Ein Kunde fragt nach seinem Auftrag. Das Angebot liegt im Büro, die letzte Absprache hat ein Mitarbeiter unterwegs getroffen und zur Rechnung ist bereits eine Teilzahlung eingegangen. Für eine verlässliche Antwort müssen mehrere Informationen zusammenkommen. Genau an diesen Übergängen setzt CloudCRM 1.3.x an.
Die neue Versionsreihe verbindet die Arbeit an Kundenakten, kaufmännischen Dokumenten und Finanzen enger miteinander. Dazu kommen das Steuer-Center und zwei mobile Apps mit unterschiedlichen Aufgaben. Für kleine Unternehmen zählt dabei vor allem eine Frage: Hilft mir die Software, einen Vorgang ohne unnötige Rückfragen weiterzuführen?
Eine Kundenakte, mit der Sie weiterarbeiten können
Eine Telefonnummer ist schnell gefunden. Schwieriger wird es, wenn die passende Gesprächsnotiz, der letzte Termin oder ein offenes Ticket fehlen. In CloudCRM bleiben diese Informationen beim Kunden und seinen Vorgängen erreichbar. Die überarbeiteten Akten führen Stammdaten, Verlauf, Notizen, Termine und Dokumentaktionen verständlicher zusammen.
Das hilft besonders bei Übergaben. Übernimmt eine Kollegin einen Vorgang, kann sie an vorhandene Informationen anknüpfen. Eine Wiedervorlage erinnert an den nächsten Kontakt, ein Ticket hält eine offene Frage fest und der Auftrag zeigt, worum es im konkreten Fall geht.
So entsteht aus der Kundenverwaltung eine Arbeitsgrundlage für das ganze Team. Wer eine Auskunft gibt, muss den Zusammenhang nicht erst aus einzelnen Nachrichten rekonstruieren.
Vom Angebot bis zum offenen Restbetrag
Nach einem erfolgreichen Gespräch beginnt die kaufmännische Arbeit: Positionen abstimmen, ein Angebot weiterführen, den Auftrag bearbeiten und schließlich die Rechnung erstellen. CloudCRM unterstützt diesen Zusammenhang und baut die zugehörigen Aktionen auch in der App aus.
Mit Version 1.3.x werden unter anderem Teilzahlungen, offene Beträge und Ratenvereinbarungen in der App verständlicher dargestellt und bearbeitet. Dokumentvorschauen, PDF-Ausgabe und berechtigte Folgeaktionen helfen dabei, auch unterwegs den passenden nächsten Schritt zu finden.
Eine hilfreiche Unterscheidung betrifft den Rechnungsversand: Der Zustand einer Rechnung und der Zustand ihrer E-Mail werden getrennt angezeigt. Eine erstellte Rechnung, ein vorgemerkter Versand und die Annahme durch den Mailserver sind unterschiedliche Schritte. Der Verlauf macht diese Unterschiede nachvollziehbar.
Eine Finanzübersicht, die den Bearbeitungsbedarf zeigt
Im Tagesgeschäft reicht es selten, nur eine Summe zu sehen. Sie möchten erkennen, welche Zahlung noch offen ist, welche Buchung geprüft werden muss und wo eine technische Korrektur vorliegt. Die überarbeitete Finanzübersicht unterscheidet diese Fälle deutlicher.
Auch die Zuordnung von Zahlungen zu Kunden und Firmen wurde verbessert. Entwürfe und prüfbedürftige Kassenbucheinträge lassen sich mit den entsprechenden Rechten ebenfalls in der App bearbeiten. Auswertungen für den ausgewählten Zeitraum unterstützen den Blick auf die wirtschaftliche Entwicklung.
Der Nutzen liegt in einer konkreteren Arbeitsliste: Statt jede Auffälligkeit gleich zu behandeln, kann Ihr Team gezielt die Vorgänge aufgreifen, bei denen tatsächlich etwas zu erledigen ist.
Steuer-Center und Apps erweitern den Arbeitsablauf
Das Steuer-Center im Business-Paket führt die Vorbereitung, Prüfung und Freigabe von Steuerfällen bis zur eingerichteten ELSTER-Übermittlung weiter. Die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei bleibt Teil dieses Ablaufs.
Unterwegs übernehmen die CloudCRM-Apps unterschiedliche Aufgaben: Die Tablet-App bringt Kundenakten und kaufmännische Arbeit zum Kundentermin. Die Außendienst-App konzentriert sich auf zugewiesene Aufträge, Zeiten, Fotos und Nachrichten am Einsatzort.
Damit verbindet CloudCRM die Informationswege zwischen Büro, Kundengespräch und Ausführung. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem gebuchten Paket, zusätzlichen Modulen und den vergebenen Benutzerrechten.
Berechtigungen passend zur Verantwortung vergeben
Ein Mitarbeiter, der einen Auftrag dokumentiert, benötigt andere Möglichkeiten als die Person, die Rechnungen freigibt oder Finanzdaten exportiert. CloudCRM 1.3.x unterscheidet Zugriffe und Aktionen genauer. Diese Rechte werden auch bei der Arbeit über die App berücksichtigt.
So können Aufgaben im Team verteilt werden, ohne jeder Person sämtliche Verwaltungsfunktionen zu öffnen. Gleichzeitig zeigen verständlichere Rückmeldungen, ob eine Eingabe gespeichert wurde, noch auf ihre Übertragung wartet oder wegen eines geänderten Datenstands geprüft werden muss.
Prüfen Sie CloudCRM an einem echten Ablauf Ihres Betriebs
Der beste Einstieg ist ein Vorgang, den Sie gut kennen: eine Anfrage, aus der ein Angebot, ein Auftrag und eine Rechnung werden. Daran lässt sich schnell erkennen, welche Informationen Ihr Team benötigt und an welchen Stellen heute noch doppelte Arbeit entsteht.
Wir zeigen Ihnen CloudCRM anhand dieses Ablaufs und besprechen, welches Paket und welche Erweiterungen dazu passen. Vereinbaren Sie eine unverbindliche CloudCRM-Demo und sehen Sie, wie sich Ihre tägliche Arbeit mit Version 1.3.x organisieren lässt.