Kleinunternehmerregelung verständlich erklärt

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kann Umsätze kleiner Unternehmen von der Umsatzsteuer befreien. Auf diesen Rechnungen wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, muss für das jeweilige Unternehmen und Kalenderjahr geprüft werden.

Für die von § 19 UStG erfassten Umsätze bestehen grundsätzlich vereinfachte umsatzsteuerliche Pflichten. Gleichzeitig ist der Vorsteuerabzug regelmäßig ausgeschlossen. Sonderfälle, andere Umsatzarten und Erklärungspflichten können eine gesonderte Prüfung erfordern.

Die neuen Umsatzgrenzen (Gültig ab 2025/2026)

Seit 2025 gelten nach § 19 UStG folgende Schwellenwerte für den maßgeblichen Gesamtumsatz:

• Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr hat 25.000 Euro (früher 22.000 €) nicht überstiegen.
• Ihr Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr überschreitet 100.000 Euro nicht.

Neu: Die EU-Kleinunternehmerregelung

Seit dem 1. Januar 2025 kann die Kleinunternehmerregelung unter zusätzlichen Voraussetzungen auch grenzüberschreitend innerhalb der EU genutzt werden. Dafür ist ein besonderes Meldeverfahren über das Bundeszentralamt für Steuern vorgesehen; außerdem gilt eine unionsweite Umsatzgrenze. Vor der Nutzung sollte geprüft werden, ob alle inländischen und unionsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wie muss eine Kleinunternehmer-Rechnung aussehen?

Da Sie keine Umsatzsteuer erheben, darf diese auf keinen Fall auf Ihren Rechnungen (oder in Form von E-Rechnungen wie ZUGFeRD) als separater Posten oder Prozentsatz stehen. Weisen Sie die Steuer fälschlicherweise aus, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt.

Eine Kleinunternehmerrechnung muss auf die geltende Steuerbefreiung hinweisen. Eine mögliche Formulierung ist:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen.“

Den Überblick behalten: Software als Helfer

Gerade weil die Grenzen von 25.000 € bzw. 100.000 € scharfe Konsequenzen nach sich ziehen, müssen Sie Ihren laufenden Umsatz exakt überwachen. Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind Leistungen von Kleinunternehmern nach aktueller Rechtslage ausgenommen.

• Umsatz-Überwachung: Nutzen Sie Software mit integrierten Warnsystemen (wie das Kleinunternehmer-Radar in CloudCRM), die Sie optisch warnt, wenn Sie sich der 25.000 € Grenze nähern.
• Rechnungsangaben: Software kann den Hinweis auf die Steuerbefreiung übernehmen und Umsatzsteuerfelder in den ZUGFeRD/XML-Daten passend vorbelegen. Die Rechnung muss vor dem Versand geprüft werden.