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Künstliche Intelligenz ist längst nicht mehr nur ein Thema für große Technologiekonzerne. Auch kleine Unternehmen nutzen heute KI für Texte, Auswertungen, Übersetzungen, Softwareentwicklung, Kundenservice oder interne Arbeitsabläufe. Mit dem EU AI Act gibt es dafür erstmals einen europaweit einheitlichen Rechtsrahmen. Seit dem 2. August 2026 gelten weitere zentrale Vorschriften und Transparenzpflichten. Gleichzeitig bestehen viele Missverständnisse darüber, was Unternehmen nun kennzeichnen müssen und ob schon die Nutzung eines KI-Werkzeugs umfangreiche neue Pflichten auslöst. Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Lage weniger dramatisch, als manche Überschriften vermuten lassen. Entscheidend ist vor allem, wie KI eingesetzt wird und welche Rolle das Unternehmen dabei übernimmt. Digitale Strategie Europas
Kurz zusammengefasstDer EU AI Act unterscheidet KI-Anwendungen nach ihrem Risiko. Nicht jedes Unternehmen, das ChatGPT oder ein anderes KI-Werkzeug nutzt, betreibt deshalb automatisch ein Hochrisiko-KI-System. Für kleine Unternehmen sind aktuell vor allem Transparenz, ein verantwortungsvoller Umgang mit KI und die KI-Kompetenz der beteiligten Personen wichtig. Wer Kunden unmittelbar mit einem KI-System interagieren lässt, muss besondere Transparenzpflichten beachten. Auch KI-generierte oder manipulierte Inhalte können je nach Art und Verwendung kennzeichnungspflichtig sein. Für bestimmte Hochrisiko-Systeme gelten dagegen längere Übergangsfristen.
Der EU AI Act ist die europäische Verordnung zur Regulierung künstlicher Intelligenz. Er verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Das bedeutet vereinfacht: Je größer die möglichen Auswirkungen eines KI-Systems auf Sicherheit, Grundrechte oder Menschen sind, desto höher sind die gesetzlichen Anforderungen. Die Europäische Kommission unterscheidet dabei verschiedene Risikostufen. Manche KI-Anwendungen sind verboten, bestimmte Anwendungen gelten als Hochrisiko-Systeme, andere unterliegen besonderen Transparenzpflichten. Ein großer Teil der alltäglichen KI-Nutzung fällt dagegen nicht in die strengsten Kategorien. Digitale Strategie EuropasFür einen kleinen Betrieb ist deshalb zunächst nicht die Frage entscheidend:
„Verwenden wir KI?“
Sondern:
„Wofür verwenden wir KI?“
Ein Unternehmen, das einen KI-Assistenten beispielsweise nutzt, um einen Text zu strukturieren, Programmcode zu analysieren oder Ideen zu sammeln, befindet sich in einer völlig anderen Situation als ein Unternehmen, das KI automatisiert über Bewerber, Kreditwürdigkeit oder andere sensible Entscheidungen entscheiden lässt. Zu den Bereichen, für die besondere Hochrisiko-Regeln vorgesehen sind, gehören unter anderem bestimmte Anwendungen in Beschäftigung, Bildung, Biometrie, kritischer Infrastruktur, Migration und anderen sensiblen Bereichen. Diese Hochrisiko-Regeln gelten nach dem aktuellen Zeitplan für entsprechende Annex-III-Systeme ab 2. Dezember 2027. Für KI-Systeme, die Bestandteil bestimmter regulierter Produkte sind, gilt eine Übergangsfrist bis 2. August 2028. Digitale Strategie EuropasEin normaler Handwerksbetrieb, eine Agentur oder ein kleiner Dienstleister wird daher nicht allein dadurch zum Betreiber eines Hochrisiko-Systems, dass intern ein generatives KI-Werkzeug eingesetzt wird. Trotzdem sollte auch diese Nutzung nicht völlig ungeregelt stattfinden.
Ein Punkt des AI Act betrifft praktisch sehr viele Unternehmen: die sogenannte AI Literacy, auf Deutsch meist als KI-Kompetenz bezeichnet. Artikel 4 verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeiter und anderer Personen fördern, die in ihrem Auftrag mit solchen Systemen arbeiten. Dabei schreibt der AI Act keinen bestimmten Kurs und kein festes Zertifikat vor. Nach der 2026 erfolgten Anpassung wird auch kein exakt messbares „ausreichendes Niveau“ vorgeschrieben. Entscheidend ist vielmehr, dass Unternehmen angemessen berücksichtigen, welches Wissen die jeweiligen Personen besitzen, in welchem Zusammenhang KI eingesetzt wird und welche Auswirkungen die Nutzung haben kann. Digitale Strategie EuropasFür einen kleinen Betrieb kann das beispielsweise bedeuten: Mitarbeiter sollten wissen, dass KI falsche Informationen erzeugen kann, sensible Daten nicht gedankenlos eingegeben werden dürfen und ein KI-Ergebnis nicht automatisch richtig ist. Eine 50-seitige KI-Richtlinie ist dafür nicht zwangsläufig erforderlich. Ein nachvollziehbarer Umgang mit dem Thema dagegen schon.
Besonders wichtig sind die Transparenzpflichten nach Artikel 50. Diese Vorschriften gelten seit dem 2. August 2026. Anbieter und Betreiber bestimmter KI-Systeme müssen seitdem dafür sorgen, dass Menschen erkennen können, wann sie mit KI interagieren beziehungsweise wann bestimmte Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert wurden. Digitale Strategie EuropasEin einfaches Beispiel ist ein KI-Chatbot. Wenn ein Kunde auf einer Unternehmenswebsite mit einem automatisierten KI-System spricht, soll er grundsätzlich erkennen können, dass auf der anderen Seite kein Mensch sitzt. Die Kommission nennt Chatbots ausdrücklich als Beispiel für die Transparenzpflichten. Digitale Strategie EuropasÄhnliches gilt für einen KI-Telefonassistenten. Der Anrufer sollte nicht glauben, mit einer realen Mitarbeiterin oder einem realen Mitarbeiter zu sprechen, wenn tatsächlich ein KI-System das Gespräch führt. Das hatten wir auch in unserem Beitrag über KI-Telefonassistenten bereits angesprochen.
Nein. Das ist eines der häufigsten Missverständnisse. Artikel 50 führt keine allgemeine Pflicht ein, jeden Text mit „Dieser Text wurde mit KI erstellt“ zu versehen, sobald bei seiner Entstehung irgendwann ein KI-Werkzeug verwendet wurde. Die Transparenzpflichten hängen davon ab, was für ein System beziehungsweise welcher Inhalt vorliegt und in welcher Form er eingesetzt wird. Besonders relevant sind unter anderem direkt mit Menschen interagierende KI-Systeme, Deepfakes sowie bestimmte künstlich erzeugte oder manipulierte Inhalte. Digitale Strategie EuropasWenn beispielsweise ein Unternehmen KI bei der Strukturierung eines Blogbeitrags verwendet, den Text anschließend selbst prüft, bearbeitet und redaktionell verantwortet, ist das nicht dasselbe wie ein autonom erzeugter Deepfake oder ein KI-Chatbot, der gegenüber einem Kunden als Mensch erscheint. Gerade an dieser Stelle lohnt es sich, nicht aus Angst pauschal jeden internen KI-Einsatz zu kennzeichnen, sondern den konkreten Anwendungsfall zu betrachten.
Bei künstlich erzeugten oder manipulierten Medien wird Transparenz besonders wichtig. Der AI Act enthält Vorgaben für synthetische Inhalte und Deepfakes. Anbieter bestimmter generativer KI-Systeme müssen technische Möglichkeiten zur Erkennung beziehungsweise maschinenlesbaren Kennzeichnung solcher Inhalte bereitstellen. Auch für Betreiber können je nach konkretem Einsatz Kennzeichnungspflichten entstehen. Digitale Strategie EuropasBesonders offensichtlich ist das bei einem Video, in dem eine reale Person scheinbar etwas sagt oder tut, was tatsächlich künstlich erzeugt wurde. Hier geht es nicht darum, KI grundsätzlich zu verbieten. Es geht darum, Täuschung zu vermeiden.
Unternehmen, die einen KI-Chatbot oder KI-Telefonassistenten einsetzen, sollten die Transparenz direkt in den Ablauf integrieren. Ein Telefonassistent sollte beispielsweise nicht einfach sagen:
„Guten Tag, hier ist Anna.“
wenn dadurch der Eindruck entsteht, eine reale Person habe den Anruf angenommen. Eine transparentere Einleitung wäre beispielsweise:
„Guten Tag, Sie sprechen mit unserem digitalen KI-Telefonassistenten.“
Bei einem Website-Chat kann ein entsprechender Hinweis direkt im Chatfenster erfolgen. Das ist nicht nur eine juristische Formalität. Für den Kunden ist es schlicht fairer.
Der AI Act verfolgt grundsätzlich nicht das Ziel, Unternehmen die Nutzung künstlicher Intelligenz zu verbieten. Vielmehr sollen Risiken begrenzt und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar bleiben. Für kleine Unternehmen ist das eine wichtige Grundregel: Nur weil ein System eine Antwort erzeugt oder eine Empfehlung ausspricht, verschwindet die Verantwortung des Unternehmens nicht. Das betrifft beispielsweise:
Je wichtiger eine Entscheidung ist, desto weniger sollte man sich allein auf eine automatisch erzeugte Antwort verlassen.
Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht. Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen deshalb weiterhin die bestehenden datenschutzrechtlichen Vorgaben betrachtet werden. Unternehmen sollten beispielsweise klären: Welche Informationen werden an das KI-System übertragen? Wo werden sie verarbeitet? Wie lange werden Daten gespeichert? Für welchen Zweck werden sie verwendet? Wer kann darauf zugreifen? Ein KI-System kann nach dem AI Act zulässig sein und trotzdem datenschutzrechtliche Fragen aufwerfen. Umgekehrt bedeutet eine datenschutzrechtlich zulässige Verarbeitung noch nicht automatisch, dass sämtliche Anforderungen des AI Act erfüllt sind. Beide Bereiche müssen getrennt betrachtet werden.
Unabhängig von der rechtlichen Einstufung sollte jedes Unternehmen eine einfache interne Regel haben: Nicht jede Information gehört in ein externes KI-System. Dazu können beispielsweise gehören: Kundenlisten, Zugangsdaten, Passwörter, API-Schlüssel, interne Verträge, Gesundheitsdaten oder vertrauliche Geschäftsinformationen. Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden dürfen, hängt vom eingesetzten Dienst, den vertraglichen Bedingungen und dem jeweiligen Anwendungsfall ab. Die einfache Frage vor einer Eingabe sollte deshalb lauten:
„Würde ich diese Information auch einem externen Dienstleister zur Verarbeitung übergeben?“
Wenn die Antwort Nein lautet, sollte sie auch nicht unüberlegt in ein KI-System eingegeben werden.
Auch diese Unterscheidung ist wichtig. Ein Anbieter entwickelt ein KI-System beziehungsweise bringt es unter den Voraussetzungen des AI Act auf den Markt oder stellt es bereit. Ein Betreiber verwendet ein KI-System dagegen im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit. Ein kleiner Betrieb, der ein bestehendes KI-Werkzeug einsetzt, ist daher typischerweise nicht automatisch der Entwickler des zugrunde liegenden KI-Modells. Die jeweiligen Pflichten unterscheiden sich entsprechend. Besonders umfassende Verpflichtungen für sogenannte General-Purpose-AI-Modelle betreffen in erster Linie deren Anbieter. Dazu gehören beispielsweise technische Dokumentation, Informationen für nachgelagerte Anbieter und Regelungen zum Urheberrecht. Diese Vorgaben gelten bereits seit August 2025. Digitale Strategie Europas
Einige KI-Praktiken betrachtet die EU als so problematisch, dass sie grundsätzlich verboten sind. Dazu gehören bestimmte manipulative oder ausbeuterische Anwendungen sowie verschiedene besonders grundrechtsrelevante Formen der Bewertung oder Überwachung. Die Verbote gelten bereits seit Februar 2025. Digitale Strategie EuropasFür den normalen KI-Einsatz eines kleinen Betriebs sind solche Szenarien meist weit entfernt. Trotzdem zeigt dieser Teil des Gesetzes, dass der AI Act eben nicht einfach „KI reguliert“, sondern danach unterscheidet, welche Auswirkungen ein konkreter Einsatz haben kann.
Die möglichen Bußgelder des AI Act sind erheblich. Bei Verstößen gegen verbotene KI-Praktiken sieht die Verordnung grundsätzlich Geldbußen von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor. Bei bestimmten anderen Pflichtverletzungen, darunter auch Verstöße gegen Artikel 50, sieht die Verordnung grundsätzlich bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor. Für KMU gilt allerdings eine wichtige Besonderheit: Dort ist jeweils der niedrigere Betrag aus dem absoluten Höchstbetrag und dem prozentualen Umsatzbetrag maßgeblich. Außerdem müssen Sanktionen verhältnismäßig sein und die wirtschaftliche Lebensfähigkeit kleiner Unternehmen berücksichtigen. EUR-LexDeshalb halte ich Überschriften wie:
„Jeder falsche KI-Text kostet jetzt 15 Millionen Euro“
für völlig irreführend. Die tatsächliche Rechtslage ist differenzierter.
Für viele Betriebe reicht zunächst ein überschaubarer Prozess. Zuerst sollte erfasst werden, welche KI-Werkzeuge überhaupt verwendet werden. Danach sollte für jedes Werkzeug geklärt werden: Was macht es? Welche Daten erhält es? Arbeiten Mitarbeiter damit oder interagieren Kunden direkt damit? Kann das Ergebnis Entscheidungen über Menschen beeinflussen? Werden Bilder, Audio oder andere synthetische Inhalte erzeugt? Wer prüft das Ergebnis? Anschließend können einfache Regeln definiert werden. Zum Beispiel: KI darf unterstützen. Kritische Entscheidungen und veröffentlichte Ergebnisse bleiben menschlich verantwortet. Das ist für einen kleinen Betrieb oft sinnvoller als eine umfangreiche theoretische KI-Richtlinie, die anschließend niemand versteht.
Auch bei Digitalwerk Oberland setzen wir KI-gestützte Werkzeuge ein. Wir betrachten KI dabei als Werkzeug innerhalb des Entwicklungsprozesses, nicht als Ersatz für Verantwortung. Sie unterstützt uns unter anderem bei:
Änderungen an unseren Systemen werden geprüft und von uns verantwortet. Besonders wichtig ist für uns die Trennung zum Kundenkontakt: Beratung, Support und Kundenkommunikation werden bei Digitalwerk Oberland nicht autonom durch KI durchgeführt. Wenn ein Firmenkunde mit uns spricht oder Unterstützung benötigt, soll daraus kein versteckter KI-Kundendienst werden. KI kann intern helfen, ein Problem schneller zu analysieren. Die Entscheidung und Kommunikation bleiben bei uns. Das entspricht auch dem Grundsatz, den wir auf unserer Unternehmensseite formulieren: KI als Werkzeug, nicht als Ersatz für Verantwortung.
Auch hier ist eine differenzierte Betrachtung wichtig. Wenn KI beispielsweise bei Recherche, Strukturierung oder sprachlicher Überarbeitung unterstützt, ein Artikel anschließend aber geprüft, verändert und redaktionell verantwortet veröffentlicht wird, entsteht daraus nicht automatisch dieselbe Transparenzpflicht wie bei einem Deepfake oder einem autonomen KI-Chat. Das bedeutet nicht, dass Unternehmen ihre KI-Nutzung verstecken sollten. Transparenz kann freiwillig sinnvoll sein. Eine pauschale Pflicht, jede Website mit einem Hinweis wie „mit ChatGPT erstellt“ zu versehen, ergibt sich aus Artikel 50 jedoch nicht. Digitale Strategie EuropasGerade deshalb haben wir uns bei Digitalwerk Oberland für einen anderen Weg entschieden: Wir erklären offen, wofür wir KI grundsätzlich einsetzen und wo bewusst nicht.Das ist aussagekräftiger als ein pauschales KI-Etikett auf jedem einzelnen Text.
Der AI Act gilt nicht seit einem einzigen Stichtag vollständig. Die Einführung erfolgt schrittweise: 2. Februar 2025: Bestimmte verbotene KI-Praktiken und die Vorgaben zur KI-Kompetenz werden anwendbar. 2. August 2025: Governance-Regeln und Verpflichtungen für Anbieter von General-Purpose-AI-Modellen werden anwendbar. 2. August 2026: Weitere zentrale Vorschriften sowie insbesondere die Transparenzanforderungen nach Artikel 50 werden anwendbar. Die zuständigen Behörden beginnen mit der entsprechenden Durchsetzung. Digitale Strategie Europas 2. Dezember 2027: Die Regeln für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme nach Annex III werden anwendbar. 2. August 2028: Regeln für Hochrisiko-KI, die in bestimmte regulierte Produkte eingebettet ist, folgen. Digitale Strategie EuropasGerade ältere Artikel zum AI Act können deshalb mittlerweile falsche Fristen enthalten.
Für kleine Unternehmen bedeutet der EU AI Act nicht, dass KI plötzlich nicht mehr verwendet werden darf. Auch muss nicht wegen jedes KI-unterstützten Textes ein umfangreiches Compliance-Projekt gestartet werden. Wichtig ist etwas anderes: Unternehmen sollten wissen, welche KI-Systeme sie einsetzen, welche Daten damit verarbeitet werden und welche Auswirkungen daraus entstehen können. Kunden sollten erkennen können, wenn sie unmittelbar mit einem KI-System interagieren. Mitarbeiter sollten verstehen, welche Grenzen solche Systeme haben. Und Entscheidungen mit echten Konsequenzen sollten nicht deshalb ungeprüft bleiben, weil eine KI eine überzeugend klingende Antwort geliefert hat. KI kann viele Arbeitsabläufe erheblich unterstützen. Verantwortung lässt sich allerdings nicht an ein Modell delegieren. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information über den EU AI Act und stellt keine Rechtsberatung dar. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen und deren Anwendung im konkreten Einzelfall.
Stand der inhaltlichen Prüfung: 20. August 2026.
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