Vom Angebot über den Auftrag bis zur ZUGFeRD-2.5-E-Rechnung

Voraussetzungen

• Kunde mit vollständiger Rechnungsanschrift
• Gepflegte Leistungen oder Artikel
• Geprüfte Unternehmens- und Rechnungseinstellungen

Praxisanleitung Schritt für Schritt

1. Schritt 1: Kundenakte und Rechnungsanschrift kontrollieren

   Öffnen Sie den Kunden, für den das Angebot bestimmt ist. Kontrollieren Sie im Kundendatensatz Firmenname, Ansprechpartner, Anschrift und Kontaktangaben. Diese Daten bilden die Grundlage für das Angebot und später für Auftrag und Rechnung. Ist der Empfänger eine öffentliche Stelle, klären Sie bereits jetzt, ob für die spätere XRechnung eine Leitweg-ID oder andere Käuferreferenz verlangt wird. Das E-Rechnungsformat wird jedoch erst bei der Rechnungsausgabe relevant.

   

2. Schritt 2: Angebot im Kundenkontext anlegen

   Starten Sie das neue Angebot aus dem Kundenkontext oder über die Angebotsansicht und wählen Sie den richtigen Kunden. Erfassen Sie die Angebotsangaben und übernehmen Sie vorhandene Leistungen oder Artikel. Ergänzen Sie individuelle Positionen nur dort, wo der konkrete Leistungsumfang dies erfordert. Prüfen Sie Bezeichnung, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz und mögliche Rabatte jeder Position, bevor Sie das Angebot speichern.

   

3. Schritt 3: Summen und Bedingungen im Angebot prüfen

   Öffnen Sie das gespeicherte Angebot und kontrollieren Sie die zusammengestellten Positionen, Zwischen- und Gesamtbeträge sowie die verwendeten Steuerangaben. Prüfen Sie außerdem Empfänger, Angebotsdatum, Gültigkeit und hinterlegte Zahlungs- oder Leistungshinweise. Nutzen Sie die Vorschau beziehungsweise das erzeugte Angebotsdokument, um die Darstellung aus Sicht des Empfängers zu kontrollieren. ZUGFeRD und XRechnung spielen bei dieser Angebotsprüfung noch keine Rolle.

4. Schritt 4: Angebot bereitstellen und Entscheidung verfolgen

   Verwenden Sie am geprüften Angebot die vorhandene Versand- beziehungsweise Bereitstellungsaktion. CloudCRM kann dem Empfänger einen geschützten Online-Zugang zum Angebot bereitstellen. Dort lässt sich das Angebot anzeigen und annehmen oder ablehnen. Beobachten Sie anschließend den Angebotsstatus im Angebotsvorgang. Eine Annahme sollte erst weiterverarbeitet werden, wenn sie am richtigen Angebot und beim richtigen Kunden sichtbar ist.

5. Schritt 5: Angenommenes Angebot in Auftrag übernehmen

   Öffnen Sie das angenommene Angebot und verwenden Sie die vorgesehene Umwandlungsaktion zum Auftrag. CloudCRM übernimmt den Kundenbezug und die Angebotspositionen in den neuen Auftragsvorgang. Kontrollieren Sie in der Auftragsansicht, ob Leistungsumfang, Mengen, Preise und Texte vollständig übernommen wurden. Änderungen, die nach der Annahme vereinbart wurden, sollten fachlich geklärt und im Auftrag nachvollziehbar berücksichtigt werden.

   

6. Schritt 6: Auftrag nach Leistungserbringung abrechnen

   Wenn die vereinbarten Leistungen erbracht sind, öffnen Sie den Auftrag und starten die vorhandene Aktion zur Rechnungserstellung. Prüfen Sie in der neuen Rechnung erneut Empfänger, Rechnungsdatum, Positionen, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag. Die Auftragsdaten dienen als Grundlage, ersetzen aber nicht die abschließende Rechnungskontrolle. Erst die geprüfte Rechnung sollte fertiggestellt oder an den Empfänger ausgegeben werden.

7. Schritt 7: Passendes E-Rechnungsformat ausgeben

   Wählen Sie das Rechnungsformat nach den Anforderungen des Empfängers. CloudCRM unterstützt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X für eine PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten sowie XRechnung als strukturiertes Rechnungsformat. Bei einer XRechnung muss eine verlangte Leitweg-ID oder Käuferreferenz korrekt hinterlegt sein. Kontrollieren Sie die erzeugte Ausgabe und anschließend die Zuordnung von Angebot, Auftrag und Rechnung beim Kunden.

   

Passende CloudCRM-Funktionen

• Digitale Kundenakte
• Angebote und Aufträge
• ZUGFeRD 2.5 / Factur-X
• XRechnung

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