Schreiben
Entwürfe, abgeschlossene und archivierte Schreiben in der Office-Dokumentliste.
CloudCRM Erweiterung · Textverarbeitung
CloudCRM Office: Schreiben direkt aus der Kundenakte erstellen
Mit CloudCRM Office verfassen Sie Briefe und Kundeninformationen direkt in CloudCRM. Briefkopf, Absender und Empfängeranschrift kommen aus den vorhandenen Firmen- und Kundendaten. Das fertige Schreiben wird als PDF ausgegeben, in der Kundenakte abgelegt oder per E-Mail versendet.
- Briefkopf aus den Firmeneinstellungen
- Kunden- und Auftragsbezug
- PDF, Aktenablage und E-Mail-Versand
Was ist CloudCRM Office?
Ein Schreiben, ein Ort
Schreiben an Kunden entstehen in vielen Betrieben außerhalb des CRM: Die Adresse wird kopiert, der Briefkopf in einem Textprogramm gepflegt, das PDF gespeichert und anschließend wieder in die Kundenakte hochgeladen. CloudCRM Office führt diese Schritte an einer Stelle zusammen.
Office ist eine in CloudCRM integrierte Text- und Dokumentenfunktion für Briefe, Kundeninformationen und Vorlagen. Es läuft im Browser innerhalb von CloudCRM und benötigt keinen zusätzlichen Office-Server und kein weiteres Programm.
Vorher
- Adresse aus dem CRM kopieren
- Briefkopf im Textprogramm pflegen
- PDF speichern und wieder hochladen
- Versand außerhalb der Akte
Mit Office
- Empfänger aus der Kundenakte wählen
- Briefkopf aus den Firmeneinstellungen
- PDF direkt in der Akte ablegen
- Versand mit Nachweis im Verlauf
Der Ablauf
So läuft die Arbeit mit CloudCRM Office ab
Ein Schreiben durchläuft in Office die Zustände Entwurf, Abgeschlossen und Archiviert. Ablage und Versand sind erst nach dem Abschluss möglich.
- 01
Schreiben oder Vorlage anlegen
Neues Schreiben oder eine vorhandene Vorlage wählen. Titel, Betreff und Brieftext erfassen; Anrede und Grußformel sind vorbereitet.
- 02
Empfänger & Briefkopf
Kunden zuordnen oder die Anschrift selbst eingeben, optional einen Auftrag verknüpfen, Briefdatum und Fußzeile festlegen.
- 03
Text gestalten & speichern
Formatieren, Tabellen, Bilder und Platzhalter einfügen. Jedes Speichern legt eine neue Version an.
- 04
Vorschau & Abschluss
Die PDF-Vorschau prüfen und das Schreiben abschließen. Platzhalter werden aufgelöst, das Schreiben ist danach schreibgeschützt.
- 05
Ablegen & versenden
Das PDF in der Kunden- oder Firmenakte ablegen, herunterladen oder per E-Mail senden – wahlweise mit Ticket für Rückfragen.
Das steckt in CloudCRM Office
Die Funktionen sind auf Briefe und Kundeninformationen aus dem CRM-Alltag ausgelegt.
Briefkopf & Absender
Firmenlogo oder Firmenname, Adresse, Ort und Briefdatum werden aus den Firmeneinstellungen übernommen und beim Speichern im Dokument festgehalten.
Empfänger aus CloudCRM
Kunden zuordnen oder die Anschrift selbst eingeben. Platzhalter für Empfängername, Empfängeranschrift, Kundennummer, eigene Firma und Datum werden beim Abschluss aufgelöst.
Textformatierung
Überschriften, Schriftgröße, Hervorhebungen, Farben, Ausrichtung, Listen, Einzüge und Links im integrierten Editor.
Tabellen, Bilder & Seitenumbruch
Tabellen mit Zeilen ergänzen, Bilder im Format PNG, JPEG oder WebP bis 1 MB einfügen und manuelle Seitenumbrüche setzen.
Seitenlayout & PDF
A4 im Hoch- oder Querformat mit Seitenrändern von 10, 20 oder 25 mm. Seitenaufteilung und Seitenzahlen entstehen in der PDF-Ausgabe.
Vorlagen
Wiederkehrende Schreiben als Vorlage anlegen und daraus neue Schreiben erstellen. Die Vorlagenpflege ist ein eigenes Recht.
Versionen & Änderungsverlauf
Jedes Speichern legt eine Version an. Parallele Änderungen werden erkannt, fremde Änderungen werden nicht still überschrieben.
Aktenablage & Versand
Abgeschlossene Schreiben als PDF in der Kunden- oder Firmenakte ablegen und an die im Datensatz hinterlegte E-Mail-Adresse senden – wahlweise mit Ticket für Rückfragen.
Auftragsbezug
Schreiben einem Auftrag zuordnen, auch nachträglich. Im Versanddialog des Auftrags sind zugeordnete Schreiben als PDF-Anhang wählbar.
Datenbezug
Welche CloudCRM-Daten verwendet Office?
Office greift auf denselben Datenbestand zu wie die übrigen Bereiche von CloudCRM. Nichts wird doppelt gepflegt.
- Firmeneinstellungen: Logo, Firmenname und Anschrift bilden den Briefkopf.
- Kundendatensatz: Name, Anschrift und Kundennummer für Empfänger und Platzhalter; die E-Mail-Adresse für den Versand.
- Auftrag: Optionale Zuordnung. Das Schreiben erscheint danach im Versanddialog des Auftrags als Anhang.
- Dokumentenverwaltung: Das fertige PDF wird in der Kunden- beziehungsweise Firmenakte abgelegt.
- Ticketsystem: Beim Versand kann ein Ticket mit dem PDF und einem geschützten Antwortlink entstehen.
- Verlauf & Systemlog: Speichern, Abschluss, Ablage und Versand werden in der Akte und im Systemprotokoll festgehalten.
Ergebnis
Welche Dokumente entstehen?
Vorlagen
Wiederverwendbare Ausgangspunkte für neue Schreiben.
PDF in der Akte
Die abgelegte PDF-Datei trägt den Dokumenttitel als Dateinamen; Versionen bleiben im Änderungsverlauf.
Versandkopie
Für jeden E-Mail-Versand wird eine unveränderliche PDF-Kopie mit Versandstatus gespeichert.
Rechte, Buchung und Test
CloudCRM Office wird als Zusatzoption zu CloudCRM gebucht. Wer die Erweiterung im Team nutzen darf, legen Sie mit den Einzelrechten fest.
Wer kann Office verwenden?
Office hat sieben Einzelrechte. Sie werden Mitarbeitern wie alle CloudCRM-Rechte einzeln zugewiesen; Firmenadministratoren erhalten sie mit der Buchung.
- Office-Schreiben öffnen
- Office-Schreiben erstellen
- Office-Entwürfe bearbeiten
- Office-Schreiben abschließen
- Office-Vorlagen verwalten
- Office-Schreiben als PDF exportieren
- Office-Schreiben archivieren
Nach dem Ende der Buchung: Vorhandene Schreiben bleiben lesbar und als PDF exportierbar, abhängig von den vergebenen Leserechten. Neue Schreiben, Änderungen, Abschluss und Vorlagenpflege sind dann gesperrt.
Buchung und Preis
Preis auf Anfrage
Der Monatspreis wird bei der Buchung in CloudCRM angezeigt und richtet sich nach dem gewählten Zeitraum.
- Buchung je Firma: Jede Erweiterung wird einmal je Firma gebucht, zusätzlich zum bestehenden CloudCRM-Paket und unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
- Buchung durch den Firmenadministrator: Die Buchung erfolgt in CloudCRM unter Profil → Paket & Rechnungen im Bereich „Zubuchbare Module“. Preis und Zeitraum werden vor der Bestätigung angezeigt.
- Eigener Zeitraum: Zeitraum von 1 bis 12 Monaten ab Buchung mit automatischer Verlängerung. Ab 12 Monaten gilt der hinterlegte Katalograbatt. Die Rechnung erstellt CloudCRM zum Beginn des Zeitraums.
- Kündigung: Die Kündigung erfolgt unter „Ihre Zusatzoptionen“ zum Ende des jeweiligen eigenen Zeitraums. Bis dahin bleibt die Erweiterung nutzbar.
- Rechte im Team: Firmenadministratoren erhalten die Rechte der Erweiterung automatisch. Mitarbeitern werden die Einzelrechte gezielt in der Teamverwaltung zugewiesen.
- Kostenlose Modul-Demo: Auf Anfrage schalten wir eine Erweiterung für einen festgelegten Zeitraum kostenlos frei. Es entsteht keine Rechnung und keine automatische kostenpflichtige Umwandlung; danach kann der Firmenadministrator das Modul selbst buchen.
Was CloudCRM Office bewusst nicht ist
Office ist eine Textverarbeitung für Schreiben aus dem CRM, keine vollständige Office-Suite. Diese Punkte sind im aktuellen Stand nicht enthalten:
- Import oder Export von DOCX- und ODT-Dateien
- Serienbriefe
- Kommentare und Änderungsverfolgung
- Gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen
- Verbundene Tabellenzellen und komplexe Rahmenvorlagen
- Seitendarstellung im Editor – maßgeblich ist die PDF-Ausgabe
- Frei eingegebene Versandadressen – die E-Mail-Adresse stammt immer aus dem Kunden- oder Firmendatensatz
Verbunden mit dem Rest von CloudCRM
CloudCRM Office ist kein getrenntes Programm, sondern Teil derselben Arbeitsumgebung.
Digitale Kundenakte
Kontakte, Verlauf und Dokumente – hier landen die abgelegten Schreiben.
Angebote & Aufträge
Schreiben lassen sich Aufträgen zuordnen und mit dem Auftrag versenden.
Ticketsystem
Auf Wunsch entsteht beim Versand ein Ticket für Rückfragen des Empfängers.
CloudCRM Projektmanagement
Projekte zum Auftrag anlegen, Aufgaben und Aufgabenpakete planen, Zeiten, Leistungen und Auslagen erfassen und an die Auftragsabrechnung übergeben.
CloudCRM Einkauf & Logistik
Waren aus dem eigenen Katalog bei Lieferanten bestellen, die Bestellung als PDF senden, Wareneingänge mit Charge und Haltbarkeit buchen und Eingangsrechnungen zuordnen.
Häufige Fragen zu CloudCRM Office
Funktionsumfang, Zusammenspiel mit CloudCRM und Buchung verständlich erklärt.
Brauche ich Word oder ein anderes Textprogramm?
Nein. Office läuft im Browser innerhalb von CloudCRM. Es ist allerdings kein vollständiger Ersatz für ein Textprogramm: DOCX- oder ODT-Dateien können nicht importiert oder exportiert werden.
Wie kommen Logo und Absender in das Schreiben?
Aus den Firmeneinstellungen von CloudCRM. Logo beziehungsweise Firmenname, Anschrift und Briefdatum werden beim Speichern im Dokument festgehalten. Ändern sich die Firmeneinstellungen, wird ein vorhandener Entwurf durch erneutes Speichern aktualisiert.
Kann ich ein Schreiben einem Auftrag zuordnen?
Ja. Im Entwurf unter „Empfänger & Briefkopf“ oder nachträglich bei einem abgeschlossenen Schreiben über „Auftrag zuordnen“. Der Auftrag muss zum Kunden des Schreibens gehören. Im Versanddialog des Auftrags sind bis zu fünf Office-Schreiben mit zusammen höchstens 15 MB als Anhang wählbar.
Wie funktioniert der E-Mail-Versand?
Nur abgeschlossene Schreiben können versendet werden. Die E-Mail-Adresse wird aus dem Kunden- beziehungsweise Firmenkundendatensatz gelesen. Sie wählen „Nur E-Mail mit PDF, ohne Ticket“ oder „E-Mail mit PDF und Ticket für Rückfragen“. CloudCRM merkt den Versand in seiner Mailwarteschlange vor; der Status ist im Versanddialog sichtbar.
Was passiert beim Abschließen?
Die Platzhalter werden anhand der gespeicherten Empfängerdaten aufgelöst, und das Schreiben wird schreibgeschützt. Soll der Inhalt geändert werden, entsteht über „Als neues Schreiben verwenden“ eine Kopie. Der Abschluss selbst verschickt keine E-Mail.
Was passiert mit den Schreiben nach einer Kündigung?
Vorhandene Schreiben bleiben lesbar und als PDF exportierbar, abhängig von den Leserechten. Änderungen, neue Schreiben, Abschluss und Vorlagenpflege sind gesperrt. Ein vollständiger Firmenexport enthält Schreiben, Vorlagen und Versionen.