Bestell-PDF
Das zum Versand verwendete PDF wird unverändert gespeichert und beim späteren Öffnen wiederverwendet.
CloudCRM Erweiterung · Einkauf & Logistik
CloudCRM Einkauf & Logistik: Lieferanten, Bestellungen und Wareneingang im CRM
Mit der Erweiterung Einkauf & Logistik bestellen Sie Waren aus Ihrem CloudCRM-Katalog bei hinterlegten Lieferanten, senden die Bestellung als PDF per E-Mail und buchen den Wareneingang direkt in den vorhandenen Bestand, mit Charge und Haltbarkeit. Eingangsrechnungen aus dem Rechnungseingang lassen sich der Bestellung zuordnen.
- Lieferanten & Bestellungen
- Wareneingang in den vorhandenen Bestand
- Eingangsrechnungen zuordnen
Was ist CloudCRM Einkauf & Logistik?
Bestellung, Lieferung und Beleg gehören zusammen
Die Erweiterung bündelt neue Einkaufsfunktionen mit Bereichen, die in CloudCRM bereits vorhanden sind. Neu sind Lieferanten, Bestellentwürfe, Freigabe mit eigener Bestellnummer, Bestell-PDF mit E-Mail-Versand, Wareneingang je Position und die Zuordnung von Eingangsrechnungen. Bereits vorhanden und weiter genutzt werden der Warenkatalog unter Waren & Leistungen, die Bestands- und Chargenverwaltung mit Haltbarkeit und Verlustbericht sowie der Rechnungseingang mit DigitInvoice.
CloudCRM wird damit nicht zu einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem. Der Einkauf ist auf Betriebe ausgelegt, die Material und Waren für ihre Aufträge in überschaubaren Mengen bei wenigen Lieferanten beschaffen und dabei Bestand, Chargen und Belege nachvollziehbar halten möchten.
Vorher
- Bestellungen per formloser E-Mail
- Bestand nach der Lieferung von Hand nachtragen
- Chargen und Haltbarkeit auf dem Lieferschein
- Eingangsrechnung ohne Bezug zur Bestellung
Mit CloudCRM
- Bestell-PDF mit Nummer aus dem Katalog
- Wareneingang erhöht den Bestand
- Charge und Haltbarkeit bei der Buchung
- Eingangsrechnung an der Bestellung
Der Ablauf
So läuft der Einkauf in CloudCRM ab
Vom ersten Bedarf bis zur gelieferten Ware behalten Sie den Überblick. Sie prüfen die Bestellung, senden sie gezielt an den Lieferanten und erfassen die tatsächlichen Lieferungen.
- 01
Lieferant anlegen
Hinterlegen Sie Ansprechpartner, Anschrift und die E-Mail-Adresse für Bestellungen. Ordnen Sie bei Bedarf passende Waren zu.
- 02
Bestellentwurf erstellen
Wählen Sie Artikel aus Ihrem Katalog und ergänzen Sie Mengen, Nettopreise und den gewünschten Liefertermin.
- 03
Freigeben
Prüfen Sie Lieferant und Positionen und geben Sie die Bestellung frei. Sie erhält ihre Bestellnummer; versendet wird im nächsten Schritt.
- 04
Bestell-PDF senden
Kontrollieren Sie das PDF und den Begleittext. Bestätigen Sie dann den Versand an die Bestelladresse des Lieferanten.
- 05
Wareneingang buchen
Erfassen Sie die tatsächlich gelieferte Menge, bei Bedarf mit Charge und Haltbarkeit. Teillieferungen bleiben sichtbar.
- 06
Eingangsrechnung zuordnen
Verbinden Sie die vorhandene Eingangsrechnung mit der Bestellung. So finden Sie bei der Prüfung die passenden Unterlagen zusammen.
Das steckt in Einkauf & Logistik
Alle wichtigen Schritte Ihres Einkaufs an einem Ort: Lieferanten, Bestellungen, Lieferungen und die zugehörigen Eingangsrechnungen.
Lieferanten
Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, Bestell-E-Mail und E-Mail für Korrespondenz. Archivierte Lieferanten erhalten keine neuen Bestellungen.
Gelieferte Waren je Lieferant
Waren des eigenen Katalogs einem Lieferanten zuordnen, optional mit dessen Artikelnummer. Im Bestellentwurf erscheinen dann die zugeordneten Waren.
Bestellentwürfe
Positionen aus dem Warenkatalog mit Menge in ganzen Einheiten, Einkaufspreis netto, gewünschtem Liefertermin, Hinweisen und interner Notiz.
Freigabe mit Bestellnummer
Jede freigegebene Bestellung erhält eine fortlaufende Nummer je Firma und Monat, zum Beispiel EK-01-0926-01. Sie steht auf dem PDF, im E-Mail-Betreff und ist
Bestell-PDF
Bestellnummer, Erstellungsdatum, Liefertermin, Positionsnummern, Lieferantenartikelnummern, Bestellsumme und Firmenkontakte, mit Vorschau im CRM.
E-Mail-Versand mit Status
Versand über die CloudCRM-Mailwarteschlange an die gespeicherte Bestell-E-Mail. Die Zustände Vorgemerkt, Versand läuft, Versendet und Fehler bleiben untersche
Wareneingang
Je Position mit gelieferter Menge, Eingangsdatum, Lieferscheinnummer, Charge und Haltbarkeit. Teillieferungen sind möglich, Überlieferungen werden abgewiesen.
Bestand & Chargen (vorhanden)
Der Wareneingang erhöht den Bestand in der gemeinsamen Waren- und Chargenverwaltung. Haltbarkeitswarnungen und Verlustbericht der Warenwirtschaft gel
Eingangsrechnungen zuordnen
Bereits im Rechnungseingang vorhandene Eingangsrechnungen der eigenen Firma mit der Bestellung verknüpfen. Die Verknüpfung erzeugt keine Zahlung und kei
Bestellverlauf & Systemlog
Freigabe, Versand, Wareneingang, Rechnungszuordnung und Storno stehen im Bestellverlauf und im zentralen Systemprotokoll.
Einblick in CloudCRM Einkauf & Logistik
Zusammenarbeit
Mit Ihrem vorhandenen Warenbestand arbeiten
Bestellen Sie Artikel aus Ihrem CloudCRM-Katalog. Wareneingang und Rechnung bleiben mit dem bisherigen Waren- und Finanzbereich verbunden.
- Waren & Leistungen: Bestellt werden ausschließlich aktive Waren des eigenen Katalogs; archivierte Waren stehen nicht zur Auswahl.
- Bestände & Chargen: Der Wareneingang bucht in die vorhandene Bestands- und Chargenverwaltung mit Haltbarkeitsdatum.
- Rechnungseingang: Eingangsrechnungen werden aus dem vorhandenen Rechnungseingang zugeordnet; dafür ist das Recht zur Nutzung von DigitInvoice erforderlich.
- Firmeneinstellungen: Firmenkontakte für das Bestell-PDF und die Firmennummer als Bestandteil der Bestellnummer.
- Mailwarteschlange: Der Versand nutzt den vorhandenen Mailversand von CloudCRM mit Firmenbranding.
- Systemprotokoll: Wichtige Schreibaktionen werden mit Firmen- und Benutzerbezug protokolliert.
Ergebnis
Welche Dokumente entstehen?
Wareneingänge
Je Lieferung ein Eintrag mit Menge, Datum, Lieferscheinnummer und erzeugter Charge.
Rechnungsverknüpfung
Die Zuordnung der Eingangsrechnung zur Bestellung, der Beleg selbst bleibt im Rechnungseingang.
Bestellverlauf
Alle Ereignisse der Bestellung mit Zeitpunkt und Bearbeiter.
Erst kennenlernen, dann passend erweitern
CloudCRM Einkauf & Logistik ergänzt Ihr CloudCRM als Zusatzmodul. Sie können die Erweiterung auf Anfrage für einen vereinbarten Zeitraum kostenlos kennenlernen und anschließend in Ruhe entscheiden.
Wer kann den Einkauf verwenden?
Sie bestimmen, wer Bestellungen vorbereiten, freigeben und versenden darf. Einkaufspreise bleiben nur für Mitarbeiter mit dem passenden Recht sichtbar.
- Modul und Bestellungen öffnen
- Lieferanten anlegen, ändern, archivieren
- Bestellentwürfe anlegen und bearbeiten
- Bestell-PDF öffnen und Versand beauftragen
- Freigeben und stornieren
- Wareneingänge buchen
- Eingangsrechnungen zuordnen
- Einkaufspreise und Bestellsummen sehen
Nach dem Ende der Buchung: Neue Einkaufsaktionen sind gesperrt. Vorhandene Lieferanten, Bestellungen und Wareneingänge bleiben mit Leserecht sichtbar.
Buchung und Preis
9,00€
Der Monatspreis wird bei der Buchung in CloudCRM angezeigt und richtet sich nach dem gewählten Zeitraum.
- Buchung je Firma: Jede Erweiterung wird einmal je Firma gebucht, zusätzlich zum bestehenden CloudCRM-Paket und unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
- Buchung durch den Firmenadministrator: In CloudCRM wählen Sie unter Profil → Paket & Rechnungen eine Zusatzoption mit eigenem Zeitraum. Bei der Erstbestellung über diese Website folgen ausgewählte Zusatzmodule derzeit der Laufzeit des Hauptpakets; eine getrennte Modul-Laufzeit ist dort noch nicht auswählbar.
- Eigener Zeitraum: Zeitraum von 1 bis 12 Monaten ab Buchung mit automatischer Verlängerung. Ab 12 Monaten gilt der hinterlegte Katalograbatt. Die Rechnung erstellt CloudCRM zum Beginn des Zeitraums.
- Kündigung: Die Kündigung erfolgt unter „Ihre Zusatzoptionen“ zum Ende des jeweiligen eigenen Zeitraums. Bis dahin bleibt die Erweiterung nutzbar.
- Rechte im Team: Firmenadministratoren erhalten die Rechte der Erweiterung automatisch. Mitarbeitern werden die Einzelrechte gezielt in der Teamverwaltung zugewiesen.
- Kostenlose Modul-Demo: Auf Anfrage schalten wir eine Erweiterung für einen festgelegten Zeitraum kostenlos frei. Es entsteht keine Rechnung und keine automatische kostenpflichtige Umwandlung; danach kann der Firmenadministrator das Modul selbst buchen.
Passt der Einkauf zu Ihrem Betrieb?
Die Erweiterung unterstützt den überschaubaren Material- und Wareneinkauf für Ihre Aufträge. Wenn Sie folgende Funktionen benötigen, sollten wir das vorab besprechen:
- Lieferanten-Schnittstellen, EDI oder automatische Auftragsbestätigungen des Lieferanten, das Bestell-PDF ist textlich auslesbar, aber kein strukturiertes Bestellformat
- Retourenbearbeitung
- Anbindung von Versanddienstleistern oder Sendungsverfolgung
- Bruchmengen, Bestellungen und Wareneingänge in ganzen Einheiten
- Automatische Bestellvorschläge oder Disposition nach Mindestbestand
- Barcodes auf dem Bestell-PDF
- Zahlung oder Kassenbuchbuchung aus der Bestellung heraus
Verbunden mit dem Rest von CloudCRM
CloudCRM Einkauf & Logistik arbeitet mit den Kunden, Aufträgen und Unterlagen, die Sie bereits in CloudCRM pflegen.
Warenwirtschaft
Warenkatalog, Bestände, Chargen, Haltbarkeit und Verlustbericht, die Grundlage des Einkaufs.
DigitInvoice
Der Rechnungseingang, aus dem Eingangsrechnungen einer Bestellung zugeordnet werden.
Team & Berechtigungen
Die acht Einkaufsrechte werden je Mitarbeiter einzeln vergeben.
CloudCRM Office
Briefe und Kundeninformationen mit Briefkopf direkt in CloudCRM verfassen, als PDF ausgeben, in der Akte ablegen und per E-Mail versenden.
CloudCRM Projektmanagement
Projekte zum Auftrag anlegen, Aufgaben und Aufgabenpakete planen, Zeiten, Leistungen und Auslagen erfassen und an die Auftragsabrechnung übergeben.
Häufige Fragen zu CloudCRM Einkauf & Logistik
Funktionsumfang, Zusammenspiel mit CloudCRM und Buchung verständlich erklärt.
Ist Einkauf & Logistik ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem?
Nein. Die Erweiterung deckt den Einkauf bei Lieferanten, den Versand der Bestellung und den Wareneingang in die vorhandene Bestandsverwaltung ab. Lagerplätze, Kommissionierung, Versandlogistik oder Lieferantenschnittstellen sind nicht enthalten.
Was passiert bei der Freigabe einer Bestellung?
Die Bestellung erhält eine eigene Bestellnummer, Lieferant und Positionen sind danach nicht mehr änderbar. Die Freigabe versendet keine E-Mail und verändert keinen Bestand.
Wann verändert sich der Bestand?
Erst mit dem gebuchten Wareneingang. Die gelieferte Menge erhöht den Bestand in der gemeinsamen Waren- und Chargenverwaltung; Charge und Haltbarkeit werden dabei übernommen. Wiederholtes Absenden derselben Buchung erzeugt keine zweite Lieferung.
Wie wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet?
Nach der Freigabe prüfen Sie das Bestell-PDF, passen den Begleittext an und bestätigen den Versand ausdrücklich. CloudCRM merkt den Versand in seiner Mailwarteschlange vor. „Versendet“ bestätigt den Mailtransport, nicht die Annahme durch den Lieferanten.
Kann ich Teillieferungen erfassen?
Ja. Wareneingänge werden je Position mit der tatsächlich gelieferten Menge gebucht. Die Bestellung wechselt zu „Teilgeliefert“ und nach vollständiger Lieferung zu „Geliefert“. Überlieferungen werden abgewiesen.
Wie hängt der Einkauf mit DigitInvoice zusammen?
Eingangsrechnungen, die bereits im Rechnungseingang liegen, lassen sich der Bestellung zuordnen. Dafür ist das Recht zur Nutzung von DigitInvoice erforderlich. Rechnungsprüfung, Zahlung und Kassenbuch bleiben im vorhandenen Finanzablauf.
Was passiert nach einer Kündigung?
Neue Einkaufsaktionen sind gesperrt, vorhandene Datensätze bleiben mit Leserecht sichtbar. Bestände und Chargen gehören zur Warenwirtschaft und bleiben unverändert nutzbar.