Bestell-PDF
Das zum Versand verwendete PDF wird unverändert gespeichert und beim späteren Öffnen wiederverwendet.
CloudCRM Erweiterung · Einkauf & Logistik
CloudCRM Einkauf & Logistik: Lieferanten, Bestellungen und Wareneingang im CRM
Mit der Erweiterung Einkauf & Logistik bestellen Sie Waren aus Ihrem CloudCRM-Katalog bei hinterlegten Lieferanten, senden die Bestellung als PDF per E-Mail und buchen den Wareneingang direkt in den vorhandenen Bestand – mit Charge und Haltbarkeit. Eingangsrechnungen aus dem Rechnungseingang lassen sich der Bestellung zuordnen.
- Lieferanten & Bestellungen
- Wareneingang in den vorhandenen Bestand
- Eingangsrechnungen zuordnen
Was ist CloudCRM Einkauf & Logistik?
Bestellung, Lieferung und Beleg gehören zusammen
Die Erweiterung bündelt neue Einkaufsfunktionen mit Bereichen, die in CloudCRM bereits vorhanden sind. Neu sind Lieferanten, Bestellentwürfe, Freigabe mit eigener Bestellnummer, Bestell-PDF mit E-Mail-Versand, Wareneingang je Position und die Zuordnung von Eingangsrechnungen. Bereits vorhanden und weiter genutzt werden der Warenkatalog unter Waren & Leistungen, die Bestands- und Chargenverwaltung mit Haltbarkeit und Verlustbericht sowie der Rechnungseingang mit DigitInvoice.
CloudCRM wird damit nicht zu einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem. Der Einkauf ist auf Betriebe ausgelegt, die Material und Waren für ihre Aufträge in überschaubaren Mengen bei wenigen Lieferanten beschaffen und dabei Bestand, Chargen und Belege nachvollziehbar halten möchten.
Vorher
- Bestellungen per formloser E-Mail
- Bestand nach der Lieferung von Hand nachtragen
- Chargen und Haltbarkeit auf dem Lieferschein
- Eingangsrechnung ohne Bezug zur Bestellung
Mit Einkauf & Logistik
- Bestell-PDF mit Nummer aus dem Katalog
- Wareneingang erhöht den Bestand
- Charge und Haltbarkeit bei der Buchung
- Eingangsrechnung an der Bestellung
Der Ablauf
So läuft der Einkauf in CloudCRM ab
Eine Bestellung durchläuft die Zustände Entwurf, Freigegeben, Teilgeliefert und Geliefert; Stornieren bleibt bis zur ersten Lieferung möglich.
- 01
Lieferant anlegen
Anschrift, Ansprechpartner, Bestell-E-Mail und E-Mail für Korrespondenz hinterlegen. Optional die gelieferten Waren mit Artikelnummer beim Lieferanten zuordnen.
- 02
Bestellentwurf erstellen
Waren aus dem eigenen Katalog wählen, Menge, Einkaufspreis netto, gewünschten Liefertermin und Hinweise erfassen.
- 03
Freigeben
Die Bestellung erhält eine eigene Bestellnummer. Lieferant und Positionen sind danach unveränderlich. Die Freigabe versendet noch keine E-Mail.
- 04
Bestell-PDF senden
Das Bestell-PDF prüfen, den Begleittext anpassen und den Versand an die Bestell-E-Mail des Lieferanten ausdrücklich bestätigen.
- 05
Wareneingang buchen
Je Position gelieferte Menge, Eingangsdatum, Lieferscheinnummer und gegebenenfalls Charge und Haltbarkeit erfassen – auch als Teillieferung.
- 06
Eingangsrechnung zuordnen
Eine im Rechnungseingang vorhandene Eingangsrechnung mit der Bestellung verknüpfen. Prüfung und Zahlung bleiben im vorhandenen Finanzablauf.
Das steckt in Einkauf & Logistik
Lieferanten, Bestellungen und Wareneingänge in einem Arbeitsbereich unter Waren & Leistungen.
Lieferanten
Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, Bestell-E-Mail und E-Mail für Korrespondenz. Archivierte Lieferanten erhalten keine neuen Bestellungen.
Gelieferte Waren je Lieferant
Waren des eigenen Katalogs einem Lieferanten zuordnen, optional mit dessen Artikelnummer. Im Bestellentwurf erscheinen dann die zugeordneten Waren.
Bestellentwürfe
Positionen aus dem Warenkatalog mit Menge in ganzen Einheiten, Einkaufspreis netto, gewünschtem Liefertermin, Hinweisen und interner Notiz.
Freigabe mit Bestellnummer
Jede freigegebene Bestellung erhält eine fortlaufende Nummer je Firma und Monat, zum Beispiel EK-01-0926-01. Sie steht auf dem PDF, im E-Mail-Betreff und ist über die CRM-Suche auffindbar.
Bestell-PDF
Bestellnummer, Erstellungsdatum, Liefertermin, Positionsnummern, Lieferantenartikelnummern, Bestellsumme und Firmenkontakte – mit Vorschau im CRM.
E-Mail-Versand mit Status
Versand über die CloudCRM-Mailwarteschlange an die gespeicherte Bestell-E-Mail. Die Zustände Vorgemerkt, Versand läuft, Versendet und Fehler bleiben unterscheidbar.
Wareneingang
Je Position mit gelieferter Menge, Eingangsdatum, Lieferscheinnummer, Charge und Haltbarkeit. Teillieferungen sind möglich, Überlieferungen werden abgewiesen.
Bestand & Chargen (vorhanden)
Der Wareneingang erhöht den Bestand in der gemeinsamen Waren- und Chargenverwaltung. Haltbarkeitswarnungen und Verlustbericht der Warenwirtschaft gelten weiterhin.
Eingangsrechnungen zuordnen
Bereits im Rechnungseingang vorhandene Eingangsrechnungen der eigenen Firma mit der Bestellung verknüpfen. Die Verknüpfung erzeugt keine Zahlung und keine Kassenbuchbuchung.
Bestellverlauf & Systemlog
Freigabe, Versand, Wareneingang, Rechnungszuordnung und Storno stehen im Bestellverlauf und im zentralen Systemprotokoll.
Datenbezug
Welche CloudCRM-Daten verwendet der Einkauf?
Die Erweiterung baut auf vorhandenen Bereichen auf, statt einen zweiten Artikelstamm einzuführen.
- Waren & Leistungen: Bestellt werden ausschließlich aktive Waren des eigenen Katalogs; archivierte Waren stehen nicht zur Auswahl.
- Bestände & Chargen: Der Wareneingang bucht in die vorhandene Bestands- und Chargenverwaltung mit Haltbarkeitsdatum.
- Rechnungseingang: Eingangsrechnungen werden aus dem vorhandenen Rechnungseingang zugeordnet; dafür ist das Recht zur Nutzung von DigitInvoice erforderlich.
- Firmeneinstellungen: Firmenkontakte für das Bestell-PDF und die Firmennummer als Bestandteil der Bestellnummer.
- Mailwarteschlange: Der Versand nutzt den vorhandenen Mailversand von CloudCRM mit Firmenbranding.
- Systemprotokoll: Wichtige Schreibaktionen werden mit Firmen- und Benutzerbezug protokolliert.
Ergebnis
Welche Dokumente entstehen?
Wareneingänge
Je Lieferung ein Eintrag mit Menge, Datum, Lieferscheinnummer und erzeugter Charge.
Rechnungsverknüpfung
Die Zuordnung der Eingangsrechnung zur Bestellung – der Beleg selbst bleibt im Rechnungseingang.
Bestellverlauf
Alle Ereignisse der Bestellung mit Zeitpunkt und Bearbeiter.
Rechte, Buchung und Test
CloudCRM Einkauf & Logistik wird als Zusatzoption zu CloudCRM gebucht. Wer die Erweiterung im Team nutzen darf, legen Sie mit den Einzelrechten fest.
Wer kann den Einkauf verwenden?
Einkauf & Logistik hat acht Einzelrechte. Entwurfspflege, Freigabe, PDF und Versand benötigen zusätzlich das Recht, Einkaufspreise zu sehen.
- Modul und Bestellungen öffnen
- Lieferanten anlegen, ändern, archivieren
- Bestellentwürfe anlegen und bearbeiten
- Bestell-PDF öffnen und Versand beauftragen
- Freigeben und stornieren
- Wareneingänge buchen
- Eingangsrechnungen zuordnen
- Einkaufspreise und Bestellsummen sehen
Nach dem Ende der Buchung: Neue Einkaufsaktionen sind gesperrt. Vorhandene Lieferanten, Bestellungen und Wareneingänge bleiben mit Leserecht sichtbar.
Buchung und Preis
Preis auf Anfrage
Der Monatspreis wird bei der Buchung in CloudCRM angezeigt und richtet sich nach dem gewählten Zeitraum.
- Buchung je Firma: Jede Erweiterung wird einmal je Firma gebucht, zusätzlich zum bestehenden CloudCRM-Paket und unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
- Buchung durch den Firmenadministrator: Die Buchung erfolgt in CloudCRM unter Profil → Paket & Rechnungen im Bereich „Zubuchbare Module“. Preis und Zeitraum werden vor der Bestätigung angezeigt.
- Eigener Zeitraum: Zeitraum von 1 bis 12 Monaten ab Buchung mit automatischer Verlängerung. Ab 12 Monaten gilt der hinterlegte Katalograbatt. Die Rechnung erstellt CloudCRM zum Beginn des Zeitraums.
- Kündigung: Die Kündigung erfolgt unter „Ihre Zusatzoptionen“ zum Ende des jeweiligen eigenen Zeitraums. Bis dahin bleibt die Erweiterung nutzbar.
- Rechte im Team: Firmenadministratoren erhalten die Rechte der Erweiterung automatisch. Mitarbeitern werden die Einzelrechte gezielt in der Teamverwaltung zugewiesen.
- Kostenlose Modul-Demo: Auf Anfrage schalten wir eine Erweiterung für einen festgelegten Zeitraum kostenlos frei. Es entsteht keine Rechnung und keine automatische kostenpflichtige Umwandlung; danach kann der Firmenadministrator das Modul selbst buchen.
Was Einkauf & Logistik bewusst nicht ist
CloudCRM ist kein ERP-, Lagerverwaltungs- oder Supply-Chain-System. Diese Punkte sind im aktuellen Stand nicht enthalten:
- Lieferanten-Schnittstellen, EDI oder automatische Auftragsbestätigungen des Lieferanten – das Bestell-PDF ist textlich auslesbar, aber kein strukturiertes Bestellformat
- Retourenbearbeitung
- Anbindung von Versanddienstleistern oder Sendungsverfolgung
- Bruchmengen – Bestellungen und Wareneingänge in ganzen Einheiten
- Automatische Bestellvorschläge oder Disposition nach Mindestbestand
- Barcodes auf dem Bestell-PDF
- Zahlung oder Kassenbuchbuchung aus der Bestellung heraus
Verbunden mit dem Rest von CloudCRM
CloudCRM Einkauf & Logistik ist kein getrenntes Programm, sondern Teil derselben Arbeitsumgebung.
Warenwirtschaft
Warenkatalog, Bestände, Chargen, Haltbarkeit und Verlustbericht – die Grundlage des Einkaufs.
DigitInvoice
Der Rechnungseingang, aus dem Eingangsrechnungen einer Bestellung zugeordnet werden.
Team & Berechtigungen
Die acht Einkaufsrechte werden je Mitarbeiter einzeln vergeben.
CloudCRM Office
Briefe und Kundeninformationen mit Briefkopf direkt in CloudCRM verfassen, als PDF ausgeben, in der Akte ablegen und per E-Mail versenden.
CloudCRM Projektmanagement
Projekte zum Auftrag anlegen, Aufgaben und Aufgabenpakete planen, Zeiten, Leistungen und Auslagen erfassen und an die Auftragsabrechnung übergeben.
Häufige Fragen zu CloudCRM Einkauf & Logistik
Funktionsumfang, Zusammenspiel mit CloudCRM und Buchung verständlich erklärt.
Ist Einkauf & Logistik ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem?
Nein. Die Erweiterung deckt den Einkauf bei Lieferanten, den Versand der Bestellung und den Wareneingang in die vorhandene Bestandsverwaltung ab. Lagerplätze, Kommissionierung, Versandlogistik oder Lieferantenschnittstellen sind nicht enthalten.
Was passiert bei der Freigabe einer Bestellung?
Die Bestellung erhält eine eigene Bestellnummer, Lieferant und Positionen sind danach nicht mehr änderbar. Die Freigabe versendet keine E-Mail und verändert keinen Bestand.
Wann verändert sich der Bestand?
Erst mit dem gebuchten Wareneingang. Die gelieferte Menge erhöht den Bestand in der gemeinsamen Waren- und Chargenverwaltung; Charge und Haltbarkeit werden dabei übernommen. Wiederholtes Absenden derselben Buchung erzeugt keine zweite Lieferung.
Wie wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet?
Nach der Freigabe prüfen Sie das Bestell-PDF, passen den Begleittext an und bestätigen den Versand ausdrücklich. CloudCRM merkt den Versand in seiner Mailwarteschlange vor. „Versendet“ bestätigt den Mailtransport, nicht die Annahme durch den Lieferanten.
Kann ich Teillieferungen erfassen?
Ja. Wareneingänge werden je Position mit der tatsächlich gelieferten Menge gebucht. Die Bestellung wechselt zu „Teilgeliefert“ und nach vollständiger Lieferung zu „Geliefert“. Überlieferungen werden abgewiesen.
Wie hängt der Einkauf mit DigitInvoice zusammen?
Eingangsrechnungen, die bereits im Rechnungseingang liegen, lassen sich der Bestellung zuordnen. Dafür ist das Recht zur Nutzung von DigitInvoice erforderlich. Rechnungsprüfung, Zahlung und Kassenbuch bleiben im vorhandenen Finanzablauf.
Was passiert nach einer Kündigung?
Neue Einkaufsaktionen sind gesperrt, vorhandene Datensätze bleiben mit Leserecht sichtbar. Bestände und Chargen gehören zur Warenwirtschaft und bleiben unverändert nutzbar.