So stellen Sie Ihre Löschanfrage
- Öffnen Sie das Löschformular. Wählen Sie aus, ob Sie Ihr persönliches Benutzerkonto oder das gesamte Firmenkonto löschen lassen möchten. Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihres Auftrags. Die eigentliche Löschung erfolgt anschließend nach manueller Prüfung.
- Füllen Sie die Pflichtfelder im Formular aus. Dazu gehören die registrierte Konto-E-Mail-Adresse, der Firmenname, die MD-Nummer, der Ansprechpartner und die vollständige Anschrift. Die MD-Nummer wird als Formularangabe übermittelt. Bestätigen Sie den Löschauftrag, nehmen Sie die Datenschutzhinweise zur Kenntnis und akzeptieren Sie die AGB. Löschgründe und weitere Angaben sind freiwillig; eine Begründung ist keine Voraussetzung für Ihren Löschauftrag. Bitte übermitteln Sie keine Passwörter, Einmalcodes oder Wiederherstellungsschlüssel.
- Wir bearbeiten Ihren Löschauftrag manuell. Wir prüfen Ihre Berechtigung und den Löschumfang, führen die zulässige Löschung aus und senden Ihnen anschließend eine Bestätigung per E-Mail. Bei einem Firmenkonto klären wir dabei einen gewünschten Export, das Vertragsende und notwendige Aufbewahrungspflichten mit der berechtigten Person.
Bearbeitungsfrist: 14 Tage. Digitalwerk Oberland arbeitet Ihren Löschauftrag unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Eingang, manuell ab. Dazu gehören die notwendige Zuordnung und Berechtigungsprüfung, die Ausführung der zulässigen Löschung und die anschließende Bestätigung per E-Mail. Fehlen notwendige Angaben oder steht einer Löschung eine gesetzliche Pflicht entgegen, informieren wir Sie innerhalb dieser Frist konkret über den Grund und die erforderlichen weiteren Schritte.
Ihre Bestätigung nach der Löschung
Die Bestätigung nennt das betroffene Konto, den Zeitpunkt und den tatsächlich ausgeführten Löschumfang. Bei einer Firmenlöschung bestätigen wir, dass das operative CloudCRM-Firmenprofil einschließlich aller zugehörigen Nutzerkonten, Nutzdaten und Dokumente gelöscht wurde. Eine bloße Sperrung oder Vormerkung wird nicht als abgeschlossene Löschung bestätigt.
Falls rechtmäßig aufzubewahrende Nachweise oder noch nicht abgelaufene Sicherungskopien verbleiben, nennt die Bestätigung diese Restbestände, den jeweiligen Grund und die Aufbewahrungsfrist. Die folgenden Abschnitte erläutern diese Fälle.
Persönliches Benutzerkonto löschen
Dieser Antrag betrifft Ihren persönlichen CloudCRM-Zugang, nicht automatisch die gesamte Firma. Loginname, Konto-E-Mail-Adresse, Passwort, Mehrfaktor-Zugangsdaten und Sitzungs- beziehungsweise Anmeldetokens werden entfernt oder unbrauchbar gemacht. Persönliche Kontakt-, Anschrift- und Finanzdaten, eigene Benutzerdokumente und Notizen, Benachrichtigungen, persönliche Rechte und Ansichtseinstellungen werden bereinigt. Laufende Zuständigkeiten werden gelöst.
Rechnungen, Aufträge, gemeinsam genutzte Dokumente und andere Geschäftsvorgänge der Firma werden durch die Löschung eines einzelnen Benutzers nicht mitgelöscht. Für ihre Nachvollziehbarkeit bleibt derzeit ein gesperrter Historieneintrag mit dem bisherigen Bearbeiternamen erhalten. Dieser Zugang kann nicht mehr verwendet werden. Die Aufbewahrung solcher Zuordnungen wird zusammen mit den betreffenden Geschäftsvorgängen geprüft.
Wenn Sie der letzte aktive Firmenadministrator sind und die Firma weiterbestehen soll, klären wir zuvor die Übergabe der Administration. Bei einem Außendienstzugang können noch offene Einsätze, eingereichte Berichte oder aktive Einsatzserien vor der Löschung mit der Firma zu klären sein. Die Anfrage selbst können Sie auch in diesen Fällen ohne Anmeldung per E-Mail stellen.
Gesamtes Firmenkonto löschen
Die Löschung eines Firmenkontos betrifft alle zugehörigen Benutzerzugänge und die operativen Daten der Firma. Dazu gehören insbesondere Firmen-, Kunden- und Interessentendaten, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kassenbuch- und Bankimportdaten, Aufgaben, Termine, Projekte, Office-Inhalte, Tickets und Nachrichten sowie Dokumente, Anhänge und zugehörige Exportkopien. Soweit genutzt, gehören auch Steuer-Center- und Außendienstinhalte wie Einsatzzuweisungen, Zeiten, Fotos und Berichte dazu.
Wir prüfen die Vertretungs- beziehungsweise Weisungsberechtigung für die Firma, bevor wir diese Löschung ausführen. Daten anderer Firmen und gemeinsam referenzierte Dateien werden nicht ungeprüft mitgelöscht. Eigene Rechnungs- und Vertragsnachweise von Digitalwerk Oberland werden von den operativen CloudCRM-Daten getrennt behandelt.
Welche Daten bleiben aus welchen Gründen aufbewahrt?
Eine Kontolöschung bedeutet nicht, dass gesetzlich notwendige Nachweise sofort vernichtet werden dürfen. Wir unterscheiden folgende Datenbestände:
- Eigene Rechnungen und Buchhaltung von Digitalwerk Oberland
- Rechnungen und Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre und Bücher beziehungsweise Jahresabschlüsse grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, soweit die jeweilige gesetzliche Pflicht gilt. Die Frist beginnt mit dem Schluss des für den jeweiligen Unterlagentyp maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen, etwa wegen eines noch offenen steuerlichen Verfahrens, bleiben möglich. Grundlage sind § 147 AO und, soweit anwendbar, § 257 HGB. Die dafür erforderliche Rechnungsempfängeridentität kann erhalten bleiben; daraus entsteht kein nutzbares CloudCRM-Firmenkonto. Diese Pflichten rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher CloudCRM-Inhalte.
- Historische Bearbeiterzuordnungen und Geschäftsvorgänge
- Bei einer persönlichen Benutzerlöschung bleiben notwendige Zuordnungen an weiterhin bestehenden Geschäftsvorgängen für deren Nachvollziehbarkeit erhalten. Für die Geschäftsdaten ist der Firmenkunde verantwortlich. Die weitere Aufbewahrung oder Bereinigung wird mit ihm nach dem jeweiligen Zweck und den anwendbaren Pflichten geklärt.
- Technische Zugriffs-, Fehler- und Sicherheitsprotokolle
- Für normale technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle gilt eine Aufbewahrung von höchstens sieben Tagen ab Erfassung. Sicherheitsrelevante Ereignisse werden, soweit für Missbrauchsabwehr und Vorfallaufklärung erforderlich, höchstens 90 Tage ab dem Ereignis aufbewahrt. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall oder Rechtsstreit werden nur die dafür benötigten Nachweise gesondert bis zum Wegfall des Aufbewahrungsgrundes beziehungsweise bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt. Notwendige fachliche Beleg- und Bearbeitungsnachweise richten sich dagegen nach dem jeweils zugehörigen Geschäftsvorgang.
- Korrespondenz und Nachweis zur Löschanfrage
- Reine Löschkorrespondenz und nicht mehr benötigte Anhänge werden spätestens 90 Tage nach Abschluss des Vorgangs gelöscht. Zum Nachweis der ordnungsgemäßen Bearbeitung und zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche bleibt ein auf das Erforderliche beschränkter Erledigungsnachweis höchstens drei Jahre nach Abschluss erhalten. Dazu gehören eine Konto- oder Vorgangsreferenz, Eingangs- und Erledigungsdatum, der Löschumfang und begründete Ausnahmen. Vollständige CRM-Daten oder Dokumentkopien werden nicht allein zu diesem Nachweis aufbewahrt. Eigenständig aufbewahrungspflichtige Vertragskorrespondenz sowie erforderliche Nachweise eines konkreten laufenden Rechtsstreits werden gesondert nach ihrem jeweiligen Aufbewahrungsgrund behandelt.
- Sicherungskopien
- Das derzeitige SLA zur Datensicherung nennt eine reguläre Aufbewahrung der täglichen Sicherungen von sieben Tagen. Sicherungskopien sind vom laufenden Datenbestand getrennt zu behandeln. Bereits wirksame Löschungen müssen bei einer Wiederherstellung erneut berücksichtigt werden. Der Sicherungszyklus verlängert vereinbarte Löschfristen nicht pauschal.
- Lokale Dateien und externe Dienste
- Heruntergeladene Dokumente und eigene Exportkopien auf Ihren Geräten werden durch eine serverseitige Kontolöschung nicht automatisch entfernt. Beim Firmenkunden und bei selbständig verantwortlichen Zahlungs- oder anderen Diensten können eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Betroffene Auftragsdienstleister beziehen wir in die Klärung der Löschung ein. Einzelheiten zu App-Speicherung, Push-Diensten und Empfängern stehen in der Datenschutzerklärung.
Der Löschumfang und begründet verbleibende Restbestände werden in Ihrer Abschlussbestätigung nachvollziehbar aufgeführt.
Firmenvertrag und gewünschter Datenexport
Die Löschung eines einzelnen Benutzerkontos beendet den Firmenvertrag nicht. Auch die bloße Deinstallation der App ist keine Kündigung. Möchten Sie zugleich ein kostenpflichtiges Firmenabonnement beenden, können Sie dies im Formular unter „Weitere Angaben“ oder in Ihrer E-Mail erklären. Wir bestätigen das maßgebliche Vertragsende und klären die Abrechnung nach den vereinbarten Bedingungen.
Wenn Sie vor der Firmenlöschung einen Datenexport wünschen, teilen Sie uns das bitte mit. Eine ausdrücklich gewünschte Löschung ohne Export setzt keinen erzwungenen Export voraus. Die für Ihren Fall geltenden Rückgabe-, Wechsel- und Löschregelungen stehen in AGB Ziffer 14, AGB Ziffer 15 und SLA Ziffer 6a.
Ihre Löschanfrage an Digitalwerk Oberland
Übermitteln Sie Ihren Auftrag über das Formular. Alternativ erreichen Sie uns unter datenschutz@dwoberland.de.