Das CloudCRM Steuer-Center: Von der Belegsuche zum nachvollziehbaren Steuerfall

Die Steuerkanzlei fragt nach einem Beleg. Die Datei ist vorhanden, aber die Zuordnung zum richtigen Vorgang fehlt. Eine Rückfrage wurde bereits beantwortet, nur weiß die zuständige Kollegin davon noch nichts. Solche kleinen Unterbrechungen machen die Vorbereitung von Steuerunterlagen unnötig aufwendig.

Das Steuer-Center in CloudCRM 1.3.x bringt Unterlagen, Formularstände und Zuständigkeiten in einen gemeinsamen Ablauf. Es gehört ausschließlich zum Business-Paket. Mit der freigegebenen produktiven ELSTER-Anbindung können entsprechend eingerichtete Vorgänge nach Prüfung und ausdrücklicher Freigabe übermittelt werden.

Der praktische Vorteil beginnt schon davor: Sie erkennen, was vorbereitet ist, wo Angaben fehlen und welcher nächste Schritt ansteht.

Mit dem passenden Steuerfall beginnen

Im Steuer-Center wählen Sie den vorgesehenen Vorgang und das passende Steuerjahr beziehungsweise den Zeitraum. Der Formularbestand umfasst unter anderem Bereiche wie EÜR, Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer sowie Nachrichten und Belegnachreichungen. Welche Verfahren und Jahre für Ihre Firma nutzbar sind, richtet sich nach dem freigegebenen Stand und Ihrer Einrichtung.

Längere Formulare werden durch Abschnittsauswahl, Feldsuche und Erläuterungen zugänglicher. Pflichtfeldhinweise und Prüfmeldungen helfen, offene Angaben gezielt zu bearbeiten. So müssen Sie bei einer Rückfrage nicht jedes Mal das gesamte Formular durchsuchen.

Vorhandene Unternehmensdaten und Buchhaltungsquellen können bewusst in einen Entwurf übernommen werden. Die Herkunft der Angaben bleibt dabei erkennbar. Das erleichtert die Kontrolle und die Abstimmung mit der Kanzlei.

Vier Schritte mit klarer Verantwortung

Zwischen einem gespeicherten Entwurf und einer übermittelten Erklärung liegen unterschiedliche Arbeitsschritte. CloudCRM macht diese Schritte sichtbar:

1. Vorbereiten: Angaben sammeln, Quellen übernehmen, fehlende Informationen ergänzen und Unterlagen zuordnen.
2. Prüfen: Den gespeicherten Stand ansehen, technische Prüfhinweise bearbeiten und fachliche Fragen mit der Steuerkanzlei klären.
3. Freigeben: Eine berechtigte Person bestätigt den vorgesehenen Stand ausdrücklich.
4. Übermitteln: Der eingerichtete Vorgang wird über die ELSTER-Anbindung versendet; Rückmeldungen und Nachweise bleiben nachvollziehbar.

Nach Änderungen wird der neue Stand erneut geprüft und freigegeben. Dadurch bleibt erkennbar, auf welchen Inhalt sich eine Bestätigung bezieht. Die technische Prüfung unterstützt die Bearbeitung; die fachliche Beurteilung des Steuerfalls bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei.

Belege dort ablegen, wo sie gebraucht werden

PDF-Anlagen lassen sich dem passenden Vorgang zuordnen. Angezeigte Grenzen für Anzahl, Größe und Seitenzahl unterstützen die Vorbereitung einer Belegnachreichung. Entscheidend ist, dass eine Datei zusammen mit dem Steuerfall und seinem Bearbeitungsstand auffindbar bleibt.

Ein Beispiel: Bei der gemeinsamen Durchsicht fällt eine fehlende Unterlage auf. Ihr Team ergänzt den Beleg am zugehörigen Vorgang und hält die offene Rückfrage fest. Die Kanzlei kann anschließend am gleichen Zusammenhang weiterarbeiten, statt einen weiteren E-Mail-Anhang erst wieder zuordnen zu müssen.

Steuerdokumente und Protokolle sind außerdem mit der Dokumentenverwaltung und dem Firmenspeicher verbunden. Das erleichtert die spätere Suche nach dem verwendeten Formularstand und den zugehörigen Unterlagen.

Die Zusammenarbeit mit der Kanzlei bleibt gezielt steuerbar

Unterlagen zusammentragen, einen Entwurf bearbeiten und eine Übermittlung freigeben sind unterschiedliche Verantwortungen. Die Berechtigungen lassen sich entsprechend verteilen. Ein externer Steuerberater erhält Zugang über eine ausdrückliche Firmenzuordnung.

Auch die vorhandenen Möglichkeiten zur Übergabe von Buchungsdaten und Belegen bleiben nutzbar. Der DATEV-kompatible Export ergänzt die Zusammenarbeit dort, wo Ihre Kanzlei Daten in ihrer eigenen Umgebung weiterverarbeitet. Die ELSTER-Anbindung erweitert diese Arbeitswege.

Für Ihren Betrieb bedeutet das: Sie können die Vorbereitung im eigenen Team organisieren und gemeinsam mit der Kanzlei festlegen, wer welche Schritte übernimmt.

Rückmeldungen richtig einordnen

Posteingang, Postausgang, Nachrichten und Bearbeitungsstände helfen, den Überblick zu behalten. Vorhandene Bescheiddaten können lesbar aufbereitet werden; empfangene Originale bleiben erhalten. Fachlich bestätigte Fristen lassen sich mit CRM-Aufgaben verbinden.

Eine technische Eingangsbestätigung und ein Steuerbescheid sind dabei verschiedene Dinge. CloudCRM zeigt Bearbeitungs- und Übermittlungsstände nachvollziehbar an, damit Rückmeldungen zum jeweiligen Vorgang passen.

Das Steuer-Center passend für Ihre Firma einrichten

Für produktive Übermittlungen benötigen Sie neben dem Business-Paket die passenden Benutzerrechte, ein geeignetes ELSTER-Zertifikat und die Einrichtung der vorgesehenen Verfahren und Jahre. Im Demo-Zugang wird der Ablauf als Testsimulation gezeigt.

Besprechen Sie mit uns, welche Steuerfälle Sie vorbereiten möchten und wie Ihre Kanzlei eingebunden werden soll. Lernen Sie das CloudCRM Steuer-Center kennen oder vereinbaren Sie eine unverbindliche Demonstration. Informationen zur gemeinsamen Arbeit finden Sie auch auf unserer Seite zum Steuerberater-Zugang.