Zu viele mögliche Fundorte
Verträge, Bilder und Belege verteilen sich auf Netzlaufwerk, E-Mail und persönliche Ablagen.
Schluss mit der Suche in fünf Ordnern
CRM mit Dokumentenmanagement: Dateien sinnvoll ablegen
Ein Vertrag gehört zum Kunden, ein Foto zum Servicefall und ein Beleg zum Vorgang. In CloudCRM legen Sie Dateien genau in diesem Zusammenhang ab, statt sie später über Dateinamen und Ordnerstrukturen suchen zu müssen.
- Kundenbezogene Ablage
- Dokumente schneller finden
- Vorgänge nachvollziehen
Aus dem Arbeitsalltag
„Die Datei müsste irgendwo liegen …“
Der Dateiserver kennt Ordner, aber nicht unbedingt den Kundenfall. Im E-Mail-Postfach lässt sich ein Anhang finden, doch der Rest des Teams sieht ihn nicht. So geht bei jeder Rückfrage Zeit für die Suche verloren.
Der Dateiname erzählt nicht die Geschichte
Auch eine sauber benannte Datei zeigt selten, welche Rückfrage oder welcher Auftrag dahintersteckt.
Nur eine Person kennt das System
Individuelle Ablagen funktionieren bis zu dem Tag, an dem jemand vertreten werden muss.
So kann CloudCRM helfen
Dokumentenmanagement mit Kundenbezug
In CloudCRM landet eine Datei nicht nur in einem Ordner, sondern beim passenden Kunden oder Vorgang. Wer sie später öffnet, sieht auch die zugehörigen Notizen, Belege oder Serviceinformationen.
Kundenakte
Dateien, Kontakte, Notizen und Vorgänge laufen beim Kunden zusammen.
Dokumentenzuordnung
Verträge, Belege, Fotos und Nachweise werden dem passenden Kontext zugeordnet.
Angebote und Rechnungen
Erzeugte kaufmännische Dokumente bleiben Teil des Kundenverlaufs.
Ticketsystem
Serviceanfragen und Kommunikation ergänzen die dokumentierte Historie.
Alle Bereiche im Zusammenhang: CloudCRM im Überblick ansehen.
Schritt für Schritt
So bleibt eine Datei auch Monate später verständlich
So könnte Ihr Arbeitsalltag mit CloudCRM aussehen: Die Schritte zeigen, wie Sie vom ersten Eintrag zur erledigten Aufgabe kommen.
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Schritt 1
Ansprechpartner, letzte Notiz und wichtige Unterlagen stehen zusammen bereit. Sie sehen, was bisher besprochen wurde.
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Schritt 2
Öffnen Sie das Angebot, die Rechnung oder eine Kundenanfrage. Neue Aufgaben und Termine bleiben beim passenden Kunden.
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Schritt 3
Notieren Sie die Absprache und legen Sie fest, wer sich darum kümmert. So können auch Kollegen bei Urlaub oder Krankheit gut übernehmen.
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Schritt 4
Gut zu wissen: Was Sie und Ihr Team beim Kunden festhalten, steht für die weitere Arbeit bereit. Sie bestimmen, wer die Informationen sehen und bearbeiten darf.
Sicherheit und Datenschutz
Kundendaten kontrolliert bearbeiten
Rollen und Berechtigungen steuern, welche Mitarbeitenden auf Funktionen und Verwaltungsbereiche zugreifen. CloudCRM bindet Zugriffe an Firma und vergebene Rechte und setzt auf Serverstandorte in Deutschland.
Welche Rollen und Einstellungen zu Ihrem Betrieb passen, können wir in der Demo gemeinsam durchgehen.
Rollen und BerechtigungenZugriffe nach Zuständigkeit steuern
Firmenbezogene BereicheDatenzugriffe an Firma und Rechte binden
Serverstandort DeutschlandDeutsche Infrastruktur für CloudCRM
Persönlicher KontaktFragen direkt mit Digitalwerk Oberland klären
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Welche Dokumente können kundenbezogen abgelegt werden?
Zum Beispiel Verträge, Belege, Bilder, Leistungsnachweise und weitere Dateien, die zu einem Kunden oder Vorgang gehören.
Sind Dokumente mit Angeboten und Rechnungen verbunden?
Kaufmännische Vorgänge und zugehörige Dokumente bleiben beim Kunden gemeinsam auffindbar.
Kann der Zugriff eingeschränkt werden?
Ja. Rollen und Berechtigungen begrenzen Funktionen und Verwaltungsbereiche nach Zuständigkeit.
Was sollte ich für den Einstieg wissen?
Was Sie und Ihr Team beim Kunden festhalten, steht für die weitere Arbeit bereit. Sie bestimmen, wer die Informationen sehen und bearbeiten darf.
In Ruhe ansehen
Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann?
In einer kostenlosen Demo sprechen wir zuerst über Ihren heutigen Ablauf. Anschließend zeigen wir Ihnen die CloudCRM-Bereiche, die dafür wirklich relevant sind.