen Benutzer. Der gespeicherte Termin erscheint im Kalender und im Kundenkontext. Ändern Sie Terminangaben bei einer Verschiebung direkt am Termin, damit die gemeinsame Übersicht nicht von einer abweichenden mündlichen Absprache ausgeht.
Ergebnis
Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine bleiben mit dem Kunden verbunden und sind für berechtigte Mitarbeitende im Arbeitskontext sichtbar.
- Aufgaben eindeutig zuweisen
- Kundenkontakte per Wiedervorlage planen
- Termine im Kundenkontext halten
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Häufige Fragen
Was unterscheidet Aufgabe und Wiedervorlage?
Aufgaben enthalten unter anderem Beschreibung, Priorität, Status und Zuständigkeit; Wiedervorlagen planen einen konkreten nächsten Kontakt oder Prüftermin.
Können Termine Kunden zugeordnet werden?
Ja. Termine lassen sich im Kundenkontext anlegen.