Dieselben Positionen, dreimal erfasst
Leistungen und Artikel werden für Angebot, Auftrag und Rechnung immer wieder neu eingegeben.
Ein Vorgang statt dreimal neu anfangen
Auftragsverwaltung-Software: vom Angebot bis zur Rechnung
Das Angebot ist angenommen, und jetzt? Mit CloudCRM übernehmen Sie die vorhandenen Kunden- und Positionsdaten in den Auftrag. Nach Abschluss entsteht daraus die Rechnung, ohne alles noch einmal einzutippen.
- Angebot in Auftrag wandeln
- Leistungen weiterverwenden
- Aus Auftrag abrechnen
Aus dem Arbeitsalltag
Warum der Überblick zwischen Angebot und Rechnung verloren geht
Das Angebot liegt als PDF vor, der Arbeitsstand in einer Liste und die Rechnung entsteht später in einer anderen Anwendung. Änderungen müssen mehrfach nachgezogen werden, und niemand sieht auf Anhieb, wo der Auftrag gerade steht.
Ist der Auftrag schon erledigt?
Ohne gemeinsamen Status müssen Mitarbeitende nachfragen oder verschiedene Listen vergleichen.
Die Abrechnung beginnt mit Suchen
Dokumentation und erbrachte Leistungen liegen nicht dort, wo die Rechnung vorbereitet wird.
So kann CloudCRM helfen
Ein Auftrag baut auf dem Angebot auf
Ein online geprüftes Angebot lässt sich direkt als Auftrag weiterführen. Ist die Arbeit erledigt, entsteht daraus die Rechnung. Dokumente, Notizen und Kundendaten bleiben währenddessen am selben Vorgang.
Angebote
Leistungen und Artikel aus dem zentralen Katalog bilden die Angebotspositionen.
Aufträge
Angenommene Angebote werden ohne erneute Positionserfassung weitergeführt.
Dokumentation
Dateien, Notizen und Kundenkommunikation ergänzen den Arbeitsstand.
Rechnungen
Erledigte Aufträge können inklusive E-Rechnungsformaten abgerechnet werden.
Alle Bereiche im Zusammenhang: CloudCRM im Überblick ansehen.
Schritt für Schritt
So wandert der Vorgang durch den Betrieb
So könnte Ihr Arbeitsalltag mit CloudCRM aussehen: Die Schritte zeigen, wie Sie vom ersten Eintrag zur erledigten Aufgabe kommen.
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Schritt 1
Wählen Sie Kunde und Leistungen, prüfen Sie die Positionen und senden Sie das Angebot als PDF oder geschützten Online-Link.
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Schritt 2
Ihr Kunde kann online zustimmen oder ablehnen. Nach der Zusage übernehmen Sie das Angebot in einen Auftrag und planen die nächsten Schritte.
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Schritt 3
Übernehmen Sie die Positionen und geprüften Einsatzleistungen in einen Rechnungsentwurf. Sie kontrollieren die Angaben und geben die fertige Rechnung frei.
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Schritt 4
Gut zu wissen: Angebot, Auftrag und Rechnung bleiben verbunden. Die Prüfung vor der Abrechnung behalten Sie selbst in der Hand.
Sicherheit und Datenschutz
Kundendaten kontrolliert bearbeiten
Rollen und Berechtigungen grenzen kaufmännische und administrative Funktionen nach Zuständigkeit ab. Firmenbezogene Datenbereiche und deutsche Infrastruktur unterstützen kontrollierte Abläufe.
Welche Rollen und Einstellungen zu Ihrem Betrieb passen, können wir in der Demo gemeinsam durchgehen.
Rollen und BerechtigungenZugriffe nach Zuständigkeit steuern
Firmenbezogene BereicheDatenzugriffe an Firma und Rechte binden
Serverstandort DeutschlandDeutsche Infrastruktur für CloudCRM
Persönlicher KontaktFragen direkt mit Digitalwerk Oberland klären
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Kann ein Angebot in einen Auftrag umgewandelt werden?
Ja. Angenommene Angebote können mit ihren Kunden- und Positionsdaten als Auftrag weitergeführt werden.
Entsteht die Rechnung direkt aus dem Auftrag?
Ein erledigter Auftrag kann in eine Rechnung überführt werden, ohne Positionen erneut abzutippen.
Gibt es einen Leistungs- und Warenkatalog?
Ja. Dienstleistungen, Stundensätze, Artikel und Materialien lassen sich zentral pflegen und in Vorgängen verwenden.
Was sollte ich für den Einstieg wissen?
Angebot, Auftrag und Rechnung bleiben verbunden. Die Prüfung vor der Abrechnung behalten Sie selbst in der Hand.
In Ruhe ansehen
Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann?
In einer kostenlosen Demo sprechen wir zuerst über Ihren heutigen Ablauf. Anschließend zeigen wir Ihnen die CloudCRM-Bereiche, die dafür wirklich relevant sind.