Die Leitweg-ID fehlt
Öffentliche Auftraggeber benötigen zusätzliche Angaben, die in einer normalen Kundenadresse nicht immer gepflegt sind.
Für Behörden und öffentliche Auftraggeber
CRM mit Leitweg-ID und XRechnung-Eingang
CloudCRM übernimmt Informationen aus Kunde und Auftrag in eine ZUGFeRD-2.5- beziehungsweise Factur-X-1.09-Rechnung. Die Leitweg-ID kann direkt beim jeweiligen Kunden hinterlegt und in der ZUGFeRD-Rechnung verwendet werden. Eingehende geeignete XRechnungen in CII (kein UBL) liest DigitInvoice zur fachlichen Prüfung aus.
- ZUGFeRD 2.5 mit Leitweg-ID
- Leitweg-ID im Kundenstamm
- XRechnung-Eingang mit DigitInvoice
Aus dem Arbeitsalltag
Eine XRechnung ist mehr als ein anderes Dateiformat
Eine normale PDF lässt sich ansehen. Eine XRechnung muss dagegen als strukturierter XML-Datensatz maschinell verarbeitet werden können. Fehlen Empfängerdaten oder Auftragsbezüge, fällt das oft erst bei der Übermittlung auf.
Mit bloßem Anschauen ist es nicht getan
Die entscheidenden Rechnungsinformationen müssen vollständig und maschinenlesbar vorliegen.
Der Auftrag liegt in einem anderen System
Dann müssen Positionen und Referenzen für die Rechnung erneut zusammengesucht werden.
So kann CloudCRM helfen
Vom Kundenstamm zur ZUGFeRD-Rechnung mit Leitweg-ID
Empfängerdaten und Leitweg-ID werden beim Kunden gepflegt. Die Positionen kommen aus Angebot und Auftrag. Daraus erstellt CloudCRM eine ZUGFeRD-2.5- beziehungsweise Factur-X-1.09-Rechnung in einem geeigneten EN-16931-Profil. Eingehende geeignete XRechnungen in CII (kein UBL) lassen sich mit DigitInvoice auslesen und zur fachlichen Prüfung vorbereiten.
ZUGFeRD / Factur-X
CloudCRM erstellt eine hybride E-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten im geeigneten EN-16931-Profil.
Leitweg-ID
Die Kennung für öffentliche Auftraggeber wird direkt beim Kunden hinterlegt.
Auftragsbezug
Positionen und Kundendaten werden aus dem vorherigen Vorgang übernommen.
DigitInvoice
Eingehende geeignete XRechnungsdateien werden ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet.
Alle Bereiche im Zusammenhang: CloudCRM im Überblick ansehen.
Schritt für Schritt
So entsteht die ZUGFeRD-Rechnung im laufenden Vorgang
So könnte Ihr Arbeitsalltag mit CloudCRM aussehen: Die Schritte zeigen, wie Sie vom ersten Eintrag zur erledigten Aufgabe kommen.
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Schritt 1
Nutzen Sie die Kundendaten und Positionen aus Angebot oder Auftrag. Ergänzen Sie Rechnungs- und Leistungsdatum.
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Schritt 2
Kontrollieren Sie den Entwurf und erstellen Sie die ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung. Sie entscheiden, wann die fertige Rechnung versendet wird.
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Schritt 3
Halten Sie eingegangene Zahlungen fest und sehen Sie den offenen Restbetrag. Bei Bedarf vereinbaren Sie Raten oder dokumentieren einen Nachlass.
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Schritt 4
Gut zu wissen: CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen. Wird eine reine XRechnung verlangt, stimmen Sie Format und Versandweg gesondert ab. Ratenvereinbarungen und Nachlässe sind keine Zahlungseingänge.
Sicherheit und Datenschutz
Kundendaten kontrolliert bearbeiten
Rollen und Berechtigungen beschränken den Zugriff auf Rechnungs- und Verwaltungsbereiche. Firmenbezogene Datenbereiche und Serverstandorte in Deutschland unterstützen kontrollierte Prozesse.
Welche Rollen und Einstellungen zu Ihrem Betrieb passen, können wir in der Demo gemeinsam durchgehen.
Rollen und BerechtigungenZugriffe nach Zuständigkeit steuern
Firmenbezogene BereicheDatenzugriffe an Firma und Rechte binden
Serverstandort DeutschlandDeutsche Infrastruktur für CloudCRM
Persönlicher KontaktFragen direkt mit Digitalwerk Oberland klären
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Erstellt CloudCRM ein eigenständiges reines XRechnung-XML?
Nein. CloudCRM erstellt derzeit ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 und kann darin die Leitweg-ID verwenden. Verlangt ein Auftraggeber ausdrücklich ein reines XRechnung-XML, ist ein gesonderter Erstellungs- und Übermittlungsweg erforderlich.
Wo wird die Leitweg-ID gepflegt?
Die für öffentliche Auftraggeber relevante Leitweg-ID kann direkt im Kundenstamm hinterlegt werden.
Kann CloudCRM XRechnungen empfangen?
Über DigitInvoice können strukturierte Daten geeigneter XRechnungsdateien in CII (kein UBL) ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet werden.
Ist eine XRechnung dasselbe wie eine PDF?
Nein. Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für die elektronische Verarbeitung.
Was sollte ich für den Einstieg wissen?
CloudCRM erstellt ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen. Wird eine reine XRechnung verlangt, stimmen Sie Format und Versandweg gesondert ab. Ratenvereinbarungen und Nachlässe sind keine Zahlungseingänge.
In Ruhe ansehen
Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann?
In einer kostenlosen Demo sprechen wir zuerst über Ihren heutigen Ablauf. Anschließend zeigen wir Ihnen die CloudCRM-Bereiche, die dafür wirklich relevant sind.