Die Leitweg-ID fehlt
Öffentliche Auftraggeber benötigen zusätzliche Angaben, die in einer normalen Kundenadresse nicht immer gepflegt sind.
Für Behörden und öffentliche Auftraggeber
CRM mit XRechnung – ohne den Auftrag neu abzutippen
Bei einer XRechnung zählen nicht nur die sichtbaren Angaben, sondern vor allem die strukturierten Daten. CloudCRM übernimmt dafür Informationen aus Kunde und Auftrag. Auch die Leitweg-ID kann direkt beim jeweiligen Kunden hinterlegt werden.
- XRechnung erstellen
- Leitweg-ID im Kundenstamm
- DigitInvoice für den Empfang
Aus dem Arbeitsalltag
Eine XRechnung ist mehr als ein anderes Dateiformat
Eine normale PDF lässt sich ansehen. Eine XRechnung muss dagegen als strukturierter XML-Datensatz maschinell verarbeitet werden können. Fehlen Empfängerdaten oder Auftragsbezüge, fällt das oft erst bei der Übermittlung auf.
Mit bloßem Anschauen ist es nicht getan
Die entscheidenden Rechnungsinformationen müssen vollständig und maschinenlesbar vorliegen.
Der Auftrag liegt in einem anderen System
Dann müssen Positionen und Referenzen für die Rechnung erneut zusammengesucht werden.
So kann CloudCRM helfen
Vom Kundenstamm zur fertigen XRechnung
Empfängerdaten und Leitweg-ID werden beim Kunden gepflegt. Die Positionen kommen aus Angebot und Auftrag. Daraus erstellt CloudCRM die strukturierte XRechnung. Eingehende Dateien lassen sich mit DigitInvoice auslesen und zur Prüfung vorbereiten.
XRechnung
CloudCRM bildet strukturierte XRechnungsdaten aus dem Rechnungsprozess ab.
Leitweg-ID
Die Kennung für öffentliche Auftraggeber wird direkt beim Kunden hinterlegt.
Auftragsbezug
Positionen und Kundendaten werden aus dem vorherigen Vorgang übernommen.
DigitInvoice
Eingehende geeignete XRechnungsdateien werden ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet.
Alle Bereiche im Zusammenhang: CloudCRM im Überblick ansehen.
Schritt für Schritt
So entsteht die XRechnung im laufenden Vorgang
Was später in der Rechnung gebraucht wird, wird möglichst früh am richtigen Ort gepflegt.
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Schritt 1
Kundendaten und gegebenenfalls Leitweg-ID vollständig hinterlegen.
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Schritt 2
Angebot und Auftrag mit den abzurechnenden Positionen führen.
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Schritt 3
Nach Leistungserbringung die XRechnung aus dem Auftrag erstellen.
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Schritt 4
Strukturierten Datensatz über den vereinbarten Übermittlungsweg bereitstellen.
Sicherheit und Datenschutz
Kundendaten kontrolliert bearbeiten
Rollen und Berechtigungen beschränken den Zugriff auf Rechnungs- und Verwaltungsbereiche. Firmenbezogene Datenbereiche und Serverstandorte in Deutschland unterstützen kontrollierte Prozesse.
Welche Rollen und Einstellungen zu Ihrem Betrieb passen, können wir in der Demo gemeinsam durchgehen.
Rollen und BerechtigungenZugriffe nach Zuständigkeit steuern
Firmenbezogene BereicheDatenzugriffe an Firma und Rechte binden
Serverstandort DeutschlandDeutsche Infrastruktur für CloudCRM
Persönlicher KontaktFragen direkt mit Digitalwerk Oberland klären
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Kann CloudCRM XRechnungen erstellen?
Ja. CloudCRM unterstützt strukturierte XRechnungsdaten innerhalb des Rechnungsprozesses.
Wo wird die Leitweg-ID gepflegt?
Die für öffentliche Auftraggeber relevante Leitweg-ID kann direkt im Kundenstamm hinterlegt werden.
Kann CloudCRM XRechnungen empfangen?
Über DigitInvoice können strukturierte Daten geeigneter XRechnungsdateien ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet werden.
Ist eine XRechnung dasselbe wie eine PDF?
Nein. Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für die elektronische Verarbeitung.
In Ruhe ansehen
Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann?
In einer kostenlosen Demo sprechen wir zuerst über Ihren heutigen Ablauf. Anschließend zeigen wir Ihnen die CloudCRM-Bereiche, die dafür wirklich relevant sind.