Problem und Ausgangssituation
Nach dem Kundengespräch stehen drei Dinge an: ein Rückruf nächste Woche, die Prüfung alter Unterlagen und ein Vor-Ort-Termin. Auf einem Notizzettel überlebt davon erfahrungsgemäß eines und niemand im Team weiß, welches.
Aufgaben und Organisation
Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine direkt beim Kunden organisieren
Aufgabe, Wiedervorlage oder Termin? Die drei sehen sich ähnlich, lösen aber verschiedene Probleme. Dieser Bericht zeigt, wofür jedes Werkzeug gedacht ist und warum sich das Planen direkt beim Kunden lohnt.
- Aufgaben eindeutig zuweisen
- Kundenkontakte per Wiedervorlage planen
- Termine im Kundenkontext halten
Ziel des Arbeitsablaufs
Jeden nächsten Schritt mit Fälligkeit und Zuständigkeit dort ablegen, wo er hingehört. Beim Kunden und im passenden Werkzeug.
Voraussetzungen
- Vorhandene Kundenakte
- Angelegte Mitarbeitende
- Vereinbarte Zuständigkeiten
Praxisanleitung Schritt für Schritt
Schritt 1: Aufgaben-Modal in der Kundenakte öffnen
Der Weg über die Kundenakte spart später das Suchen. Öffnen Sie den Kundendatensatz. In der Aktionsleiste darüber sitzt der Button „Aufgaben“. Er zeigt Ihnen in einem Modal, was für diesen Kunden ohnehin schon offen ist; manchmal erledigt sich der neue Auftrag damit bereits. Wählen Sie sonst „Neue Aufgabe“. Der Kundenbezug wird automatisch übernommen, Sie müssen die Aufgabe also weder später zuordnen noch über eine Notiz künstlich mit dem Kunden verbinden.
Aufgabe direkt in der Kundenakte Schritt 2: Aufgabe im Kundendatensatz erfassen und zuweisen
Ein guter Titel beschreibt das Ergebnis, nicht die Tätigkeit: „Angebot Heizungstausch nachfassen“ statt „Kunde anrufen“. Ergänzen Sie eine verständliche Beschreibung sowie Fälligkeit und verantwortliche Person. Bei der Priorität stehen niedrig, mittel und hoch zur Wahl. Prüfen Sie kurz, ob diese Person für den Kunden überhaupt zuständig ist; eine Aufgabe beim falschen Kollegen bleibt gern liegen. Nach dem Speichern taucht sie sowohl in der Kundenakte als auch in der zentralen Aufgabenübersicht auf.
Wiedervorlage mit Fälligkeit Schritt 3: Wiedervorlage für den Kundenkontakt planen
Aufgabe oder Wiedervorlage? Die Unterscheidung lohnt sich: Eine Aufgabe ist Arbeit, die zu erledigen ist. Eine Wiedervorlage erinnert nur daran, sich wieder zu melden. Für den vereinbarten Rückruf in vier Wochen ist Letztere richtig. Erfassen Sie ein konkretes Thema, eine hilfreiche Notiz und das passende Datum. Prüfen Sie nach dem Speichern, ob die Wiedervorlage beim richtigen Kunden und zum richtigen Termin auftaucht. Sonst erinnert sie zuverlässig an nichts.
Schritt 4: Wiedervorlage bearbeiten und erledigen
Wird die Wiedervorlage fällig, öffnen Sie sie aus der Übersicht oder direkt beim Kunden, führen den Kontakt und halten das Ergebnis im Kundenverlauf fest. Erst danach setzen Sie sie auf erledigt. In dieser Reihenfolge, sonst steht am Ende ein abgehakter Punkt ohne jede Spur, was besprochen wurde. Ist ein weiterer Kontakt nötig, legen Sie eine neue Wiedervorlage mit neuem Datum an, statt die alte immer weiter zu schieben.
Kundenzugeordneter Termin Schritt 5: Kundentermin im Kalender anlegen
Alles mit fester Uhrzeit gehört in den Kalender. Öffnen Sie beim Kunden den Terminbereich und erfassen Sie Titel, Startzeit, Beschreibung und die passende Rubrik. Kontrollieren Sie Kundenbezug und zuständigen Benutzer. Ein Termin ohne klare Zuordnung nützt im Team wenig. Wird verschoben, ändern Sie das direkt am Termin. Eine mündliche Absprache, die nur zwei Leute kennen, bringt die gemeinsame Übersicht sonst zuverlässig durcheinander.
Ergebnis
Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine hängen am Kunden und tauchen dort auf, wo die Kollegen ohnehin hinschauen. Nichts hängt mehr davon ab, dass eine bestimmte Person sich erinnert.
- Aufgaben eindeutig zuweisen
- Kundenkontakte per Wiedervorlage planen
- Termine im Kundenkontext halten
Passende CloudCRM-Funktionen
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Was unterscheidet Aufgabe und Wiedervorlage?
Aufgaben enthalten unter anderem Beschreibung, Priorität, Status und Zuständigkeit; Wiedervorlagen planen einen konkreten nächsten Kontakt oder Prüftermin.
Können Termine Kunden zugeordnet werden?
Ja. Termine lassen sich im Kundenkontext anlegen.
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