Alles mehrfach eingeben
Adresse, Positionen und Zahlungsdaten wandern von einem Programm ins nächste. Bei jeder Übertragung können sich Fehler einschleichen.
Vom Kundenkontakt bis zur Rechnung
CRM mit E-Rechnung – ohne doppelte Datenpflege
Ein Kunde ist angelegt, das Angebot längst geschrieben – warum sollten dieselben Angaben für die Rechnung noch einmal erfasst werden? Mit CloudCRM nutzen Sie vorhandene Kunden- und Auftragsdaten direkt für die E-Rechnung.
- ZUGFeRD 2.5 und XRechnung
- Weniger doppelte Datenerfassung
- Rechnung bleibt beim Kunden
Aus dem Arbeitsalltag
Warum getrennte Systeme unnötig Arbeit machen
Die Adresse steht im CRM, die Leistungen in einer Tabelle und die Rechnung entsteht in einem dritten Programm. Solche Wechsel kosten Zeit – und erhöhen das Risiko, dass Beträge, Anschriften oder Referenzen nicht mehr zusammenpassen.
Die Vorgeschichte fehlt
Wer eine Rechnung öffnet, sollte auch das Angebot, den Auftrag und die Kundenkommunikation dazu finden können.
Was ist noch offen?
Bei Teilzahlungen reicht ein Blick auf die ursprüngliche Rechnung nicht aus. Der aktuelle Restbetrag muss ebenfalls sichtbar sein.
So kann CloudCRM helfen
So wird aus dem Auftrag eine E-Rechnung
CloudCRM übernimmt die bereits gepflegten Kunden- und Positionsdaten in die Rechnung. Als Ausgabe stehen ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 und XRechnung zur Verfügung. Für eingehende E-Rechnungen gibt es DigitInvoice.
Kundendaten weiterverwenden
Anschrift und Rechnungsangaben stehen dort bereit, wo der nächste Beleg entsteht.
Kein Neustart nach dem Angebot
Ein angenommenes Angebot wird zum Auftrag. Ist die Arbeit erledigt, kann daraus die Rechnung entstehen.
Das passende E-Rechnungsformat
Je nach Empfänger erzeugen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung.
Auch nach dem Versand den Überblick behalten
Teilzahlungen, offene Restbeträge, Bankimport und Kassenbuch helfen bei der weiteren Bearbeitung.
Alle Bereiche im Zusammenhang: CloudCRM im Überblick ansehen.
Schritt für Schritt
Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein neuer Beleg beginnt nicht wieder bei null. Die Informationen wandern mit dem Vorgang weiter.
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Schritt 1
Kunden- und Rechnungsdaten im Kundenstamm pflegen.
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Schritt 2
Angebot mit Leistungen oder Artikeln erstellen und in einen Auftrag übernehmen.
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Schritt 3
Nach Abschluss die Rechnung im benötigten E-Rechnungsformat erzeugen.
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Schritt 4
Zahlung oder Teilzahlung erfassen und den offenen Betrag nachvollziehen.
Sicherheit und Datenschutz
Kundendaten kontrolliert bearbeiten
Nicht jede Person im Team braucht Zugriff auf alle kaufmännischen Bereiche. Mit Rollen und Berechtigungen lassen sich Zuständigkeiten abbilden. Die Datenbereiche sind firmenbezogen; CloudCRM wird auf Servern in Deutschland betrieben.
Welche Rollen und Einstellungen zu Ihrem Betrieb passen, können wir in der Demo gemeinsam durchgehen.
Rollen und BerechtigungenZugriffe nach Zuständigkeit steuern
Firmenbezogene BereicheDatenzugriffe an Firma und Rechte binden
Serverstandort DeutschlandDeutsche Infrastruktur für CloudCRM
Persönlicher KontaktFragen direkt mit Digitalwerk Oberland klären
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Welche E-Rechnungsformate unterstützt CloudCRM?
CloudCRM unterstützt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 im EN-16931-Profil sowie XRechnung.
Kann eine Rechnung aus einem Auftrag entstehen?
Ja. Ein erledigter Auftrag kann in eine Rechnung überführt werden, sodass Kunden- und Positionsdaten nicht erneut eingegeben werden müssen.
Wie werden eingehende E-Rechnungen verarbeitet?
Dafür steht DigitInvoice bereit. Strukturierte Daten geeigneter ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnungsdateien werden ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet.
Sind Teilzahlungen abbildbar?
Ja. Zahlungen können mit Datum und Zahlungsart erfasst werden; bei Teilzahlungen bleibt der offene Restbetrag an der Rechnung sichtbar.
In Ruhe ansehen
Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann?
In einer kostenlosen Demo sprechen wir zuerst über Ihren heutigen Ablauf. Anschließend zeigen wir Ihnen die CloudCRM-Bereiche, die dafür wirklich relevant sind.