Die PDF muss abgetippt werden
Ohne strukturierte Daten übernimmt der Empfänger Rechnungswerte häufig von Hand.
Lesbare PDF und strukturierte Daten
CRM mit ZUGFeRD: eine Rechnung für Mensch und Software
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht für den Empfänger wie eine vertraute PDF aus. Gleichzeitig enthält sie strukturierte XML-Daten für die Weiterverarbeitung. CloudCRM erzeugt beides gemeinsam im EN-16931-Profil.
- ZUGFeRD 2.5
- PDF/A-3 mit XML
- Daten aus dem Kundenprozess
Aus dem Arbeitsalltag
Eine lesbare PDF ist noch keine E-Rechnung
Menschen können eine PDF problemlos lesen. Buchhaltungssoftware kann die enthaltenen Werte jedoch nicht automatisch übernehmen. ZUGFeRD ergänzt deshalb strukturierte Daten, und hält sie mit der sichtbaren Rechnung in einer Datei zusammen.
PDF und Datensatz passen nicht zusammen
Entstehen beide getrennt, können Beträge oder Angaben voneinander abweichen.
Der kaufmännische Zusammenhang fehlt
Ohne Kunden- und Auftragsbezug bleibt unklar, wie die Rechnung entstanden ist.
So kann CloudCRM helfen
So setzt CloudCRM ZUGFeRD praktisch um
CloudCRM erstellt die sichtbare Rechnung und die strukturierten Daten aus derselben Grundlage. Die XML-Daten werden in die PDF/A-3-Datei eingebettet. Angebot, Auftrag und Rechnung bleiben weiterhin gemeinsam beim Kunden.
Hybrides Format
Lesbare PDF/A-3 und maschinenlesbare XML-Daten werden in einer Datei verbunden.
EN-16931-Profil
CloudCRM erzeugt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 im EN-16931-Profil.
Vorgangsdaten nutzen
Kunden, Leistungen und Positionen werden aus dem kaufmännischen Ablauf übernommen.
Eingang prüfen
DigitInvoice liest strukturierte Daten geeigneter ZUGFeRD-Dateien zur Prüfung aus.
Alle Bereiche im Zusammenhang: CloudCRM im Überblick ansehen.
Schritt für Schritt
Von den Auftragsdaten zur hybriden Rechnung
So könnte Ihr Arbeitsalltag mit CloudCRM aussehen: Die Schritte zeigen, wie Sie vom ersten Eintrag zur erledigten Aufgabe kommen.
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Schritt 1
Nutzen Sie die Kundendaten und Positionen aus Angebot oder Auftrag. Ergänzen Sie Rechnungs- und Leistungsdatum.
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Schritt 2
Kontrollieren Sie den Entwurf und erstellen Sie die ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung. Sie entscheiden, wann die fertige Rechnung versendet wird.
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Schritt 3
Halten Sie eingegangene Zahlungen fest und sehen Sie den offenen Restbetrag. Bei Bedarf vereinbaren Sie Raten oder dokumentieren einen Nachlass.
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Schritt 4
Gut zu wissen: CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen. Wird eine reine XRechnung verlangt, stimmen Sie Format und Versandweg gesondert ab. Ratenvereinbarungen und Nachlässe sind keine Zahlungseingänge.
Sicherheit und Datenschutz
Kundendaten kontrolliert bearbeiten
Rechnungsdaten bleiben im firmenbezogenen Bereich. Rollen und Berechtigungen beschränken kaufmännische Funktionen; die Anwendung setzt auf Serverstandorte in Deutschland.
Welche Rollen und Einstellungen zu Ihrem Betrieb passen, können wir in der Demo gemeinsam durchgehen.
Rollen und BerechtigungenZugriffe nach Zuständigkeit steuern
Firmenbezogene BereicheDatenzugriffe an Firma und Rechte binden
Serverstandort DeutschlandDeutsche Infrastruktur für CloudCRM
Persönlicher KontaktFragen direkt mit Digitalwerk Oberland klären
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten, strukturierten XML-Rechnungsdaten.
Welche ZUGFeRD-Version nutzt CloudCRM?
CloudCRM unterstützt ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 im EN-16931-Profil.
Kann DigitInvoice ZUGFeRD-Dateien verarbeiten?
Ja. Strukturierte Daten geeigneter ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien werden ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet.
Was sollte ich für den Einstieg wissen?
CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen. Wird eine reine XRechnung verlangt, stimmen Sie Format und Versandweg gesondert ab. Ratenvereinbarungen und Nachlässe sind keine Zahlungseingänge.
In Ruhe ansehen
Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann?
In einer kostenlosen Demo sprechen wir zuerst über Ihren heutigen Ablauf. Anschließend zeigen wir Ihnen die CloudCRM-Bereiche, die dafür wirklich relevant sind.