Übergebene Positionen im Auftrag
Die Grundlage für die Rechnung, die wie gewohnt über den Auftrag erstellt wird.
CloudCRM Erweiterung · Projekte & Abrechnung
CloudCRM Projektmanagement: Aufträge als Projekt organisieren, dokumentieren und abrechnen
Ein Projekt gehört in CloudCRM immer zu einem Auftrag. Es bündelt Aufgaben, Termine, Dokumente, erfasste Arbeitszeiten, Leistungen und Auslagen an einer Stelle. Die Übergabe an den Auftrag bereitet die Abrechnung vor – die Rechnung entsteht weiterhin über den Auftrag.
- Projekt direkt am Auftrag
- Aufgaben aus dem CloudCRM-Aufgabensystem
- Leistungen zur Abrechnung übergeben
Was ist CloudCRM Projektmanagement?
Vom Auftrag zum abgerechneten Projekt
Für kleine und mittlere Betriebe ist ein Projekt meist ein größerer Auftrag mit mehreren Arbeitsschritten, mehreren Beteiligten und Leistungen, die nach und nach anfallen. Genau dafür ist die Erweiterung gedacht: Sie ergänzt Angebote & Aufträge um einen Arbeitsbereich je Projekt, nicht um ein eigenständiges Enterprise-Projektmanagement.
Kunde, Auftrag, Projekt, Aufgaben, Leistungen, Dokumentation und Abrechnung bilden einen zusammenhängenden Ablauf. Was im Projekt erfasst wird, steht im Auftrag, im Aufgabenmodul und in der Kundenakte an der passenden Stelle.
Vorher
- Aufgaben in Listen und E-Mails
- Stunden und Auslagen auf Zetteln
- Dokumente in Ordnern verstreut
- Abrechnung am Ende zusammensuchen
Mit Projekte
- Projektaufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit
- Zeiten, Leistungen und Auslagen im Projekt
- Dokumente aus der Kundenakte verknüpft
- Übergabe an den Auftrag auf Knopfdruck
Der Ablauf
So läuft ein Projekt in CloudCRM ab
Projekte haben eigene Statuswerte: Entwurf, Gesendet, In Arbeit, Pausiert, Erledigt und Storniert. Neue Leistungen setzen den Status „In Arbeit“ voraus.
- 01
Projekt zum Auftrag anlegen
Kunde oder Firma werden aus dem Auftrag übernommen. Ansprechpartner, Zeitraum, Verantwortlicher, Priorität, Beteiligte und Budget netto festlegen.
- 02
Aufgaben planen
Projektaufgaben anlegen oder ein Aufgabenpaket übernehmen. Zuständigkeit, Fälligkeit, Pflichtkennzeichen und Unteraufgaben je Aufgabe.
- 03
Leistungen & Zeiten erfassen
Arbeitszeit, Leistungen aus dem Leistungskatalog, individuelle Positionen und Auslagen erfassen – optional mit Mitarbeiter und Datum.
- 04
Dokumente & Termine verknüpfen
Freigegebene Dokumente aus der Kundenakte verknüpfen oder direkt hochladen, Kalendertermine dem Projekt zuordnen.
- 05
Übergeben & abschließen
Erfasste Positionen einmalig an den Auftrag übergeben, optional einen Projektbericht als PDF erstellen und das Projekt geprüft abschließen.
Das steckt im Projektarbeitsbereich
Übersicht, Aufgaben, Leistungen & Zeiten, Dokumente, Abrechnung, Verlauf und Einstellungen – je Projekt an einer Stelle.
Projektkopf & Kennzahlen
Erfasste Arbeitszeit, Leistungen netto, an den Auftrag übergeben, noch zu übergeben sowie Budget netto mit Verbrauch in Prozent.
Echte CloudCRM-Aufgaben
Projektaufgaben sind Aufgaben des CloudCRM-Aufgabensystems mit Zuständigkeit, Fälligkeit und Pflichtkennzeichen. Sie erscheinen ebenso im Aufgabenmodul, im Auftrag und in der Tablet-App.
Aufgabenpakete
Wiederverwendbare Checklisten in den Einstellungen. Die Übernahme kopiert den aktuellen Paketstand in das Projekt.
Unteraufgaben
Bis zu 100 einzeln abhakbare Punkte je Aufgabe. Die Checkliste verändert den Status der Hauptaufgabe nicht automatisch.
Leistungen, Zeiten & Auslagen
Arbeitszeit in Stunden, Katalogleistungen, individuelle Positionen und Auslagen mit Nettopreis. Verwerfen nur mit Grund – die Position bleibt im Verlauf sichtbar.
Übergabe an den Auftrag
Noch nicht übergebene Positionen werden einmalig an den Auftrag übergeben. Die Rechnung entsteht weiterhin über den Auftrag; der Abrechnungsstand zeigt abgerechnete und offene Positionen.
Dokumente
Freigegebene Dokumente des Auftragskunden verknüpfen oder direkt im Projekt hochladen. Dateien werden nicht kopiert oder verschoben.
Kalendertermine
Vorhandene Kalendertermine mit dem Projekt verknüpfen; die Bearbeitung bleibt im Kalender.
Verlauf & Notizen
Akteneinträge des Projekts und seiner Aufgaben, Projektnotizen und ein Projektlogbuch mit den protokollierten Aktionen.
Projektbericht
PDF mit Aufgaben, Zeiten/Leistungen und Abrechnungsstand sowie optionalem Berichtstext. Der Versand per E-Mail an den hinterlegten Kontakt erfolgt nur nach Bestätigung.
Zusammenspiel mit dem Außeneinsatz
Projektaufgaben können in Einsätze des Auftrags übernommen und im Einsatzportal abgehakt werden. Die Rückmeldung erscheint im Projekt, im Auftrag und im Einsatz-PDF.
Geprüfter Abschluss
Der Abschlussdialog zählt offene Pflichtaufgaben, weitere offene Aufgaben und nicht übergebene Leistungen. Ein Abschluss mit offenen Punkten verlangt Bestätigung und Begründung.
Datenbezug
Welche CloudCRM-Daten verwendet das Projekt?
Ein Projekt legt keine zweite Datenbasis an. Es verbindet, was in CloudCRM bereits vorhanden ist.
- Auftrag: Pflichtbezug jedes Projekts. Kunde beziehungsweise Firma, Ansprechpartner und Abrechnung kommen aus dem Auftrag.
- Kunden- und Firmenakte: Dokumente werden aus der Akte verknüpft; Projektverknüpfungen erscheinen im Verlauf der Akte.
- Aufgabensystem: Projektaufgaben sind reguläre CloudCRM-Aufgaben und stehen im Aufgabenmodul und in der Tablet-App.
- Leistungskatalog: Katalogleistungen werden mit Einheit und Nettopreis in das Projekt übernommen.
- Mitarbeiter: Verantwortliche, Beteiligte und Zuständigkeiten für Aufgaben und erfasste Positionen.
- Kalender: Termine werden verknüpft und weiterhin im Kalender bearbeitet.
Ergebnis
Was am Ende vorliegt
Projektbericht
Gespeicherter PDF-Stand mit Aufgaben, Leistungen und Abrechnung – auch im Dokumentenbereich des Projekts.
Projektverlauf
Nachvollziehbare Aktionen, Notizen und der Abschluss mit Begründung.
Verknüpfte Dokumente
Dokumente bleiben in ihrer Ablage und sind aus dem Projekt erreichbar.
Rechte, Buchung und Test
CloudCRM Projektmanagement wird als Zusatzoption zu CloudCRM gebucht. Wer die Erweiterung im Team nutzen darf, legen Sie mit den Einzelrechten fest.
Wer kann Projekte verwenden?
Projektmanagement ist ein eigener Fachbereich im Rechtekatalog mit fünf Einzelrechten. Für Aufgaben, Dokumente und Termine gelten zusätzlich die vorhandenen CloudCRM-Rechte.
- Projekte und Abrechnungsstand ansehen
- Projekte anlegen
- Projekte und Auftragszuordnung bearbeiten
- Projektzeiten, Leistungen und Auslagen erfassen
- Projektleistungen zur Auftragsabrechnung übergeben
Nach dem Ende der Buchung: Vorhandene Projekte bleiben lesbar. Neue Projekte, Bearbeitungen und Änderungen an Projektaufgaben benötigen wieder eine aktive Buchung und passende Benutzerrechte.
Buchung und Preis
Preis auf Anfrage
Der Monatspreis wird bei der Buchung in CloudCRM angezeigt und richtet sich nach dem gewählten Zeitraum.
- Buchung je Firma: Jede Erweiterung wird einmal je Firma gebucht, zusätzlich zum bestehenden CloudCRM-Paket und unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
- Buchung durch den Firmenadministrator: Die Buchung erfolgt in CloudCRM unter Profil → Paket & Rechnungen im Bereich „Zubuchbare Module“. Preis und Zeitraum werden vor der Bestätigung angezeigt.
- Eigener Zeitraum: Zeitraum von 1 bis 12 Monaten ab Buchung mit automatischer Verlängerung. Ab 12 Monaten gilt der hinterlegte Katalograbatt. Die Rechnung erstellt CloudCRM zum Beginn des Zeitraums.
- Kündigung: Die Kündigung erfolgt unter „Ihre Zusatzoptionen“ zum Ende des jeweiligen eigenen Zeitraums. Bis dahin bleibt die Erweiterung nutzbar.
- Rechte im Team: Firmenadministratoren erhalten die Rechte der Erweiterung automatisch. Mitarbeitern werden die Einzelrechte gezielt in der Teamverwaltung zugewiesen.
- Kostenlose Modul-Demo: Auf Anfrage schalten wir eine Erweiterung für einen festgelegten Zeitraum kostenlos frei. Es entsteht keine Rechnung und keine automatische kostenpflichtige Umwandlung; danach kann der Firmenadministrator das Modul selbst buchen.
Was das Projektmanagement bewusst nicht ist
Die Erweiterung ist für den Auftragsalltag kleiner und mittlerer Betriebe gebaut. Diese Punkte sind im aktuellen Stand nicht enthalten:
- Gantt-Diagramme und Kanban-Boards
- Ressourcen- oder Kapazitätsplanung
- Automatische Zeiterfassung per Stoppuhr – Arbeitszeit wird als Position mit Stunden erfasst
- Eigene Projektrechnungen – die Rechnung entsteht über den Auftrag
- Projekte ohne Auftrag
Verbunden mit dem Rest von CloudCRM
CloudCRM Projektmanagement ist kein getrenntes Programm, sondern Teil derselben Arbeitsumgebung.
Angebote & Aufträge
Der Auftrag ist die Grundlage jedes Projekts und der Ort der Rechnungsstellung.
Aufgaben & Wiedervorlagen
Projektaufgaben sind reguläre CloudCRM-Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit.
Digitale Kundenakte
Dokumente werden aus der Akte verknüpft, Projektbezüge erscheinen im Verlauf.
CloudCRM Office
Briefe und Kundeninformationen mit Briefkopf direkt in CloudCRM verfassen, als PDF ausgeben, in der Akte ablegen und per E-Mail versenden.
CloudCRM Einkauf & Logistik
Waren aus dem eigenen Katalog bei Lieferanten bestellen, die Bestellung als PDF senden, Wareneingänge mit Charge und Haltbarkeit buchen und Eingangsrechnungen zuordnen.
Häufige Fragen zu CloudCRM Projektmanagement
Funktionsumfang, Zusammenspiel mit CloudCRM und Buchung verständlich erklärt.
Braucht jedes Projekt einen Auftrag?
Ja. Ein Projekt wird immer zu einem Auftrag angelegt und übernimmt Kunde beziehungsweise Firma aus dem Auftrag. Ein Auftrag zeigt seine Projekte unter „Zugeordnete Projekte“.
Wie wird ein Projekt abgerechnet?
Erfasste Zeiten, Leistungen und Auslagen werden einmalig an den Auftrag übergeben. Die Rechnung wird weiterhin über den Auftrag erstellt. Der Bereich Abrechnung zeigt den Übergabestand sowie abgerechnete und offene Positionen.
Kann ich Aufgaben weiterhin ohne Projekt nutzen?
Ja. Das allgemeine Aufgabenmodul bleibt für Arbeit ohne Projekt- oder Auftragsbezug erhalten. Projektaufgaben sind dieselben Aufgaben, nur mit Projektbezug.
Was passiert beim Abschluss mit offenen Punkten?
Der Abschlussdialog zählt offene Pflichtaufgaben, weitere offene Aufgaben und noch nicht übergebene Leistungen. Ein Abschluss mit offenen Punkten verlangt eine ausdrückliche Bestätigung und eine Begründung; beides steht im Verlauf.
Was sind Aufgabenpakete?
Wiederverwendbare Checklisten, die unter Einstellungen → Aufgabenpakete gepflegt werden. Die Übernahme in ein Projekt erzeugt einzelne Aufgaben aus dem aktuellen Paketstand; spätere Paketänderungen wirken nicht rückwirkend.
Gibt es Gantt-Diagramme oder ein Kanban-Board?
Nein. Der Projektarbeitsbereich zeigt Übersicht, Aufgabenliste, Leistungen, Dokumente, Abrechnung und Verlauf. Eine grafische Zeit- oder Ressourcenplanung ist nicht enthalten.
Was passiert mit Projekten nach einer Kündigung?
Vorhandene Projekte bleiben lesbar. Neue Projekte, Bearbeitungen und Änderungen an Projektaufgaben sind ohne aktive Buchung gesperrt. Es werden keine Bestandsdaten gelöscht.