Alles mehrfach eingeben
Adresse, Positionen und Zahlungsdaten wandern von einem Programm ins nächste. Bei jeder Übertragung können sich Fehler einschleichen.
Vom Kundenkontakt bis zur Rechnung
CRM mit E-Rechnung, ohne doppelte Datenpflege
Ein Kunde ist angelegt, das Angebot längst geschrieben, warum sollten dieselben Angaben für die Rechnung noch einmal erfasst werden? Mit CloudCRM nutzen Sie vorhandene Kunden- und Auftragsdaten direkt für die E-Rechnung.
- ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09
- Weniger doppelte Datenerfassung
- XRechnung-Eingang mit DigitInvoice
Aus dem Arbeitsalltag
Warum getrennte Systeme unnötig Arbeit machen
Die Adresse steht im CRM, die Leistungen in einer Tabelle und die Rechnung entsteht in einem dritten Programm. Solche Wechsel kosten Zeit, und erhöhen das Risiko, dass Beträge, Anschriften oder Referenzen nicht mehr zusammenpassen.
Die Vorgeschichte fehlt
Wer eine Rechnung öffnet, sollte auch das Angebot, den Auftrag und die Kundenkommunikation dazu finden können.
Was ist noch offen?
Bei Teilzahlungen reicht ein Blick auf die ursprüngliche Rechnung nicht aus. Der aktuelle Restbetrag muss ebenfalls sichtbar sein.
So kann CloudCRM helfen
So wird aus dem Auftrag eine E-Rechnung
CloudCRM übernimmt die bereits gepflegten Kunden- und Positionsdaten in die Rechnung und erstellt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 in einem geeigneten EN-16931-Profil. Für eingehende E-Rechnungen einschließlich geeigneter XRechnungen in CII (kein UBL) gibt es DigitInvoice.
Kundendaten weiterverwenden
Anschrift und Rechnungsangaben stehen dort bereit, wo der nächste Beleg entsteht.
Kein Neustart nach dem Angebot
Ein angenommenes Angebot wird zum Auftrag. Ist die Arbeit erledigt, kann daraus die Rechnung entstehen.
ZUGFeRD mit Leitweg-ID
CloudCRM erstellt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 und kann bei Bedarf die Leitweg-ID des Empfängers verwenden.
Auch nach dem Versand den Überblick behalten
Teilzahlungen, offene Restbeträge, Bankimport und Kassenbuch helfen bei der weiteren Bearbeitung.
Alle Bereiche im Zusammenhang: CloudCRM im Überblick ansehen.
Schritt für Schritt
Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag
So könnte Ihr Arbeitsalltag mit CloudCRM aussehen: Die Schritte zeigen, wie Sie vom ersten Eintrag zur erledigten Aufgabe kommen.
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Schritt 1
Nutzen Sie die Kundendaten und Positionen aus Angebot oder Auftrag. Ergänzen Sie Rechnungs- und Leistungsdatum.
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Schritt 2
Kontrollieren Sie den Entwurf und erstellen Sie die ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung. Sie entscheiden, wann die fertige Rechnung versendet wird.
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Schritt 3
Halten Sie eingegangene Zahlungen fest und sehen Sie den offenen Restbetrag. Bei Bedarf vereinbaren Sie Raten oder dokumentieren einen Nachlass.
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Schritt 4
Gut zu wissen: CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen. Wird eine reine XRechnung verlangt, stimmen Sie Format und Versandweg gesondert ab. Ratenvereinbarungen und Nachlässe sind keine Zahlungseingänge.
Sicherheit und Datenschutz
Kundendaten kontrolliert bearbeiten
Nicht jede Person im Team braucht Zugriff auf alle kaufmännischen Bereiche. Mit Rollen und Berechtigungen lassen sich Zuständigkeiten abbilden. Die Datenbereiche sind firmenbezogen; CloudCRM wird auf Servern in Deutschland betrieben.
Welche Rollen und Einstellungen zu Ihrem Betrieb passen, können wir in der Demo gemeinsam durchgehen.
Rollen und BerechtigungenZugriffe nach Zuständigkeit steuern
Firmenbezogene BereicheDatenzugriffe an Firma und Rechte binden
Serverstandort DeutschlandDeutsche Infrastruktur für CloudCRM
Persönlicher KontaktFragen direkt mit Digitalwerk Oberland klären
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Welche E-Rechnungsformate unterstützt CloudCRM?
CloudCRM erstellt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 in einem geeigneten EN-16931-Profil. DigitInvoice liest strukturierte Daten geeigneter eingehender XRechnungen in CII (kein UBL) aus und bereitet sie zur fachlichen Prüfung vor.
Kann eine Rechnung aus einem Auftrag entstehen?
Ja. Ein erledigter Auftrag kann in eine Rechnung überführt werden, sodass Kunden- und Positionsdaten nicht erneut eingegeben werden müssen.
Wie werden eingehende E-Rechnungen verarbeitet?
Dafür steht DigitInvoice bereit. Strukturierte Daten geeigneter ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien und XRechnungs-XML in CII (kein UBL) werden ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet.
Sind Teilzahlungen abbildbar?
Ja. Zahlungen können mit Datum und Zahlungsart erfasst werden; bei Teilzahlungen bleibt der offene Restbetrag an der Rechnung sichtbar.
Was sollte ich für den Einstieg wissen?
CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen. Wird eine reine XRechnung verlangt, stimmen Sie Format und Versandweg gesondert ab. Ratenvereinbarungen und Nachlässe sind keine Zahlungseingänge.
In Ruhe ansehen
Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann?
In einer kostenlosen Demo sprechen wir zuerst über Ihren heutigen Ablauf. Anschließend zeigen wir Ihnen die CloudCRM-Bereiche, die dafür wirklich relevant sind.